《办公自动化》教材

1、PAGE PAGE 47第一章 办公自动动化基本概概念 办办公自动化化(Offfice Autoomatiion，简简称OA)是770年代首首先在工业业发达国家家兴起的一一门技术科科学。它是是适应信息息化社会的的需要，基基于软科学学的理论和和计算机技技术、通信信技术的普普遍应用而而发展起来来的。第一节 办公活动动的形成 办办公，是处处理集体事事务的一类类活动，是是信息处理理的重要组组成部分。在人类历历史上，办办公行为的的出现，比比人类有意意识(而不不是本能)地进行信信息活动晚晚得多。早早在蒙昧时时代，人类类已经懂得得采用某些些符号记录录信息，作作为对自然然现象的总总结和生活活经验的积积累。但是

2、是，这样的的处理，仅仅囿于“私”(个人或或家庭)的的范围。而而办公活动动，是以“公”，也就是是为“集体”办事作为为基础的。这种活动动，开始于于原始社会会的早期。例如，人人们在分配配猎获物时时，便需要要办公了。这就是说说，在人类类蒙昧时代代的中级阶阶段，即人人类从树上上活动为主主转移到地地面的、以以打猎为主主的生活，有有简单的工工具，有相相对稳定活活动地点的的时候，就就出现办公公活动的萌萌芽。而形形成一套正正规的办公公行为，则则可以追溯溯到国家出出现之前的的氏族社会会。恩格斯斯在家庭庭、私有制制和国家的的起源一一书中引用用摩尔根的的材料时指指出，易洛洛魁人的氏氏族有下面面的习俗：选举或撤撤换酋长

3、；公家出面面处理死者者的财产；相互保护护安全；举举行氏族议议事会，解解决氏族间间的纠纷；举行宗教教仪式；组组成成年男男女享有平平等表决权权的民主集集会等等。而希腊人人的氏族间间的事务活活动，比这这更为完备备。这些活活动，看来来都属于办办公的范畴畴。根据我我国历史记记载，距今今七千年前前的半坡氏氏族和可姆姆渡氏族社社会中，土土地、房屋屋、牲畜等等，归氏族族公有，氏氏族成员共共同劳动、共同消费费。在处理理这些问题题时，也需需要有“办公”活动。 在在国家形成成之后，办办公活动更更空前增多多。无论是是战争还是是和平时期期；无论是是军事、政政治、外交交、文化还还是内务，都都充满了办办公活动。这样，经经历

4、了很长长的一个历历史阶段，虽虽然办公的的内容和手手段都在不不断变化，但但办公行为为却逐渐形形成一套比比较确定的的形式。不不同的国家家，不同社社会制度，甚甚至不同的的部门或行行业，办公公的体制、习惯、程程式都不尽尽相同，但但我们仍然然可以总结结出若干共共同点，从从几个方面面对办公活活动加以阐阐明。第二节 现代社会会办公活动动的描述 社社会中各种种活动单位位，其活动动内容都可可以用不同同的流程来来描述。例例如，一个个工厂，有有三个主要要环节：生生产、动力力、管理；对应三个个流程：物物质流、能能量流、信信息流。一一个商店，有有四个环节节：购、销销、调、存存；对应两两个流程：物质流和和信息流。一个机关

5、关或管理部部门，有两两个环节：事务处理理和决策，对对应一个流流程：信息息流。当然然，这只是是大致的说说法，具体体到某个单单位，还可可以作更具具体和更细细致的分析析。 从从总的来看看，办公的的核心是实实现管理，大大到国家(包括国际际事务)，小小到基层单单位，都是是这样。而而实现管理理是通过处处理信息来来进行的，就就是对应信信息这个流流程。我们们可以比较较一下，工工人的工作作对象是产产品，农民民工作的对对象是农作作物，医生生工作的对对象是病人人，这些对对象都是具具体的；而而办公人员员呢？他们们的工作对对象不是具具体的物质质，而是反反映人类社社会活动的的信息，他他们从事各各类与管理理有关的信信息处理

6、，属属于脑力劳劳动者。他他们固然不不同于工作作在生产第第一线的体体力劳动者者，就是与与从事科学学研究的脑脑力劳动者者也有很大大区别，形形成一类独独特的专业业活动。那那末，用什什么来反映映办公的行行为呢？就就办公活动动的内容来来说，可以以分为： 书书面信息的的接收与处处理：包括括公文阅读读、文件批批示、资料料存档、计计划制订、回答查询询等。 书书面信息的的生成与处处理：包括括草拟文件件、编制图图表、批阅阅公文、整整理资料、记录、拍拍照等。 书书面信息的的传递和管管理：包括括电报、电电传、文件件资料的收收发、保存存、复制和和检索。 口口头信息的的生成和处处理：包括括开会、汇汇报、命令令、谈话、指示

7、、报报告、讨论论等。 口口头信息的的传递和管管理：包括括电话、录录音及广播播等。 办办公资料的的运用：包包括时间安安排、设施施调度与计计划执行、检查等。 若若从行为的的性质来看看，在“办公”这个大前前提下，办办公行为可可分为两大大类型，即即信息的事事务性处理理和信息的的研究性处处理。 信信息的事务务性处理：即对信息息进行例行行程式的办办理，规律律性比较明明显。例如如，公文的的阅读和传传递、报表表填写、统统计累计、资料整理理、日常接接待、回答答查询、完完成一般的的交办任务务等。这类类活动一般般由中下级级办公人员员执行。 信信息的研究究性处理：即运用人人的思维活活动对信息息进行分析析(也就是是一种

8、特殊殊的加工)，并作出出指导行动动的决择。一般表示示为决策过过程：研究究、分析、比较、判判断、决心心、反馈、修正等行行为。其结结果是使信信息大大增增值。这类类活动一般般由职位较较高的中上上层领导人人进行。 办办公行为按按表示方式式来划分： 信信息的采集集与编辑：包括听取取汇报、阅阅读报告、记录；书书写起草公公文，文字字处理，计计算，思考考，讨论；决策等。 信信息传递：依赖工具具与载体进进行信息的的分配与发发送，包括括声音、文文字、图像像等，属于于间接传递递。而人与与人的直接接对话，如如会议、面面谈等，属属于直接传传递。 信信息整理与与存档：分分类、总成成、存储、复印、归归档等。 检检索：根据据

