泛微协同平台E-cology后台维护手册-会议

1、泛微协同办公平台E-cology9.0版本后台维护手册(J)-会议目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc58360779 前 言 PAGEREF _Toc58360779 h 4 HYPERLINK l _Toc58360780 一、关于本手册 PAGEREF _Toc58360780 h 4 HYPERLINK l _Toc58360781 二、手册结构 PAGEREF _Toc58360781 h 4 HYPERLINK l _Toc58360782 三、针对用户 PAGEREF _Toc58360782 h 4 HYPERLINK l _Toc58360

2、783 四、更多资源 PAGEREF _Toc58360783 h 4 HYPERLINK l _Toc58360784 第1章会议室设置 PAGEREF _Toc58360784 h 5 HYPERLINK l _Toc58360785 一、概述 PAGEREF _Toc58360785 h 5 HYPERLINK l _Toc58360786 二、J1-1-会议室设置 PAGEREF _Toc58360786 h 5 HYPERLINK l _Toc58360787 1.2.1、概述 PAGEREF _Toc58360787 h 5 HYPERLINK l _Toc58360788 1.2

3、.2、新建会议室 PAGEREF _Toc58360788 h 5 HYPERLINK l _Toc58360789 三、J1-2-会议室共享 PAGEREF _Toc58360789 h 6 HYPERLINK l _Toc58360790 第2章会议类型设置 PAGEREF _Toc58360790 h 7 HYPERLINK l _Toc58360791 一、概述 PAGEREF _Toc58360791 h 7 HYPERLINK l _Toc58360792 二、J2-1-会议类型设置 PAGEREF _Toc58360792 h 7 HYPERLINK l _Toc58360793

4、 2.2.1、概述 PAGEREF _Toc58360793 h 7 HYPERLINK l _Toc58360794 2.2.2、新建会议类型 PAGEREF _Toc58360794 h 8 HYPERLINK l _Toc58360795 三、J2-2-会议类型共享 PAGEREF _Toc58360795 h 8 HYPERLINK l _Toc58360796 四、J2-3-会议默认人员 PAGEREF _Toc58360796 h 9 HYPERLINK l _Toc58360797 第3章会议服务设置 PAGEREF _Toc58360797 h 9 HYPERLINK l _T

5、oc58360798 一、概述 PAGEREF _Toc58360798 h 9 HYPERLINK l _Toc58360799 二、J3-1-会议服务设置 PAGEREF _Toc58360799 h 10 HYPERLINK l _Toc58360800 三、J3-2-服务项目设置 PAGEREF _Toc58360800 h 10 HYPERLINK l _Toc58360801 第4章应用设置 PAGEREF _Toc58360801 h 11 HYPERLINK l _Toc58360802 一、概述 PAGEREF _Toc58360802 h 11 HYPERLINK l _T

6、oc58360803 二、J4-1-会议默认设置 PAGEREF _Toc58360803 h 11 HYPERLINK l _Toc58360804 4.2.1、概述 PAGEREF _Toc58360804 h 11 HYPERLINK l _Toc58360805 4.2.2、会议审批工作流 PAGEREF _Toc58360805 h 12 HYPERLINK l _Toc58360806 4.2.3、会议附件默认目录 PAGEREF _Toc58360806 h 12 HYPERLINK l _Toc58360807 4.2.4、可选择提醒方式 PAGEREF _Toc5836080

7、7 h 12 HYPERLINK l _Toc58360808 4.2.5、是否启用会议议程 PAGEREF _Toc58360808 h 12 HYPERLINK l _Toc58360809 4.2.6、是否启用会议服务 PAGEREF _Toc58360809 h 12 HYPERLINK l _Toc58360810 4.2.7、允许会议变更 PAGEREF _Toc58360810 h 12 HYPERLINK l _Toc58360811 4.2.8、允许快速新建 PAGEREF _Toc58360811 h 13 HYPERLINK l _Toc58360812 三、J4-2-会

8、议关键人权限设置 PAGEREF _Toc58360812 h 13 HYPERLINK l _Toc58360813 四、J4-3-会议冲突处理 PAGEREF _Toc58360813 h 14 HYPERLINK l _Toc58360814 五、J4-4-会议室使用情况显示设置 PAGEREF _Toc58360814 h 14 HYPERLINK l _Toc58360815 4.5.1、显示时间段 PAGEREF _Toc58360815 h 14 HYPERLINK l _Toc58360816 4.5.2、最小占用显示单位 PAGEREF _Toc58360816 h 15 H

