南京农业大学办公自动化系统用户需求说明书

1、南京农业大学办公自动化系统统用户需求说明书书编制人员：杨红兵编制部门：产品中心金智教育南京农业大学签字：日期：签字：日期：项目名称：南京农业大学办公自动化系统文件名称：办公自动化系统用户需求说明书版权所有 江苏金智教育信息技术有限公司，保留所有权利。 PAGE * ROMAN IV目 录TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc264534509 1引言 PAGEREF _Toc264534509 h 1 HYPERLINK l _Toc264534510 1.1编写目目的 PAGEREF _Toc264534510 h 1 HYPERLINK l _Toc2645345

2、11 1.2文档书书写约定 PAGEREF _Toc264534511 h 1 HYPERLINK l _Toc264534512 1.3术语定定义 PAGEREF _Toc264534512 h 1 HYPERLINK l _Toc264534513 2办公自动化化系统功能需需求 PAGEREF _Toc264534513 h 1 HYPERLINK l _Toc264534514 2.1系统总总体目标 PAGEREF _Toc264534514 h 1 HYPERLINK l _Toc264534515 2.2系统框框架 PAGEREF _Toc264534515 h 2 HYPERLIN

3、K l _Toc264534516 2.3公文处处理 PAGEREF _Toc264534516 h 2 HYPERLINK l _Toc264534517 2.3.1发发文管理 PAGEREF _Toc264534517 h 2 HYPERLINK l _Toc264534518 2.3.2收收文管理（校校外来文） PAGEREF _Toc264534518 h 4 HYPERLINK l _Toc264534519 2.3.3请请示报告 PAGEREF _Toc264534519 h 6 HYPERLINK l _Toc264534520 2.3.4督督办管理 PAGEREF _Toc26

4、4534520 h 7 HYPERLINK l _Toc264534521 2.4日常事事务 PAGEREF _Toc264534521 h 8 HYPERLINK l _Toc264534522 2.4.1会会议管理 PAGEREF _Toc264534522 h 8 HYPERLINK l _Toc264534523 2.4.1.11会议的创建建与发布 PAGEREF _Toc264534523 h 8 HYPERLINK l _Toc264534524 2.4.1.22与会人反馈馈是否参会 PAGEREF _Toc264534524 h 8 HYPERLINK l _Toc2645345

5、25 2.4.1.33到会情况汇汇总统计 PAGEREF _Toc264534525 h 9 HYPERLINK l _Toc264534526 2.4.1.44会议纪要 PAGEREF _Toc264534526 h 9 HYPERLINK l _Toc264534527 2.4.2接接待管理 PAGEREF _Toc264534527 h 9 HYPERLINK l _Toc264534528 2.5个人办办公 PAGEREF _Toc264534528 h 9 HYPERLINK l _Toc264534529 2.5.1待待办事宜 PAGEREF _Toc264534529 h 9 H

6、YPERLINK l _Toc264534530 2.5.2常常用意见 PAGEREF _Toc264534530 h 10 HYPERLINK l _Toc264534531 2.5.3个个人配置 PAGEREF _Toc264534531 h 10 HYPERLINK l _Toc264534532 2.6系统管管理 PAGEREF _Toc264534532 h 11 HYPERLINK l _Toc264534533 2.6.1用用户管理 PAGEREF _Toc264534533 h 11 HYPERLINK l _Toc264534534 2.6.2部部门管理 PAGEREF _T

7、oc264534534 h 11 HYPERLINK l _Toc264534535 2.6.3群群组管理 PAGEREF _Toc264534535 h 11 HYPERLINK l _Toc264534536 2.6.4角角色管理 PAGEREF _Toc264534536 h 11 HYPERLINK l _Toc264534537 2.6.5权权限分配 PAGEREF _Toc264534537 h 11 HYPERLINK l _Toc264534538 2.6.6模模块管理 PAGEREF _Toc264534538 h 12 HYPERLINK l _Toc264534539 2

8、.6.7模模板管理 PAGEREF _Toc264534539 h 12 HYPERLINK l _Toc264534540 2.6.8数数据字典 PAGEREF _Toc264534540 h 12 HYPERLINK l _Toc264534541 2.6.9系系统日志 PAGEREF _Toc264534541 h 12 HYPERLINK l _Toc264534542 2.6.10流程定义 PAGEREF _Toc264534542 h 12 HYPERLINK l _Toc264534543 2.7非功能能性需求 PAGEREF _Toc264534543 h 13 HYPERLI

