中国科学技术大学网络学院 - 中科大继续教育学院- 中国科学技术大学

1、Essentials of Computer ApplicationsChapter 4 Excel - Table Processing Software中国科学技术大学网络学院 李艺E-Mail: 1目 录 第一章 计算机根底知识 第二章 Windows 操作系统 第三章 Word 文字处理 第四章 Excel 电子表格 第五章 PowerPoint电子演示文稿 第六章 计算机网络根底 第七章 Internet的应用 第八章 信息平安与网络道德 第九章 计算机多媒体技术24 概述电子表格软件是用于数据处理的软件，它对由行和列构成的二维表格中的数据进行管理，能运算、分析、输出结果，并能制作出

2、图文并茂的工作表格。电子表格中的每一个单元可以存储的数据并不是简单的数值，而是字符、数值、变量、公式、图像和声音等信息。Excel 2000可以广泛地应用于金融、财税、行政、个人事务等领域，有助于提高工作效率。 34.1 Excel 2000中文版的启动与退出 4.1.1 Excel 2000的启动单击“开始按钮，在“程序选项的子菜单中单击Microsoft Excel 选项。单击已存在的电子表格文件启动Excel，同时也翻开了该文件。如果桌面有Excel 2000快捷方式图标，双击快捷图标。4 4.1.2 Excel 2000的退出退出Excel 2000的方法有：单击应用程序标题栏最右端的

3、关闭 按钮。翻开“文件菜单，单击“退出命令。如果退出前文件已被修改，系统将提示是否保存修改的内容，这时可根据是否要保存文件来答复“是或“否。5Excel 窗口 标题栏菜单栏“格式”工具栏“常用”工具栏名称框编辑栏工作表拆分框列标行标状态栏工作表标签表标签拆分框工作表拆分框活动单元格4.1.3 初识Excel 2000 的窗口界面6“常用工具栏按钮功能说明7“格式工具栏按钮功能说明 8编辑栏编辑栏：用于显示活动单元格中的常数或公式，用户可以在编辑栏中输入或编辑数据及公式，编辑完后按Enter键或单击“输入按钮 接收所做的输入或编辑，编辑栏如下图。当用户在编辑公式时，名称框自动显示为函数选择框。

4、91标题栏 名称框与编辑框2菜单栏3工具栏4数据编辑区 单元格、单元格地址 每个长方形表格成为单元格 每个单元格都有固定的地址，其标记是以列加行号来表示的 最大列号为IV926+22=256最大行号为655365状态栏6工作簿窗口一般隐藏，单击复原按钮会出现10 工作表和工作簿窗口 在WORD中我们处理的是文档，在EXCDEL中我们直接处理的是工作表，假设干个工作表的集合成为工作簿有工作簿标题拦 ，工作簿是一个文件扩展名为.xls 一个工作簿最多可有255个工作表，默认为3个：sheet1、sheet2、 sheet3。表格之间可以右击按钮 互换为当前可编辑的表格。点击表名字也可以。 单元格与

5、当前单元格(当前地址在名称框内) 使用帮助11工作表区工作表区是工作表的整体，它包含着工作表中的全部元素，有单元格、网格线、行号、列标、滚动条和工作表标签。行号与列标。行号是位于各行左侧的灰色编号区，行号范围为：165536；列标是位于各列上方的灰色字母编号区，列标一般采用字母编号，其范围为：AIV即：A、B、C、Z、AA、AB、HZ、IA、IV。它们分别标记着工作表中单元格的行和列。一张工作表由65536256个单元格组成。Excel 2000工作区 12工作表标签 工作表标签。工作表标签位于工作簿窗口底部，显示着工作表的名称，如图3.65所示。其中高亮显示的工作表为当前编辑的工作表。可以单

6、击相应的工作表标签进入其他的工作表进行编辑。“工作表标签滚动”按钮工作表标签13当工作簿中包含了多张工作表时，可以滚动显示工作表标签，方法是：单击标签栏左端的“工作表标签滚动按钮。工作表：新建的工作簿文件默认的工作表有3张，工作表名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3。一个工作簿最多可以包含255张工作表。工作表的管理可以通过工作表标签进行操作，右击工作表标签，将弹出快捷菜单，可以选择插入、删除、重命名、移动或复制工作表。工作表的排列顺序可以单击工作表标签后直接进行拖动操作。 14单元格：工作表是由65536256个单元格组成的表格，单元格存放着最根本的信息元。每一个单元格都有行号

7、和列标，其表示的方法为列标和行号的组合列标在先、行号在后，例如，“B15表示B列第15行对应的单元格，这样的表示方法又称为单元格地址或单元格引用。活动单元格：用户选中的，或用户正在编辑的单元格。它被一个较粗的框线包围着，它的地址显示在编辑栏的名称框中。如图的工作簿窗口中，活动单元格为D4。也可以对单元格引用进行自定义，例如在名称框中输入“qq，那么D4和qq都可以表示D4单元格。填充柄：活动单元格的右下角有一个小黑点，称为填充柄，当用户将鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针呈黑十字形状，拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中。 15窗口操作 操作类型操作方法窗口切换单击“窗口”菜单下的Excel文档

8、名；或者在任务栏上单击对应的按钮窗口重排单击“窗口”菜单下的“全部重排”命令拆分窗口单击某单元格，使用“窗口”菜单下的“拆分”命令，拖动分隔线取消拆分单击“窗口”菜单下的“撤消拆分窗口”或双击分隔窗格的拆分条冻结窗格单击“窗口”菜单的“冻结窗格”命令项取消冻结单击“窗口”菜单的“撤消冻结窗格”命令项缩放窗口单击“视图”菜单下的“全屏显示”或“显示比例”命令Excel允许同时翻开多个工作簿Excel文档进行编辑。工作簿窗口的操作方法如上表所示。16拆分窗口：当工作表中包含了大量的数据时，用户可以将正在编辑的活动Excel文档窗口拆分窗格，使得同一个Excel文档在上、下两个窗格或左、右两个窗格内

