会计信息系统概述

1、 会计信息系统概述教学目的：通过本章的学习使学生掌握会计电算化与会计信息系统、计算机信息系统、会计信息系统与管理信息系统的基本概念。了解会计信息系统的基本特征、会计信息系统的作用及会计信息系统的分类。教学方法和手段：课堂理论教学学时分配：2学时重点：会计信息系统、计算机信息系统、管理信息系统的概念。难点：会计信息系统和管理信息系统的关系作业布置：教学内容：1.1会计信息系统的基本概念21世纪是一个信息时代，会计工作作为经济生活不可缺少的 一部分，必将更多地运用信息技术。会计信息处理从手工发展到电算化是会计操作技术和信息处理方式的重大变革。它对会计理论和会计方法提出一系列新的课题，使传统会计格局

2、被打破，新的会计思想和理论逐渐确立，从而推动会计自身发展和变革的同时，也促进会计信息系统的进一步完善和发展。1.1.1会计电算化与会计信息系统“会计电算化”一词最早来源于1981年8月，在财政部、第一机械工业部、中国会学会的支持下，中国人民大学和长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题研讨会”，在这次会上第一次提出“会计电算化”的概念。当时是把“电子计算机在会计业务处理中的应用”简称为“会计电算化”。 从字面上讲，“会计电算化”是指会计业务处理电子计算机化，即会计业务处理工具由原来的算盘转变为电子计算机，其中的“化”字是一个动词，是指用电子计算机这个现代化的工具替代算盘

3、、计算器的一个过程。“会计点算化”是一种通俗易懂的提法，人们很容易理解和接受，但对其内涵和外延并没有明确的定义。近30多年来，“会计电算化”作为一种事业或奋斗目标，对促进我国计算机在会计业务处理中应用，起到很大的作用。随着计算机技术的深入发展和广泛的普及，计算机学科对会计学科已经产生了深刻的影响。现在在回过头来讨论“会计电算化”一词的含义，可以发现，它的含义已经得到了深化和延伸。现在人们所说的“会计电算化”与原来的含义已经发生了变化，现在所说的“会计电算化”不仅仅要求用计算机替代算盘和计算器来完成会计业务处理，而且还包括一个单位的会计电算化工作的规划与组织、会计电算化的实施与管理、会计电算化制

4、度的建立、会计电算化人员的培训等内容，还要涉及会计核算、会计管理、财务决策和计算机审计等理论和方法的研究。它已经发展成为现代会计学与计算机技术交叉的一门边缘学科。在这种情况下“会计电算化”一词已经不能包含这个领域的内容了，“会计电算化”作为一个学科的名称或一门课程的名称都显得不合适了。所以我们主张用“会计信息系统”代替“会计电算化”。其理由有以下几点：（1）会计信息系统有明确的含义，它是管理信息系统的一个重要的子系统，是属于计算机信息系统的一部分。（2）计算机已在各行各业得到广泛应用，如银行、电力、交通、邮电、税收等计算机的应用水平都已达到较高的水平，他们业务工作、管理工作都离不开计算机，他们

5、都使用“银行信息系统”、“税收信息系统”等的名称，会计也是社会的一个行业，我们使用“会计信息系统”可与其他行业保持一致。（3）使用“会计信息系统”与国际上通用的会计信息系统AIS(Accounting Information System)的概念保持一致，这样便于国际上的交流。1.1.2计算机信息系统1.1.2.1 业务系统与信息系统任何一个单位或组织，都有自己的业务系统，与业务系统同时存在的必定有一个信息系统。如一个工厂，它的业务系统就是生产、制造机器或产品。为了完成本单位业务系统的任务，各单位都设置一套组织管理机构和人员，他们组成这个单位的信息系统，专门从事数据处理和监督管理工作。下面以一

6、个工厂为例来说明业务系统与信息系统的概念及他们之间的联系。一个工厂要生产或制造产品，它必须从市场购进各种原材料、能源，经过工厂内部各车间的加工、装配和检验，最后的产品到市场进行销售。在这个过程中，原材料等物质的形态发生了一系列的变化，我们称这种物质变化的流动过程为“物流”。伴随着“物流”的产生，一定存在着相应的信息的流动。如，购进原材料时，卖方会给买方开一张发货票，在发货票上写明原材料的名称、规格、数量、单价、金额等数据，以便办理材料的入库登记和财务表等手续。在产品的生产过程中，工厂的管理部门为了及时掌握生产情况、产品质量情况、生产费用等情况，都要求下级部门和车间及时进行统计上报。管理部门又根