9、NK l _Toc264534544 2.7.1档档案接口 PAGEREF _Toc264534544 h 13 HYPERLINK l _Toc264534545 2.7.2短短信接口 PAGEREF _Toc264534545 h 13 HYPERLINK l _Toc264534546 2.7.3与与身份认证系系统的对接 PAGEREF _Toc264534546 h 13 HYPERLINK l _Toc264534547 2.7.4与与信息门户系系统的对接 PAGEREF _Toc264534547 h 13 HYPERLINK l _Toc264534548 2.7.5性性能 PA

10、GEREF _Toc264534548 h 13 HYPERLINK l _Toc264534549 2.7.6安安全 PAGEREF _Toc264534549 h 14版权所有 江苏金智教育信息技术有限公司，保留所有权利。 第20页，共 SECTIONPAGES * Arabic 20 页引言编写目的本功能说明书描描述了南京农农业大学办公公自动化系统统项目建设的的功能需求。主主要依据是南南京农业大学学两办的办公业业务需求，主主要目的是整整理用户的业业务描述并使使之确定化，提供由南京农业大学和金智教育信息技术有限公司双方共同确定的开发系统的业务需求目标，并对所实现的软件功能做全面的规格描述，

11、以便进行下一步的设计工作。同时，在用户业业务需求的基基础上，经过过需求分析和和数据整理，以以向整个开发发期提供关于于南京农业大大学办公自动动化系统的业业务和数据的的技术信息和和整体描述，成成为软件开发发的技术基础础，也作为系系统设计和实实现的目标及及测试、验收收依据。本说明书将作为为系统测试的的基本依据和和系统验收的的基础标准。本说明书同时提提供给用户和和设计开发人人员及相关测测试人员，经经双方协商后后定稿。文档书写约定OA为办公自动动化系统办公自动化系统统为南京农业大大学办公自动动化系统术语定义无办公自动化系统统功能需求系统总体目标本系统以南京农农业大学办公公信息的采集集和处理为中中心，覆盖

12、学学校两办日常行政办公各个个方面，通过过计算机信息息系统存储、处处理和发布学学校办公信息息，从而使学学校日常办公公实现无纸化化、自动化和和网络化。系统框架通过对南京农业业大学办公环环境和业务流流程的分析，我我们提出南京京农业大学办办公自动化系系统的功能需需求，OA的的业务管理系系统主要包含含内容为：公公文管理（发发文管理、收文管理、请示报告、督办管理）；日常事务（会议纪要、会议管理、接待管理）；个人办公（待待办事宜、常常用意见、个人配配置）；系统管理理（用户管理理、部门管理、群群组管理、角角色管理、权权限分配、模块管理、模模板管理、数据字字典、系统日志），下面分别别详细描述。公文处理发文管理实

13、现发文的网上上拟稿、部门门领导审核、跨部门会签、审稿、签发、编号、成文、用印、校对、发布、归档等功能，其中管理员用户可以定制文件流转过程，系统按照预先定义的工作流程进行流转，系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看，实现对文档传递过程中有效的实时监控，保证文件网上流转准确。发文表单的字段有：标题、发文字号、缓急（一般、紧急、加急）、主送、抄送、抄报、拟稿部门、拟稿人、拟稿日期、标题、主题词、附件、文件日期、签发人等。发文管理的功能能组成如下：痕迹保留：通过过保留WORRD文档的修修订痕迹来实实现区别不同同人员的修改改。发文拟稿：由拟拟稿人选择公公文流转类型型编写并填写写相关的文稿

14、稿信息；同时时按照预先定定义的流程进进行发送。部门审核：审稿稿人员审核并并提出意见，修修改文稿并保保留修改痕迹迹。发文会签：由部部门秘书发给给是相关部门领领导会签并提提出修改意见见，修改文稿稿并保留修改改痕迹。办公室审稿：审审稿人员审核核并提出意见见，修改文稿稿并保留修改改痕迹。发文签发：拟稿稿部门秘书将将文件送给会会签部门电子子公文秘书，再再由相应会签签部门电子公公文秘书将文文件送给本部部门领导审签。相相关部门领导导填写部门会会签意见，修改文稿并并保留修改痕痕迹。文件发送：将文文件发送到各各部门相关人人员。意见查阅：只要要流转过程中中用户都可以以查阅文件处处理过程中别别人签署的意意见。文件查

