财务报销操作手册

1、.：.；操作手册2006-12-8目 录 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc153454406 一、适用范围 PAGEREF _Toc153454406 h 3 HYPERLINK l _Toc153454407 二、内容描画 PAGEREF _Toc153454407 h 3 HYPERLINK l _Toc153454408 三、操作界面阐明 PAGEREF _Toc153454408 h 3 HYPERLINK l _Toc153454409 3.1 系统操作界面 PAGEREF _Toc153454409 h 3 HYPERLINK l _Toc1534544

2、10 3.2 查询功能阐明 PAGEREF _Toc153454410 h 5 HYPERLINK l _Toc153454411 3.3 报销流程阐明 PAGEREF _Toc153454411 h 5 HYPERLINK l _Toc153454412 3.3.1 流程操作环节阐明 PAGEREF _Toc153454412 h 7 HYPERLINK l _Toc153454413 3.3.2 报销流程的财务制度要求 PAGEREF _Toc153454413 h 7 HYPERLINK l _Toc153454414 四、单据操作阐明 PAGEREF _Toc153454414 h 8

3、 HYPERLINK l _Toc153454415 4.1 境内差旅费报销单 PAGEREF _Toc153454415 h 8 HYPERLINK l _Toc153454416 4.1.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc153454416 h 8 HYPERLINK l _Toc153454417 4.1.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454417 h 9 HYPERLINK l _Toc153454418 4.2 境外差旅费报销单 PAGEREF _Toc153454418 h 9 HYPERLINK l _Toc153454419 4.2.1 根本信息填写 PA

4、GEREF _Toc153454419 h 9 HYPERLINK l _Toc153454420 4.2.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454420 h 11 HYPERLINK l _Toc153454421 4.3 劳务费报销单 PAGEREF _Toc153454421 h 12 HYPERLINK l _Toc153454422 4.3.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc153454422 h 12 HYPERLINK l _Toc153454423 4.3.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454423 h 13 HYPERLINK l _Toc15

5、3454424 4.4 培训费报销单 PAGEREF _Toc153454424 h 13 HYPERLINK l _Toc153454425 4.4.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc153454425 h 13 HYPERLINK l _Toc153454426 4.4.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454426 h 15 HYPERLINK l _Toc153454427 4.5 市内交通费报销单 PAGEREF _Toc153454427 h 15 HYPERLINK l _Toc153454428 4.5.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc1534544

6、28 h 15 HYPERLINK l _Toc153454429 4.5.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454429 h 17 HYPERLINK l _Toc153454430 4.6 款待费报销单 PAGEREF _Toc153454430 h 17 HYPERLINK l _Toc153454431 4.6.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc153454431 h 17 HYPERLINK l _Toc153454432 4.6.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454432 h 18 HYPERLINK l _Toc153454433 4.7 礼品费报

7、销单 PAGEREF _Toc153454433 h 19 HYPERLINK l _Toc153454434 4.7.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc153454434 h 19 HYPERLINK l _Toc153454435 4.7.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454435 h 20 HYPERLINK l _Toc153454436 4.8 会议费报销单 PAGEREF _Toc153454436 h 20 HYPERLINK l _Toc153454437 4.8.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc153454437 h 20 HYPERLINK

8、l _Toc153454438 4.8.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454438 h 22 HYPERLINK l _Toc153454439 4.9 办公费报销单 PAGEREF _Toc153454439 h 22 HYPERLINK l _Toc153454440 4.9.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc153454440 h 22 HYPERLINK l _Toc153454441 4.9.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454441 h 24 HYPERLINK l _Toc153454442 4.10 其他费用报销单 PAGEREF _Toc1

9、53454442 h 24 HYPERLINK l _Toc153454443 4.10.1 根本信息填写 PAGEREF _Toc153454443 h 24 HYPERLINK l _Toc153454444 4.10.2 明细填写 PAGEREF _Toc153454444 h 26 HYPERLINK l _Toc153454445 五、常见问题 PAGEREF _Toc153454445 h 26 HYPERLINK l _Toc153454446 5.1 如何打印报销单？ PAGEREF _Toc153454446 h 26 HYPERLINK l _Toc153454447 5.

