OA办公自动化发展概述

1、OA办公自动化办公自动化系统（Office Automation System，OA）是指：基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。1.1 OAA的背景1.2 OAA的历史 1.3 中国国需要什么样样的OA？1.4 办公公自动化-企业信息化化的核心1.1 OA的的背景办公自动化的产产生背景 办公自自动化是700年代中期发发达国家为解解决办公业务务量急剧增加加对企业生产产率产生巨大大影响问题的的背景下，发发展起来的一一门综合性技技

2、术。它的基基本任务是利利用先进的科科学技术，使使人们借助各各种设备解决决对一部分办办公业务的处处理，达到提提高生产率、工工作效率和质质量，方便管管理和决策的的目的。OAA的知识领域域覆盖了行为为科学、管理理科学、社会会学、系统工工程学等学科科，并且OAA体现了多学学科的相互交交叉、相互渗渗透性，所以以OA的应用用是企业管理理现代化的标标志之一。办公自动化的处处理范围 OA的的核心问题是是如何提高日日常的办公效效率。因此我我们日常工作作的所有内容容都可以归入入OA处理的的范畴，如文文字处理、文文件誊写、传传真、申请审审批、办公用用品、公文管管理、会议管管理、资料管管理、档案管管理、客户管管理、订

3、货销销售，库存管管理，生产计计划，器材需需求，技术管管理，质量管管理，成本、财财务计算、劳劳资、人事管管理等等，这这些都是办公公软件的处理理范围。 由于OOA承载过多多，以至于我我们无法定义义和处理这么么丰富的内涵涵的名词，又又由于它如此此耳熟，更换换一个名词的的成本太高，我我们现在还不不得不和这个个有着丰富内内涵的变色龙龙一样的名词词打交道，并并且通过上下下文来揣摩它它的确切含义义。一般情况况下，如果有有两个人在讨讨论办公自动动化的问题，我我们对双方达达成对该名词词的一致意见见的可能性表表示悲观。实实际上完全可可能的是，大大家都在使用用同一名词，但但谁也听不清清谁在说什么么。1.2 OA的的

4、历史 1.2.1 第一代代办公自动化化：个体工作作自动化1.2.2 第二代代办公自动化化：实现工作作流程自动化化1.2.3 第三代代办公自动化化：以知识管管理为核心（一一）1.2.4 第三代办公公自动化：以以知识管理为为核心（二）1.2.1 第第一代办公自自动化：个体体工作自动化化1972年,靠靠磁芯存储技技术起家的美美籍华人科学学家王安博士开创创了王安公司司,并推出了了2200文文字处理系统统（Wordd Proccessinng Sysstem，WWPS），从从此WPS一一词正式出现现。WPS把把王安公司推推向了事业的的顶峰，使办办公自动化发发展到一个崭崭新的阶段。之之后，由于微微处理器速

5、度度和性能的不不断提高，使使个人电脑走走向辉煌，为为办公自动化化创造了更加加有利的硬件件环境。1995年8月月微软推出了了Windoows 955,19988年又升级为为功能更加强强大的Winndows 98以及后后来的Winndows 2000。在在这些争奇斗斗艳的操作平平台上，Lootus公司司首先推出了了著名的表格格处理软件LLotus 1233；Lotuus合并到IIBM后，先先后开发了LLotus1123 Officce、OffficePrro。操作系系统的更新换换代和办公套套件的不断升升级，为办公公自动化提供供了越来越多多的功能，包包括文字处理理、电子表格格、数据库、简简报和幻灯片

6、片制作等功能能，为办公自自动化创造了了非常有利的的软件环境。第一代办公自动动化的特点是是：a) 要有一台台中档以上的的个人（或商商用）电脑并并安装一个高高版本的操作作系统（如WWindowws 98或或OS/2 Warp Serveer）和一组组跨平台的办办公套件（如如MS Offfice 97或Lootus OOfficeePro）。b) 它是面向向办公室管理理层和事务处处理人员的管管理信息系统统（MIS），它它基于传统的的关系型数据据库，以结构构化数据为主主要处理和存存储对象，只只限于企业内内部数据的计计算和统计。这一时期的办公公自动化系统统即为第一代代办公自动化化系统，它是是以个人电脑脑