9、显示内容。利用拆分窗口，用户可以在屏幕上同时显示第1行和第100行的数据，如以下图所示。冻结窗格：用于冻结活开工作表中的上窗格、左窗格或同时冻结两者。“冻结窗格后，这时只有一个垂直滚动条和一个水平滚动条，用户可以在滚开工作表时，使行列标题保持在视线之内。冻结标题并不影响打印输出。 174.1.4 Excel操作的鼠标指针 在Excel 2000的窗口中移动鼠标指针时，在不同的区域会有不同的显示形状，分别表示不同的状态，可以进行不同的操作。鼠标指针的各种形状及根本功能如下表所示 。18鼠标指针形状及其功能 指针形状出现位置功 能单元格、行号、列标中选择一个或多个单元格标题栏、工具栏、菜单栏、滚动

10、条、活动单元格或选中的单元格区域的边框等选择命令、移动窗口、滚动行和列、选择工作表以及移动或复制选中的单元格中的数据等编辑栏的编辑框和名称框、正在编辑的单元格等所有可以输入内容进行编辑的地方单击后可以编辑数据填充柄拖动填充单元格列标或行号中的两列或两行之间拖动改变行高或列宽窗口的水平或垂直或交叉的拆分条上拆分或取消拆分窗口、改变窗格大小窗口边框或窗口角调节窗口大小在工作表标签上拖动时出现用于移动或复制工作表用“帮助”菜单的“这是什么”命令项时单击某个目标，可以得到有关帮助信息19 4.2 创立表格 4.2.1 工作簿工作簿Workbook：是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文

11、件。每一个工作簿由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。工作表Worksheet：是工作簿的一局部，也称作电子报表。20 认识电子表格数据规律排列由公式自动重算建立根本概念214.2.2 工作表操作 工作表更名方法一：双击要更名的工作表名，输入新的工作表名。方法二：右击要更名的工作表标签，在快捷菜单中选择“重命名命令，输入新的工作表名称。插入工作表：用户可以根据需要插入新工作表。方法一：单击工作表标签，单击“插入菜单下的“工作表命令，将在该工作表前插入一张新工作表。方法二：右击工作表标签，在快捷菜单中单击“插入命令，在“插入对话框中选择“工作表，将在该工作表前插入一张新工作

12、表。 22删除工作表：工作表删除后，将无法撤消删除操作。方法一：单击要删除的工作表标签，单击“编辑菜单下的“删除工作表命令并进行确认。方法二：右击要删除的工作表标签，在快捷菜单中单击“删除命令并进行确认。移动或复制工作表方法一：单击工作表名，如果要移动该工作表，就拖拽鼠标将该标签至相应位置后再松手；如果要复制该工作表，就在按下Ctrl键的同时用鼠标拖动该标签至相应位置后松开鼠标左键。方法二：右击工作表标签，在快捷菜单中单击“移动或复制工作表命令，在“移动或复制工作表对话框中选择该工作表将移动或复制到哪个工作簿文件中的哪张工作表前。对话框中的“建立副本复选框打上表示复制操作，否那么表示移动操作。

13、方法三：单击工作表标签，再单击“编辑菜单下的“移动或复制工作表命令，与方法二一样进行操作。23在工作表中输入数据输入数据时要先定位单元格：单击要输入数据的单元格或在名称框输入单元格地址。接着在单元格中或编辑栏中键入数据。数据输入后可以按Enter键激活下方的相邻单元格或Tab键激活右边的相邻单元格或定位新的单元格结束数据的输入。Excel工作表包含了两种根本数据类型：常量和公式。常量又分为数值、字符、日期等类型；公式那么是以“=开头的由运算符、单元格引用、函数等组成的表达式。 24Excel中的选择操作Windows应用程序的操作特点是先选后做。Excel也是这样操作。单元格的选择：可以选择一

14、个，也可以选择多个，还可以选择假设干行、假设干列，操作方法如下表所示 。选定多个单元格，可用鼠标单击任意一个单元格，或单击键盘上的光标移动键。 25单元格选择 选择项目方 法一个单元格单击要激活的单元格在名称框中输入单元格地址，按Enter键使用键盘上的光标移动键矩形区域单击区域左上角的单元格，然后沿对角线方向拖动鼠标单击区域左上角的单元格，然后按住Shift键再单击对角线方向的右下角单元格在名称框中输入矩形区域的地址，按Enter键多个不相邻单元格先选第一个单元格（或矩形区域），再按住Ctrl键并单击其他单元格一行一列相邻行列鼠标单击行号列标相邻的行列、在行号列标上拖动鼠标从第一行列到最后一

15、行列单击第一个行号列标，再按住Shift键单击最后一行列的行号列标单击第一个行号列标，再按Shift键和光标移动键不相邻的行列用鼠标单击某一行号列标，按住Ctrl键再分别单击其他的行号列标26工作表的选定用户可以选择一张或多张工作表进行操作。选择工作表的方法如下表所示。选择工作表 选择项目方 法单张工作表用鼠标单击所需的工作表标签多张相邻工作表先单击第一张工作表标签，按住Shift键后单击所要选的最后一张工作表标签多张不相邻表先单击某张工作表标签，再按住Ctrl键后单击每一张需要的工作表标签所有工作表右击任一工作表的标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令27取消多张工作表的选定：右击任

