秘书学-公文处理

1、.PAGE ：.； 公文处置任务公文处置任务概述一、特性一概念 公文处置任务，通常称为文书任务，是指机关单位在运用公文来处置日常公务的活动中，围绕公文的拟制、办理、管理以及立卷归档所进展曲的一系列衔接有序的任务。了解：发文。一系列环节。收文。同上。平常管理。成效，严密和管理环节。立卷归档。二特点政治性。首先是指直接关系到党和国家方针、政策、法令、法规的贯彻执行。其次集中表达在它是国家机器盍的重要保证。还表如今它是机关任务效率的重要环节。时限性。一是及时迅速。二是适时。机要性。性和重要性。规范性。一致的规范化规范，法规文件规定。全面完备，各个环节方面。二、其它一根本义务 收文；发文；平常管理；立

2、卷归档；处置群众来信；会议、汇报、的记录和整理；有关资料和其它文书任务。二重要作用与公文的作用有区别。助手作用。纽带作用。查考作用。三组织组织是保证。包括三方面：组织机构 公文处置任务不是机关的一项专门的业务职能，也不只是机关内部某一组织机构的业务，而是涉及整个机关各机构、各部门的任务，但都纳入秘书部门的任务范围之中。大机关：专门秘书机构。小机关：专职或兼职文书人员。组织指点没有一个全国性的指点机构对全国各地公文处置任务进展垂直指点和指点。从全国说，中共中央办公厅、国务院办公厅分别对各自系统的文书任务指点和指点。方式：制发规章，作出指示，召开会议等。从一个机关说，由秘书长或办公厅室主任指点。从

3、上下级说，上级秘书部门对下级秘书部门进展业务指点。从职能部门说，责成一名秘书分工担任。从档案室说，负有一定指点责任。组织方式类型：一是集中方式。办公室。小机关。二是分工方式。办公室和业务部门的秘书部门或专兼职。一二层构造四原那么第四、五条必需准确、及时、平安、严密、加强集中一致管理、坚持实事求是，按要求和规定进展的原那么。分开来是要求。二、公文行文规那么按一定的规定或准那么来处置机关之间的行文关系。一行文关系发文机关和受文机关的文件往来关系。第十二条：根据各自的隶属关系和职权范围来确定。.国家行政机关的隶属关系和职权范围。规定县级以上。隶属关系就是上下级的指点与被指点关系。普通不得越级行文。.

4、党的各级机关之间的隶属关系和职权范围。全党服从全国代表大会和中央委员会。.党政机关行文关系：上下级构成指点与被指点关系。上级主管业务部门和下级业务部门之间具有业务上指点关系。非同一系统之间是不相隶属关系。无论级别高低。同一系统的同级机关之间和不同系统的同级机关之间都是平行关系。和 用函。二行文方式下行文逐级多级直达基层组织和群众上行文逐级多级，少数特殊情况。越级，特殊必要。平行文 三行文规那么第十条至第十八条；第十一条至第十五条。行文关系根据隶属关系和职权范围来确定。精减，严厉控制发文数量和范围。普通不得越级行文。正确确定主送机关和抄送机关。结合行文。同级，协商一致，相对应的各机关都理为主送机

5、关。请示秘书部门向下直接行文，把握好职权范围和授权范围。对授权机关或指点人普通不提名在文件开头加以阐明。 第二节 公文办理程序概述 指文件在机关内部从构成到运转处置所必需经过的一系列环节。分为收文和发文。不是一切机关都必需经过一切的公文办理程序。收文办理程序 签收 收件人传达室或秘书在对方的送文薄或投递单上签字。三个来源：机要件，邮件和电报，送来件。四个查清。拆封 文书人员。只对写明本部门的。其它分办。要细心。登记 文书人员。收文登记薄。方式：薄册式；联单式和卡片式。分办 有关指点、部门和承办人员。便函、请帖、广告等，不登记。直接交有关部门和人员传阅 各指点和部门。以文书人员为中心。称“轮辐式

6、。和。拟办 秘书部门担任人或业务部门承办人。署拟办人姓名和日期。批办 指点。“批办意见栏。承办 有关部门或人员。关键性环节。可向指点反映意见，拟出复文请有关部门会商，签名后报指点。催办 时限。秘书部门。注办 也称办复。 经办人。三、发文办理程序拟稿。第一个、关键性环节。审核。部门担任人或有阅历的秘书。六查：能否需求行文口头、电报、面谈的就不，与已有文件冲突的不再；签发。指点人。在职权范围内。缮印。打字员。校正。双人对制。一校一读。用印。日国务院上不压正文，下骑年盖月。登记。薄册式。封发。邮递，机要交通和专人。 第三节 公文立卷任务 一、公文立卷及其意义 一立卷与案卷 立卷是指文书部门将曾经办理

7、终了的具有一定查考利用价值的文件资料，按照它们在构成过程中的联络和一定的规律组成案卷。案卷也称卷宗，是指有关某一总是或某一任务活动的系统的、具有亲密联络的文件资料组合体。是文书档案的根本保管单位和统计单位。 办理终了，不是文件内的事情办理终了，而是指在公文处置程序上曾经办理终了。指点指点性文件有普遍意义，不要求马上回答，发文之后就可归档。收文一段时间再归档。不用办复的收文，传阅后就可归档。问性文件，可归档。艰苦问题，需求长时间的，有许多小问题，只需其中某项详细问题已处理，也可以归卷。正在办理的，依然处于公文运转办理过程的文件，不能马上立卷。有一定参考价值的立卷。如普通性学术会议通知。按照文件在

