机关公文、审计公文写作与处理

1、机关公文 审计公文写作与处理 审计署成都办办公室 周湘淑主 要 内 容一、审计署公文工作概况二、常用行政公文的写作三、常用审计业务文书的写作四、如何提高公文写作水平一、审计署公文工作概况（一）公文的概念 公文是公务文书的简称。是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。 公文不同于文学作品。不需要描写，不能抒情，只能按照一定的格式、形式，甚至规定的语言来完成 。一、审计署公文工作概况 （二） 国家行政机关公文种类（13种） 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要（三）审计机关的公文种类 1.行政公文（12

2、种） 2.审计业务文书（32种） 常用的主要是：审计通知书、专项审计调查通知书、审计报告、专项审计调查报告、审计报告征求意见书、审计决定书、审计移送处理书等 3.简报 行政类公文 署发文、厅发文、部门自发文 （人教司、法制司、经责司、 保密办、机关服务局等） 署党组文、机关党委文审计署令 （署令头） 用于发布规章；宣布重大行政措施；嘉奖 审发xxxxx号（署上报头） 用于请示、报告等上行文 审x发xxxxx号（ 署小字头） 用于通知、通报、决定等下行文 审函xxxxx号（署函头） 用于与审计署不相隶属机关间商洽工作 审办x发xxxxx号（厅头） 用于以办公厅名义发出通知、通报、意见等审办函xx

3、xxx号（厅函头） 用于与办公厅不相隶属机关间商洽工作审便函xxxxx号（厅函头） 用于与办公厅不相隶属机关间商洽工作审x字xxxxx号（署头） 有关单位自发文 审党发xxxxx号（署党组头） 审党函xxxxx号（署党组函头） 审直x发（字）xxxxx号（署机关党委头、 机关纪委头、机关工会头等） 审计情况通报（通报头） 会议纪要（各会议纪要头）审计署令审发 59审x发 156 （2008年） 审函 199审办x发 322审办函 315审便函 22 1760多简报481 审x字 500多 审党发、函 67 2241审直x发 35审计情况通报 21 各类会议纪要 63业务类公文 （2008年）审

4、计报告 150审计通知书、审计决定书、移送处理书等 496决算草案审签意见书 25各类送达函（经济责任） 23 = 694二、常用行政公文的写作 重点讲述： 通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要 一、通知 （一）通知的适用范围 1.批转下级机关的公文 2.转发上级机关和不相隶属机关的公文 3.发布行政规章 （章程、制度、规定、办法、细则、规则、公约、守则、规程） 4.提出要求下级机关认真办理或遵照执行的事项 5.任免人员 （二）通知的种类 1.告知性通知 2.指示性通知 3.批示性通知 （三）通知的写作方法 通知一般由标题、主送机关、正文三部分组成 1.标题：“发文机关事由文种” “审计

5、署关于贯彻落实中央促进经济发展政策措施的通知” 2.主送机关： 3.正文：由通知的缘由、通知的事项和执行要求 三部分组成。 （四）写作通知应注意的问题1.明确行文的目的2.提出的措施切实可行3.结构严谨、层次清晰 （五） “通知”与 “函”的区别。函是平行文，通知是下行文。 上级机关向下级机关询问事项，要使用“函”。 二、通报 （一）通报的适用范围 适用于“表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况”。 （二）通报的种类1.情况通报2.表彰性通报3.批评性通报 （三）通报的写作方法 通报由标题、主送单位、正文、落款和日期组成。 标题：“发文机关事由文种”。 如：审计署办公厅关于2007年审

6、计信息工作情况的通报 正文：（1）引言部分（2）事实部分（3）提出要求 （四）通报与通知的区别1.适用范围不同2.目的、作用不同3.写作手法不同4.时态不同 三、报告 （一）报告的适用范围 1.向上级机关汇报工作 2.向上级机关反映情况 3.答复上级机关的询问（二）报告的种类1.工作报告2.情况报告3.答复报告4.述职报告 （三）报告的写作 由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。1.标题：“发文机关事由文种” 如:审计署关于审计调查情况的报告,而不应是：审计署关于资金管理使用情况的审计调查报告2.主送机关:一般只有一个。如双重领导的时候，可能会出现了两个，但原则上一个。3.正文:包括引据、主