9、提供的线线索，从已已保存的信信息档案中中(包括人人在自己脑脑海中建立立起的无形形的“档案”)，检取取需用的信信息。 以以上这些，都都只是办公公行为的静静态描述，当当把这些行行为的动态态过程表示示出来，便便构成反映映办公过程程的信息流流。第三节 办公的基基本要素 从从上面通过过不同角度度对办公活活动所作的的说明，不不难看到，办办公的内容容、表示方方法和环境境，都是十十分复杂的的，不易定定量地、数数学化地去去描述。但但不论什么么样的办公公体系，一一般可归结结为六个要要素：即人人、机构、制度、工工具、空间间、信息。 一一、办公第第一个要素素：人 办办公是人群群的一种管管理活动，是是由人去执执行办公任

10、任务的。所所有办公人人员都必须须具备按既既定要求完完成自身职职务范围内内的任务的的能力，他他们都组合合在某一个个系统中，既既有分工又又有合作，而而且要与上上、下、左左、右进行行信息沟通通。概括地地说，办公公人员可以以分为决策策人员、中中层管理人人员、专业业人员、辅辅助人员四四个层次，他他们各司其其职，各尽尽其责。 史记在在中，有一一段记载： “孝文皇帝帝既益明习习国家，事事朝而问右右丞相勃(按指绛侯侯周勃)曰曰:天下一岁岁决狱几何何?，勃谢曰曰:不知。问:一岁钱彀彀出入几何何?，勃又谢谢:不知，汗出沾沾背，愧不不能对。于于是上亦问问左丞相平平。平曰:有主者。上曰:主者谓谁谁?，平曰:陛下即问问

11、决狱责廷廷尉；问钱钱彀责治粟粟史。上曰:苟各有主主者，而君君主者何事事也?，平谢曰曰:主臣！陛陛下不知其其驽下使待待罪宰相。宰相者，上上佐天子理理阴阳、顺顺四时，下下育万物之之宜；外镇镇抚四夷诸诸侯，内亲亲附百姓，使使卿大夫各各得任其职职焉。孝文帝帝乃称善。右丞相大大惭，出而而让陈平曰曰:君独不素素教我对？，陈平笑笑曰:君居其位位不知任邪邪？且陛下下即问长安安中盗贼数数，君欲强强对邪?” 这这一段记载载，生动地地表明当时时的左丞相相陈平很清清楚地认识识到，不同同层次的办办公人员，有有不同的职职责，丞相相作为最高高级的办公公人员，并并不必要去去处理一些些属于中、下级人员员所管辖的的事情，而而且实

12、际上上也处理不不好。如长长安中盗贼贼数，作为为丞相是无无须去弄清清楚的，丞丞相只应管管理属于全全国性上、下、内、外有关的的大事。象象陈平这样样划分工作作界面是十十分重要的的。 决决策人员是是各部门(从大系统统到各个子子系统)的的领导人，如如政府部门门的各级领领导、公司司经理和企企业厂长等等，他们需需要运用自自己的职权权与智慧，应应用有关的的科学原理理、方法与与经验，对对各类事件件和情况谋谋取众多的的对策，并并在其中选选取尽可能能正确的决决策，组织织和指挥他他所管辖的的部属，充充分发挥他他们的专长长和力量，积积极进行活活动，以达达到或趋向向于共同目目标。 中中层管理人人员是系统统内某一部部门的负

13、责责人，他们们要协调专专业人员的的工作，综综合分析有有关信息和和情报，对对本部门的的问题作出出判断和决决定。他们们既要领导导下属单位位的业务工工作，又要要及时为上上级领导提提供决策信信息和方案案，起到承承上启下的的作用。 专专业人员，在在行政机关关内是指负负责社会、经济、政政治、法律律等各项业业务的工作作人员;在企业内内是指负责责生产、经经营、销售售和技术发发展的各类类人员。他他们要负责责处理大量量的信息和和文件，直直接管理大大量业务工工作，同时时要为组织织的决策人人员提供辅辅助决策方方案。 辅辅助人员是是行政机构构和企业的的一般办公公人员和后后勤人员，如如打字员、通信员、保管员等等。他们一一

14、般进行比比较单一性性的、例行行的工作。 二二、办公的的第二个要要素：机构构 无无论从大系系统或子系系统来看，都都有相对固固定的机构构。它的作作用，是确确定系统内内全体办公公人员的岗岗位以及他他们之间的的相互关系系，同时也也确定信息息的流向。机构的内内容、规模模、性质与与任务，是是由办公系系统的总目目标决定的的。但是，机机构的建立立是否合理理，优劣如如何，则严严重影响着着办公效率率。设立合合理的机构构，是办公公中的重要要问题。 我我国办公机机构有多种种划分方法法。行政机机构主要有有按管理职职能划分法法、按管辖辖区域划分分法、按行行列和产品品划分法和和按服务对对象划分法法等。 三三、办公的的第三个

15、要要素：制度度 制制度可以看看成是办公公知识、办办公经验的的固定化。它是维系系办公人员员的活动，确确立办公的的流程，使使全体人员员在统一的的目标下有有组织地、有条不紊紊地、高效效率地工作作的保证。和机构一一样，制度度是否合理理、制度的的优劣，也也严重地影影响着办公公的效率。 四四、办公的的第四个要要素：工具具 工工具用于提提高办公的的效率和质质量。减轻轻人的负担担，降低办办公的费用用消耗。既既然办公是是人们的一一种脑力劳劳动，所以以，计算机机的应用，在在办公活动动中具有革革命性的意意义；又由由于办公活活动是处理理人与人之之间的事情情，是信息息的频繁交交换，通讯讯工具的利利用也占有有十分重要要的