7、和办公套件件为主要特征征，应用基于于文件系统和和关系型数据据库系统，以以结构化数据据为存储和处处理对象，强强调对数据的的计算和统计计能力，实现现了数据统计计和文档写作作电子化，完完成了办公信信息载体从原原始纸介质向向电子的飞跃跃，实现个体体工作的自动动化。1.2.2 第第二代办公自自动化：工作作流程自动化化从信息技术的发发展来看，基基于关系型数数据库的第一一代办公自动动化系统存在在着以下不足足：a) PC的负负担过重，且且价格偏高；b) 由于缺乏乏公共的基础础通信平台，不不仅通用性差差、可再用性性低，而且没没有通信和协协同工作的能能力，不能建建立统一的集集成办公平台台；c) 系统自适适应能力差

8、，只只能按开发时时确定的思路路、流程和功功能处理信息息；d) 信息管理理只限于企业业内部，没有有或缺少外部部信息来源。随着局域网、广广域网和因特特网的高速发发展，办公自自动化的内涵涵也发生了变变化。19999年底全球球联网的计算算机增至1.5亿台。全全世界越来越越多的个人电电脑联到了IInternnet上浏览览世界各个地地方的信息资资源。在这种种大环境下，人人们开始考虑虑把个人电脑脑联到因特网网上，来解决决第一代办公公自动化所存存在的诸多不不足，并扩展展办公自动化化的功能。个人电脑联了网网，很多软件件资源可以通通过ISP的的服务器从网网上免费或廉廉价下载，瘦瘦客户机、胖胖服务器的研研究大大减轻

9、轻了个人电脑脑的负担。使使用基于对象象关系型数数据库（ORRDB）和数数据仓库（DData WWarehoouse），增增强了数据的的通用性和可可再用性。基础通信平台的的使用，大大大提高了通信信和协同工作作的能力。11995年，IIBM公司CCEO郭士纳纳（Gersstner）提提出“以网络为中中心的计算”（NetwworkCCentriic Commputinng）模式，极极大地影响了了办公自动化化的发展趋势势，出现了以以网络为中心，以以信息（或工作作流）为主要要处理内容的的第二代办公公自动化系统统。第二代办公自动动化系统具有有以下特点：a) 以网络为为中心，以非非结构化数据据的信息流（或或

10、工作流）为为主要存储和和处理对象；b) 有利于在在企业内部建建立通信基础础平台，不仅仅提高了办公公的效率，减减少了扯皮和和内耗，还增增强了系统的的安全性。这一时期的办公公自动化系统统更多地承担担了一个信息息通道的责任任，建立和完完善各个职能能部门之间的的沟通和信息息共享机制，建建立协同工作作的环境。在在办公自动化化覆盖到的办办公机构内，所所有员工都可可以通过办公公自动化系统统，根据自己己的权限，了了解自己需要要完成的工作作，包括上级级交办的事情情、需要交给给别人做的事事情、需要与与别人合作的的事情、自己己需要的信息息以及与别人人共享的信息息，也就是说说，通过办公公自动化系统统，员工能够够对自己

11、所要要实施的任务务和目标“知其然”。与第一代相比，第第二代办公自自动化系统前前进了一大步步，但缺少的的是对知识的的管理，这与与知识经济的的发展不相适适应。1.2.3 第第三代办公自自动化：以知知识管理为核核心(一)从20世纪800年代中期至至今的短短110多年时间间内，国内办办公自动化应应用系统已经经经历了三个个发展阶段，实实现了两个革革命性的飞跃跃。从80年年代中期起步步的第一代办办公系统以个个人电脑、办办公套件为主主要标志，实实现了数据统统计和文档写写作电子化，完完成了办公信信息载体从原原始纸介质方方式向电子比比特方式的飞飞跃。从200世纪90年年代中期开始始，随着以LLotus Note

12、ss为代表的工工作流群件技技术的面世，以以及网络通讯讯技术的长足足发展，办公公自动化系统统发生了第一一次革命性演演进，第二代代办公自动化化系统以网络络技术和协同同工作技术为为主要特征，实实现了工作流流程自动化，实实现了收发文文从传统的手手工方式向工工作流自动化化方式的飞跃跃。随着21世纪知知识经济时代代的来临，知知识已成为经经济增长和社社会发展及企企业成长的关关键性资源，最最大限度地掌掌握和利用知知识越来越成成为企业与机机构信息化建建设的核心。对对知识前所未未有的重视使使以工作流为为中心的办公公自动化系统统面临着严峻峻的挑战，在在知识经济时时代，企业与与机构不仅要要求员工对他他所要实施任任务目

