商务信函写作

1、共6共6页Yourref:LE/N116商务英语写作辅导资料主题：对Unit11商务信函(BusinessLetters)知识点的补充学习时间：2013年6月10日6月16日内容：商务信函的内容EssentialsofaGoodBusinessLetter一封好的商业信函必须具备以下要素：Clearthinking(思路清晰)Exactnessofexpressions(表述准确)Terseness,combinedwithcourtesy(简洁得体)TheFormatsofaBusinessLetter(重点掌握)典型的商务信函包括三部分：开头部分、正文部分和结尾部分。开头部分：信头(Let

2、terhead)是指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时打印的。收信人一看信头就知道信函来自何方，何时发出，便于回信。EdwardsandMasonInsuranceAgency66MartinLaneEastChicagoIL60010Telephone:01-588-5758Fax:01-588-6763Email:)Yourref:LE/x;Ourref:BL/RP一般的商务信函都有编号，便于查询，也有信函不加编号。信函编号置于信EdwardsandMasonInsuranceAgency66MartinL

3、aneEastChicagoIL第0页0Telephone:01-588-5758Fax:01-588-6763Email:头之下，稍靠右上角。日期册)英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。年份应完全写出。正式信函中的月份一般要用英语的全称，如January,February等。月份在非正式信函中可以缩写，如一月Jan.。信函日期有两种：英式的按日、月、年次序书写，如：12thDecember,2001；美式的按月、日、年次序书写，如：November21,2001收信人地址(InsideAddress)写在信的左上角，从信纸的左边的顶格写起，低于写信人的地址和发信的日期一、两行。致某公司

4、某人的信内地址写法如下：收信人姓名头衔机构的名称街道号码及名称城市名、州名称及邮编所在的国家名称例如：Ms.SusanC.LeeDirectorCreswellInc.400FortuneStreetPhoenixArizona82044第2页共6页U.S.A.、八、第第 #页共6页ThereisabsolutelynoexcuseformynotmeetingwithyoulastMondayorat效力。私人信函无本人签字则失礼。抄送(cc):有抄送对象则写，若无，则不必写这项。抄送通常置于落款的左下端。附件(EnclosureorEncl.)：有则写，若无，则不必写这项。附件置于抄送的下

5、方。再启(Postscript,orP.S.):如果信写好后正要寄发时，突然得到某种相关的信息，或想起一件重要的事需要在信中提及，那么，则在信的底端写上附言或再启。商务信函的格式(重点掌握)商务信函有不同的类型的格式，其中常用的格式有两种：缩进式和齐头式。后一种是现代商函中都采用的格式。现分别介绍如下：.缩进式(Indentedformat)：在此格式中旧期和结束的敬语从纸张的中间写起；每一段开始缩进四至五个空格。例如：WhiteBros.Inc.1234BroadwayRoadEvanston,Illinois77334U.S.A.Tel:01-456-789Fax:01-765-78912

6、thDecember,2009Mr.RobertWhiteBoltonStoresLtd.13LakeLaneNorthbrook,Illinois55566U.S.A.DearMr.White,ThereisabsolutelynoexcuseformynotmeetingwithyounextMonday.TheThereisabsolutelynoexcuseformynotmeetingwithyounextMonday.TheYourssincerely,Yourssincerely,.齐头式(Full/Blockformat)这种格式现在使用的范围十分广泛，因为它快捷、效率高，而且

7、能反映进行的商业活动的积极方式。由于能节省打字的时间，信件的所有内容都从左边开始。例如：WhiteBros.Inc.1234BroadwayRoadEvanston,Illinois77334U.S.A.Tel:01-456-789Fax:01-765-78912thDecember,2009Mr.RobertWhiteBoltonStoresLtd.13LakeLaneNorthbrook,Illinois55566U.S.A.DearMr.White,ThereisabsolutelynoexcuseformynotmeetingwithyoulastMondayoratleastnotg

8、ettingwordforyouIameagertotalktoyou.练习题：BankofChinahopestoenterintobusinessrelationshipwithNewYorkBank.BothsideshavedecidedtomeetinHotSpringHotel.ButnowthemanagerofbusinessdepartmentofBankofChinacantgoforitbecauseofunexpectedaccidents.PleasewriteaformalbusinesslettertoexplainthistothedelegatefromNewYorkBankandcancelit.BankofChina1234StrawberryRoadShanghai77334ChinaTel:021-456-789Fax:021-765-78912thDe