生产制造型企业材料采购订单管理流程

1、XX公司内控文件- PAGE 17 -材料采购购订单管理理流程目的此流程规规范了采采购订单单的签订订与管理理行为，确保了采采购订单单的有效效性，并并且保证证有效订订单完整整正确的录入供应应链系统统。适用范围围此流程适适用于材材料采购购订单的的管理，分为原原材料和和辅助材材料的采采购，原原材料主主要包括括铜包铝铝母材，辅助材材料主要要为生产产燃料、拉伸油油、托盘盘和包装装物等。本流程程涵盖了签订采采购订单单相关的的信息流流、单据据流。流程责任任人采购部长长负责本本文件的的有效性性。相关文档档生产计计划根据公公司实际际情况设设计。采购申申请单供应商商基本信信息表材料价价格清单单采购订订单公章使使用

2、登记记表逾期订订单统计计表根据公公司实际际情况设设计。XX公司内控文件流程说明明编号步骤说明明部门人员控制活动动1.提出采购购申请采购申请请生产部统统计员根根据生生产计划划中的的材料需需求进度度，以及现现有的库库存情况况填写采购申申请单，申请请进行材材料采购购。原料料采购申申请必须须在需求求日前330天提提出，辅辅料采购购申请必必须在需需求日前前15天提提出。申申请单中中必须注注明材料料的代码、名称、规格、数量和和需要到到货的日日期，统计员员填写完完备后后后递交生生产部长长进行审审批。生产部统计员2处理采购购申请采购申请请的审批批生产统计计员将采购申申请单后附生产计计划递递交生产产部长进进行审

3、批批，生产产部长根根据生生产计划划检查查采购申申请是否否符合计计划要求求，同时时与库房房核实库库存情况况，检查查无误后后在采采购申请请单上上签字确确认，返返还生产产统计员员。统计员将将经审核核的采采购申请请单复复印一式式两份，原件递递交采购购部采购员员进行订订单处理理，复印印件与生产计计划一一并归档档，同时时更新生产计计划中中的已采采购信息息，作为为日后审审核采购购申请的的依据。若生产产计划发发生变更更，销售售部、车车间或其他相相关需求求者应及及时通知知生产统统计员，以便统统计员根根据新的的需求及及时调整整采购申申请的时时间和数数量。生产部统计员生产部长长审核3.提出采购购订单检查采购购申请采

4、购部采采购员检检查采采购申请请单是是否由生生产部长长签字确确认，检检查无误误后，采采购员方方可进行行供应商商的选择择和定价价。采购部采购员检查确定供应应商和采采购价格格考虑采购购类别、交货期期等因素素后，采采购员从从供应应商基本本信息表表中选选择供应应商并确确定采购购价格：原材料（铜包铝铝母材）：采购购员与多个同同类合格格供应商商进行沟沟通，综综合考虑虑其当时时的供货货能力、供货速速度、加加工费以以及运费费等因素素后，选选取一家家作为本本次采购购的供应应商；采采购员根根据采采购申请请单的的需求数数量和现现货市场场价格；辅助材料料（油剂剂类、化化学类）：采购员员向首选选供应商商索取报报价单（采购

5、部部对辅料料供应商商根据价价格质量量等因素素，确定定首选供供应商，在供应应商基本本信息表表中记记录，并并按季度度进行评评价更新新），并要要求其在在报价单单上签字字盖章，采购员员根据存存档的材料价价格清单单对报价价单进行行审核，分析价格格波动是否否合理，对不合合理的报报价与供供应商进进行议价价或在其其它同类类合格供应应商中进进行选择择；辅助材料料（劳保保类等小件辅辅料）：采购员员要求供供应商每每季度提提供产品品的完整整报价单单并加盖盖印章，由采购购部长审审批后在在材料料价格清清单中中进行记记录；每次下下订单前前，采购购员根据据材料料价格清清单与与供应商商口头确确认价格格是否有有变动，对于材材料单

6、价价变动幅幅度低于于1时，不必重重新进行行报价，变动超超过该标标准时，供应商商应重新新提供加加盖公章章的书面面报价单单。材料价价格清单单每个个季度由由采购员员根据所所取得的的供应商商的最新新报价单单进行更更新维护护，采购购总监对对清单的的维护进进行监督督并审核核。确定供应应商和采采购价格格后，采采购员将将供应商商信息、采购单单价和总总金额填填入采采购申请请单中中相应位位置，将将填写完完备的采购申申请单和相应应报价单单递交采采购内勤勤进行订订单处理理。采购部采购员采购部长长采购总监监审核检查审核生成/索索取采购购订单采购内勤勤根据填填写完备备的采采购申请请单和和报价/锁价单单，在11个工作作日内