10、2 无法导入Excel明细怎样办？ PAGEREF _Toc153454447 h 27 HYPERLINK l _Toc153454448 5.3 怎样填写汇率？ PAGEREF _Toc153454448 h 28一、适用范围适用于国际业务本部一切信息平台用户。二、内容描画的内容包括各类报销单据的填写审批流程和查询功能，各类报销单据有境内差旅费、境外差旅费、劳务费、培训费、市内交通费、款待费、礼品费、会议费、办公费、其他费用。三、操作界面阐明3.1 系统操作界面翻开 信息平台行政事务财务报销，如以下图：进入之后，会看到以下图所示界面：点击前面的“+号或文字部分可以展开相应的导航树，例如境内

11、差旅费报销管理，如以下图所示，点击“境内差旅费报销，会新建一个报销单，其他单据的操作也一样；点击“境内差旅报销查询，可以按照审批流程环节查找报销单。3.2 查询功能阐明进入财务报销模块后，点击“查询选项卡，进入查询界面，如以下图所示：国际业务本部查询：按照年份、费用归属人、归属部门、工程和科目进展查询，填好查询条件点击“按条件查询即可，查询后可以点击“导出Excel，然后选择“全部数据，可以将查询出的结果以Excel表格翻开并可以保管为Excel文件。需求特别留意的是“年份字段必需输入准确的年份，例如“2006，其他四个字段支持模糊查询，并可以按照需求和“年份恣意组合进展查询。出国预算批号查询

12、：按照出国预算批号进展查询，直接输入出国预算批号，然后点击“按条件查询即可。员工因公出国一次发生的境外费用需按照费用种类分别填写不同的报销单据，在不同的单据上必需运用同一个“出国预算批号，由国际业务本部办公室进展出国预算批号的控制。出国预算批号查询可以查询统计出一次出国所发生的费用情况。3.3 报销流程阐明境内差旅费、境外差旅费、市内交通费、款待费、礼品费、会议费、办公费、其他费用的报销流程图如下所示，根据实践情况可选择财务部长或财务副总审批。劳务费、培训费报销流程图如下所示，根据实践情况可选择财务部长或财务副总审批。3.3.1 流程操作环节阐明恳求人填写完报销单后，点击“提交按钮，报销单就会

13、流转到费用归属部门部优点进展审批，假设有必填项没有填，系统会将必填项黄色显示并提示。各级审批人处置时，填写处置意见，假好像意就点击“提交按钮，不赞同点击“驳回按钮，将报销单驳回给恳求人。各级指点审批经过后，恳求人会收到提示邮件，此时恳求人需求将报销单打印出来，然后将报销的发票等票据粘贴到打印出来的报销单后面，送交给财务部会计进展审核。财务部会计审核纸质报销单以及发票等票据，审核无误提交进入下一个环节，假设有问题，驳回给恳求人重新填写。会计审核经过后报销单流转到出纳处置，出纳和恳求人结算完费用后，点击“提交按钮，整个报销流程就终了了。3.3.2 报销流程的财务制度要求人民币无特殊票据报销：部门部

14、长 二级审批人审批；人民币特殊票据报销：部门部长 二级审批人 财务副总审批； 外币报销单项预算内：部门部长 二级审批人 财务部长审批；外币报销单项预算外：部门部长 二级审批人 财务部长 财务副总审批； 劳务费、培训费报销：部门部长 二级审批人 人力资源部长审批；劳务费单人单笔超5000元人民币：部门部长 二级审批人 人力资源部长 财务副总审批；机票改签费、退票费报销：部门部长 二级审批人 财务部长审批；二级审批人报销：财务副总审批。四、单据操作阐明4.1 境内差旅费报销单4.1.1 根本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：一张恳求单只能有一种报销币种，补助总金额填写的币种必需和报销币种坚持

15、一致。代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门代码、科目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择出差对应的工程称号、出差开场日期、出差终了日期，填写

16、补助总金额、联络。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.报销总金额明细总金额+补助总金额。4.1.2 明细填写点击“添加一行按钮，系统会在下面添加一行，根据实践情况进展填写。点击“计算总和按钮，系统会计算各项费用小计，并将结果加总到报销总金额中。也可以经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可，如以下图所示。4.2 境外差旅费报销单4.2.1 根本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：一张恳求单只能有一种报销币种，补助总金额填写的币种必需和报销币种坚持一致。代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门代码、科