7、据企业决策层的意见和工厂的实际情况，要向下级和车间发布有关的文件或指示，对生产过程进行控制与管理。总之，伴随着“物流”存在着相应的“信息流”。这种“信息流”是由工厂的信息系统进行处理和管理的。通过以上的分析可以看出，一个单位的信息系统是这个单位的指挥管理系统，也称为单位的“神经系统”，而业务系统是根据信息系统的指挥，进行实施和执行的系统，当计算机还没有应用这个单位的管理工作时，这个系统是手工信息系统，当计算机全面应用到这个单位的管理工作时，这个系统是计算机信息系统。1.1.2.2计算机信息系统 计算机信息系统是由人和计算机硬件系统、软件系统组成的，能够及时地收集和输入有关的数据，并对数据进行加

8、工处理。为使用者提供有用信息，以支持一个组织的有效运行和辅助管理决策的人机结合的系统。 为了进一步深入理解计算机信息系统的含义，下面分别对一些相关概念进行解释。系统 系统是由一系列相互作用和相互联系的若干部分为实现某种特定的目的而组成的一个有机的整体，它有某种特定的功能，它又是更大系统的子系统。 系统具有以下特征：独立性。每个系统都是一个独立的组织，它与周围环境有明确的边界。 （2） 整体性。各个子系统之间存在着相互依存的关系。既相互独立又有机地联系成一个整体。 （3） 目标性。系统的活动就是为了达到某种预定的目标，各个子系统活动的目标是实现系统目标下的具体目标。 （4） 层次性。一个系统是由

9、若干个子系统组成，子系统也具有系统的一切特征，并可以进一步划分为更小的子系统，因此系统是可分的 ，具有结构层次。 任何一个系统都有它的结构，所谓系统的结构是指系统是由哪些部分组成及这些部分之间是怎样联系和怎样相互作用的。计算机信息系统的结构是由计算机硬件系统、软件系统和有关人组成的，它们之间有密切的关系。 计算机信息系统的整体功能表现为它要求从系统环境中得到各种数据的输入，经过系统内部的加工处理，向环境输出有用信息。数据 数据是记载客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，并能对客观事物的属性进行描述。数据有不同的类型，可以有数值型、字符型、图形、图象、声音等形式。数据是信息系统的处理对象。任何

10、一个信息系统都必须输入大量的有关数据，没有或缺少原始数据的输入，就好像一个工厂缺乏原材料的供应，这个工厂就无法生产出所需要的产品。信息 信息是一种经过加工和解释的数据，是对人们的行为和决策具有实用价值的数据。也就是说，信息是经过加工和理解的有用数据。数据和信息的关系常常被比喻为原材料和产成品之间的关系。信息必然是数据，但数据未必是信息，信息仅仅是数据的一个子集，经过加工后有用的数据才能成为信息。尽管数据和信息存在着差别，但在实际工作中由于数据和信息并无严格的界限，因此二者经常被不加区别地使用。在会计处理过程中，经过加工处理后的会计信息，往往又成为后续处理的数据。计算机硬件系统 计算机硬件系统是

11、计算机系统的物质支撑系统，根据系统的大小，可分为单机系统和计算机网络系统。单机系统包括计算机主机、外部设备和外围配套设备。网络系统根据系统覆盖的 地理范围，可以分为局部网络、远程网络和互联网络等结构。一个计算机网络系统的硬件包括各种服务器、工作站、通讯线路和网络的各种连接设备。计算机软件系统 计算机软件系统包括系统软件和应用软件两部分。系统软件主要是操作系统和各种计算机语言、开发工具等。应用软件也有两大类：一是在软件市场上可以购买到的通用商品化软件，另一类是只适用于本单位的自己组织开发的软件。计算机信息系统中的人员 计算机信息系统并不是一个完全自动化的系统，这种系统不论在开发过程还是在使用过程

