村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限

1、PAGE PAGE 10文 书 立 卷卷 操 作 程程 序一、什么么是文书书立卷？它的意意义及案案卷质量量要求。文书立卷卷，就是是按照一一定的要要求与方方法，把把办理完完结的、具有保保存价值值的零散散文件组组合成案案卷。 其意义在在于保护护文件安安全，为为开展档档案工作作奠定物物质基础础，为单单位、为为国家积积累档案案财富。 案卷质量量要求是是遵循文文件材料料的形成成规律和和特点，保保持文件件之间的的有机联联系，区区别不同同价值，便便于保管管和利用用。 二、文件件材料的的收集、文件件材料从从以下八八个方面面收集（）收收集“红头文文件”。所谓谓的“红头文文件”是指文文件的首首页上方方的有关关内容

2、和和格式套套红印制制的公文文，如通通知、通通报、请请示、报报告、批批复、决决定、命命令等。（）收收集“白头文文件”。如会会议材料料、经验验介绍、领导讲讲话、专专题报告告等。（）收收集本单单位内部部使用的的文件材材料。如如各种会会议记录录、规章章制度、工作计计划、总总结、名名册、统统计表、登记表表等。（）收收集证明明性文件件。如党党、团组组织关系系介绍信信及存根根。（）收收集契约约性文件件。如协协议、合合同、意意向书等等。（）收收集报道道性文件件。如新新闻媒介介关于本本单位重重要活动动的新闻闻稿、照照片、录录音录像像带，本本单位领领导答记记者问等等。（）收收集记载载性文件件。如年年鉴、大大事记、

3、组织沿沿革、工工作日记记、调度度日志等等。（）收收集公布布性文件件。如通通告、公公告等。、文件件材料的的收集应应该注意意问题（1）要要完整、准确地地收集文文件。（2）收收集文件件必须“以我为为主”，把本本单位自自身形成成的文件件材料作作为收集集的重点点。、开展展文件材材料收集集的途径径、范围围（1）建建立归档档制度，定定期收集集文件材材料（2）做做好平时时文件材材料收集集（3）从从领导、分管领领导、经经办人手手中收集集材料4、区分分归档和和不归档档文件材材料(1)了了解掌握握本单位位制定的的文件件材料归归档和不不档归档档范围(2)逐逐份区分分要归档档和不要要归档的的文件材材料三、文件件材料的的

4、分类、组卷、确定定分类方方法，制制定分类类方案（1）根根据本单单位本部部门的工工作职能能、业务务范围来来制定分分类方案案，村级文文书档案案分类方方案、归归档范围围及保管管期限表表附后后。目前村级级分为：党群工工作类农村工工作类行政综综合类治保民政政类(2)将将立卷年年度的归归档文件件材料逐逐份与分分类方案案的类目目对号入入座、确定定文件材材料的保保管期限限根据规定定，文书书档案的的保管期期限分永永久、长长期和短短期三种种。永久久50年年以上，长长期为116550年，短短期为115年以以下。凡是反映映机关主主要职能能活动和和基本历历史面貌貌的，对对本机关关、国家家建设和和历史研研究有长长远利用用

5、价值的的档案，列列为永久久保管。凡是反映映机关一一般工作作活动，在在较长时时间内对对本机关关工作有有查考利利用价值值的文件件材料，列列为长期期保管。凡是在较较短时间间内对本本机关有有参考利利用价值值的文件件材料，列列为短期期保管。、卷内内文件的的排列（1）文文件的一一般排法法原则：正文在在前，底底稿在后后；批复复在前，请请示在后后；原件件在前，复复印件在在后；来来文在前前，复文文在后；转发件件在前，被被转发件件在后，正正文在前前，附件件在后。（2）卷卷内文件件排法：同一具具体问题题的，同同一任务务，同一一活动，同同一事件件，它们们的问题题特征一一致，要要按文件件形成的的时间顺顺序排列列；同一一

6、性质问问题相近近的文件件，把问问题相同同的文件件排列在在一起。如卷内内文件有有农业、林业、水利方方面的文文件，按按照习惯惯先排农农业方面面的文件件，再排排林业方方面的文文件，最最后排水水利方面面的文件件材料。、卷内内文件的的编号（编编页码）卷内文件件的排列列确定之之后，要要用阿拉拉伯数字字在文件件的右上上角编写写页号，凡凡有正式式文字的的页面，无无论正面面背面都都要编号号。、填写写卷内文文件目录录(1)顺顺序号。即卷内内文件的的次序号号，以文文件为单单位，一一份文件件编一个个号，用用阿拉伯伯数字填填写。(2)文文号。即即文件的的制作机机关的发发文字号号。填写写时，要要把文件件的字号号填全来来。