7、准准备采购购订单：采用供应应商格式式订单：采购内勤勤通知供供应商传传真加盖盖公章的的采购购订单，与报报价单核核对一致致后，将将采购信信息（供供应商名名称、物物料代码码、物料料名称、数量、单价、供供货方式式、付款款条件和和售后服服务条款款等）录入入供应链链系统中中的采采购订单单，将将供应商商订单和和采购购申请单单一并并递交采采购部长长审核，待审核核通过后后由印章章保管员员加盖公公章回传传至供应应商执行行订单（转步骤骤4.11）；采用利华华格式订订单：采采购内勤勤根据采采购申请请单信信息在供供应链系系统中录录入订单单并打印印，与报报价单和和采购购申请单单一并并递交采采购部长长审核，待审核核通过加加

8、盖公章章后传真真至供应应商进行行确认签签订订单单（转步骤骤4.22）；无需签订订订单的的材料采采购（劳劳保用品品等小额额辅料）：采购内内勤根据据报价单单和采采购申请请单信信息在系系统中录录入采采购订单单并打打印，注注明“非正式式”订单，与上述述材料一一并递交交采购部部长审核核，待审审核后录录入材材料采购购统计表表中进进行来料料跟踪（转步骤骤4.33）。采购部采购内勤勤4.审核采购购订单审核采购购订单 供供应商格格式订单单审核订单单条款：采购部部长首先先审核供供应商的的订单条条款是否否符合规规定：采购订单单基于已已签订的的框架合合同基于框架架合同的的采购订订单中必必须注明明框架合合同的编编号，采

9、采购部长长根据备备案的框框架合同同，检查查采购订订单中是是否存在在与框架架合同不不一致的的条款（例如付付款方式式、在不不同时间间段货物物安全的的责任归归属、售售后服务务条款等等），如有差差异，需需提请法法律部和和财务部部对不一一致条款款出具意意见并填填写合合同/订订单评审审记录表表；如需更更改订单单条款，提请采采购员联联系供应应商进行行修改；若若订单条条款与框框架合同同没有差差异，采采购部长长进一步步检查订订单内容容（转步步骤 bb）未签订框框架合同同的采购购订单采购部长长检查该该版本的供应商商采购订订单是否否经过法法律部和和财务部部的审核核并备案案，若已进行备备案，采采购部长长进一步步检查订

10、订单内容容（转步步骤b）；若该该版本订订单尚未未备案，采购部部长提请请法律部部和财务务部对该该订单的的各项条条款进行行认定，并出具具合同同/订单单评审记记录表（详见见 非非标准合合同/订订单的使使用与审审批）；认定通通过的，由法律律部对该该版本订订单进行行备案，以便于于采购部部日后对对同类订订单进行行审核；认定未未通过的的，由采采购部与与供应商商沟通修修改订单单条款。审核订单单内容：采购部部长检查查后附的的采购购申请单单是否否由生产产部长签签字确认认，检查查无误后后，就以以下事项项对系统统外的供供应商采购订订单内内容进行行审核：材料的型型号数量量是否与与采购购申请单单一致致，如有有差异提提请采

11、购购员修改改；报价单是是否加盖盖供应商商公章或或公章，订单价价格与报报价单一一致，如如有差异异提请采采购修改改。采购部长长对上述述内容审审核无误误后在采购申申请单上签字字确认，按照付款及及相关事事项审批批权限的规定定依次递递交各部部门对采采购订单单进行审批批（转步步骤4.4）采购部采购部长长审核审核采购购订单 利利华格式式订单利华格式式的合同同/订单单模板由由法律部部会同采采购部和和财务部部一同制制定，以以确保公公司利益益受到保保护（标标准模板板的制定定与审批批详见 制制定标准准合同模模板）。审核订单单条款：采购部部长首先先审核订订单条款款是否符符合规定定：采购订单单基于已已签订的的框架合合同

