如何处理好会议管理工作

1、.：.；如何处置好会议管理任务 摘要：会议是各级各类机关管理的重要手段之一，任何机关要实施指点和管理，都离不开会议，有会议必有会议任务。加强会议管理任务，对于改良机关任务作风，提高任务绩效，发扬它在现代管理活动中具有积极作用。现当代的会议，就是有组织、有指点地召集人们商议事情的活动。会议是各级各类机关进展决策的重要工具，是集思广益、交流信息的重要方式，是协调任务、处理矛盾的有效手段。任何机关要实施管理，都离不开会议,有会议必有会议任务。做好会议任务，对于改良机关任务作风，消除“会灾，提高会议效率，发扬它在现代管理活动中的积极作用，具有非常重要的意义。因此对秘书人员来说，会议管理是主要的任务之一

2、。关键词：秘书 会议 管理任务一、会议的主要内容及作用如今，会议在他们的生活中有着非常重要的作用。人们总是经过会议对许多艰苦问题进展点头定案,进展决策，用以指点任务顺利进展。也可以经过会议对各种信息进展交流碰撞，举一反三，取长补短，就许多问题获得共识，构成更高价值的意见。还可以经过会议搜集各种信息，拟出各种可行方案，并进展反响调理。会议也是一致各级指点思想，协调各个业务部门任务的有效手段之一。普通规模小、会期短的会议，会议管理任务的内容就相对简单些；而规模大、会期长的会议，会议管理任务的内容就会非常复杂。假设按时间顺序划分，可以将会议管理任务分为会前的预备任务、会中的效力任务、会后的收尾任务。

3、会议任务的管理需求耐心、仔细，需求对会议管理任务流程有根本的了解。随着会议的普遍，会议管理任务中也存在着很多问题，下面我就来说说会议管理中存在的问题。二、会议管理任务中出现的问题会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是对秘书或者其他办公人员来说是件比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。这句话读起来琅琅上口，简明扼要，亦有一些企业将之张贴会议室一偶，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实践任务中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，皆存业界。 这些细微的缺乏之处，正是影响整个会议管理的关键要素。从整体看：一会议过多，会期过长，经济浪费严重

4、有些指点以为开会是处理一切问题的灵丹妙药，一遇到问题就开会，对会议的目的不明确，对为什么要开会、开会要到达什么目的和获得什么结果此类问题没有明确的回答就贸然开会，这样势必呵斥会议的失控，从而产生消极作用。还有些会议一开起来没完没了，本来半个小时就该有结果、就能把问题说清楚的会议非要开二、三个小时，殊不知人的精神毕竟有限，并要受生物钟影响，台上人兴致盎然高谈阔论的时候，台下人早已无心恋战。会期越长，费用越多。从我国目前的现状来看，从上到下普遍存在着会议过多、会议会期过长、会议规模过大、会议质量不高的问题。“会海已成为机关任务的一大“公害。它的危害只需有三方面：与会者时间、精神的浪费，精神浪费和信

5、息的反复和浪费。 二与会者关系不融洽与会者由于知识构造、文化素质、个人阅历、所处位置及部门的不同，对同一问题难免有不同看法，产生意见分歧。假设不能正确对待和妥善处置意见分歧，那么有能够产生冲突，进而影响会议的正常进展，降低会议的效率，甚至使会议目的无法实现。三会议环境不适宜不利的环境的主要表现为：周围环境嘈杂，室内气候条件不佳，视听视觉辅助设备效果不佳，室内空间狭小，坐椅不温馨，灯光昏暗，手机铃声不断，等等。这些都会影响与会人员的心境，降低会议的效率。四任务态度不端正任务人员态度散漫，经常用敷衍的态度来对待任务，会擅自脱岗，推卸责任，呵斥不能及时传达上级重要指示、会议精神或反映会议发生的艰苦紧