12、中，都必须有各种人员参加，他们相互配合，又发挥各自的作用。计算机信息系统中的人员主要是系统的主管人员、系统开发人员、系统维护人员和系统操作人员等。他们都必须同时具备一定的计算机知识和相关的业务知识。1.1.3会计信息系统1.1.3.1会计信息 会计信息是指按照一定的要求或需要进行加工、计算、分类、汇总而形成的有用的会计数据。如原始凭证经过数据加工处理后变成总账、明细账等。由于会计信息在经济管理中有着极其重要的作用，因此准确、及时是对会计信息的基本要求。1.1.3.2信息系统 信息系统是以收集、处理和提供信息为目标的系统，该系统可以收集、输入、处理数据；存储、管理、控制信息；向信息的使用者报告信

13、息，使其达到预定的目标。 信息系统的功能可以归纳为以下几个方面。数据的收集和输入：数据的收集和输入功能是指将待处理的原始数据集中起来，转换为信息系统所需要的形式，输入到系统中。信息的存储：数据进入信息系统后，经过加工或整理，得到了对管理者有用的信息。信息系统负责把信息按照一定的方法存储、保管起来。信息的传输：为了让信息的使用者方便地使用信息，信息系统能够迅速准确地将信息传送到各个使用部门。信息的加工：信息系统对进入系统的数据进行加工处理，包括查询、计算、排序、归并等。信息的输出：信息输出的目的是将信息系统处理的结果以各种形式提供给信息的使用者。1.1.3.3 会计信息系统 会计信息系统是以电子

14、计算机为主要工具，利用现代化信息技术，对各种会计数据进行收集、处理、存储和分析，并为用户提供所需的各种会计核算信息和财务管理信息的计算机信息系统。它与其他信息系统的主要区别在于它的处理对象是会计数据。会计信息系统作为企业管理信息系统的一个重要组成部分，其开发与使用的最终目标就是要满足企业现代化管理的需要，就是说，在特定时期开发出的会计信息系统，其结构与功能必须要适应特定时期的企业管理体制。与此同时，计算机管理系统的开发与应用也会在一定程度上改变企业手工业务处理流程，促进企业管理的规范化和现代化，使企业管理进入一个更高层次。企业管理进入一个更高层次后又会反过来要求会计信息系统在结构与功能上作为进

15、一步发展，以适应企业更高层次管理模式的需要。因此，会计信息系统的发展与管理的发展是既相互适应又相互推动的。1.2会计信息系统的基本特征由于会计信息系统有手工会计信息系统和基于计算机的会计信息系统之别，这里分别以手工会计信息系统和基于计算机的会计信息系统，说明会计信息系统的特点，以比较不同处理手段会给会计信息系统带来的区别。1.2.1会计信息系统与手工会计系统的共同点因为会计信息系统是在手工会计信息系统的基础上发展起来的，所以它们保持着如下的基本共同点：1系统目标相同：会计信息系统的最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。2基本功能相同：任何一个信息系统要达到系统

16、目标，都应具备信息的采集输入、存储、加工处理、输出和传输这五项功能。3基本的会计理论与方法相同：两系统均要遵循基本的会计理论与方法，并以此作为指导。4保存会计档案，编制会计报表要求相同：作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。会计报表必须按国家要求编制输出。1.2.2 会计信息系统与手工会计系统的区别1运算工具不同：手工会计信息采用算盘、计算器，不能实现数据处理自动化，速度慢，容易出现差错；会计信息系统采用计算机，它与算盘相比运算速度快，能随时计算出中间结构和最终果。2信息存贮介质不同：手工会计系统以纸张为载体，占用空间大、查询繁琐，会计信息采用磁盘和光盘，占用空间小、查询

17、检索方便。3簿记规则不同：手工会计系统日记账和总账采用订本式账册，明细账用活页式。账簿记录的错误用划线法或红字更正法更正。会计信息系统的账页均用卷带式打印纸打印，可装订成活页式，登账后如发现数据有误，只能采用输入“更改凭证”进行修改，以便留下改动痕迹。4账务处理程序不同：手工会计系统根据企业的生产规模、经营方式和管理形式不同，采用不同的会计核算形式，对数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员多环节进行内部牵制和相互核对，来减少舞弊和差错。会计信息系统采用了统一的核算形式，对数据采用那个集中收集、统一处理、数据共享的操作方法，由记账凭证登记日记账、明细账，通过汇总登记总账，编