9、YPERLINK l _Toc58360817 4.5.3、图示颜色 PAGEREF _Toc58360817 h 16 HYPERLINK l _Toc58360818 六、J4-5-周期会议设置 PAGEREF _Toc58360818 h 16 HYPERLINK l _Toc58360819 七、J4-6-会议默认工作流提醒 PAGEREF _Toc58360819 h 16 HYPERLINK l _Toc58360820 八、J4-7-会议决议附加信息 PAGEREF _Toc58360820 h 17 HYPERLINK l _Toc58360821 九、J4-8-相关交流附加信

10、息 PAGEREF _Toc58360821 h 17 HYPERLINK l _Toc58360822 十、J4-9-会议回执 PAGEREF _Toc58360822 h 18 HYPERLINK l _Toc58360823 第5章会议监控设置 PAGEREF _Toc58360823 h 18 HYPERLINK l _Toc58360824 一、概述 PAGEREF _Toc58360824 h 18 HYPERLINK l _Toc58360825 二、J5-1-监控设置列表 PAGEREF _Toc58360825 h 18 HYPERLINK l _Toc58360826 三、

11、J5-2-新建监控设置 PAGEREF _Toc58360826 h 19 HYPERLINK l _Toc58360827 第6章自定义设置 PAGEREF _Toc58360827 h 19 HYPERLINK l _Toc58360828 一、概述 PAGEREF _Toc58360828 h 19 HYPERLINK l _Toc58360829 二、J6-1-列表功能 PAGEREF _Toc58360829 h 20 HYPERLINK l _Toc58360830 三、J6-2-自定义字段 PAGEREF _Toc58360830 h 20 HYPERLINK l _Toc583

12、60831 四、J6-3-组 PAGEREF _Toc58360831 h 21 HYPERLINK l _Toc58360832 第7章会议流程设置 PAGEREF _Toc58360832 h 22 HYPERLINK l _Toc58360833 一、概述 PAGEREF _Toc58360833 h 22 HYPERLINK l _Toc58360834 二、J7-1-会议流程表单 PAGEREF _Toc58360834 h 22 HYPERLINK l _Toc58360835 7.2.1、表单 PAGEREF _Toc58360835 h 22 HYPERLINK l _Toc5

13、8360836 7.2.2、字段关联 PAGEREF _Toc58360836 h 22 HYPERLINK l _Toc58360837 三、J7-2-流程设置 PAGEREF _Toc58360837 h 23 HYPERLINK l _Toc58360838 四、J7-3-流程动作 PAGEREF _Toc58360838 h 24 HYPERLINK l _Toc58360839 五、J7-4-普通会议与周期会议 PAGEREF _Toc58360839 h 24 HYPERLINK l _Toc58360840 第8章提醒模板 PAGEREF _Toc58360840 h 25 HY

14、PERLINK l _Toc58360841 一、概述 PAGEREF _Toc58360841 h 25 HYPERLINK l _Toc58360842 二、J8-1-自定义提醒模板 PAGEREF _Toc58360842 h 26前 言关于本手册本手册是泛微协同管理平台E-cology9.0基础版本的系统维护手册，主要为了指导用户管理员使用本产品而编写。手册结构本手册针对管理员管理泛微协同管理平台E-cology进行详尽描述。针对用户本手册针对泛微协同管理平台E-cology的最终用户的系统管理员及模块功能管理员，模块管理员必需具备基本的计算机操作技能，熟悉Windows操作环境并且已

15、经掌握基本的软件操作方法，掌握Internet Explorer浏览器的基本使用，系统管理员还必须对数据库有基本的了解。更多资源本手册涵盖泛微协同管理平台E-cology系统功能的后台维护和配置操作指导，如果您能够详细的阅读本手册，就可以对泛微协同管理平台E-cology进行日程的维护工作。同时向用户提供多种帮助资源，以便您能够熟练使用本产品，从而感受到它的快捷易用。您可以根据实际情况，选择其中适应的方式。应用培训期刊泛微定期通过电子邮件发送泛微应用培训期刊向用户介绍使用泛微软件过程中可能遇到的问题和泛微软件功能应用技巧，提升客户的泛微软件应用水平，加强与泛微客户的广泛交流。培训针对大规模企业

16、用户，泛微软件有限公司可为其组织上门培训，培训内容包括：产品功能使用、系统管理员培训、系统应用推广、产品使用技巧等。用户可以自行选择培训时间和内容。电 话： 02150942228 转 客户服务部会议室设置概述会议室管理是会议的一个关键要素，用户通过会议室报表可以查看到当前有多少会议正在哪里召开，哪些会议室已经被申请，自己可以申请哪些会议室，都需要通过会议室管理来进行体现。J1-1-会议室设置1.2.1、概述点击会议室管理后显示如图J1-1-1所示，左侧是组织机构树，右侧为会议室列表，也就是说每个分部都可以管理自己的会议室。J1-1-1右侧的会议室列表默认展示“正常”状态的会议室，“封存”状态