12、采购部长长检查订订单中是是否存在在与框架架合同不不一致的的条款（例如付付款方式式、付款款条件、付款期期限、送送货方式式、质量量标准、在不同同时间段段货物安安全的责责任归属属、售后后服务条条款等），如有有差异，且有差差异的条条款不符符合公司司标准合合同或订订单的规规定，采采购部长长提请采采购员与与供应商商沟通对对条款进进行修改改；若有差差异的条条款符合合公司标标准（如如付款期期限、送送货方式式变更等等），采购部部长与采采购员沟沟通，结结合实际际情况判判断差异异是否合合理，若若差异不不合理，则提请请采购员员修改；若订单单条款与与框架合合同没有有差异，采购部部长进一一步检查查订单内内容（转转步骤 b

13、）未签订框框架合同同的采购购订单采购部长长检查订订单条款款中的付付款方式式、付款款条件、付款期期限、送送货方式式、质量量标准、退换货货条件与与方式、在不同同时间段段货物安安全的责责任归属属、售后后服务条条款是否否符合公公司标准准合同或或订单的的规定，并且结结合供应应商实际际情况判判断条款款是否合合理，如如有差异异，提请请采购员员与供应应商沟通通进行修修改；审审核无误误的，采采购部长长进一步步检查订订单内容容（转步步骤b）审核订单单内容：采购部长长检查采购申申请单是否由由生产部部长签字字确认，检查无无误后，就以下下事项对对采购购订单内容进进行审核核：材料的型型号数量量是否与与采购购申请单单一致致

14、；报价单是是否加盖盖供应商商公章或或公章，订单价价格与报报价单一一致。采购部长长审核上上述内容容如有差差异，提提请采购购员进行行修改；审核无无误后在在采购购申请单单上签签字确认认，按照照付款款及相关关事项审审批权限限的规规定依次次递交各各部门对对采购订订单进行行审批（转步骤骤4.44）。采购部采购部长长审核审核采购购订单 非非正式订订单采购部长长首先检检查采采购申请请单是是否由生生产部长长签字确确认，检检查无误误后，就就以下事事项对采购订订单内内容进行行审核：材料的型型号数量量是否与与采购购申请单单一致致；有索取报报价单的的，检查查报价单单是否加加盖供应应商公章章或合同同章；无报报价单的的，检

15、查查订单价价格与材料价价格清单单是否否一致或差差异在合合理范围围之内（单价差差异低于于1）；是否注明明非正式式订单。采购部长长审核有有差异的的，提请请采购员员修改；对上述述内容审审核无误误后在采购申申请单上签字字确认，按照付款及及相关事事项审批批权限的规定定依次递递交各部部门对采采购订单单进行审批批（转步步骤4.4）。采购部采购部长长审核审批采购购订单总经理、COOO财务主管管和采购购经理根据据规定依依次对采购订订单进进行复核核审批：财务部长长确认付付款是否否能够按期期实现，并进行行付款计计划；若若无法保保证按期期付款，则提请请采购部部门与供供应商沟沟通，协协调付款款日期或或付款期期限；财财务

16、部长长审核无无误后，在采采购申请请单上上签字盖盖章，传传递至CCOO审审批；COO检检查采采购订单单与采购申申请单是否一一致（供供应商名名称、物物料名称称、数量量、单价价等），检查采购申申请单是否由由财务部部确认签签字；COOO检查无无误后，在采采购申请请单上上签字盖盖章，转转交总经经理审批批，返还还采购内内勤办理理加盖公公章手续续。采购部财务部等等财务部长长采购总监监等复核审批加盖公章章采购内勤勤将经审审核的采购申申请单递交行行政部，印章保保管员就就以下事事项进行行审核：根据付付款及相相关事项项审批权权限的的规定检检查采采购申请请单是是否充分分审批；订单主要要内容（供应商商、材料料型号、价格、数量）是否与与采购购申请单单一致致；从系统中中调出未未过帐的的采购订订单，检检查系统统内订单单的主要要信息（供应商商、材料料型号、价格、数量）是否与与经审核核的采采购申请请单一一致。印章保管管员检查查无误后后，在供应应链系统统订单上上进行审审核，将将订单信信息自动动登录到到材料料采购统统计表中，同同时在交易用用的正式式采购购订单上加盖盖公章，并在公章使使用登记记表上上登记订订单编号号；对于于小额辅辅料采购购的非正正式订单单，不必必加盖