8、自然过程中构成的联络和一定的规律组成案卷。案卷是文书档案的根本保管单位和统计单位。二立卷意义坚持文件之间的历史联络，便于查找利用。维护文件的完好与平安，也便于文件的保管。为档案任务打下根底。二、立卷任务的组织 一文书部门立卷制度 和 二立卷的分工。文件以本机关为主。 上级下文。综合性的，由秘书部门立卷。专业性、业务性由业务部门立卷。本机关文件。秘书部门起草的，业务部门起草的，各自立卷。结合行文，其它机关只保管印制本。下级来文，部门谁办谁立卷。会议文件，业务部门召开，自立卷。三、立卷的原那么和方法原那么。坚持文件之间的历史联络，区分保管价值，便于保管和利用。根本方法 根据文件的特征组卷。主要方法

9、。问题特征。指内容所反映的问题、事物、事件、人物、 性质等具有的共同特点。表如今标题的事由上。是一种自然的、常用的、主要的方法。时间特征。文件构成的时间和文件内容所针对的时间。一是写成年立卷。二是针对年度立卷。三是复文年。四是转发时间。称号特征。文种特征。在数量不多时。作者特征。广州市政府。地域特征。广州市。通讯者特征。双方。灵敏运用六个特征。在一个案卷内结合运用两个至四个特征。问题特征是主要的。适当照顾文件的保管价值组卷，划分文件的保管期限。国家档案局年月日关于文书档案保管期限的规定。永久保管。一是本机关制定的法规政策性文件，重要问题的、重要会议的文件。二是属于本机关主管业务并要贯彻执行的重

10、要文件资料。长期保管。普通任务活动，在较长的时间内有参考价值的。年。短期保管。较短时间内有参考利用价值的。年以下。一是事务性的。二是非主管业务但要贯彻执行的，下级报来的普通总结报告报表。四、公文立卷的预备任务。不能等到一年终了时动手。一是事先编制好立卷类目，二是做好平常归卷任务。一立卷类目的编制。分类：一是综合类目，包含各部门在内运用的类目，二是分编的类目。制定者，普通是文书处置部门会同秘书部门、机关档案部门共同研讨编制。构造：主要由类名和条款组成。类名，即类别。一按任务性质分，二按组织机构分。条款，即条目。是类名之下一组文件夹的总标题。一个条款就是年终构成的一个案卷。，条款称号就是预先拟出的

11、案卷标题。留意：一是按照立卷特征来拟制，二是注明保管期限。顺序号，即文书处置号，简称条款号。一是大流水编号，二是分类流水编号，如-；-；-等。类名和条款的陈列呈表格式，即立卷类目表。二平常归卷任务 一是搜集。二是检查和调整。三是待归文件。四是无须立卷文件另设卷夹存放，年终销毁。 第四节 案卷整理与归档一、案卷的组合即组卷，是年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件资料进展调整立卷、卷内文件陈列和编号以及拟写案卷标题等一系列任务。 一调整立卷 留意：一是文件的成份，二是联络，三是数量，四是保管价值。根据国家档案局机关档案任务业务建立规范 二卷内文件的陈列和编号 陈列。按时间、问题、重要程度、文

12、号、作者、地域、通讯者、文种、人名笔画或拼音字母等顺序陈列。时间作者时间问题时间地域时间通讯者时间，等。在前的有：重要的，正件，印件卷内文件编号：以“页为单位，不以“张三拟写案卷标题 封面上最重要的工程，是内容的总概括。 构造及标法 根本构造：作者、关于问题的、称号三个根本部分。加时间、地域亦可。标明文件作者，尽量写全称。作者多，用习惯用法：如“某地域某县关于如“等五市关于“标明问题，是标题的中心，全面、准确、简练。标明文件作者。有的标题称号部分运用专门术语：案件资料，限于对某一案件、事件或某个人问题的调查和处置。来往文书，限于机关之间商洽普通性任务问题。资料，限于针对正式文件以外的辅助资料。

13、标明时间文件内容所针对的时间而不是文件构成的时间。只需方案总结等需求。标明通讯者。先写明甲方和乙方，然后写问题和称号。“某公司与某公司就#的往来文书标明地域。有的大的概念，如“各、“等留意：控制在二三十个字以内，最多不超越五十。备有专门担任制的“拟写案卷封皮草底。二、编目成卷任务指在组合案卷的根底上对卷内文件进展编目、装订以及案卷的陈列、编号等任务。 一编目填写卷内文件目录。：顺序号、文号、责任者、题名、日期等。备考表。用以注明文件需求阐明的情况。案卷封皮。工程：全宗称号、类目称号、案卷题名、时间、保管期限、件数等。 二装订与装盒带底稿的文件为正卷，应装订。第二套卷，即重份文件卷，应装盒。要求：整齐、结实，不影响阅读。不可用刀切。不装订的用“散装卷。硬皮