17、的会议室可以点击【全部】或【已封存】进行查看；创建的会议室使用过之后就不能删除了；点击【新建】按钮可以创建新的会议室；点击【封存】按钮可以封存会议室，封存的会议室在新建会议时无法选择。1.2.2、新建会议室点击【新建】按钮之后，显示如图J1-1-2所示，只要输入会议室名称、【所属机构】后保存即可，分权的话【所属机构】只显示机构权限中选择的所有机构。另外【负责人员】是一个非常有用的字段，在审批会议流程的时候，节点操作者中可以设置由会议管理员审批，流程设置页面如图J1-1-3。J1-1-2J1-1-3J1-2-会议室共享会议室需要设置共享，只有共享范围内的用户才能看到会议室，申请会议，在分权的情况

18、下，也可以通过共享功能，让用户申请非本分部的会议室，如图J1-2-1所示。J1-2-1对于不分权情况下：新建会议室默认共享范围为所有人；如果开启了分权：新建会议室默认共享范围为选择的“所属机构”的分部值；默认的共享范围记录都是考虑历史数据的有效性。默认的共享记录可以删除，重新添加。会议类型设置概述会议类型是对会议的一个分类，因为不同级别的会议所需要的资源是不一样的，包括对时间的需求，对会议室的需求，对参会人员的需求等。J2-1-会议类型设置2.2.1、概述会议类型设置页面与会议室设置一样，如图J2-1-1所示，左侧为组织结构树，右侧为会议类型。J2-1-12.2.2、新建会议类型点击【新建】按

19、钮之后显示如图J2-1-2所示，只要维护好会议类型和所属机构的名称就可以了。J2-1-2审批工作流：会议类型中的审批工作流关联的必需是用系统表单【会议审批单】或者由系统表单生成的【会议自定义审批单】制作的流程。如果某个会议类型不需要进行审批，那么这里可以不关联审批，如果某个会议类型需要通过流程来新建或审批会议，那么会议类型这里必需关联审批工作流。审批工作流要保证这几个字段“会议重复模式”、“间隔天数”、“间隔周数”、“每周几会议”、“间隔月数”、“每月第几天会议”、“重复会议策略”不勾选显示。周期会议审批工作流：与“审批工作流”类似，只是是周期会议审批时触发的审批流程。周期会议审批工作流要保证

20、这几个字段“会议重复模式”、“间隔天数”、“间隔周数”、“每周几会议”、“间隔月数”、“每月第几天会议”、“重复会议策略”勾选显示。附件上传目录：附件上传目录是用户设定新建会议时上传的附件文档所存放的目录。如果这里不设置，则会使用会议【应用设置】页面设置的通用附件上传目录，如果两者都没有设置，则在新建会议的时候是无法上传文档的（两者都设置，则优先取会议类型设置的附件目录）。会议类型和会议室一样，可以设置共享，通过共享的方式，在分权的情况下用户可以申请非本分部的会议。J2-2-会议类型共享未分权时，共享范围默认添加共享给所有人的记录；开启分权时，共享范围默认添加共享给“所属机构”分部值的人员记录

21、；且默认共享记录可以删除，重新添加。J2-3-会议默认人员会议类型可以设置默认的参会人员和召集人参会人员：点击后显示如图J2-3-1，参会人员可以根据内部员工和客户之间进行选择，这里选定了参会人员之后，将来在新建此类型会议的时候预设的参会人员就会直接显示，这个功能适用于固定人员参加某种类型会议的需求。召集人：每个会议都有一个召集人，这里可以从部门、分部、人力资源及所有人中进行添加，添加后此类型会议的召集人只能从选定的这些人中进行选择，不能选择不在此列表中的人员作为会议召集人了。J2-3-1会议服务设置概述会议服务是用来管理会议所需要用到的服务资源，例如会议上需要用到的白板、投影仪，招待客户所用

22、的茶水、饮料等都是会议服务的内容。J3-1-会议服务设置点击会议服务设置菜单后显示如图J3-1-1所示J3-1-1会议服务设置分为了类型设置页面和服务内容页面，创建服务内容必需有所属的服务类型；在图J3-1-1所示的服务类型页面点击【新建】按钮可以创建会议服务类型，如图J3-1-2所示，只要输入名称和描述后保存即可，勾选启用冲突检测；启用冲突检测：开启后这个类型的服务在新建会议时会判断是否冲突，即同一个服务不能在同一个时间服务两个会议，比如投影仪、白板等资源就需要冲突检测，而茶水、果盘之类的服务就不需要冲突检测。列表菜单可以【编辑】和【删除】会议服务类型，如果会议服务类型下已经有会议服务的话是