16、地位。此外，现现代化的办办公工具还还有录音、录相、复复印、轻印印刷等等。 五五、办公的的第五个要要素：空间间 空空间是人们们(包括所所利用的工工具)进行行办公的场场所，最普普通的便是是办公室。一般来说说，办公室室是集中的的、固定的的。在特殊殊情况和特特定环境下下，也可以以是活动的的。近年来来，也有人人提出实行行分布式的的办公，使使办公空间间变成分散散的或不定定形的。不不管什么样样的办公室室，都应尽尽可能使办办公人员有有一个舒适适的、愿意意停留的办办公环境，这这才能使他他们工作愉愉快，提高高效率。 六六、办公的的第六个要要素：信息息 信信息是办公公内容的反反映，是办办公行为的的对象和依依据，是办

17、办公活动所所利用的资资源。办公公室是信息息的集散枢枢纽。办公公活动从信信息处理角角度看，就就是对各类类信息进行行采集、加加工、处理理和传输的的过程。办办公信息可可分为数值值信息和非非数值信息息两大类。数值信息息是指反映映数量关系系的数据，非非数值信息息是指文字字信息、图图象信息和和声音信息息。按信息息的用途可可分为经济济信息、社社会信息、内部信息息、外部信信息、历史史信息和当当前信息等等等，按信信息的形式式可分为声声音、数值值、文字、图形和图图像信息。图形信息息主要指图图表，如表表格、直方方图、饼图图等；图象象信息主要要指静态的的图象，如如照片、图图画、动画画等和动态态的图象，如如电视、电电影

18、等。 在在上述六个个办公要素素中，机构构、制度和和空间是相相对稳定不不易变的，而而人员、工工具、信息息是相对活活跃易变的的。办公活活动就是办办公人员在在一定的办办公环境、机构和制制度下，通通过使用办办公工具对对办公信息息进行采集集、加工、处理和传传输的过程程。 这这六个要素素，对研究究办公自动动化是很重重要的。其其中，工具具这个要素素，便是实实现办公自自动化的突突破口。第四节 办公自动动化定义的的讨论 办办公自动化化虽然已发发展了二十十多年，但但到目前为为止，还没没有一个统统一的定义义，几乎是是“十个人有有十个说法法”。 当当前，在许许多著作中中，都采用用美国麻省省理工学院院M.C.季斯曼曼教

19、授的定定义：“办公自动动化就是将将计算机技技术、通信信技术、系系统科学、行为科学学应用于用用传统的数数据处理技技术难以处处理的、量量非常大而而结构又不不明确的那那些业务上上的一项综综合技术。”这个说法法的最主要要之点，是是以计算机机技术为中中心的若干干新技术在在特定环境境(即特定定对象业务，特特定的方法法数据处处理)下的的运用。而而所谓“量非常大大而结构又又不明确的的业务”，正是指指我们通常常提到的办办公活动内内容。虽然然办公的机机构、制度度、工具甚甚至空间都都相对确定定，使办公公行为有“例行公事事”这相对固固定的一面面，但办公公所要处理理的信息是是变化的，人人的思维也也是变化的的，这就形形成

20、办公业业务中有很很大的不确确定性，因因而，用传传统的数据据处理办法法便不宜处处理而必须须求助于一一套新的(特别是融融汇进软科科学的)方方法和手段段。这个说说法在一定定程度上反反映了办公公自动化带带本质性的的东西，已已为许多学学者所接受受。 国国内外的学学者还有另另外的一些些论述，如如认为办公公自动化是是： “不断将智智能化的办办公工具电电子化和机机械化，将将非智能化化工具智能能化，以便便大幅度地地提高工作作人员的办办事效率”； “用电子计计算机或数数据处理系系统来处理理一些例行行事务性工工作”； “人们处理理信息的一一种现代化化工具”； “作为人们们产生价值值更高信息息的一种辅辅助手段”； “

21、在办公室室中应用计计算机以支支持那些有有知识而又又不是计算算机专家的的工作人员员”； “让人们能能够利用现现代技术更更有效地管管理信息并并进行信息息交流”。 不不难看出，在在这许多的的有差异的的说法中，有有如下共同同点，它们们都认为办办公自动化化； aa 是新技技术，尤其其是计算机机技术和通通信技术的的综合利用用； bb 用于管管理信息，包包括处理与与交流(通通信)； cc 其目的的是提高工工作效率。 这这几点，确确实在办公公自动化中中占有重要要地位。 以以上这众多多的说法，其其优点是比比较简练，不不足之处是是没有把问问题说透，或或者只是强强调了某一一个侧面。 11985年年，我国召召开全国第

22、第一次办公公自动化规规划讨论会会，出席会会议的专家家们对照国国内外流行行的各种说说法，经过过讨论比较较，倾向于于如下的看看法： “办公自动动化是应用用计算机技技术、通信信技术、系系统科学、行为科学学等先进的的科学技术术，不断使使人们的一一部分办公公业务借助助于各种办办公设备，并并由这些办办公设备与与办公人员员构成服务务于某种办办公目标的的人机信息息系统。” 在在现阶段，办办公自动化化的支持理理论是行为为科学、管管理科学、社会学、系统工程程学、人机机工程学等等；其直接接利用的技技术是计算算机技术、通信技术术、自动化化技术等。一般来说说，一个比比较完整的的办公自动动化系统，应应当包括有有信息采集集

23、、信息加加工、信息息传输、信信息保存这这四个基本本环节，其其核心任务务是向它的的主人(各各领域、各各层次的办办公人员)提供所需需运用的信信息。 由由此可见，办办公自动化化系统，综综合体现了了人、机器器、信息资资源三者的的关系。信信息是被加加工的对象象；机器是是加工的手手段(工具具)；人是是加工过程程的设计者者、指挥者者和成果的的享用者。 所所以，办公公自动化，是是一门综合合的科学技技术，它是是信息化社社会的历史史产物，是是在计算机机、通信设设备较普遍遍应用，信信息业务空空前繁忙的的情况下产产生的。第五节 办公自动动化发展简简史 和和许多科学学技术相似似，办公自自动化并不不是由谁先先给出定义义，