6、急事情，导致会议效率低下。这些会议问题正是导致整领会议目的未能实现，效率低下的结果三、会议管理存在问题的成因分析一没有明确会议的目的由于会议的目的不明确，所以每次开会都处理不了问题。有的会议虽然有目的，但目的过于笼统和空洞，同样也收不到应有的效果，因此只能添加开会的次数。过多的会议，使指点者堕入会海之中，以致影响各级组织的正常任务。据统计，我国许多秘书或秘书部门大量的任务时间都用于承办各种会议，许多指点终身大部分任务时间被各种会议占用。当前，就有很多会议都是层层开，层层传达，贯彻同一件事情，为开会而开会，走过场，搞方式，本来三言两语就有结果的问题，却要人们反复讨论、争辩，不仅呵斥信息流通的反复

7、、交叉和浪费，同时更浪费人们的时间和精神，还有能够引发新的矛盾，产生新的问题。这种流于方式的会议开得过多，势必呵斥指点干部脱离群众，高高在上,成为官僚主义者。二没有选择适宜的会议地点秘书人员及秘书机构没有根据会议的大小，选择适宜的场地，呵斥会议经费的浪费。据统计，我国会议经费，在方案经济时期，虽有审批等方式制约，但呈逐年上升趋势；现今，在市场经济大环境下，会务费的膨胀，会议档次的提高，更使会议经费上升加快。特别是如今不少会议，地点选在旅游胜地及奢华酒店，把开会与旅游结合起来，把开会与滥发昂贵的留念品结合起来，往往大摆宴席，比档次、比规模。由此，乃至滋长不正之风，甚至出现利用会议敛财，收取各种名

8、目的资助费、会务费、广告费，,给国家和组织带来很大的浪费。 (三)任务人员没有尽责做好任务。主要表如今以下几方面：一是不及时通知与会者召开会议的目的，致使大家无法清楚的知道会议的主体。二是不准时到场。有些指点不以身作那么，开会时经常迟到，浪费大家的时间。三是官气十足。有些指点开会时讲话内容空洞，装腔作势，官腔十足。四是搞方式主义。有些会议外表上是为听取大家的意见，但最终还是指点说了算。五是“控制会议。有些指点在会上把大部分时间用在讲一些无关紧要的话上，谈到关键问题时又闪烁其词，东拉西扯，逃避主要问题。还有些指点喜欢借助一些信号，如看手表、打哈欠、插话，来显示本人时间紧、位置重要。四、正确处置睬

9、议管理任务的对策和方法。一做好会议前的预备。有“会而议，议而决，决而行，行而彻这句话，其实前面要加上另外三个字，就是“备而会即预备会议。在召开会议之前假设没有做好会议预备，那么还不如不要开会，这样的会议注定是一个失败的会议。因此，会议召集者必需做好会议预备任务。会议通知内容里须写明会议时间，会议地点，与会者，会议讨论主题，假设要求与会者携带笔记本或者汇报资料等，也必需在会议通知中备注阐明。如此，与会者方可有备而来。 二确定会议目的，提高会议质量。开会要讲究会议质量。开会打、开会抽烟耳语，开会迟到早退，开会时间过长，会上不说，会后发牢骚等景象，都是会议质量不高，会风不好的典型例子。 首先，普通会

10、议召开过程中必需规定三个角色：一是主持人，二是记录人，三是调度人。这三个角色中，会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布会议开场、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。调度人，起到把握整个会议主题，以防跑题的作用。普通由与会者中职位最高者担任，担任控制会场次序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。可以在会议中设一个停车场，将相关的在此次会议上一时无法得出定论的议题，暂时放入停车场，留到以后机动的时间里讨论，以防止影响会议的进程。在很多时候这个停车场是非常有用的。记录人，详细记录会议的要点和细节，预备会议纪要，以便于会后做出客观的会议评价。记录人起到一个支持的