7、如“建政办办200051233号”，不能能填写成成“建政办办1233号”、“200051233号”或“1233号”。没有有发文字字号的文文件材料料则不必必填写。(3)责责任者。即文件件的制作作机关、部门或或个人。责任者一一般要写写全称，全全称过长长的可写写规范性性的简称称。如“中国共共产党建建宁县委委员会办办公室”可简化化填写为为“中共建建宁县委委办”，但不不得填写写为“本乡、本办、本局、本委、本院、本所、本站、本村”等。责任者过过多，以以填写主主办单位位为主，其其余的单单位可省省略，在在后面加加上“等”字。（4）题题名。即即文件的的标题。题名很很明确的的，照原原文填写写。有题名名但无实实质内

8、容容的应重重新拟写写题名，如如“报告、申请、通知”等，应应先填写写“报告、申请、通知”，在报报告的后后面加上上中括号号，在中中括号里里点明是是什么报报告。没有题题名的文文件材料料应重新新拟写题题名并加加上中括括号。(5)日日期。日日期指文文件的形形成的时时间。手工填写写卷内目目录时一一般可省省略“年”、“月”、“日”字，如如“二五年年五月八八日”可填写写为“5.88”， 跨跨年度的的文件要要填全，如如“二六年年一月八八日”应填写写成“20006.11.8”。用档档案管理理软件时时录入时时应为“2000505508”、“2000601108”八位数数字，不不足的应应补“0”，如“二000五年十十

9、二月”应录入入为“2000512200”文件没有有日期的的，要考考证清楚楚后填写写。(6)页页号。页页号指卷卷内文件件所在之之页的编编号。填填写每份份文件首首页的文文件编号号，但最最后一份份文件必必须填写写起止页页号，使使卷内文文件总页页数一目目了然。(7)备备注。其其它需要要说明的的问题。、装订订案卷的的基本要要求(1)除除去文件件材料上上的订书书钉、大大头针、回形针针等金属属物。(2)对对破损、不合规规格的文文件材料料要进行行修补和和托裱；对字迹迹不清的的文件要要修复。(3)文文件大小小不一、长短不不齐的应应折叠整整齐美观观。(4)取取折叠好好的档案案卷皮与与卷内文文件目录录、文件件材料的

10、的左边和和底边平平，将档档案卷皮皮的封面面、封底底向外翻翻开，用用铁夹子子把档案案卷皮的的上部底底部和卷卷内文件件材料夹夹紧。(5)将将档案正正面朝上上放在桌桌面上，下下面垫装装订板或或旧书报报，手电电钻或钻钻子在装装订部位位钻三个个等距离离的小孔孔。(6)用用档案装装订线装装订案卷卷，一般般采用三三孔一线线法。(7)装装订好的的案卷要要做到不不掉页、不倒页页、不压压字、不不损坏文文件材料料、不妨妨碍阅读读。、拟写写案卷题题名案卷题名名就是案案卷标题题，是对对卷内文文件材料料的总概概括，揭揭示卷内内文件材材料的内内容和成成分，为为查找文文件材料料提供线线索，也也为编制制案卷目目录检索索工具提提

11、供依据据.(1)拟拟写案卷卷题名的的基本要要求：一一是要研研究案卷卷的主要要内容和和成分；二是要要有一定定概括能能力，把把案卷的的内容用用简洁的的文字表表达出来来，案卷卷题名主主要由制制发文件件的机关关、内容容、文种种三部分分组成，字字数一般般控制在在3040个个字以内内，以不不超过550个为为宜；三三是用毛毛笔或书书画硬笔笔书写。（2)拟拟写案卷卷题名的的基本格格式对于大多多数案卷卷来说，以以问题特特征为主主，其格格式为：责任者者问题题文种种。如：建宁县政政府关于于农业生生产、林林业生产产和水利利建设工工作的通通知、意意见（责任者者）（问问题）（文文种）、案卷卷的排列列案卷排列列就是确确定案

12、卷卷的前后后顺序和和存放位位置，并并反映出出案卷之之间的某某种联系系。案卷卷排列方方法应统统一，前前后保持持一致。村级一般般按年度度保保管期限限组组织机构构（或问问题）排排列法。这种排排列法是是把一个个年度形形成的案案卷，先先排永久久卷，再再排长期期卷，后后排短期期卷。例例如：20055年永永久 党党群工作作类农村工工作类 行政政综合类类治保工工作类长期党群工工作类农村工工作类行政综综合类 治保保工作类类短期党群工工作类农村工工作类行政综综合类治保工工作类、编制制案卷号号、归档档号(1)案案卷号。案卷号号是案卷卷的排列列顺序编编号。案卷采用用年度保管管期限组织织机构（或或问题）排排列的，案案卷

13、号的的编制是是一年一一个顺序序号，先先编永久久卷，再再编长期期卷，后后编短期期卷。如如某单位位20005年立立案卷115卷，其其中永久久7卷、长期66卷、短短期2卷卷。则案案卷编号号是永久久177号，长长期813号号，短期期1415号号。(2)归归档号。归档号号是文书书案卷年年度归档档处理编编号，它它起着统统计年度度立卷数数量的作作用。归归档号的的编制方方法和案案卷号的的编制一一致。、填填写案卷卷封面、卷脊(1)全全宗名称称栏。即即案卷封封面最上上一栏，用用来填写写立卷单单位名称称。如“建宁县县黄埠乡乡黄埠村村”；(2)类类目名称称栏。即即案卷封封面第二二栏，用用来填写写案卷分分类方案案的类目