24、然后去去补充它的的内容和建建立这样的的实用系统统，而是通通过人们的的实践逐步步形成较完完整的概念念。在本节节中，将简简单介绍办办公自动化化的发展过过程。 一一、办公自自动化发展展的一般过过程 上上两节介绍绍了办公的的一般情况况。人类社社会很长一一段时间，办办公任务是是通过人们们的自身活活动去完成成的，即使使运用了工工具，也是是极其简单单的。例如如，多少年年来，我国国办公用的的就是所谓谓“文房四宝宝”(笔、墨墨、纸、砚砚)，或者者再加上古古老的算盘盘，通讯也也几乎是靠靠人力或普普通交通工工具。但随随着社会的的发展，生生产、经营营、政治、战争、国国际往来等等活动规模模越来越大大，信息量量空前增加加

25、，对决策策正确性的的要求也越越高，单凭凭人力和简简单的工具具已无法适适应。而技技术上的发发展，又为为办公行为为提供了有有效的工具具。电报、电话、电电传打字机机、轻印刷刷机械等设设备便很快快地相继为为办公室所所采用，形形成办公走走向自动化化的第一步步。但即使使到这个阶阶段，人们们还没有形形成办公自自动化的概概念，办公公活动从内内容到形式式上也未能能起本质性性的变化。 到到本世纪660年代，人人类社会出出现了一次次新的技术术革命信息革命命，出现了了所谓信息息化社会。形势瞬息息万变，事事物相关因因素大量增增加，知识识急速发展展，社会信信息迅猛膨膨胀，与原原有的办公公方式形成成了尖锐的的矛盾。其其表现

26、有以以下几个方方面： 第第一方面，办办公人员大大量增加。据统计，在在主要工业业化国家，440%以上上的工作人人员在办公公室内工作作。在美国国，从19975年起起，白领职职员就超过过工人人数数，大约有有45000万人从事事管理。发发达国家都都有类似趋趋势，管理理工作平均均8100年增长一一倍。 第第二方面，是是办公的效效率低。人人员的增加加并未解决决办公效率率的提高，反反而使通讯讯情况恶化化，电话频频繁，文山山会海，信信息准确性性不高，判判断、决策策迟缓。美美国一家公公司统计，许许多办公人人员绝大部部分的时间间花费在通通讯和谈话话上，只有有58%的时间用用于思考、计划和分分析。从11968年年到

27、19778年，美美国白领职职员的劳动动效率提高高约4%，而而同期内农农业工人效效率提高1184%，工工业工人效效率提高990%，一一些工业化化国家办公公室工作人人员平均117分钟就就要受到一一次干扰。美国一些些研究结果果表明，会会议、书写写、电话这这类通讯性性工作占去去工作人员员每天办公公时间约665%，只只有35%的时间用用来阅读、思考、分分析。日本本企业负责责人在其全全部办公时时间中，判判断和决策策时间仅占占16%，而而传递时间间占39%，数据和和文件处理理时间占225%，移移动和其他他占20%，一般工工作人员的的文件处理理时间就更更长了。 第第三方面，是是办公费用用不断增加加。据统计计，

28、全世界界每年的办办公用纸连连起来可达达2亿英里里，美国政政府纸面工工作每年约约100亿亿张，为了了书写、打打字、印刷刷，耗去大大量人力。一封商务务文件的价价格19667年为22.49美元元，19775年为33.79美美元，19980年为为6.077美元而19982年约约7.111美元。美美国19880年为办办公人员支支付工资达达60000亿美元，办办公费用耗耗资达30000亿美美元，因此此，降低办办公成本已已成为迫切切的问题。 以以上情况表表明，如果果沿用旧有有的(60年代代以前的)办公方式式，势必导导致信息量量的大量积积压和弃置置，这样，便便谈不上获获取合理、有效或令令人满意(更不用说说是最

29、佳)的决策了了。或者，即即使有较好好的决策，也也会因决策策的周期过过长而贻误误时机，无无法实现有有效的管理理。 然然而，正是是这个时期期，电子计计算机早已已突破数值值计算的应应用范围，在在非数值计计算领域(如数据处处理、过程程控制、人人工智能等等)里取得得惊人的进进展。尤其其是70年年代后期出出现的个人人计算机，为为人们处理理信息提供供了最便捷捷的工具。另一方面面，管理科科学、系统统工程学、行为科学学、社会学学、人机工工学等一系系列软科学学，从理论论到应用都都取得了很很大的成功功，为人们们改进办公公活动提供供了强有力力的理论基基础。 早早在19660年，美美国著名经经济学家HH.A. 西蒙(1

30、1978年年诺贝尔经经济学奖金金获得者)发表管管理决策的的新科学(THEE NEWW SCIIENCEE OF MANAAGEMEENT DDECISSION)一书，提提出由计算算机管理公公司的重大大命题。他他指出：“人类知识识的增长是是产生改革革的主要因因素”。“新知识实实际上就在在于对思维维与学习过过程的一种种基本理解解。我们现现在可以给给电子计算算机编写出出控制程序序，这些程程序可以使使计算机进进行思维与与学习。这这门学问正正在并仍将将在两个方方面具有实实际影响：其一，因因为我们现现在有可能能极其具体体地模拟人人类头脑的的一些重要要过程，我我们就具有有在心理学学研究中有有巨大威力力的技术

31、；其二，因因为我们现现在有可能能给计算机机编写出复复杂的信息息处理控制制程序，我我们就正在在获得有可可能在思维与决策工作的迅迅速而广泛泛的范围中中用计算机机来取代人人的技术能能力”。“我们谈到到人类智能能的间接增增长，指的的是计算机机的人工智智能对人类类智能的加加强”。“在不久的的将来，也也许在下一一代，我们们将有用机机器来取代代企业组织织中一切人人类职能的的技术能力力”。西蒙还还进一步谈谈到，“工厂和办办公室都在在迅速变成成一个复杂杂的人-机机系统”，“人与机器器的相互关关系将变成成(实际上上已变成)一个设计计课题。这这个设计问问题，其重重要性就象象设计人和和人之间的的相互关系系的系统一一样