15、询：通过过各种条件组组合，实现查查询。流程跟踪：自动动跟踪并显示示文件的流转转过程，可以以查看流转的的情况，文件件流转时间，经经手人，执行行的操作，将将要执行的操操作。发文传阅：校级级秘书可以将将文件传阅给给校领导或相相关部门电子子公文秘书，各各部门电子公公文秘书可以以将收到的发发文传阅给本本部门的相关关人员。自动编号：文件件每年度按机机关代字的流流水自动进行行编号，其中中机关代字，系统提供可可以维护功能能。各部门的机机关代字与各各部门绑定，发发文编号在各各部门领导审审批通过后由由各部门电子子公文秘书完完成，各部门门只能按自己己部门的机关关代字进行编编号。电子签章：流程程中有用印权权限的人员可

16、可以在正文（WWord）文文件加盖电子子印章的功能能。加盖电子子印章的Woord文件不不可再修改。如如实在要修改改，需要将文文件撤消印章章后才可再修修改。修改完完后再重新加加盖电子印章章。模板定义：管理理员可自定义义各类公文的的红头模板，包包括文件内容容格式和排版版格式。模板板制作使用WWord文档档，方便易用用。发文登记簿：对对于办理完成成的文件，系系统提供发文文登记簿方便便统计查询。流程收回：供发发送人收回已已经发送的发发文，避免由由于接收人外外出或有事的的情况下延误误发文过程。收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下一环节时才可以使用。流程跟踪：自动动跟踪并显示示文件的流转转过程

17、，可以以查看流转的的情况，文件件流转时间，经经手人，执行行的操作，将将要执行的操操作。流程催办：流程程管理员可以以查看到所有有在办的文件件状态，流程程管理员可以以手工对相关关文件进行催催办。每催办办一次，当前前处理人会收收到收到一条条待办事宜提提醒，并且待待办事宜标题题前会有“催催办”的字样样。文件转办：如果果文件的当前前处理人由于于出差、休假假等原因，不不能及时处理理待办公文（事事先未作授权权），为了保保障整个流程程的流转畅通通，流程管理理员可以文件件转给其他人人处理。流程定义：管理理员可以对流流程进行定义义，可自己多多个发文流程程，如行政发发文、党委发发文等。可定义单独独每个流程的的发启权

18、限、流流程的管理监监控权限、流流程的默认查查看权限等。学校发文流程图图如下图：部门发文流程图图如下图：工学院流程单独独定制收文管理（校外外来文）收文管理主要对对学校收到的的外来文件进进行收文校办办登记、主任任拟办、校领领导阅批、下下发、归档、查查询等功能。用用户在登记收收文的时候，首首先需将纸质质文件扫描。用用户流程可以以自行定义，文文件按系统设设置好的流程程正常流转。用用户可以查看看、打印文件件的流转过程程记录（包括括办文的通知知时间、办理理时间、办理理结果、意见见、以及领导导批示意见等等）；并对文文档进行实时时监控；主办办和协办部门门在网上的填填写意见；同同时系统对于于文件的权限限有严格的

19、限限制。收文管理的主要要功能组成如如下：收文登记：机要要员进行收文文基本信息和和内容的录入入。对于接收收到的文字材材料，可以通通过扫描仪先先扫描成电子子格式（PDDF格式），然然后通过文件件引入的方式式引入到系统统中。登记内内容包括文件件标题、主题题词、来文单单位（可选）、来来文字号、份数、收文类别（可可选）、收文文号（格式为为：校收年份+流水+号号）、来文日日期、收文日日期、登记人人、办理期限限、紧急程度度（可选：选选项有“一般般”、“紧急急”、“加急急”）、来文文原文、备注注。其中收文文日期、登记记人系统自动动生成登记人人员可以再进进行修改；缓缓急提供选择择功能，选择择项为一般、急急件、特