18、制并打印报表。在会计信息系统的数据处理流程中，只要输入的记账凭证是正确的，日记账、总账和明细账一定是正确的，不必进行相互核对，大大减少了工作量。5人员、组织体系及内部控制方式不同：手工会计系统中人员均为会计专业人员，按会计事务的需要，分为不同的专业组，如会计主管、现金出纳、工资组、固定资产核算组、材料核算组等，通过账证相符，账账项符和账实相符等内部控制来保证数据的正确。会计信息系统除了会计人员外，还有计算机软、硬件技术人员和操作人员，按数据的形态划分为数据收集审核、凭证编码、数据输入处理和输出、系统维护等专业组，内部控制扩大到对人员、计算机设备、数据和程序等各个方面，而且要求更为严密。1.2.

19、2会计信息系统与其他管理子系统相比的特点1数据处理量大在一个单位中，每一笔现金、银行存款、应收和应付款项的收支变动，每一项物资、设备、工具等的数量增减和规格变化，不论大小，都必须进行登记，参与系统的核算，所以会计信息系统的数据处理量特别大，有人估计会计数据要占管理信息系统的全部数据的60%-70%。2数据结构复杂会计信息系统对经济活动的反应的是从资产、负债、所有者权益、成本和损益五个方面进行的，这五个方面又分很多项目，这些项目既有呈现层次树状结构的数据内容，又有呈现网状机构的数据内容。数据的增减又呈现相互联系的网状结构，所以数据结构十分复杂。3数据处理方法要求严格在会计工作中，对各项经济业务的

20、处理，都必须严格遵守会计准则和有关的规章制度。例如对工资、成本、利润、折旧等的计算，在有关规章制度中都有详细的规定。当这些规章制度变化时，相应的数据处理方法也应根据新的规章制度进行修改。4数据的真实性、准确性和安全性要求高会计数据的真实性和准确性，不仅关系到是否能正确反映企业经济活动的真实情况。而且影响到国家、企业和职工之间的利益分配，所以要求会计数据十分真实和准确，在数据处理过程中，对每一项数据都要进行验证和审核。会计数据之间的关系比管理信息系统其他任何子系统的数据都要求更正确。例如账户借方发生额与贷方发生额之间、借方余额与贷方余额之间、资产负债表中的资产合计与负债及所有者权益合计都必须完全

21、相等，不允许出现丝毫的差额。会计数据是企业重要的经济信息，有一定的保密性，一般不能泄漏，因而对会计数据应采取一定的安全保密措施。5与其他子系统的数据关联密切会计信息系统是管理信息系统中的一个重要子系统，它与其他子系统之间有着数据输入和输出的密切关系。1.3会计信息系统的作用1减轻财务人员的劳动强度，提高会计工作效率会计信息系统的业务处理是通过各种业务处理程序，指挥计算机进行各种指令操作完成。如原始数据的输入；建立数据文件替代手工操作的账簿来实现数据的存贮；打印各种符合要求的报表；进行日常管理所需的各种查询。这些原来是靠人工进行的大部分计算、抄写等工作均由计算机来完成，而计算机的运算和处理的速度

22、是人无法比拟的，因而大大提高了工作效率。2提高会计工作质量，促进会计 工作规范化当一个单位应用了会计信息系统后，一方面解决了手工操作时对同一笔业务的数据需要反复抄写，容易产生差错、遗漏等问题；一一方面，由于所使用的会计软件是经过许多专家的严格评审通过的，系统运行时的数据处理是在软件严格地控制下进行的，它能保证数据处理的正确性。再一方面，应用会计信息系统以后，计算机是所输出的财务报表都比较美观、清晰，信息的查询都十分方便，这些都体现了会计工作质量的提高。由于会计信息系统在对数据的输入、处理和输出的全过程中，都有一系列的规范化要求，系统内部有严格的控制手段，操作人员必须按规范化要求进行操作。当出现