23、没有删除按钮的，列表前面也没有选中框。J3-1-2J3-2-服务项目设置在图J3-1-1中点击【服务项目】页面菜单后显示如图J3-2-1所示J3-2-1以列表方式显示会议服务，列表菜单中有【编辑】和【删除】按钮，可以编辑和删除服务项目；点击【新建】按钮可以创建会议服务，如图J3-2-2所示，必需输入服务项目名称和服务类型。J3-2-2应用设置概述会议室和会议类型只是会议管理中的两个基础元素，还有一些附加元素需要进行设置，比如会议室冲突了如何处理，会议交流和会议决议的关联内容等。J4-1-会议默认设置4.2.1、概述会议默认设置是用来设置会议相关的默认审批流程、目录、提醒方式等信息，这些信息在设

24、置具体会议类型等内容时可以单独设置。J4-1-14.2.2、会议审批工作流会议审批工作流包含了普通会议审批和周期会议绑定，设置后如果会议类型没有绑定审批工作流，就会启用此处设置的审批工作流。4.2.3、会议附件默认目录此功能是用来设定新建会议的时候附件的上传目录的，与会议类型中的附件上传目录没有冲突，如果会议类型中设置了，用会议类型的，如果没有设置，根据这里的默认设置存放目录，如果两边都没有设置，则新建会议的时候不能上传目录。4.2.4、可选择提醒方式选择会议默认的提醒方式，点击可以设置短信和邮件服务器参数。4.2.5、是否启用会议议程开启后会议卡片页面显示会议议程页面。4.2.6、是否启用会

25、议服务开启后会议卡片页面显示会议服务页面。4.2.7、允许会议变更启用后允许对未开始的正常状态会议进行会议信息变更，联系人、召集人或者赋完全控制/联系权限后的创建人能变更。4.2.8、允许快速新建会议室使用情况页面拖动表格直接弹出框输入名称保存就可以新建一个会议，会议召集人、联系人和参会人都默认当前用户，时间地点为拖拉选中的范围，此功能的用途是方便用户快速占用会议室。J4-1-2J4-2-会议关键人权限设置为了满足客户对会议管理上的一些需求，使会议的联系人或创建人拥有和召集人一样的权限，如图J4-2-1所示J4-2-1默认权限就是系统原始权限；联系人可以赋予完全控制，也就是和召集人的权限一样，

26、可以修改参会人员的参会情况，可以编辑会议决议等；创建人也就是会议活动的创建人，可以被赋予“联系权限”或者“完全控制”，如果是“联系权限”的话就是和联系人所拥有的权限一致。J4-3-会议冲突处理会议冲突是会议管理中最需要解决的问题，由于企业的不同，对冲突会议的处理方式也会不一样，在这里可以根据企业情况进行调整，会议冲突分为了会议地点的冲突、参会人员的冲突和会议服务的冲突，所以系统对冲突可以设置不同方式处理。J4-3-1会议室冲突有三种处理方式，可以不开启提醒，开启提醒后可以选择“仅提醒不做处理”（即创建会议的时候进行提醒，但是仍然可以继续创建）和“禁止提交”（也就是先到先得，时间地点冲突了就不需

27、创建了）；参会人冲突也有三种处理方式，与地点冲突一样，分为了不提醒、“仅提醒不做处理”和“禁止提交”；会议服务冲突也有三种处理方式，与地点冲突一样，分为了不提醒、“仅提醒不做处理”和“禁止提交”。J4-4-会议室使用情况显示设置4.5.1、显示时间段在创建会议查看会议室使用情况的时候可以看到如图J4-4-1所示的报表页面，在【会议室使用情况显示设置】中，我们可以调整会议室使用时间的跨度，默认是从0时到23时，我们可以调整为8时至18时，如图J4-4-2所示，这样在图J4-4-1所示的页面就只显示8时到18时的会议室使用情况了。J4-4-1J4-4-24.5.2、最小占用显示单位设置会议显示时间