32、重要”。H.A. 西蒙的的这本书中中许多论点点和预言，无无疑对办公公自动化的的实现有重重要的影响响。尤其是是他所描绘绘的人-机机系统和日日后出现的的办公自动动化系统是是十分吻合合的。 于于是，当人人们以一整整套的软科科学为理论论基础，以以计算机为为核心工具具，引进到到办公活动动领域之后后，连同原原来通信技技术、自动动化技术，使使办公活动动出现了本本质性的飞飞跃，形成成一个新的的概念办公自动动化(Offficee Auttomattion)；也可以以说，使办办公自动化化进入到一一个新的阶阶段，即逐逐步演变成成为一整套套新的技术术门类的阶阶段。 因因此办公自自动化是在在人类社会会活动有迫迫切需要，

33、在在技术和工工业基础上上又具备了了可能的条条件下产生生出来的。 归归纳起来，办办公自动化化发展的一一般过程可可以分为三三个阶段： 第第一阶段，是是以通讯技技术和自动动化技术为为支柱的办办公活动。 第第二阶段，就就是现阶段段，是在原原来的基础础上引进软软科学理论论和计算机机技术； 第第三阶段，办办公自动化化的未来，将将广泛采用用不断出现现的新理论论、新技术术。 二二、工业发发达国家发发展办公自自动化的几几个进程 工工业发达国国家，如美美国、日本本等，发展展本国的办办公自动化化已有一段段历史，走走过的道路路也不尽相相同。 美美国大致可可分为三个个阶段： 第第一阶段为为单机阶段段(19775年以前前

34、)。主要要表现为采采用单机设设备，如文文字处理机机、复印机机、传真机机、专用交交换机等，办办公活动的的某些环节节由机器来来执行，局局部地、个个别地实现现自动操作作以完成单单项业务的的自动化。 第第二阶段为为局域网阶阶段(1997511982年年)。主要要表现为个个人计算机机开始进入入办公室，并并形成局域域网络系统统。在办公公室的关键键部分出现现信息采集集、处理、保存的综综合系统，专专用自动交交换机和文文字、语音音的网络通通信系统等等已广泛使使用，实现现了关键部部分业务运运行的自动动化。这一一阶段还陆陆续出版了了有关办公公自动化技技术的许多多专著。 第第三阶段为为一体化阶阶段(19983年以以后

35、)。主主要表现为为办公设备备的一体化化、办公系系统综合化化，如可以以与计算机机连接的数数码相机、多媒体投投影机等设设备的出现现与应用，多多功能工作作站、电子子邮件、卫卫星和光缆缆数据通信信网络、全全国性的和和国际性的的综合业务务数字网的的形成等，实实现了办公公业务综合合管理自动动化。 日日本的发展展可以分为为下列几个个时期： 初初期(19979年以以前)，其其特点是常常规电信的的调度，即即“无主观意意识地”引用电话话、用户电电报、电传传打字机等等设备。 发发展期(1197919844年)，其其特点是计计算机广泛泛地进入办办公室领域域，各种各各样的电子子设备，如如个人计算算机、字处处理机，智智能

36、数据终终端，工作作站和局域域网络都用用来装备办办公室，并并推行办公公业务管理理方式的统统一化和标标准化。 改改进期(11984)，将各各种各样的的电子办公公信息管理理功能综合合为统一工工具，并使使之用于任任何办公场场所中。 三三、中国开开展办公自自动化的简简况 880年代初初为启蒙与与准备阶段段，这一时时期做的主主要工作是是理论研讨讨，在典型型的试点上上开展某些些办公自动动化系统的的建立，探探讨中国办办公自动化化的模式，建建立全国性性的领导机机构国务院院电子振兴兴领导小组组所属办公公自动化专专业领导组组，制定我我国办公自自动化发展展规划等等等。19881年国家家公布了计计算机汉字字字符交换换标

37、准系统统GB22312汉汉字字符交交换集，开开发了最早早的计算机机中文操作作系统和汉汉字输入方方法。 880年代末末为发展阶阶段，这一一时期办公公自动化设设备和软件件激增，有有了国产计计算机和比比较优秀的的汉化办公公软件，形形成了单机机和一体化化办公系统统相互交错错的应用局局面。 近近年来，计计算机技术术发展非常常迅速，银银行、税务务、海关、民航、铁铁路等部门门基本实现现了电子化化、网络化化。一些行行政机关、大专院校校、企事业业单位的办办公自动化化工作，也也达到相当当高的水平平。 但但应该指出出我国办公公自动化的的总体水平平还不高，有有计算机的的单位不少少，但由于于办公人员员素质不高高，绝大多

38、多数计算机机还处于单单机工作状状态，仅能能完成打字字和制表这这样一类最最一般的办办公事务；就软件而而言，我国国软件业虽虽然有了很很大的发展展，但是国国产优秀大大型软件不不多，国产产软件的市市场占有率率较低，成成功的办公公软件更是是凤毛麟角角。第二章 办公自动动化硬件介介绍 一一个比较完完善的现代代办公自动动化系统由由计算机、通信系统统和各种现现代化办公公硬件设备备以及相应应的软件组组成，共同同实现各种种信息的处处理功能。 办办公设备一一般可分为为三类：第第一类是独独立使用的的办公设备备，如收录录机、复印印机、普通通照相机、碎纸机等等，这类办办公设备与与系统中其其他设备关关系不大，可可以单独使使