20、急；收文编号：编号号规则为按收收文类类别年年度流水、系系统提供收文文自动编号功功能；收文拟办：由拟拟办的负责人人填写或选择择拟办意见。收文办理：供主主办部门和协协办部门相关关人员填写办办理意见。主主办部门由校校级秘书通过过流程“提交交”操作将文文件送达，主主办部门必须须反馈办理情情况流程才能能继续下一环环节。协办部部门由校级秘秘书通过“传传阅”操作将将文件送达相相关部门电子子公文秘书，部部门电子公文文秘书可将文文件进行“二二次传阅”，“二二次传阅”只只能传阅给本部门内的的用户。协办办部门也可能能填写意见或或办理情况。收文登记簿：对对于完成收文文登记的文件件，系统提供供收文登记簿簿方便统计查查询

21、。文件转办：办理理过程中模块块管理员有督督办和催办功功能，并可更更改受理人；收文传阅：接收收人可以将收收到的收文传传阅给本部门门的相关人员员。文件查询：通过过收文日期、来来文日期、原原文文号、收收文字号、文文件标题、来来文机关字段段、文件日期期等各种条件件组合，检索索出符合条件件的收文。流程收回：供发发送人收回已已经发送的发发文，避免由由于接收人外外出或有事的的情况下延误误发文过程。收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下一环节时才可以使用。流程跟踪：自动动跟踪并显示示文件的流转转过程，可以以查看流转的的情况，文件件流转时间，经经手人，执行行的操作，将将要执行的操操作。流程催办：流程程

22、管理员可以以查看到所有有在办的文件件状态，流程程管理员可以以手工对相关关文件进行催催办。每催办办一次，当前前处理人会收收到收到一条条待办事宜提提醒，并且待待办事宜标题题前会有“催催办”的字样样。文件转办：如果果文件的当前前处理人由于于出差、休假假等原因，不不能及时处理理待办公文（事事先未作授权权），为了保保障整个流程程的流转畅通通，流程管理理员可以文件件转给其他人人处理。流程定义：管理理员可以对流流程进行定义义，可定义流流程的发启权权限、流程的的管理监控权权限、流程的的默认查看权权限等。目前前已定义了收收文流程。收文流程如下图图：请示报告校内请示是学校校内部各部门门向校办或向向领导请示工工作的

23、一种方方式。该系统统能实现校内内请示的网上上起草、部门门领导审批、会会签、校办主主任审核（拟拟办）、校领导批批示、部门办办理、归档、统统计查询等功功能。用户可可以定制文件件流转过程，系系统按照预先先定义的工作作流程进行流流转；系统提提供严密的授授权管理，保保证文件不被被未授权人处处理和查看，实实现对文档传传递过程中有有效的实时监监控，保证文文件网上流转转准确。校内请示表单的的字段有：标标题、事由、申请人、申请部门门、联系方式式、部门编号号、学校编号号、主办部门、备备注、附件等等。校内请示流程如如下图：督办管理实现督办单制作作、通知、跟跟踪、人工催催办、承办人人承办、督办办结果反馈、统统计查询等

24、功功能。督办流流程可自行定定义，督办单单按设置好的的流程正常流流转。督办人人员可以查看看、打印督办办单流转过程程记录，对未未按时完成事事项进行催办办单。督办管理表单字字段如下：制制发日期、完完成时限、标标题、文件编编号、会办时时间、负责部部门、督办人人、联系电话话、电子邮箱箱、督办类别别（阅知、跟跟踪反馈、其其他）、附件件、督办事由由、办理情况况（需要加填填写提示，若若完成请写明明完成情况、若若未完成请写写明进展情况况和仍需解决决的问题）督办管理的功能能组成如下：督办流程可自行行定义，督办办单按设置好好的流程正常常流转。督办人员可以查查看、打印督督办单流转过过程记录，对对未按时完成成事项，制发

25、发催办单。请示登记簿：对对于所有的请请示报告文件件，系统提供供请示登记簿簿方便统计查查询。督办单由办公室室工作人员登登记发起。督督办流程描述述如下：办公公室工作人员员登记督办单单后，发送给给办公室领导导，办公室领领导同意后发发送至办公室室督查科，办办公室督查科科再分发到具具体办理部门门，部门办理理结束将结果果反馈至督查查科，督查科科反馈至办公公室领导要按按程序和要求求报校领导。督办管理流程如如下：日常事务会议管理会议管理包括会会议的创建与与发布、与会会人反馈是否否参会、以及及实际到会情情况的汇总统统计。会议的创建与发发布党办和校办指定定专人创建会会议，会议信信息内容包括括：会议标题题、时间、地