16、意一张工作表的标签，在弹出的菜单中选择“取消成组工作表命令。如果用户选定了多张工作表，那么在活开工作表中的输入或编辑将同时对其他选择的工作表起作用。例如，用户同时选择了Sheet1和Sheet3两张工作表，如果现在屏幕上显示的是Sheet1工作表，当用户在A1中输入文字“计算机后，那么Sheet3的A1单元格中的数据也是“计算机。 28修改、插入和删除修改数据：可以采用如下方法：方法一：选择单元格，用鼠标单击编辑栏的编辑区，在编辑区中进行修改操作。方法二：双击要修改的单元格，这时在单元格中出现插入点，然后进行插入、删除等操作。 注意：假设用户在选择了该单元格后，直接键入数据或按Delete键，

17、会删除原有的数据。如果用户在键入数据确认以前，又想恢复原来的数据，可以用鼠标单击编辑栏中的“取消按钮“，也可以按Esc键。如果按了Delete键，又想恢复原来的数据，那么可以单击“撤消命令。29插入：可以根据需要在表格中插入单元格、插入列或插入行。插入单元格：可以插入一个或多个单元格，如果不是插入整行、整列，那么新插入的单元格总是位于所选单元格的上方或左侧。插入单元格的操作步骤如下：选择一个或多个单元格。单击“插入菜单下的“单元格命令项；或右击选中的单元格，在快捷菜单中选择“插入命令项。这时弹出一个“插入对话框，如下图。用户可以在该对话框中选择如下插入方式之一：30“插入单元格对话框 活动单元

18、格右移：插入与选定单元格数量相同的单元格，并插在选定的单元格左侧。活动单元格下移：插入与选定单元格数量相同的单元格，并插在选定的单元格上方。整行：整行插入。插入的行数与选定单元格的行数相同，且插在选定的单元格上方。整列：整列插入。插入的列数与选定单元格的列数相同，且插在选定的单元格左侧。用户选择其中一项后，单击“确定按钮。 31插入行列：一般采用如下步骤：选择假设干行列。单击“插入菜单的“行或“列命令项，或单击快捷菜单中的“插入命令项。这时，在已选择的行列的上方左侧插入了与选定行列数目相同的行列。32去除和删除Excel的每个单元格都包含着本身显示的内容信息，还包含着对单元格设置的格式信息，同

19、时有些单元格可能还有批注信息。可以通过去除操作去除单元格中的全部信息或局部信息，但并不删除单元格；而删除操作将在删除全部信息的同时一起删除了单元格。去除或删除操作可以对所选择的单元格、矩形区域、行和列进行。 33去除：选择去除对象，单击“编辑菜单下的“去除命令，在下一级子菜单中，根据需要选择“全部、“格式、“内容和“批注之一。其中子菜单中的选项含义为：全部：从选定的对象中去除所有内容和格式，包括批注和超级链接。格式：只删除所选对象的格式，如字体、颜色、底纹等，不删除内容和批注。内容：删除所选对象的内容，即删除数据和公式，不影响单元格格式，也不删除批注。批注：只删除插入到所选对象的批注。说明：选

20、择对象后，按Delete键等同于“编辑“去除“内容操作。 34删除单元格。可以删除一个或多个单元格，步骤如下：选择一个或多个单元格，单击“编辑菜单的“删除命令项，或单击快捷菜单的“删除命令项。这时弹出一个“删除对话框，如右图所示。用户在对话框中选择选项后，单击“确定按钮。 “删除对话框 35删除行列：步骤如下：选择要删除的假设干行列，再单击“编辑菜单的“删除命令项，或在快捷菜单中单击“删除命令项。这时，下方的行右侧的列向上向左移动。移动和复制移动：单元格中局部数据的移动：先选择这些数据，然后使用“剪切和“粘贴命令。其中选择局部数据的方法为：双击包含要移动内容的单元格，在单元格中选定要移动的局部

21、字符；或者单击包含要移动内容的单元格，在编辑栏中选定要移动的局部字符。 36工作表中数据移动：可以使用“剪切和“粘贴命令，也可以使用鼠标拖动的方法。使用鼠标拖动的操作步骤为：选择需要移动数据的单元格一个或多个成矩形区域的单元格。将鼠标指针移到选中的单元格区域的边框，当鼠标指针变成形状时，拖动鼠标到需要数据的位置。移动后，新位置上单元格原有的数据消失，被移过来的数据所覆盖。如果在移动时，同时按住Shift键，那么选择的这些单元格将插在新位置的左侧或上方。 37复制单元格中局部数据的复制。操作过程与数据移动根本一致，只要将“剪切命令，改为“复制命令就可以了。工作表中数据复制。工作表中数据复制可以使

22、用剪贴板命令，也可以使用鼠标拖动的方法。使用鼠标拖动的操作步骤与移动操作类似，只是在拖动时，应同时按住Ctrl键。复制后，新位置上单元格原有的数据消失，被复制过来的数据所覆盖。 如果用鼠标拖动的操作方法在不同工作表中进行数据的移动或复制，要单击“窗口下的“新建窗口命令，再单击“窗口下的“重排窗口命令，然后在两个窗口中分别选择相应的工作表标签，再进行鼠标拖动操作。同样在不同工作簿文件中进行数据的移动或复制，先要分别翻开工作簿文件，再单击“窗口下的“重排窗口命令，然后可以在两个窗口的活开工作表中进行鼠标拖动操作。38查找与替换查找和替换是编辑中最常用的操作之一，与Word类似，通过“编辑菜单下的“