39、用；第二二类是与通通信网络连连接使用的的通信设备备和系统，如如电话、传传真、电报报、无线寻寻呼系统、电视会议议系统等；第三类办办公设备是是与计算机机连接使用用的设备，例例如打印机机、扫描仪仪、多媒体体投影机、数码照相相机、PCC传真机、语音处理理系统、绘绘图仪、光光盘刻录机机等，这类类办公设备备只能与计计算机连接接使用，才才能发挥它它应有的功功能。现代代通信和计计算机的发发展使得这这三类设备备的关系日日益密切，反反过来也使使计算机与与通信日益益成为不可可分割的整整体。从这这一点上说说，后两种种分类就不不可能是一一成不变的的了。 由由于计算机机的出现和和发展，那那些独立使使用的办公公设备已经经不

40、能满足足人们提高高办公效率率的需要，计计算机被引引入办公活活动中并成成为办公设设备的主角角。现代化化办公活动动主要是围围绕计算机机展开的。下面介绍绍以计算机机为中心的的各类办公公设备。第一节 计算机 现现代办公自自动化的主主要标志是是采用计算算机，办公公人员通过过与计算机机对话的方方式进行办办公活动，甚甚至经理对对办公室的的领导和管管理也都是是通过计算算机来进行行。 一一、计算机机系统组成成 计计算机系统统由硬件与与软件两大大部分组成成，硬件是是“看得见，摸摸得着”的有形东东西；而软软件是“看不见，摸摸不着”的，它是是数据、信信息、指令令等的有机机的集合。只有硬件件而没有软软件的计算算机称为“

41、裸机”，“裸机”是不能工工作的，是是软件使“裸机”变成有用用的东西，成成为人类改改造自然的的得力帮手手。 计计算机是依依靠硬件和和软件的协协同工作来来完成某一一给定任务务的。一个个完整的计计算机系统统包括硬件件系统和软软件系统两两大部分。 二二、计算机机硬件系统统构成 计计算机硬件件由主机和和外部设备备组成，主主机又可以以进一步分分为计算机机中央处理理器(Ceentraal Prrocesssor Unitt，简称CCPU)和和内部存储储器，CPPU又可分分为运算器器和控制器器；外部设设备可分为为输入设备备、输出设设备、外部部存储器和和一些辅助助外部设备备。运算器器、控制器器、输入设设备、输出

42、出设备和存存储器是计计算机的五五大基本部部件。 11.输入设设备 用用户通过输输入设备把把信息输入入到计算机机。输入设设备包括键键盘、鼠标标、书写器器、扫描仪仪、数码相相机等。通通过一定的的接口，录录音机、录录像机、话话筒等也可可以成为输输入设备。键盘和鼠鼠标是最常常用的输入入设备。 22.输出设设备 输输出设备是是指从计算算机中取出出信息的器器件，如显显示器、打打印机、绘绘图仪等。显示器和和打印机是是最常见的的输出设备备。 33.控制器器 控控制器能对对程序的每每一条指令令进行分析析、判断，并并发出各种种控制信号号，使计算算机的有关关设备协调调工作，它它是整个计计算机的指指挥中心。 44.运

43、算器器 运运算器负责责计算机中中的各类运运算，如四四则运算、逻辑运算算，另外还还能进行代代码的传送送、移位等等操作。 运运算器和控控制器一起起组成了计计算机的心心脏，也就就是中央处处理器(CCPU)。 55.存储器器 存存储器是计计算机的记记忆装置，用用来存放原原始数据、中间结果果、最终结结果和解题题步骤。存存储器可以以区分为内内存储器(内存)和和外存储器器(外存)。外存储储器是指硬硬盘、光盘盘、软盘、磁带等外外部磁性存存储介质，外外存相对内内存而言读读取速度比比较慢。内内存储器包包含随机存存取存储器器(RAMM)和只读读存储器(ROM)，它们用用半导体材材料做成，读读取速度快快。只读存存储器

44、(RROM)是是不可写的的，它内部部的数据信信息是由工工厂输入，并并固定在里里面，一般般情况下用用户不能更更改。ROOM内部存存放的信息息是计算机机内最原始始的信息，它它用来启动动和引导系系统软件，是是它最初激激活了计算算机。随机机存取存储储器(RAAM)是可可读可写的的，其中的的数据会因因断电而丢丢失，故用用来存放正正在使用的的数据信息息；RAMM还可分为为两类，DDRAM(Dynaamic RAM，动动态随机存存取存储器器)，即平平时所称内内存条；SSRAM(Stattic RRAM，静静态存储器器)，又称称Cachhe(高速速缓冲存储储器)，是是介于CPPU和DRRAM之间间的内存，可可

45、以加速计计算机的运运行速度。第二节 打印机 打打印机是计计算机的输输出设备，是是办公自动动化的必备备工具。通通过打印机机可以将计计算机内的的文件、图图表打印在在纸介质上上或胶片上上，便于保保存和使用用。 一一、打印机机的分类与与特点 打打印机的种种类很多，按按印字的方方式来分，目目前最普及及的主要有有针式打印印机、喷墨墨打印机和和激光打印印机三种；按打印文文本的幅度度可区分为为窄行打印印机和宽行行打印机；按印字的的色彩来分分可分为单单色打印机机和彩色打打印机。现现将其特点点与功能介介绍如下： 11.针式打打印机 针针式打印机机根据打印印头针数的的多少，可可分为9针针和24针针等多种。9针的打打

46、印机一般般只适用于于打印西文文字符，现已淘汰汰。由于汉汉字的笔画画比较多，一一般要采用用24针的的打印机打打印。针式式打印机的的实现原理理比较简单单：打印针针头在计算算机打印驱驱动程序和和打印字库库字形信息息的控制下下按照一定定的次序击击打在色带带上，通过过色带一点点一点印到到纸上，形形成字符。针式打印印机的优点点是打印机机的价格比比较便宜，打打印材料的的成本比较较低，有很很好的易用用性，且它它是唯一一一种可以用用来打印蜡蜡纸和多层层纸的打印印机；当然然针式打印印机也有其其自身难以以克服的缺缺点，如打打印质量低低、速度慢慢、工作噪噪声大。这这些都使其其无法适应应当今社会会的需要，因因而现在已已