28、段的最小时间单位，可以分为1小时至10分钟5个分类方式显示，比如设置10分钟，在会议显示页面一个小时就会分为6个格子，如图J4-4-3所示。J4-4-34.5.3、图示颜色设置占用、待审批和冲突会议在会议室显示页面中的显示颜色。J4-5-周期会议设置如图J4-5-1所示，是用来设置周期会议提交限制的，可避免有人一次性占用太多会议室，造成资源浪费。J4-5-1周期会议生成：用来设置周期会议提前生成天数的，例如设置为10天，则生成当天之后的10天内符合规则的会议，其他不在这个时间范围内的会议会在每天凌晨轮询根据规则生成。周期会议最大跨度(天)：设置周期会议可以生成的时间范围，例如设置30，前端用户

29、在创建周期会议的时候，只能创建30天范围内的周期会议。J4-6-会议默认工作流提醒设置创建、取消会议时是否触发系统默认提醒工作流J4-6-1会议建立提醒：开启后生成正常状态会议或会议变更时对参会人员、会议服务人员进行通知；会议取消提醒：开启后取消会议时对参会人员、会议服务人员进行通知；会议回执提醒：开启后参会人员提交自己的参会情况回执时，对会议联系人进行通知。J4-7-会议决议附加信息用来设置会议决议附加显示哪些信息，如图J4-7-1，开启的内容会在创建会议决议时显示，显示后可以编辑添加相应的内容。J4-7-1J4-8-相关交流附加信息用来设置在会议相关交流中附加显示一些字段，在填写交流内容的

30、时候可以添加附加字段的相关信息，如图J4-8-1所示。J4-8-1J4-9-会议回执用来设置会议回执页面显示哪些字段内容。J4-9-1会议监控设置概述会议监控是用来监控所有会议情况的，在监控页面可以查看会议的状态时间，可以对会议记录进行删除、取消、结束等操作。J5-1-监控设置列表点击【监控设置】菜单后显示如图J5-1-1所示，显示的是会议监控设置列表，哪些人可以监控哪个范围的操作权限。J5-1-1新建：点击后可以赋权新的会议监控权限；批量删除：选择已有的监控设置后点击【批量删除】后可以删除监控；列表菜单：在列表菜单中有以下按钮编辑：点击后可以修改已有的监控设置；删除：点击后可以删除这个监控设

31、置；日志：点击后可以查看监控设置的修改记录。J5-2-新建监控设置点击新建按钮后显示如图J5-2-1所示J5-2-1监控人：监控人可以是管理员（包括分权管理员）、角色或指定人员，不支持部门、分部方式；监控范围：指定可以监控的会议范围，当选择分部、部门时，根据会议创建人进行判断监控范围。监控会议类型：设置监控人可以监控的会议类型；选择【全部】时，就包括了会议数据没有会议类型的情况。操作权限：设置监控人在监控会议时可以进行的操作，其中可变更是指未开始的会议。由于【会议变更】功能按钮只在会议卡片显示，所以勾选了【可变更】功能，则一定会勾选【可查看】功能，取消勾选【可查看】，则【可变更】也会取消勾选。

32、自定义设置概述自定义设置包含了会议信息、会议服务和会议议程三个页面的字段信息内容自定义，包括字段的显示名、增加新的字段，给已有的字段分组显示，由于设置方式一致，以会议信息自定义进行说明。J6-1-列表功能点击【会议信息字段定义】显示如图J6-1-1所示，字段根据字段分组显示，此页面有以下功能J6-1-1排序：点击按钮，拖动可以给字段进行排序；字段显示名：设置字段显示名；启用：设置字段是否启用，但是字段的简称和全称是必须显示的；必填：勾选后指定字段在编辑分部后必填；现有字段：对会议模块开发过的客户，升级后在字段列表中看不到开发的字段，但是数据库中是有的，所以在添加字段的时候可以勾选使用【现有字段

33、】，添加的字段会到数据库表中找到对应的字段并显示在会议信息页面卡片字段定义列表中。J6-2-自定义字段点击右上角的按钮可以添加自定义字段：添加按钮，点击后会在下方增加一个空行，如图J6-2-1，用户可以自定义字段的类型；：删除按钮，必须选择字段后才能点击；：复制按钮，必须选择字段后才能点击，点击后会在最下方复制选中的字段。J6-2-1J6-3-组分部字段可以在前端分组显示在字段列表上面显示的就是组，鼠标移动到标题上显示出删除按钮，点击后可以删除这个组；删除此组后，字段会自动全部移动到【基本信息】组中；点击新建分组显示如图J6-3-1，输入组的名称并保存就创建好组；点击编辑分组可以修改当前选中分组的显示名；点击分组维护后显示如图J6-3-2，可以批量调整组的显示名和显示属性。J6-3-1J6-3-2会议流程设置概述会议可以通过流程创建，也可以创建流程自动触发审批流程，新的会议流程设置支持会议系统表单和会议自定义表单。J7-1-会议流程表单7.2.1、表