7、体、结语三部分 （四）报告的写作要求1.要总结出有规律的东西2.注意个体材料与整体材料的配合使用3.报告所反映的情况要真实、具体4.写作报告的立意要新5.写作报告的重点要突出6.尽量把报告写短 四、请示 （一）请示的适用范围 用于向上级机关请求指示、批准。1.遇到现有的方针、政策及法规、规定解决不了的新情况、新问题，或政策界限难以把握时使用。2.遇到超越本机关的职权范围，或本机关人员对之看法不完全一致的问题时使用。 （二）请示的写作 1.标题和主送机关标题：“发文机关事由文种”如：审计署成都特派办关于报废部分笔记本电脑的请示发文机关可以是多个，按照主办、协办顺序排列主送机关：负责受理和答复请示

8、的机关。 注意：主送机关只能有一个只能送上级机关，不能送领导个人不得越级。 2.正文要说明请示缘由、请示事项、请示要求三个方面的内容。必须写得充分、具体、明确。 （三）写作请示应注意的问题1.一事一请示2.请示在未获批准前，不得对下属单位发送3.必须注明联系人姓名和电话4.请示事项不得夹带在报告里 （四）请示与报告的区别都是上行文，但报告没有请示要求，请示要有批复。报告是事中事后的报告，请示是事先，时态不同。 例如：关于批准成立内审协会的报告，关于举办活动所需经费的报告，文种是错误的。 五、批复 （一）批复的适用范围 1.以批复的形式答复的请示事项，一般是比较重要但涉及面不是很广的事项。 2.

9、除批复外，答复请示也可考虑其他文种。如通知、意见等。 （二）批复的特点1.专向性2.指令性3.政策性4.单一性5.结论性 （三）批复的写作 1.标题和主送机关标题：“发文机关+主要内容+文种” 如：审计署办公厅关于成都特派办申请追加外勤经费的批复主送机关：只有一个，发出请示的下级机关 2.正文：由批复依据、批复事项、执行要求组成 （四）撰写批复应注意的问题1.要注意针对性。2.要有鲜明的态度。3.要有正式的书面请示才能批复，不得将口头或电话请示作为批复的依据。4.只能在职权范围内批准、答复问题，否则是无效批复。5.坚持“一文一事”。 （五）批复与其他文种的区别1.批复与批转性通知的区别2.批复

10、与复函的区别 六、函 （一）函的适用范围1.不相隶属机关之间商谈公务、接洽工作、询问事情、征求意见2.答复问题、请求帮助及告知情况、催办事务等3.向归口管理部门请求对某一事项予以批准 （二）函的种类1.商洽函2.问答函3.批答函 （三）函的写作1.标题：“发文机关事由文种” 如属回复问题的函，多在“函”字前加“复”字 “审计署关于工会经费审计问题的复函”2.主送机关 3.正文：（1）发函的根据与理由（2）商洽或询问（答复）以及请求批准的具体事项（3）结尾（特此申请） （四）使用“函”容易混淆的几个问题1.函、请示、报告混用2.“函”与“便函”的区别 七、会议纪要 （一）会议纪要的适用范围适用于

11、记载和传达会议情况和议定事项 （二）会议纪要的写作1.标题:一定要写得明确、具体。2.开头：简要介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的，会议的起止时间、地点，会议的基本议程、结果。3.正文：主要有三种写法 条项式写法（横向） 综合式写法（纵向） 摘录式写法 小结：通知：缘由、通知的事项、执行要求通报：引言、事实、分析报告：引言、报告的事项、结语请示：缘由、请示事项、请示要求批复：批复依据、批复事项、执行 要求函：发函依据、商洽或询问的事项、结尾会议纪要:会议的基本情况、议程、结果。三、常用审计业务文书的写作重点讲述：审计通知书、专项审计调查通知书、审计报告、专项审计调查报告、审计决定书

12、一、审计（调查）通知书的写作（一）主要内容 1、审计（调查）的法律依据 2、审计起始时间、审计事项和范围及要求 3、审计（调查）组的人员组成（二）注意事项 1、引用法律依据正确 2、引用法律依据有效 3、关注审计项目的具体情况 4、编写格式规范 二、审计报告的写作 （一）引言段部分 （二）基本情况部分 （三）审计评价部分 （四）审计发现主要问题及处理处罚部分 （五）审计建议部分三、专项审计调查报告的写作 （一）报告要素 标题： 文号：（审计调查组征求意见的报告不含此项） 主送单位：（审计调查组征求意见的报告不含此项） 正文内容： (调查依据、实施调查的基本情况、被调查事项的基本情况、调查评价意