47、很少使用用它。 22.喷墨打打印机 喷喷墨打印机机使用喷墨墨来代替针针打。喷墨墨打印机按按工作原理理可分为固固体喷墨式式和液体喷喷墨式两种种，目前较较常见的是是液体喷墨墨打印机。液体喷墨墨方式又可可分为气泡泡式(如佳佳能和惠普普喷墨打印印机)与液液体压电式式(如爱普普生喷墨打打印机)两两种。气泡泡技术是通通过加热喷喷嘴，使墨墨水产生气气泡，喷到到打印介质质上的。而而在压电式式喷墨技术术中，墨水水从一个类类似热感应应式喷墨技技术的喷嘴嘴喷出，但但是墨滴由由缩小墨水水喷出的区区域形成，而而喷出区域域由施加电电压到喷出出区内的一一个或多个个压电板控控制。由于于墨水在高高温下易发发生化学变变化，性质质

48、不稳定，所所以打出的的色彩真实实性就会受受到一定程程度的影响响；另一方方面由于墨墨水是通过过气泡喷出出的，墨水水微粒的方方向性与体体积大小不不好掌握，打打印线条边边缘容易参参差不齐，在在一定程度度上影响了了打印质量量，这都是是它的不足足之处。微微压电打印印头技术是是利用晶体体加压时放放电的特性性，在常温温状态下稳稳定地将墨墨水喷出。它有着墨墨滴控制能能力强的特特点，容易易实现高精精度的打印印质量，且且微压电喷喷墨时无需需加热，墨墨水就不会会因受热而而发生化学学变化，故故大大降低低了对墨质质的要求。目前，爱爱普生、惠惠普和佳能能这3家公公司生产的的液态喷墨墨打印机代代表了市场场的主流产产品，而它

49、它们在技术术方面也各各有所长。 喷喷墨打印机机有许多优优点：价格格比较便宜宜，打印速速度比针式式快，噪音音比针式的的要小，打打印质量比比针式好，接接近激光打打印机的效效果，可以以打印彩色色图象。在在打印介质质的选择上上，也具有有一定的优优势；既可可以打印信信封、信纸纸等普通介介质，还可可以打印各各种胶片、照片纸、卷纸、TT恤转印纸纸等特殊介介质。缺点点是耗材贵贵。正因为为有诸多优优点，喷墨墨打印机日日益受到人人们的喜爱爱，逐渐占占领了广大大的中低端端市场。 33.激光打打印机 激激光打印机机是比较先先进的打印印机。它是是集激光技技术、微电电子技术和和精密机械械于一体的的现代科技技产物。激激光打

50、印机机工作噪音音极低，可可以产生高高质量的文文本和图像像，其质量量可与铅字字印刷的质质量媲美。 激激光打印机机的工作原原理是利用用计算机送送来的字符符信息调制制激光束，被被调制的激激光束在有有机感光鼓鼓表面产生生静电潜像像，静电潜潜像吸附打打印墨粉，显显影后形成成真实的墨墨粉字符或或图像，然然后把真实实的墨粉字字符或图像像转印到纸纸上，最后后将纸上的的墨粉字符符或图像作作加热加压压定型，输输出永久性性的文本，整整个过程准准确而且高高效。虽然然激光打印印机的价格格要比喷墨墨打印机昂昂贵得多，但但从单页的的打印成本本上讲，激激光打印机机则要便宜宜很多，因因此激光打打印机的市市场占有率率是越来越越高

51、。 除除了上述33种最为常常见的打印印机外，还还有热转印印打印机和和大幅面打打印机等几几种应用于于专业方面面的打印机机机型。热热转印打印印机是利用用透明染料料进行打印印的，它的的优势在于于专业高质质量的图像像打印方面面，可以打打印出近于于照片的连连续色调图图片来，一一般用于印印前及专业业图形输出出。大幅面面打印机，它它的打印原原理与喷墨墨打印机基基本相同，但但打印幅度度一般都能能达到244英寸(661cm)以上。它它的主要用用途一直集集中在工程程与建筑领领域。但随随着其墨水水耐久性的的提高和图图形解析度度的增加，大大幅面打印印机也开始始越来越多多地应用于于广告制作作、大幅摄摄影、艺术术写真和室

52、室内装璜等等装饰宣传传领域，成成为打印机机家族中重重要的一员员。 二二、打印机机的安装 新新购买的打打印机一般般都附带有有两根线，一一根是电源源线，一根根是数据线线。把电源源线插入插插座中接通通电源，再再把打印机机数据线两两头分别插插入打印机机通信端口口和计算机机上的并行行口(LPPT端口)中。这样样就物理连连接好了打打印机，下下一步将为为其安装驱驱动程序并并进行相应应设置方可可执行打印印操作。下下面介绍在在Winddows22000中中安装打印印机的操作作。 aa 在“开始”菜单中选选择“设置”|“打印机”命令，打打开打印机机对话框； bb 双击“添加打印印机”图标,得得到“添加打印印机向导

53、”对话框,然后单击击“下一步”按钮； cc 单击“本地打印印机”不要选中中“自动检测测并安装我我的即插即即用打印机机”复选框，然然后单击“下一步”按钮，得得到“选择打印印机端口”对话框； dd 选择LLPT端口口,然后单单击“下一步”按钮,可可以得到选选择“制造厂商商和型号”对话框； ee 在对话话框中找到到你的打印印机制造厂厂商和型号号(如果没没有列出，可可以单击“从磁盘安安装”按钮)。然后单击击“下一步”按钮，在在“命名你的的打印机”对话框中中，给你的的打印机起起一个名字字，再单击击“下一步”按钮，在在“打印机共共享”对话框中中，选择“不共享这这台打印机机”单选框，然然后单击“下一步”按钮