23、查找命令，用户可以快速地找到某些数据的位置。通过“替换命令，用户可以统一修改一些数据。另外，Excel中的替换命令也可以一次去除成批数据，即“替换值中不输入任何字符或数据，直接单击“替换按钮或“全部替换按钮。 394.3 公式和函数 公式是电子表格最重要的核心局部，它是对数据进行处理的等式。Excel提供了许多类型的函数。在公式中利用函数可以进行简单或复杂的计算和数据处理。 公式Excel中的公式是以等号开头的式子，语法为：“=表达式。表达式是操作数和运算符的集合。操作数可以是常量、单元格或区域引用以及Excel函数。404.3.1 运算符Excel中运算符有5类：它们是算术运算符、文本运算符

24、、比较运算符、逻辑运算符和引用运算符。算术运算符： 负号(-)、百分数(%)、乘幂()、乘(*)、除(/)、加(+)和减(-)。 运算优先级：高 低 如公式：=5/5%，表示，值为100；公式：=5+23/2+1，表示+1，值为。 41文本运算符Excel的文本运算符只有一个，就是“&。作用是将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值，如公式：=“Windows&“操作系统，值为：Windows操作系统；又如单元格A1储存着“中国，单元格A2储存着“科大均不包括引号，那么公式：=A1&A2，值为：中国科大。比较运算符：比较运算符有：等于=、小于、小于等于=、不等于。使用比较运算符可以比较两个值。

25、比较的结果是一个逻辑值：TRUE或FALSE。TRUE表示条件成立，FALSE表示比较的条件不成立。42例如，公式：=5=4，表示判断5是否等于4，其结果显然是不成立的，故其值为FALSE；又如公式：=10051，表示判断100是否大于51，其结果显然是成立的，故其值为TRUE。 数值的比较按照数值的大小进行；字符的比较按照ASCII码的大小进行；汉字的比较按照机内码进行一级汉字是按拼音顺序排列的。例如，公式：=“milk“juice，其结果是TRUE，因为字符m的ASCII码大于字符j的ASCII码，所以“milk“juice成立。43引用运算符：作用是产生一个引用，引用运算符有：冒号:、逗

26、号,、空格和感慨号!，使用引用运算符可以将单元格区域合并进行计算。冒号:区域运算符，以左右两个引用的单元格为对角的矩形区域内所有单元格进行引用。例如A1:B3表示对A1、A2、A3、B1、B2、B3这6个单元格的引用。逗号,合并运算符，它将多个引用合并为一个引用。例如A1:A3,C1:C3表示对A1、A2、A3、C1、C2、C3这6个单元格的引用。空格:交叉运算符，它取引用区域的公共局部又称为交。例如A1:D5 C3:F7是A1:D5区域和C3:F7区域的公共局部，即对C3:D5区域的引用。感慨号!:三维引用运算符，它可以引用另一张工作表中的数据，其表示形式为：工作表名！单元格引用区域。44引

27、用的作用：是标识工作表上的单元格或单元格区域，指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，用户可以在公式中使用工作表中不同单元的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。用户还可以引用同一工作簿中其他工作表中的数据 。45例： 对工作簿文件中的“课程1成绩工作表的成绩进行统计。操作步骤如： 翻开，选择“课程1成绩工作表。在C2C31中依次输入各学生的平时成绩；在D2D31中依次输入各学生的期末成绩。在A32输入“平时比例：、在B32输入“30%。在A33输入“期末比例：、在B33输入“70 。 统计各学生的总评成绩：总评成绩的计算方法是“平时成绩*平时比例+期末成绩*期末比例。单击E2单元格，输

28、入公式“=C2*B32+D2*B33，按Enter键，E2中显示按公式计算后的总评成绩。接着可以依次在E3E31中分别输入相应的总评计算公式，也可以用下面说明中提到的公式复制的方法计算出E3E31的总评成绩。 46说明： 在公式中我们不输入单元格中的数据，而是输入单元格的名称，让计算机自动引用该单元中的数据。这样做的好处是，一旦被引用的单元格中的数据发生了变化，公式的计算结果会自动根据引用对象的最新数据进行调整。例如，将B32修改为“40%、B33修改为“60%，不需要修改公式，总评一列会自动得到最新的计算结果。在进行复制操作时，如果被复制的内容是公式，而且公式中又包含引用，那么复制后的结果会

29、因为公式中引用的方式自动进行调整。Excel中单元格的引用可分为3种：相对引用、绝对引用和混合引用。 47相对引用：直接用列标行号表示的引用。在复制包含相对引用的公式时，Excel会自动调整公式中的引用，将引用数据与公式的相对位置同时复制给其他单元格。所以如果将E2中的公式“=C2*B32+D2*B33复制粘贴到E3，E3中的公式会自动调整为“=C3*B33+D3*B34，所有的引用都随着目标下移了一行，但这不是我们希望的结果。我们希望E3的公式应该是： “=C3*B32+D3*B33，也就是说平时成绩和期末成绩采用相对引用，而平时比例和期末比例不应该采用相对引用。 48绝对引用：在列标和行号

30、前各加一个“$符号，这样在复制包含绝对引用的公式时，引用不会发生变化。所以，我们应该将E2的公式修改为：“=C2*$B$32+D2*$B$33，这样当我们再将E2的公式复制到E3时，E3的公式就是：“=C3*$B$32+D3*$B$33。将E2中的公式复制到E3 E31，就完成了对所有学生的成绩总评计算。复制操作也可以通过向下拖动E2的填充柄完成。 49混合引用：只在列标或行号前加“$符号，就构成只对列进行绝对引用或只对行进行绝对引用。例如E2的公式也可以修改为：“=C2*B$32+D2*B$33，其中B$32和B$33是绝对行引用，这样当E2的公式复制到E3时，它们两个的行号不会发生位移，E