13、见调查发现的主要问题、提出的建议) 审计机关名称：（审计调查组名称及组长签名） 签发日期：（审计调查组征求意见日期）（二）报告内容 一般由五个部分组成： 引言：包括调查依据，实施调查的目标、范围、内容、实施的起止时间、被调查单位和审计机关的责任等 基本情况：说明与被调查事项相关的背景信息 审计评价意见 审计调查发现的主要问题：包括问题的事实、原因、影响，对违法违规问题应引用法规依据 审计建议（三）应注意的问题1.针对审计事项，谨慎发表意见，规避审计风险2.层次有序，前后协调，逻辑一致3.运用语言要准确、简洁、庄重4.增强法治观念，保证审计文书合法有效5.数字精确，计量单位合适6.审计建议力求发

14、挥建设作用四、审计决定的写作（一）审计决定的主要内容要与审计报告保持一致（二）引用法规要正确 (三) 正确书写执行期限五、审计信息 （一）定义 审计信息通常是指审计机关或审计人员对审计结果加以整理加工后，向政府及其有关部门、上级审计机关、和社会公众，向新闻媒体传递的与审计工作有关的消息和资料。 （二）基本要素 审计信息一般由标题、导语、正文（段落、文字）、结尾（原因、建议）等四部分组成。 (三) 审计信息分类按内容划分，可以分为五类：1.问题类审计信息2.成果类审计信息3.经验类审计信息4.动态类审计信息5.讲话类审计信息（四）审计信息的写作要求1.客观准确，扎实可靠。 2.目标明确，主题鲜明

15、。3.注重宏观性、全局性 。4.突出典型性、倾向性 5.重视现实性、针对性。6.有前瞻性、预见性。7.注重时效性、有效性。8.意见和建议具有可操作性。四、如何提高公文写作水平一篇好公文的标准： 准确：准确表达意图清晰：让读者明白 有说服力 ：使读者在思想行动上产生认同 公文工作目标1、避免简单错误：政策内容 语言文字 格式规范 公文工作第一层次的目标 做好公文工作的必要条件 2、提高写作水平：准确 清晰 有说服力 公文工作更高层次的目标 做好公文工作的充分条件 （一）避免公文写作中的简单错误 1. 简单错误的几种表现 一是格式不规范自造文种。关于的情况报告。将“请示”、“报告”合并为“请示报告

16、”。请示一文多事 ，报告夹带请示、请示无附注等。如关于事件的请示报告、关于请求解决救灾资金的请示，关于举办活动所需经费的报告 涉密文件不标注秘密等级，机密文件无份数，在非保密网起草涉密文件。排版不规范。文件不加盖印章，印章与正文不在同页，之间的距离超过一行，版记不在文件封底，没有成文日期等。未经同意向领导个人报文。公文标题。标题冗长、混乱、残缺不全 。县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发国务院关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知的通知的通知的通知 年份随意省略。 如“99年”、“04年”等。文件内层次序号不规范、不连贯，同一层次的标题字型字号不一致；引用文件未注明

17、发文字号；上报审计署的文件主送单位空缺。 二是文字有差错错别字。守土有则-守土有责，部分-部份。近义词混用。“制定”与“制订”、“权力”与“权利”、“其他”和“其它” 、 “的”与“地”与“得”、 “相”与“象”与“像”、“二”与“两”、“截止”与“截至” 、 “撤销”与“撤消”、“既”与“即”、“违反”与“违犯”、 “作”与“做” 、 “账”与“帐”等。用语不规范。如，派出局说请审计署指导。表述不严谨。“通过经济责任审计，各级审计机关查处了一批违法违纪的领导干部” 引用错误。如，2004年“李金华审计长被评为十大风云人物”，实际上应该是“CCTV十大经济人物”。 注释问题。以下简称该项目，这

18、种说法不妥。 三是有悖于政策有的公文出现一些与党和国家的政策相违背的说法。如某派出局说新春与被审计单位拜年增进理解。 四是标点符号错误公文的结构层次序号标点错误。还有“从多少到多少”的写法,3到”不能写作”到”，或者30%-80%；万万”不能写作”万”。“工农业生产”不能写成“工、农业生产”，“五六个”不能写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”标题中加标点符号的错误。巴中市政府办公室关于2008年中秋节放假安排的通知 各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发区商贸园、工业园管委会： 根据四川省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通知安排，2008年中秋节放