54、，得得到“打印测试试页”对话框； ff 选择是是否打印测测试页，然然后单击“下一步”按钮，得得到“正在完成成添加打印印机向导”对话框，单单击“完成”按钮，打打印机图标标就出现在在打印机对对话框上了了，至此打打印机安装装工作全部部完成。 三三、打印机机的日常维维护 打打印机作为为一种比较较精密的设设备，平时时的维护工工作显得非非常重要。尤其是打打印机工作作时，需要要不断地执执行进纸、出纸操作作，而打印印纸不可避避免地会带带有某些灰灰尘、杂物物，这些都都有可能对对打印机造造成损害。为了延长长打印机的的使用寿命命，保证高高质量的打打印效果，就就要对其进进行有效的的日常维护护。考虑到到针式打印印机已逐

55、步步退出历史史舞台，下下面只对喷喷墨打印机机与激光打打印机的日日常维护进进行介绍。 11.喷墨打打印机的日日常维护 喷喷墨打印机机由于内部部结构复杂杂，出现故故障的可能能性和操作作注意事项项也较多，所所以更应在在平时勤加加维护。喷喷墨打印机机的日常维维护主要是是进行喷墨墨头、墨水水和墨水盒盒的维护。 喷墨头的的维护 喷喷墨打印机机的喷墨头头由很多细细小的喷嘴嘴组成。喷喷嘴的尺寸寸与灰尘颗颗粒差不多多。如果灰灰尘或细小小的杂物掉掉进喷嘴中中，就很有有可能将喷喷嘴阻塞而而使其无法法喷出墨水水来，同时时还容易使使喷嘴面板板被墨水污污染。此外外，若喷嘴嘴内残存有有气泡，也也有可能发发生墨水喷喷射不良的

56、的现象，所所以在日常常维护中应应该特别注注意对喷墨墨头的维护护。维护喷喷墨头应该该注意如下下几条： 不要将喷喷墨头从主主机上拆下下并单独放放置。尤其其是在高温温低湿状态态下，如果果长时间单单独放置，墨墨水中所含含的水分会会逐渐蒸发发，干涸的的墨水容易易导致喷嘴嘴阻塞，从从而形成永永久性损害害。如果喷喷嘴已出现现阻塞现象象，应用清清水进行清清洗。若清清洗达不到到目的，则则应更换新新的喷墨头头。 避免用手手指和工具具碰撞喷嘴嘴面,以防防止喷嘴面面损伤,或或杂物、油油质等阻塞塞喷嘴。不不要向喷嘴嘴部位吹气气、不要将将汗、油、药品(酒酒精)等沾沾染到喷嘴嘴上，否则则墨水的成成份、粘度度将发生变变化，造

57、成成墨水凝固固阻塞。同同时还要注注意不要用用面纸、镜镜片纸、布布条等擦拭拭喷嘴表面面。 切记一定定要先关掉掉打印机再再切断电源源。先将打打印机置于于关机状态态，当喷墨墨头被盖帽帽后方可关关闭电源，最最后拔下插插头。否则则对于某些些型号的打打印机，打打印机无法法执行盖帽帽操作，喷喷嘴暴露于于空气中会会导致墨水水干涸。一一旦出现非非正常断电电，要及时时让打印头头回复到停停机待命位位置，以避避免打印头头喷嘴干涸涸造成阻塞塞而形成永永久性损害害。 墨水盒及及墨水的维维护 墨水盒在在使用之前前应储于密密闭的包装装袋中，温温度以室温温为宜。温温度太低会会使盒内的的墨水冻结结；而如果果长时间置置于高温环环境

58、中，墨墨水成份有有可能发生生变化。 不要将墨墨水盒放在在日光直射射的地方，安安装墨水盒盒时注意避避免灰尘混混入墨水造造成污染。不要用手手触摸墨水水盒的墨水水出口，以以免杂质混混入。 为保证打打印质量，墨墨水要尽量量使用与打打印机对应应的型号。墨水盒是是一次性用用品，用完完后要更换换，不能向向旧墨水盒盒中注入墨墨水。 墨水具有有导电性，因因此应防止止废弃的墨墨水溅到打打印机的印印刷电路板板上，以免免出现短路路现象。如如果印刷电电路板上有有墨水沾染染，可用含含酒精的纸纸巾将其擦擦掉。 不要随便便拆开墨水水盒，墨水水盒安装好好后，也不不要轻易用用手去移动动它，以免免造成打印印机故障。 22.激光打打

59、印机的日日常维护 越越来越多的的用户将激激光打印机机作为自己己的首选打打印机，而而激光打印印机相对喷喷墨打印机机而言采用用了较多的的先进技术术，其部件件也比较精精密，所以以在日常的的使用过程程中，同样样需要经常常对其进行行有效地维维护，以维维持激光打打印机良好好的打印效效果。 一一般激光打打印机在使使用一段时时间后，由由于空气中中的灰尘与与碎屑的侵侵蚀，有可可能会损坏坏打印机，不不能保证正正常的打印印效果，所所以要养成成定期清洁洁打印机的的好习惯，清清洁打印机机的操作步步骤如下： 断开打印印机电源。 用清水打打湿干净的的布条，将将布条拧成成稍微有点点湿，然后后用来清洁洁打印机外外部。 用毛刷或

60、或光滑的干干布清洁打打印机内部部，擦去打打印机内所所有的灰尘尘和碎屑。 当激光打打印机硒鼓鼓中的碳粉粉消耗尽后后，打印出出的文字就就不清晰了了，这时就就要更换硒硒鼓。更换换硒鼓的方方法比较简简单：断开开电源，打打开打印机机的外壳，捏捏住硒鼓上上的手柄，将将其拔出。然后抽出出新硒鼓上上的封条，安安装上新硒硒鼓即可。 注注意：清洁洁打印机时时，若衣服服上沾染了了碳粉，可可用干布将将其擦掉，然然后用冷水水冲洗。切切记不要用用热水，因因为热水会会使碳粉固固定在布料料的织物纤纤维里。第三节 扫描仪 扫扫描仪是计计算机的外外部输入设设备。被广广泛应用于于档案馆、印刷业、平面设计计、广告、传真、电电子文档的