23、操作错误时，系统会出现警告提示或拒绝接受该操作。这样在很大程度上解决了手工操作时的不规范等问题。3促进会计工作职能的转变，提高会计人员的素质会计的职能应具有事后的核算监督和事中的管理控制两大功能。在手工会计情况下，会计人员整天忙于繁重的数据处理事务，没有经历去参与企业的财务管理控制问题，只有应用了会计信息系统以后，才能促进会计工作向管理控制的职能转变，财务的管理控制步进需要及时地利用本期发生的各种数据，还用利用历史年度的数据。在手工操作情况下，要查找历史的会计数据是十分麻烦的，工作量也很大，应用了会计信息系统后，数据的查找就成为一件非常容易的事。应用会计信息系统以后，会计人员不仅能够餐具事中的

24、管理控制，还有可能参与事前的预测决策工作。4促进会计科学理论的深入研究会计信息系统的应用不仅是会计数据处理工具的改变，而且是会计数据处理流程、处理方法、系统内部控制方式和会计工作的组织结构等都要发生变化，这将对会计理论和方法都产生影响，从而将推进会计理论的研究和深入发展。如，实施会计信息系统后，账簿的产生方式、存储方式和处理方式都发生了边和，这将咋理论生导致账簿概念和分类方法发生变化。5为企业的管理现代化奠定基础企业的管理现代化包括管理思想、管理理论、管理方法和管理手段的现代化。企业的计算机管理信息系统水平是企业现代化程度的综合标志。而企业的会计信息系统是管理信息系统的重要组成部分。一个企业的

25、会计信息量占企业管理信息总量的60%-80%，而且是综合性的指标，涉及面广、辐射性强。因此，会计信息系统为企业管理的现代化奠定了基础，可带动加速企业管理现代化的进程。行业、地区实现了会计信息系统，大量的经济信息资源就可以共享。通过联网系统就可以迅速了解各种经济技术指标的完成情况，会极大地提高经济信息的使用价值。1.4会计信息系统的功能结构一个会计信息系统的结构应当包括系统的硬件结构、软件结构和功能结构。会计信息系统的硬件结构和软件结构是根据系统的规模和企业的管理信息系统结构来确定的，对于中小型企事业单位可以采用单机系统结构；对于大中型企事业单位则要采用局部网络结构；对于大型集团公司或跨国公司则

26、要采用基于Interinet平台的网络结构，这里我们从应用角度，讨论会计信息系统的功能结构，即会计信息系统是有哪些功能子系统和哪些功能模块组成的。一个完整的会计信息系统应当由会计核算系统，财务管理系统和财务决策支持系统组成。他们分别满足业务操作层、管理控制层和计划决策层的用户要求。财务管理系统和财务决策支持系统涉及的因素较多，他们与企业管理信息系统的结构有密切关系，有不少单位正在研制和试用，这里我们着重讨论会计核算系统的功能结构。在我国，会计核算系统已经有许多成熟的商品化财务软件，不同的行业会计核算系统的功能结构是有区别的，工业企业的会计信息系统的功能模块一般包括：账务处理、报表处理、材料核算

27、、工资核算、固定资产核算、往来核算、产品销售核算、成本核算、财务分析等模块，每个模块又有下级的功能模块，形成了一个完整的会计信息系统的功能模块体系。如图所示：1.5会计信息系统的发展过程和发展趋势 1.5.1国外会计信息系统的发展概况会计电算化在国外起步于20世纪50年代，1954年美国通用电气公司第一次利用计算机计算职工工资，开创了电子数据处理会计的新起点。这个时期计算机在会计领域的应用主要是核算业务的处理，目的主要是用计算机代替手工操作，减轻日常繁琐的手工登录与计算劳动，减少差错，提高会计工作效率。从20世纪50年代到60年代，会计电算化发展到了建立会计信息系统阶段，在会计处理中，人们开始