26、地点、会议内内容、备注、与与会人、抄送送等。会议发发布后，与会会人和抄送对对象会收到会会议提醒。与与会人是指实实际要参会的的人员，抄送送对象主要是是让他们提醒醒本部门内的的与会人员。与会人反馈是否否参会与会人收到会议议通知后，如如果不能参加加会议，则需需要提出请假并说说明原因。如如果无请假反反馈，则默认认认为与会人人承诺正常到到会。不能参参加会议时，请请假申请发给给党办和校办办指定的人审审批，审批同同意请假，则则不参会不计计考核。不同同意请假，则则与会人还得得正常到会。到会情况汇总统统计系统根据会议的的安排和请假假情况生成签签到表供打印印。会议结束束后，党办、校校办根据签到到情况，录入入签到数

27、据到到系统，由系统统计出缺席数据。会议纪要会议纪要用于会会议召开后，由由会议室秘书书把整理后发发会议纪要登登记分发给相相关人员，以以便进行告知知落实执行。会议纪要的内容容包括：纪要要类型（党委委会议、校长长办会会议、其其他）、标题题、时间、地点、参加人员、列列席人员、主主持人、记录录人、主要内内容、签发人、正正文（以附件件的形式提供供）。接待管理 接待任务的的指派、接待待方案的提出出、接待过程程的落实与反反馈等过程流流程化的管理理。 也可以由校校办指定专人人对学校日常常接待事务进进行台帐的登登记。登记的的内容主要有有标题、事由由、时间、来来宾姓名、来来宾单位、来来宾人数、接接待人、接待待费用、

28、备注注等。个人办公待办事宜用于集中管理个个人所有的待待办工作。待待办事宜可作作为公文管理理、日常事务务等子系统的的统一入口。对对于有明确流流程的任务，处处理完后自动动从待办事宜宜中去除，放放到已办事宜宜中，对于那那些没有流程程的任务，由由用户自己确确定是否处理理完毕。如果果有新的待办办事宜，系统统给予文字、声声音和图标提提示。传统的工作方式式下，办公人人员在事务处处理过程中，很很难详细地掌掌握自己应该该处理的事务务的数量、内内容、紧急程程度和处理情情况，而作为为整个办公事事务流程的一一个环节，如如果处理不及及时或不当，会会直接影响整整个工作进程程和工作效率率。因此，每每位办公人员员都非常希望望

29、有一位“秘秘书”将各种种待办公文分分门别类地整整理出来，办办公人员按照照文件内容、紧紧急程度、优优先等级阅读读和处理文件件，处理完毕毕的公文由“秘秘书”交下一一部门或办公公人员处理，如如果在办公处处理过程中有有新的办公事事务递交过来来，“秘书”会会马上给予提提示。办公人员日常事事务处理概括括为两大类。一一类是自己主主动开始办理理的事务，如如公文的起草草、信息查询询，称为主动动办理类事务务；另一类来来自于其他人人员和部门需需要您办理的的事务，如审审批、会签、批批示等，这类类事务称为被被催、督办类类事务。一般般情况下，日日常处理的工工作大多数为为被催、督办办类事务。系系统设计过程程中，我们将将这类

30、事务的的处理统一归归纳到专门设设计的待办事事宜功能中进进行。工作授权：当用用户因公务出出差或其他原原因不能办理理自己的公务务时，可以授授权其他人临临时办理自己己必须及时处处理的事务。常用意见每个用户可以在在些模块中维维护自己在审审批过程中的的个人常用意意见，以便填填写意见时选选择用。系统管理用户管理系统用户的注册册、注销、基基本信息维护护。支持用户批量信信息导入注册册。部门管理部门划分、用户户所属部门分分配。支持多级部门嵌嵌套一个用户可以同同时兼职多个个部门每个部门可以以指定专人维维护本部门的的组织人员信信息。群组管理群组划分、用户户所属群组分分配。支持多级群组嵌嵌套一个用户可以属属于多个群组组角色管理角色划分、用户户所属角色分分配。支持多级角色嵌嵌套一个用户可以属属于多个角色色权限分配指定系统管理员员和和各模块块级管理员。本工作由系统管管理员担任。权限设定是基于于Lotuss Domiino数据库库管理权限。模块管理定制系统的模