17、目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择出差对应的工程称号、方案出国开场日期、方案出国终了日期、实践出国开场日期、实践出国终了日期，填写出国预算批号、联络、出差天数、国家/地域、护照号、补助总金额

18、。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.报销总金额明细总金额+补助总金额。4.2.2 明细填写点击“添加一行按钮，系统会在下面添加一行，每行只能是一种币种，并且需求填写该币种对报销币种的汇率。明细填完以后点击“计算总和按钮，系统就会计算出每一行折合成报销币种的金额、各项费用折合成报销币种的小计，并将计算结果加总到“报销总金额中。也可以经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可，如以下图所示。4.3 劳务费报销单4.3.1 根本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门代

19、码、科目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择工程称号，填写出国预算批号、联络。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.报销总金额实付金额。4.3.2 明细填写点击“添加一行按钮，系统会

20、在下面添加一行。填写完明细后，点击“计算总和按钮，系统根据劳务费及其税率计算公式，计算出税前金额，并将结果显示到表单上部，实付金额+代扣税金=税前劳务费，报销金额=实付金额。也可以经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可。4.4 培训费报销单4.4.1 根本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门代码、科目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设报销人员工代码、费用归属人员

21、工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择工程称号，填写出国预算批号、联络。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.4.4.2 明细填写点击“添加一行按钮，系统会在下面添加一行。填写完明细后，点击“计算总和按钮，系统就会将费用累计加总到“报销金额中。也可以经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可。4.5 市内交通费报销单4.5.1 根

22、本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门代码、科目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择工程称号，填写出

23、国预算批号、联络。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.4.5.2 明细填写点击“添加一行按钮，系统会在下面添加一行。填写完明细后，点击“计算总和按钮，系统就会将费用累计加总到“报销金额中。也可以经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可。4.6 款待费报销单4.6.1 根本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门代码、科目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设

24、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择工程称号，填写出国预算批号、联络。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.4.6.2 明细填写点击“添加一行按钮，系统会在下面添加一行，每行一种币种，并要填写该币种对报销币种的汇率。填写完明细后，点击“计算总和按钮，系统将原始发票金额折合为报销币种的金额，并将费用累计加总到“报销金额中。也可以

25、经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可。4.7 礼品费报销单4.7.1 根本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门代码、科目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时

26、不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择工程称号，填写出国预算批号、联络。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.4.7.2 明细填写点击“添加一行按钮，系统会在下面添加一行，每行一种币种，并要填写该币种对报销币种的汇率。填写完明细后，点击“计算总和按钮，系统将原始发票金额折合为报销币种的金额，并将费用累计加总到“报销金额中。也可以经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可。4.8 会议费报销单4.8.1 根本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用

27、归属人员工代码、费用归属部门代码、科目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择工程称号，填写出国预算批号、联络。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.4.8.2 明细填写点击“添加一行按

28、钮，系统会在下面添加一行。填写完明细后，点击“计算总和按钮，系统会将费用累计加总到“报销金额中。也可以经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可。4.9 办公费报销单4.9.1 根本信息填写新建一个报销单后，如以下图所示：代办人、报销人、费用归属人、费用归属部门、报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门代码、科目编号/称号、费用归属部门部长这几个字段会默许带出，用户需求做的操作是根据实践报销情况重新选择报销人、费用归属人、费用归属部门部长、二级审批人。假设报销人员工代码、费用归属人员工代码、费用归属部门、费用归属部门代码未自动带出，请联络管理员。非境外差旅报销的币别选择，限于人民币、美圆、欧元、英镑、港币五种；结算方式选择“京卡时不能同时选择外币，选择人民币时不能选择“现金，选择“电汇或“汇票时需填写对方单位、汇入地、银行帐号、开户行等信息。选择工程称号，填写出国预算批号、联络。根据详细情况选择能否需求财务部长或财务副总审批。.4.9.2 明细填写点击“添加一行按钮，系统会在下面添加一行，每行一种币种，并要填写该币种对报销币种的汇率。填写完明细后，点击“计算总和按钮，系统将原始发票金额折合为报销币种的金额，并将费用累计加总到“报销金额中。也可以经过Excel导入明细，需求首先下载Excel模版，填写好后导入即可。4.10 其他费用