11、作用，担任准确记录会议的要点并发放会议纪要，最后确认执行人及完成时间。 其次，制定会议制度，严厉会议纪律。有一家企业在会议制度中采用了一个“现场捐款的方式，规定：与会者每迟到一分钟，现场捐款元；会议过程中，铃声每响一次，现场捐款元，手机等通话工具必需处于震动形状或者关机形状。为什么要突出“现场两字？由于执行一个制度必需求求快捷迅速，这样被处分者才干在第一时间里知道错误所在，处分不是目的，而是让受罚者不要犯下同样的低级错误。 此外，开会切忌条条框框。有些会，一走进会场就能感遭到一种死气沉沉的气氛。与会者害怕在会场上发表本人的看法，害怕本人的观念得罪了对方，于是就选择了沉默。但是等到会议一终了，就

12、会满腹牢骚。而有些会气氛却刚好相反，与会者各抒己见，滔滔不绝，有时候为了一个问题争得面红耳赤，拍桌子瞪眼睛的，张三把他的观念论述着本人的观念，李四据理坚持本人所想的方案，此时由主持人或者调度人决议采用哪个方案，不论接受谁的方案，但是走出会议室，大家还是喜笑颜开，都可以严厉去执行会上决议的方案。 同样是开会，前者带来的是恶性循环，后者带来的是良性循环，只需构成了良好的会风，那么很多扯皮的问题就会迎刃而解，这就是“会而议，议而决，决而行 三正确选择的会议方式。会议特别耗费时间、人力、财力、物力，在某些情况下，会议并不是沟通讯息的最正确方式，也不是任何问题都可以经过开会来处理，所以，每次开会前都有必

13、要对开会的必要性进展质疑，做到能不开的会坚决不开，可开可不开的会尽量不开，必需召开的会尽量少开。普通平常的会议，都是采用几个与会者聚在一个会议室里开会的方式进展，他们称之为“会场式会议。“会场式会议场地应该选交通便利，大小适宜，场地租借的本钱合情合理的地方，会场布置的简约大方即可。随着信息技术的开展，会议方式也越来越多，会议的档次也显得越来越高。诸如“电视会议等新兴词汇纷至沓来。如今，、MSN、SKYPE等聊天工具上都设有“约请的功能，无论与会者在北京、上海，还是在美国、欧洲，只需商定一致的时间上线，相互约请，就可以立刻在聊天工具上进展开会了。加之视频设备，与会者之间都可以听到对方发言，而且可

14、以看到彼此，会议效果一点不亚于“会场式会议。这种会议方式，由于完全依托网络存在，节省了差旅费、会议资料本钱费等各种费用，简便而经济，他们称之为“网络式会议。四周到的效力。会议任务的本质就是为会议效力。周到效力既是开好会的重要条件,也是会务人员作风的表达。这一原那么要求全领会务人员都要热情地为会议效力,为与会人员效力。做到热情接待与会人员,周到安排任务与会人员的食宿,搞好医疗保健和文化文娱活动,想方设法购买与会人员的返程车、船、机票,和蔼解答与会人员提出的问题,自动征求与会人员对会务任务的意见,努力为与会人员发明一个良好的生活环境,使他们集中精神开好会议。 五不可忽视会议的检查任务。会议组织者除

15、了通知、组织会议外，还有一个义务就是保证会上决议的任务义务得到全面贯彻。很多企业开会，会上决议的事情很多，但是往往不当场明确任务义务的完成时间，导致会后任务义务迟迟不能完成。所以，支持人在会上在充分讨论一个事情后，必需马上决议此事的担任人、需求协调的部门以及完成时间。接着，会议组织者在会议终了后要检查督办各项事情的完成情况，只需做好了检查check这个环节，会议管理才最终真正告一段落。 (六)注重会议严密任务。组织任何规模的会议，秘书部门都要高度注重会议的平安严密问题,切不可掉以轻心。大型会议应该根据会议的性质和平安义务的轻重,专门设立会议平安捍卫组。确保会议的平安,就是保证与会人员的人身平安和会议文件平安。会议任务人员要真实履行职责，加强会议的严密管理，对会议文件、资料要登记发给会议代表，需求集中管理的文件，会议休会期间要及时收回。会议终了时，应将涉密会议文件一致收回，允许与会代表带回的，需求发给有