19、假三天节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。 2.出现简单错误的原因一是责任心不强，工作马虎，不仔细。二是对公文的格式标准、公文写作规范等不知道或没掌握好。 3.避免简单错误的方法 一是加强学习，掌握规范 学习掌握党和国家的方针政策、审计工作的方针政策、机关工作和审计工作的一般常识、公文的有关规定、语言文字规范 审计机关执行的公文处理规定党中央有关规定国务院有关规定审计署有关规定国家标准规范全国人大常委会关于修改审计法的决定共34项 其中直接涉及审计文书的16项修改后的审计法共54条 其

20、中直接对审计文书提出要求的22条审计法律规范审计署关于公文的各类制度规定共110多个公文要素 分布在公文不同位置、表达各种不同含义的文字、符号。 一份规范的公文最多有17项要素，最少有10项要素。10个必有要素： 发文机关标识、发文字号、主送单位、标题、 正文、成文日期、印章、主题词、印制单位、印发日期 7个或有要素： 秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附件说明、附注、附件、抄送单位 二是严谨细致，努力避免。严谨细致是一种“习惯”，需要带着“？”去工作-多“问”：多学习，不想当然地工作 -多“疑”：善于找自己工作中的问题，不盲目自信 培养严谨细致的作风实际上是培养一种严谨细致的思维 三是完

21、善制度，严格程序。用正确无误的程序进行控制，采取严格的复核制度，把好关（二）提高公文写作水平1.加强研究 2.用语准确3.逻辑清晰 4.观点鲜明5.依据充分 6.简洁明了7.把握对象第一，加强研究 （1）有关的政策要求 （2）工作的总体状况 （3）事情的来龙去脉 （4）问题的性质危害 （5）工作的发展目标 （6）目前的办法措施研究的目标：提炼观点 形成思路 关键：做好“结合”的文章 方针政策 三个方面的结合：发展目标 工作实际 贯彻大政方针 符合发展趋势 解决实际问题第二，用语准确负有直接责任的主管人员 直接负责的主管人员需要依法给予处理处罚的 依法应当给予处理处罚的审计机关对国家建设项目预算

22、的执行情况和决算，进行审计监督。审计机关对政府投资和以政府投资为主的建设项目的预算执行情况和决算，进行审计监督。对国有资产占控股地位或者主导地位的企业的审计监督，由国务院规定。对国有资本占控股地位或者主导地位的企业、金融机构的审计监督，由国务院规定。 1.谨慎使用定性的词句 违法违规 国有资产损失 不入账 伪造资料 明知 串通（合谋） 扰乱经济秩序 管理混乱 大肆 2.注意易于混淆的词 “制定”与“制订”、“权力”与“权利”、 “的”与“地”与“得”、 “相” 与“象”与“像”、“二”与“两”、“截止”与“截 至” 、“部署”与“布置” 、“既”与“即”违反”与“违犯”、作”与“做”、 “账”

23、与“帐”等不能混用。 3.具体界定责任，明确前因后果 单位行为与个人行为 执行政策规定与违反政策规定 执行上级决定与自身违规 是否经集体决策 4.力避专业词汇，力求通俗易懂 专业词汇是专业人士之间（为了沟通便利）用以表述专业事项的词汇 专业词语有特定的使用范围 专业词语是可以被替代的第三 ，逻辑清晰 所谓逻辑清晰就是要使我们的文字表述符合事物发展的一般规律和人类思维的一般习惯，符合逻辑性，层次递进性，环环相扣。 公文通篇都要讲逻辑 部分与部分之间要讲究逻辑关系 谋篇布局 段与段之间要讲究逻辑关系 层次安排 句与句之间要讲究逻辑关系 语句先后 词与词之间要讲究逻辑关系 字词搭配 注意公文的层次序号： 第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是”，“首先、其次、第三”。 一、 （一） 1. （1） - 不能颠倒使用 - 不能把“1.”误写作“1、” - 在文章结构只有两个层次的情况下， 可使用“一、”和“1.” - 整篇文章各部分序号使用要一致第四，观点鲜明 公文中没有纯客观的描述 表明观点是公文的重要内容 注意克服两种现象： 没有研究清楚 自己清楚以为别人也清楚灵