31、3的公式是：“=C3*B$32+D3*B$33，仍然可以正确求得总评成绩。 504.3.2 函数 函数是一些预定义的公式，使用函数名和参数可以让这些公式按特定的顺序或结构进行计算。函数的语法为： 函数名参数,参数, 其中括号是不可少的，参数根据不同的函数而定，可以有0个或多个，这些参数可以是数字、文本、逻辑值TRUE或FALSE、单元格引用、公式或其他函数等，给定的参数必须能产生有效的值。 函数分类：数学与三角函数、统计函数、日期与时间函数、财务函数、数据库函数、信息函数、逻辑函数、文本函数和查找与引用函数等。也可以通过使用Visual Basic for Applications来创立自定义

32、函数。51求和函数SUM格式：SUMnumber1，number2，。功能：返回参数所对应的数值之和。 例如：A1:A4中分别存放着数据14，如果在A5中输入：=SUMA1:A4，10，那么A5中显示的值为20，编辑栏显示的是公式。输入公式可以采用以下几种方法： 方法一：直接输入。单击A5单元格；输入：=SUMA1:A4，10后按Enter键。方法二：公式中的引用不需要输入，直接用鼠标选择单元格或区域，单元格或区域的引用就会出现在公式中。具体操作步骤如下：单击A5单元格；输入：=SUM 。选择单元格A1:A4用鼠标A1单元格拖动到A4单元格，继续输入：，10。按Enter键。52方法三：利用函

33、数选项板，具体步骤如下： 单击A5单元格，再单击 按钮，在“粘贴函数对话框中选择SUM函数，出现“SUM函数选项板，如下图。在“SUM函数选项板中Number1参数自动出现了A1:A4的区域引用。如果需要，用户还可以通过“隐藏对话框按钮重新选择引用的单元格或区域。在Number2中输入10。单击“确定按钮。 53“隐藏对话框按钮“SUM函数选项板 54求平均值函数格式：AVERAGEnumber1，number2，功能：返回参数所对应数值的算术平均数。说明：该函数只对参数中的数值求平均数，如区域引用中包含了非数值的数据，那么AVERAGE不把它包含在内。例如，A1:A4中分别存放着数据14，如

34、果在A5中输入： = AVERAGE(A1:A4,10)，那么A5中的值为4。 因为(1+2+3+4+10)/5。又如，在上例中的A2和A3单元格分别输入了汉字：“英语和“计算机，那么A5的值就变成了5，即为(1+4+10)/3，A2和A3虽然包含在区域引用内，但并没有参与平均值计算。55MAX和MIN函数格式：MAXnumber1，number2， MINnumber1，number2，功能：求求参数表中对应数字的最大值或最小值。例如：D2F2单元格中分别储存着：9、8和7，那么=MAXD2:F2和 =MIND2:F2的值分别为9和7。 56取整函数INT格式：INTnumber功能：返回一

35、个小于number的最大整数。例如，A1单元中存储着正实数，求出A1单元格数值的整数局部，可以使用：=INTA1，求出A1单元格数值的小数局部，可以使用：=A1-INTA1。又如，=int-3.1的值为-4。57四舍五入函数ROUND格式：ROUNDnumber，num_digits。功能：返回数字number按指定位数Num_digits四舍五入后的数字。说明：如果num_digits0，那么舍入到指定的小数位；如果num_digits=0，那么舍入到整数。如果num_digits=60、计算机等。 59条件函数IF格式： IFlogical_test，value_if_true，value

36、_if_false功能：根据条件logical_test的真假值，返回不同的结果。假设logical_test的值为真，那么返回value_if_true，否那么，返回value_if_false。用户可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。 60逻辑与函数AND格式：ANDlogical1，logical2，。功能：所有条件参数logical1，logical2最多30个的逻辑值均为真时返回TRUE，否那么只要一个参数的逻辑值为假就返回FALSE。该操作称为“与操作。说明：参数必须是逻辑值，或者包含逻辑值的引用。例如，公式：=AND35, 71, 8=4+4，其值为FALSE，因为35的值

37、为假。61逻辑或函数OR格式：ORlogical1，logical2功能：所有条件参数logical1，logical2最多30个中只要一个参数的逻辑值为真，返回TRUE；否那么返回FALSE。该操作称为“或操作。其中，参数用法与AND函数相同。例如，公式：=OR35，01，8=4+4，其值为TRUE，因为8=4+4的值为真TRUE。 62逻辑非函数NOT格式：NOTlogical功能：对参数值logical求反。假设参数的逻辑值为真时返回FALSE；参数的逻辑值为假时返回TRUE。该操作称为“非操作。其中，参数用法与AND函数相同。提示：当要确保一个值不等于某一特定值时，可以使用NOT函数。

38、例如，公式：=NOT36，其值为TRUE；又如公式：=NOT8=2+3，其值为TRUE。 63说明：在Excel中选择了单元格或区域进行了“复制操作后，除了经常进行的“粘贴操作外，还可以单击“编辑菜单下的“选择性粘贴命令翻开如后页图所示的“选择性粘贴对话框。通过该对话框可以选择粘贴数据源的全部或仅粘贴数据源的局部内容如公式或格式或数值等，还可以对数据源进行运算后进行粘贴。“选择性粘贴对话框中的“粘贴链接按钮表示粘贴数据源的引用。64“选择性粘贴对话框 65出错信息如果输入的公式不能正确计算出结果，Excel将显示一个以#开头的错误值。产生错误的原因不一定是由公式本身引起的。例如，在公式中被引用