28、利用计算机对会计数据从单项处理向综合数据处理转变，出了完成基本账务处理外，还带有一定的管理和分析功能，为经济分析、经济决策提供会计信息。到了20世纪70年代，计算机技术迅猛发展，随着计算机网络技术的出现和数据库系统的广泛应用，形成了网络化的电子计算机会计信息系统。由于电子计算机的全面使用，使各个功能系统可以共享储存在计算机上的整个企业生产经营成果数据库，从而极大的提高了工作效率和管理水平。20世纪80年代和90年代，由于微电子技术蓬勃发展，微型计算机大批涌现，使会计信息系统得到迅速发展，特别是微型机通过通讯电路形成计算机网络，提高了计算和处理数据的能力，微型机开始走入中小企业的会计业务处理领域

29、，并得到迅速普及，财会人员不再视电子计算机为高深莫测的计算工具。时至今日，美国、日本、德国等西方发达国家的会计信息系统已经发展到了较为完善的程度。1.5.2我国会计信息系统的发展概况我国把计算机应用会计数据处理，开始于20世纪80年代初，与国外先进的国家相比，起步较晚，但发展很快，回顾20多年的发展过程，可将其划分为三个阶段；即起步阶段、行政推广阶段和会计软件商品化阶段。起步阶段（1979-1983年）1979年长春第一汽车制造厂从前联邦德国进口计算机，并进行了计算机在会计业务中的应用实验，这是我国计算机在会计业务中应用起步的标志。不久引起国内一些大中型企业的关注，如首都钢铁公司组织开发了一套

30、会计软件，能系统地完成账务处理、报表编制、内部往来核算、成本控制、利润预测等日常会计业务工作，还有许多企业也开始了这方面的尝试，并取得了不同程度的效果。与此同时，在理论界也开始了这方面的研究，1981年8月，在长春召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”，在这次会上提出了“会计电算化”的概念，会后筹建了“会计点算化”研究会，进行了有关主题的研究。在这期间，由于我国的计算机技术尚未普及，计算机硬件的价格比较昂贵，广大财务人员的计算机知识水平还比较底，所开发的会计软件也有很多问题，所以这一阶段的进展是缓慢的。 行政推广阶段或自发发展阶段（1983-1988年）经历了起步阶段之后，许多领导

31、，尤其是有些行业主管部门的领导认识到了计算机在会计业务上应用的意义，它不仅仅可以减轻财务人员的繁重数据处理劳动强度，而且能提高管理水平。所以一些行业的领导开始组织本行业内的技术力量，开发出适合本行业的会计软件，并在本行业中进行推广。同时，微型计算机已在国内市场上大量销售，价格也比较便宜，一般企业都买的起，这些都为计算机在企业管理中的应用创造了良好的条件。但这一时期由于会计电算化工作在宏观上缺乏统一的规范、指导和相应的管理制度，加之我国计算机在经济管理领域的应用也同样处于发展的初级阶段，开展会计电算化的单位也没有建立相应的组织管理制度和控制措施，使得会计电算化工作和会计软件的开发，多是单位各自为

32、政、盲目自行组织和开发软件，低水平重复开发现象严重。会计软件的通用性、使用性差。财务软件一家一户的开发，投资达、周期长、见效慢，造成大量的人力、物力、和财力的浪费。针对这种情况，开始了对会计电算化实践经验的总结和理论研究工作，并开始培养既懂会计又懂计算机的复合型人才。会计软件商品化阶段或稳定发展阶段（1988-至今）随着我国经济体制从计划经济向市场经济体制的过度，一些专门从事会计软件开发和销售的软件公司应运而生，到1999年全国各地先后开发出数百个财务软件，经评审通过并在市场上销售的就有近百个，各财务软件公司的代理和销售服务遍布，初步形成了有中国特色的会计软件市场和软件产业；一部分企事业单位逐步认识到开展会计信息系统的的重要性，纷纷购买商品化财务软件或自行开发财务软件，甩掉了手工操作，实现了会计核算业务的电算化处理；在会计信息系统人才培养方面，许多中等或专科院校开设了会计电算化专业，在大学本科教育中，会计学及相关专业也开设了会计电算化课程，在对在职财会人员的培训中，加大了会计电算化的培训力度；与单位会计电算化工作的开发相配套的各种组织管理及其控制措施逐步建立和成熟起来；会计信息系统的理论研究工作开始取得成效，会计信息系统的应用在中国得到了健康的发展。1.5.3我国会计信息系统