公司接待服务管理办法

1、接待服务管理办法总则为进一步规范公司各类业务接待行为，树立公司良好形象，有效控制接待费用，特制定本办法。接待服务工作具体包括前期沟通、车辆接送、会场布置、会务服务、食宿安排、礼品赠送及票务服务等。接待服务实行“对口接待，统一安排”的原则，综合管理部是公司日常接待事务的归口管理和服务部门，对口接待部门配合综合管理部做好接待服务工作。公司领导的重要客人、公司的重要客户、外宾及政府机关领导等接待标准为贵宾接待；普通客户、政府机关一般工作人员等接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习、工作的一般人员接待标准为普通接待。本办法适用于北京神雾电力科技有限公司（以下简称“公司”）。接待

2、服务管理接待服务准备、实施 接收任务。公司有关部门接到接待任务后，应在第一时间通知综合管理部，由综合管理部统一拟定接待方案，报公司相关领导审核确认，接待方案发送所有与会人员。 确认来宾信息。综合管理部要提前与来宾取得联系，确认来宾的人数、姓名、职务、出行方式、抵达时间等信息，并做好相应的准备工作。 车辆安排。根据接待的需要，由对口接待部门或综合管理部（公司领导客人）提前半天向综合管理部车辆负责人员申请用车。接待外宾或重要客人，须安排相关人员一同前往接机（站）；如客人自驾车，联系人应及时告知行车路线。 会场布置。综合管理部按照接待要求，提前布置好会场，调试好会议设备、安排座次、准备会务材料等，并

3、通知公司接待人员提前进入会场。 会务服务。综合管理部会务接待专员应提前站立于会议室门前迎候客人，指引客人进入会场落座，准备茶水、果盘、毛巾等；重要会议进行时，会务接待专员应站立于会议室门外，以解决会议期间发生的突发问题。 参观讲解。按照来宾的级别和重要程度，安排公司领导及相关技术人员赴集团公司现场讲解。 食宿安排。接待用餐和住宿实行“分级限标”的原则，由承办部门根据客人的级别和接待的轻重缓急统一安排在签约酒店就餐、住宿，具体如下：一般情况下赴集团公司参观的可安排在集团公司用餐，需提前填写集团公司食宿申请单并逐级审批，报送小食堂管理人员；也可安排在公司外用餐。住宿由承办部门提前联系综合管理部统一

4、安排在签约酒店，以降低接待费用。一般情况下由对口接待部门负责人与相关人员陪同用餐，确因工作需要接待重要客人，可请分管领导出席，陪同人数最多不超过来宾的1.5倍。用餐费用由承办部门自行结算，开取凭证到财务进行报销；普通接待中午可安排在园区地下食堂自助餐，提前填写客餐审批单，到综合管理部领取就餐卡；中午一律不准饮酒；贵宾接待、业务接待按照客人的级别和重要程度选择用餐标准。审批权限。公司外接待单次预算在1000元以下（含）由部门主任审批，公司外接待单次预算在3000元以下（含）由分管副总经理审批，3000元以上由总经理审批。审批流程在公司外酒店用餐、住宿的，由对口接待部门或综合管理部（总经理客人）填

5、写接待申请审批单（见附件2），经部门主任、分管领导或总经理审核，由综合管理部主任核定标准，综合管理部预定食宿酒店，用餐完毕后由承办部门经办人自行结算，开取凭证并携接待申请审批单到财务走报销程序。如相关审核人员不在公司，可在电话中经请示批准后，按以上流程补办食宿安排审批手续。因在公司外接待客人需要领用酒水的，需填写酒水领用审批单（见附件3），由部门主任审核、分管副总经理或总经理（如需要）审批后到综合管理部领取。票务服务。承办部门需提前联系综合管理部，为来宾代订机（车）票，安排车辆、协调有关领导或对口部门送机（站）。接待服务后续工作 接待活动结束后，承办部门应根据客户的重要程度及时撰写新闻稿件，经

6、有关领导审核后，及时上传公司网站，并将有关文字、图片等资料归档保存。 每次接待结束后，综合管理部应对接待过程中发现的问题和存在的不足进行总结，研究改进措施。 综合管理部每月底统计汇总接待费用发生额，报分管副总经理审阅后，转财务部将费用计入相应的部门。接待服务要求接待工作要加强前期策划，统筹安排好各个环节，确保接待活动有序进行，树立公司良好形象。会务接待人员上班期间须穿工作服，佩带工作牌，会务服务时做到走路轻、说话慢、操作稳。参观时走在客人及公司陪同人员之前作引导，回答客人提问时讲普通话，使用文明礼貌用语。承担接待任务的部门和参与接待的人员，必须严格执行有关保密规定，加强接待文件和会议资料的管理

7、，切实做好接待保密工作。各部门要严格执行接待有关规定和标准，加强接待费用管理，不得超预算支出。申请人领取酒水后因故未送出或未使用完，应及时退回综合管理部，由综合管理部库管员返还酒水审批单并重新登记。附件1 食宿申请表 编号：申请单位： 申请日期：申请人申请部门人员信息(单位、职务、姓名)用餐地点职工食堂 / 公司外酒店用餐时间、人数用餐标准350元 480元 600元 800元 1200元 1800元 2500元 3200元其他：住宿地点、时间、标准及数量地点： 时间：标准间 间 单人间 间 套间 间 审批栏经办人：经办部门负责人 ： 综合管理部主任：经办部门分管领导：总经理：附件2 接待申请

8、表 编号：申请单位： 申请日期： 接待部门接待负责人联系电话接待日期来访事由来宾信息姓名单位职务接待安排用餐地点烟、酒、茶午餐地点： 时间： 人数：晚餐地点： 时间： 人数： 住宿安排地点： 时间： 标准及数量： 标准间 间 单间 间 套间 间会议时间会议室名称参会人数会议主持人参加领导及陪同人员集团董总、姜总会议室准备会议准备水果 咖啡 茶水 烟 投影 摄像 参观实验室礼品等其他要求审批栏接待经办人：接待部门负责人 ：集团接待部门分管副总：（子分公司总经理）集团分管办公副总：集团常务副总：集团董事长集团办公室： 集团行政部：附件3 编号： 酒水领用审批单申请人申请部门申请日期期望到位日期名称（标准）和数量申请事由：部门经理审核：分管