39、的单元格已经删去了数据等。下表给出了错误值、产生错误的原因和简单例子。66错误值原 因例# # # # #单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值在B2单元格输入：2002-9-10后，减少B列宽度，可以发现该单元格成为# # # # #DIV/0!公式被零除A4中输入：0，B4中输入：=10/A4#VALUE!使用错误的参数或运算对象类型A3中输入文字：计算机，B3中输入公式：=A3+1#NAME?使用了不能识别的文本（未定义名称）在B5中输入：=abc+1#N/A函数或公式中没有可用的数值在B6中输入：=SUMXMY2（D2:D3,E2:E5）该函数用

40、于求两个区域对应元素差的平方和，但现在两个区域大小不一#REF!引用了无效的单元格在A2中输入：=A1*2，将A2中的公式复制到B1中#NUM!在数学函数中使用了不适当的参数在B7中输入：=SQRT（-1），该函数用于求平方根#NULL!指定的两个区域不相交在B8中输入：=MAX（A3:A4 A7:A8）错误信息 674.4 工作表的格式化 现在介绍如何利用格式化命令改变表格外观，满足工作需要。4.4.1 改变行高和列宽 新建工作表时，每一行的行高相同，每一列宽也是一致的。可以根据需要调整列宽和行高，调整列宽和行高有如下几种方法：方法一：鼠标拖动列标右侧或行号下方边界处。方法二：单击“格式菜单

41、下的“列命令下的“列宽或“行命令下的“行高命令项，在“列宽对话框中进行精确设置。方法三：要使列宽与单元格内容宽度相适合或行高与内容高度相适合，可以双击列标右或行号下边界；或单击“格式菜单下的“列命令下的“最适合的列宽或“行命令下的“最适合的行高命令项。 684.4.2 设置数据格式 用户可以使用如下图的“单元格格式对话框来设置单元格的数据格式、对齐格式、字体格式、边框、图案等工程。例如，可以要求数值显示时保存小数3位；当两个日期相减时，系统以日期格式显示差值，如果想知道相差的天数，可以将该单元格的格式改成数值格式。设置单元格的数据格式、对齐格式、字体格式、边框等工程前，必须先选择要设置格式的单

42、元格区域。其中字体格式、边框、图案的设置与Word中的字体、边框与底纹的设置根本相似，因此本节中将不作介绍。69翻开“单元格格式对话框的方法是：单击“格式菜单下的“单元格命令项；或用鼠标右键单击选中的区域，在快捷菜单中选择“设置单元格格式命令。设置数据格式使用“数字选项卡。单元格默认的数据格式是“常规格式，但在输入日期等数据后，Excel自动会更改其格式。“常规格式包含任何特定的数字格式。 “单元格格式对话框 70对于由“单元格格式对话框设置的格式工程，一般都可以使用格式刷将格式复制给其他单元格，复制方法与Word中格式刷的使用方法一样。用户也可以用“选择性粘贴复制格式。数值格式在分类中选择“

43、数值，然后在前页图所示界面中设置小数位数、负数表示方法等。例如，当用户对某单元格设置了小数位为3位，使用千位分隔符的数值格式，那么当输入的数据为350607.141926时，Excel就显示成：350,607.142。71设置货币格式货币格式用于表示货币数值。方法是在分类中选择“货币后，再在如下页图左图所示的工程中设置小数位数、货币符号和负数表示方法。数字前可以加上美元符$，也可以加上人民币符￥。设置日期格式用户可以设置各种日期的显示格式。方法是在分类中选择“日期后，再在以下图所示的类型中设置显示类型。 72货币格式设置、日期格式设置和时间格式设置 73设置时间格式可以设置各种时间的显示格式。

44、方法是在分类中选择“时间后，再在前页右图所示的类型中设置显示类型。例如，输入的9:30:20，可以设置显示为：上午9时30分20秒。设置分数格式 可以设置各种分数的显示格式。方法是在分类中选择“分数后，再在右图所示的类型中设置显示类型。 分数格式设置 74设置对齐方式设置对齐方式是在“单元格格式对话框的“对齐选项卡中进行的，如右图所示。 “对齐选项卡 75“对齐选项卡可以设置文本对齐、文本控制和方向。文本对齐方式又分为垂直对齐和水平对齐。文本对齐的设置与Word相似，文本控制有3个选项：分别是自动换行、缩小字体填充和合并单元格。 自动换行：当单元格中文本内容的宽度超过单元格的列宽时，自动换行。

45、缩小字体填充：当单元格中显示的内容的宽度超过单元格的列宽时，自动缩小字体，在不改变单元格列宽的情况下将内容全部显示在单元格中。合并单元格：将选定的区域合并为一个单元格。 76保护工作表保护工作表可以防止更改单元格中的数据和公式、图表中的工程和图形对象等。在缺省状态下，所有的单元格都得处于“锁定状态，被锁定的单元格不能进行改动、移动、更改大小或删除操作。单元格的“锁定和单元格公式的“隐藏可以在“单元格格式对话框的“保护选项卡中进行设置，用户只要选中对应的复选框就可以了。当用户设置了隐藏公式后，当该单元格被选中时，公式就不会出现在编辑栏中。77要使“锁定和“隐藏起作用的前提是，必须设置工作表保护方