14、目名称。如：“党群工工作类”、“行政综综合类”。(3)案案卷题名名栏。即即案卷封封面第三三栏，用用来填写写案卷题题名。要要根据卷卷内文件件制发单单位来确确定，如如：“建宁县县政府关关于做好好农业生生产、林林业生产产和水利利建设工工作的通通知、意意见”，填写写时第一一行空两两格，回回行顶格格书写。(4)时时间栏。填写卷卷内文件件的起止止年月。(5)保保管期限限栏。填填写案卷卷的保管管期限。(6)件件、页数数栏。填填写案卷卷有几份份文件和和案卷的的总页数数。(7)归归档号栏栏。填写写年度文文书案卷卷归档处处理编号号。(8)档档号栏。填写案案卷封面面和卷脊脊有全宗宗号、目目录号、案卷号号。(9)卷卷

15、脊年度度栏。填填写案卷卷年度。、要要求各村村每年在在月底底前要完完成上一一年度的的档案材材料立卷卷归档工工，并把把案卷目目录报送送县档案案局。四、档案案的保管管和利用用、做好好档案保保管工作作需要具具备以下下条件：（1）要要有档案案室、档档案装具具（厨、柜），要要有专人人管理，并并要求做做好“八防”措施，即即：防火火、防光光、防尘尘、防潮潮、防盗盗、防霉霉、防有有害生物物、防防有害气气体。（2）不不要将档档案存放放在最底底楼或最最顶楼，最最底楼不不宜防潮潮、防霉霉、防水水灾，顶顶楼不宜宜防高温温，纸张张容易老老化、碎碎，不利利于永久久保存档档案。（3）档档案室、厨、柜柜要保持持卫生清清洁，档档

16、案排列列要整齐齐，厨内内每年要要更换防防虫药剂剂（樟脑脑片）。、怎样样开展档档案利用用工作（1）制制定利用用档案规规章制度度档案案查阅利利用制度度。建建立查阅阅档案登登记簿，在在提供利利用过程程中，要要根据实实际情况况，规定定不同的的审批手手续：如如档案外外借、复复制，一一般要通通过领导导批准，并并办理借借阅手续续，限期期归还。一般情情况下档档案不外外借，预预防涂改改、损坏坏、遗失失档案。（2）为为了便于于查找档档案要健健全检索索工具：案卷目目录、全全引目录录、卷内内目录，并并建立档档案统计计台帐。在人员员变动时时要办理理档案移移交手续续。村级文书书档案分分类方案案、归档档范围及及保管期期限类

17、别序号归档范围围保管期限限党群工作类1上级党委委颁发的的需要本本村支部部执行的的文件材材料长期2本村支部部年度计计划、总总结、会会议记录录永久3本村支部部换届选选举，领领导任免免文件材材料永久4本村支部部党员花花名册，党党组织介介绍信永久5本村支部部发展党党员、党党风党纪纪、民主主评议等等文件材材料长期6上级关于于共青团团、妇女女、老龄龄、计生生协会、关工委委等工作作文件材材料长期7本村团员员、团干干等表册册，团代代会文件件材料及及团组织织介绍信信存根长期8妇代会、妇女工工作文件件材料长期农村工作类1上级机关关颁发的的有关农农业生产产政策性性、规定定性文件件长期2本村有关关农业、林业生生产、农

18、农田保护护、畜牧牧水产、水利工工作等的的规划、计划方方案、合合同、协协议书永久3本村农、林、牧牧、付、渔业生生产的年年度计划划、总结结报表永久4本村有关关农村经经济体制制改革、农业生生产、联联产承包包、收益益分配、农业科科技的规规划、报报告、合合同、报报表永久行政综合类1上级机关关颁发的的有关农农村工作作的法规规性、政政策性、规定性性文件长期2上级机关关制发的的针对本本村的批批复、通通报，需需要本村村执行的的文件材材料永久3本村委会会会议记记录、村村领导在在各种会会议上的的重要讲讲话，典典型发言言、情况况汇报永久4村委会及及其他组组织的年年度计划划、总结结、报告告、统计计年报永久5本村制定定的各项项管理制制度，村村规民约约、村务务公开长期序号归档范围围保管期限限行政综合类6本村评选选先进单单位、先先进个人人的文件件材料长期7本村在精精神文明明建设、计划生生育、落落实宗教教、侨务务政策、文教卫卫生工作作中形成成的文件件材料永久8本村办企企业、生生产技术术、经营营管理、产品销销售及招招商引资资、企业业设立、合并、迁移、停产、承包、拍卖等等文件材材料永久9上级关于于财务规规定，审审计、金金融、保保险、税税务等需需要本村村执行的的文件材材料长期10本村有关关村财管管理，申申请拨款款、贷款款报告、批复永久11上级机