46、式。设置工作表保护的操作是：单击“工具菜单下的“保护命令下的“保护工作表命令项，在翻开的“保护工作表对话框中选择要保护的工程，还可以设置密码，单击“确定按钮，如右图所示 “保护工作表对话框 78取消工作表保护：单击“工具菜单下的“保护命令下的“撤消工作表保护命令项，如果在设置保护时设置了密码，那么必须输入正确的密码，才能解除保护。79设置条件格式可以对满足一定条件的单元格设置字形、颜色、边框、底纹等格式。设置条件格式步骤为：选择要设置格式的区域，单击“格式菜单下的“条件格式。在翻开的如以下图示的“条件格式对话框中确定条件，单击“格式按钮翻开“单元格格式对话框设置单元格的字体、边框和图案格式。如

47、果还要添加其他条件，单击“添加按钮，然后重复第二步。单击“确定按钮。“条件格式对话框和其“条件下拉列表框 80自动套用格式对一个单元格区域或数据透视表报表，可以使用Excel提供的内部组合格式，这种格式称为自动套用格式。它类似于Word表格中的自动套用格式。设置方法为：选择单元格区域，单击“格式菜单下的“自动套用格式命令。 814.5 图表的建立 可以利用工作表中的数据来创立图表，由于图表有较好的视觉效果，使用图表用户可以直观地查看数据间的差异，或预测数据趋势。 4.5.1 建立图表右图显示的是根据一张表格创立的柱形图。图中X轴表示“课程， Y轴表示“分数。图表中的“成绩概况表称为“图表标题。

48、8个直方块称为“数据系列；直方块上的数字称为“数据值。 82可以将图表创立在工作表的任何地方，可以生成嵌入图表，也可以生成只包含图表的图表工作表。图表一般与对应数据链接，因此当用户修改数据时，图表会自动更新。创立图表前，必须先在工作表中为图表输入数据，然后再选择数据并单击“图表向导逐步完成选择图表类型和其他选项的设置。创立图表的具体操作步骤：选择数据区域；单击“插入菜单的“图表命令，或单击“常用工具栏上的“图表向导按钮，然后按照图表向导的提示进行操作。可在图表向导中选择图表类型如柱形图、折线图等，而且每一类图又有7种不同的子类型。单击“下一步按钮，在该对话框中可以决定图表的位置。用户可以把图表

49、放在一张新的工作表中插入到工作簿文件中，称为图表工作表；也可以让图表与原始数据放在一起，称为嵌入式图表，选择后单击“完成按钮。这样我们就完成了图表的制作。83图表向导-1图表类型和图表向导-2图表源数据 84图中各选项卡的内容描述如下： “数据区域选项卡中“系列产生在：选择“行，表示以数据区域的每行为一个系列；选择“列，表示以数据区域的每列为一个系列。“系列选项卡中“分类X轴标记：设置X轴的标题。“标题选项卡：设置“图表标题、“分类X轴和“分类Y轴。“坐标轴选项卡：设置是否显示X轴和Y轴的坐标。“网格线选项卡：设置是否显示X轴和Y轴上的坐标网格线。“图例选项卡：设置是否显示图例以及图例的显示位

50、置。“数据标志选项卡：设置是否在图表上显示数据标志。“数据表选项卡：设置是否在图表的下方显示数据表格。85图表向导-3图表选项和图表向导-4图表位置 864.5.2 图表编辑 用户在创立了图表以后，还可以对图表进行编辑修改。移动图表、更改图表大小和删除图表 移动图表、更改图表大小和删除图表的操作，像Word中对图形的操作一样，即选择图表单击图表，再分别实施操作：拖动图表、拖动控点和按Delete键。87也可在图表内移动绘图区或更改绘图区大小，方法是先在绘图区中单击，出现如右图所示的一个含有控点的虚框，虚框内即为绘图区，用户可以用鼠标拖动绘图区或控点。 图表的绘图区 88改变图表类型 改变图表类

51、型的操作步骤是：选择图表，这时会出现“图表菜单。在“图表菜单中选择“图表类型命令项；或用鼠标右键单击图表，在快捷菜单中选图所示的图表类型对话框。用户在对话框中选择图表类型，如“折线图及其子图表类型，单击“确定按钮。用户也可以在选择图表后，在“图表工具栏中使用“图表类型按钮来更改图表类型。 89修改标题改变图表标题的步骤是：选择图表；在“图表菜单或快捷菜单中选择“图表选项命令项，单击“标题选项卡，从中输入各标题，单击“确定按钮。向图表中添加数据 向图表添加数据的操作步骤是：选择添加的数据区域，单击“复制命令。选中图表，单击“粘贴命令。 90或者选择图表，单击“图表菜单下的“添加数据命令，在右图所

52、示的“添加数据对话框中设置添加的数据区域。添加数据 91在图表中添加文字 有时想要在图表中添加其他文字。其方法是：方法一：单击图表；在图表中添加文本框，并输入文字，成为图表中的“文字框。方法二：单击图表；直接输入文字，然后按Enter键假设输入的是汉字，可能按几次回车键，这样Excel自动在图表中间输入了“文字框。 用户可以根据需要，将文字框拖到图表内适宜的位置。删除数据如果希望仅删除图表上的数据系列，不删除工作表中对应数据，那么操作过程为：单击要删除的数据系列，再按Delete键。924.6 数据分析Excel提供了简单的数据分析功能，可以对表中的数据进行查询、排序或汇总等，还可以利用这些数

53、据创立数据透视表 934.6.1 数据清单的创立 数据清单是Excel中最常用的内容，数据清单是包含一系列相关数据的工作表数据行。创立数据清单在工作表上创立一个数据清单要满足一定的条件：数据清单应存放在一个连续区域中，如果表中还包括了其他数据，清单与其他数据之间至少要留出一空列或一空行。 数据清单中应防止空行和空列。每张工作表只建立一个数据清单，便于Excel检测和选定数据清单。清单中每一列包含相同类型的数据。数据清单中的第一行为列的名称。Excel将使用列名称创立报告并查找和组织数据。不要在单元格数据的前面或后面键入多余的空格，多余空格会影响排序与搜索。 94数据清单与数据库数据库是结构化的

54、相关数据的集合，这些数据按一定的结构和组织方式存储在外存储器上，具有最小数据冗余的特点，可供多个用户共享。其中关系模型的数据库以二维表描述数据之间关系，一张二维表称为一个关系，表中的每一行称为一条记录，每一列具有相同的数据类型且称为字段，每一个字段有一个字段名。Excel在进行查询、排序或汇总数据等操作时，自动将数据清单当作数据库，并使用数据清单元素来组织数据。数据清单与关系数据库中的表存在着一一对应关系。数据清单中的列对应着数据库表中的字段，列标志对应数据库表中的字段名，每一行对应了数据库表中的一条记录。 95记录单 Excel中可以使用“记录单来编辑数据。 使用“记录单编辑数据时，应先用鼠

55、标单击数据清单中任一单元格，然后单击“数据菜单下的“记录单命令，翻开“记录单对话框，如下页图左图所示，再利用“上一条、“下一条命令按钮显示要操作的记录。 96“记录单对话框最初显示着数据清单中的第一条记录，对话框的右上方显示着两个数据，如以下图左图显示为1/30，表示该数据清单共有30条记录，当前位于第1条记录。 “记录单编辑和记录查找 97添加记录添加记录的操作步骤是：在“记录单对话框中单击“新建按钮，出现空白记录单，在空白记录单的编辑框中直接输入数据，然后单击“关闭按钮。Excel将新添加的记录置于数据清单的末尾。 删除记录操作步骤是：当“记录单对话框中显示着要删除的记录时，单击“删除按钮

56、，再单击“关闭按钮。删除时Excel会弹出一个确认消息框，用户单击“确定按钮将彻底删除记录，不可恢复。 98查找记录 “记录单中提供了“条件命令，可以按条件快速找到要查找的记录。操作步骤是： 在“记录单对话框中单击“条件命令按钮，记录单出现如前页右图所示的形式，它与左图十分相似，这时公式字段允许输入要查找数据；“去除按钮用于去除输入的条件，“记录单按钮用于恢复到如数据单正常状态。输入了要查找的条件后，单击“下一条或“上一条按钮，那么记录单中就会显示出符合条件的上一条或下一条记录。如果找到的不是用户需要的那条记录，可以再次单击“下一条或“上一条按钮。找到后，不仅可以查看信息，还可以进行修改数据或

57、删除记录的操作。 994.6.2 记录排序用户可以对Excel数据清单中的信息按字段值进行排序。对文本项一般按ASCII码或内码进行排序，如果是汉字，还可以按笔划多少进行排序。对于逻辑值，Excel认为FALSE小于TRUE。排序有升序默认和降序两种，升序为从小到大的顺序，即为递增，降序那么反之，又称递减。排序的操作步骤是：单击数据清单中任一单元格。单击“数据菜单的“排序命令项，这时出现 “排序对话框。在“排序对话框中，选择“有标题行单项选择按钮，然后选择“主要关键字和“次要关键字等工程，并确定递增或递减。如果需要，还可以单击“选项按钮，翻开 “排序选项对话框，从中选择排序方法等，单击“确定按

58、钮回到“排序对话框。所有工程都选定后，单击“确定按钮。100“排序和“排序选项对话框 101如果只根据某一字段的数据排序，还可以采用以下方法：单击该字段中任一单元格注意：不要选中该字段的所有单元格。 假设要按升序排列，那么单击“常用工具栏中的“升序按钮 ；假设要按降序排列，那么单击“常用工具栏中的“降序按钮 ，这样就完成了记录排序。 1024.6.3 记录筛选用户往往需要查看满足某种条件的所有信息行，Excel提供了自动筛选和高级筛选的功能，通过筛选，可以隐藏不满足条件的信息行，只显示符合条件的信息行。“自动筛选是一种简单、方便的压缩数据清单的方法，当用户确定了筛选条件后，它可以只显示符合条件

59、的信息行。 103建立“自动筛选采用“自动筛选的操作步骤是：单击数据清单中任一单元格。单击“数据“筛选“自动筛选命令项，标题行上出现，如以下图所示下拉箭头。自动筛选 自动筛选 104单击某个下拉箭头，按选项选择，条件选项如下表所示。假设用户还要对另一列数值附加条件，重复上一步骤。选 项功 能全 部不对当前字段作筛选前10个将打开“自动筛选前10个”对话框，如图3.89左图所示。用户可以选择项或百分比，显示数据清单中上限或下限范围内的指定数量的数据行。如：显示“高考分数”字段中分数最低的5条记录自定义将打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图3.89右图所示。用户可以使用当前字段中的两个条件值。如

60、：可以筛选“高考分数”字段中分数为550600范围的记录确切值Excel将该字段的所有数据（不重复）都列在选项中，用户选择某一值后，将显示出包含该值的所有记录。如：“性别”字段有确切值“男”和“女”，当用户选择“女”后，只显示性别为“女”的记录。空 白当该字段中有空白单元格时，才有此选项。其作用是只显示该列中含有空白单元格的数据行非空白当该字段中有空白单元格时，才有此选项。其作用是只显示该列中含数据的数据行。例如“备注”字段中，当用户选择“非空白”项后列出该列中所有包含数据内容的记录。条件选项 105显示数据行如果要取消所有的筛选，显示全部数据行，可以选择“数据菜单下的“筛选下的“全部显示命令