13、标能够够“知其然”，更要求员员工特别是管理理者能够“知其所以然然”。在上述背背景下，办公公自动化领域域不可避免地地孕育着一场场新的革命：从以工作流流程为中心的的第二代办公公自动化系统统提升到以知知识管理为核核心的第三代代办公自动化化系统。以公公文流转为例例，第二代办办公自动化实实现了收发文文和档案管理理一体化的自自动处理，第第三代办公自自动化在此基基础上更为文文件处理的每每一个环节提提供了该步骤骤所需要的相相关知识，包包括在线的专专家、文件背背景资料及企企业其他的有有关信息，确确保每一个使使用者都能够够随时随地根根据需要向专专家学习、向向企业现有知知识学习，使使员工在办公公自动化系统统中的地位

14、从从被动向主动动转变，从而而在提升每个个员工创造能能力的过程中中，大大提高高了企业与机机构的整体创创新和应变能能力。 Lotuus 第三代代办公自动化化系统的理念念知识经济时代的的办公已经不不再是简单的的文件处理和和行政事务了了，其目的在在于达到整个个企业的最终终目标，这就就需要依靠先先进的管理思思想和方法。在在办公管理中中，工作人员员之间最基本本的联系是沟沟通、协调和和控制，这些些基本要求在在以知识管理理为核心的办办公自动化系系统中都将得得到更好的满满足。所谓知识管理，实实际上是一种种系统，是帮帮助企业发现现知道什么，如如何定位拥有有专门知识的的人，如何传传递这些知识识，以及如何何有效利用知

15、知识的系统。通通过利用先进进的协作技术术，能够在恰恰当的时间，将将正确的知识识传给正确的的人，帮助企企业提高整体体业务水平。办公自动化系统统的发展恰好好与数据、信信息和知识的的演变同步，即即由以数据为主要处处理内容的第第一代办公自自动化发展到到以信息为主要处处理内容的第第二代办公自自动化，再发发展到以知识识为主要处理理内容的第三三代办公自动动化。在办公公自动化系统统的发展中，使使用办公自动动化系统的人人员范围逐步步扩大，由企企业行政人员员扩展到企业业的管理层，再再扩展到企业业的全体员工工。另外，在在运作机制上上，也是从办办公室的结构构化数据处理理到企业内部部和外部信息息的处理，再再到有用知识识

16、的处理。从从简单的电子子邮件、群件件，到构建WWeb应用等等各种方式中中获取、存储储、提炼和再再用知识。在部署实施基于于知识管理的的第三代办公公自动化系统统过程中，企企业与机构需需要：a) 把知识管管理融入BPPR（业务流流程重组）将知识创造与发发布同企业的的业务流程相相结合，不仅仅可以节省大大量开支，更更重要的是能能够产生巨大大的价值，通通过知识管理理实现对业务务流程中无序序的知识进行行系统化管理理，实现知识识共享和再利利用，从而提提高业务水平平和效率。b) 改造企业业文化知识管理的成功功首先取决于于鼓励信息共共享的企业文文化。改造传传统的企业文文化、建立有有利于知识共共享的新型企企业文化，

17、是是企业能够在在知识经济时时代不断发展展的关键因素素。c) 通过知识识管理提高企企业的核心能能力建立学习型型企业所谓学习型企业业，是指通过不不断的学习来来改进企业自自身、提高企企业竞争力的的企业，善于于不断地学习习是它的本质质特征。这里里所说的学习习并不仅仅是是单纯的看书书、办学习班班，而是包括括了企业在系系统研究项目目和产品开发发、营销、技技术支持过程程中学习，它它强调全员学学习、全程学学习和团队学学习。全员学学习，从决策策层、管理层层到具体操作作层都要全身身心地投入学学习；全程学学习，任何企企业的运作都都包括准备、计计划、推行33个阶段，把把学习融入企企业运作的所所有阶段；团团队学习，不不

18、仅重视个人人学习和个人人智力的开发发，更重视团团队学习和群群体智力的开开发。Lotus 第第三代OA的的架构 自Lootus 公公司11年前前首创“群件”概念并推出出世界上第一一个实现群件件概念的软件件产品Lottus Nootes至今今，群件技术术获得了长足足的发展。随随着Inteernet技技术的迅速发发展，Lottus进一步步将Inteernet/Intraanet/EExtrannet(因特特网、内联网网、外联网)的技术和应应用与群件技技术进行成功功的集成，从从而形成了新新一代的以知知识管理为核核心的信息技技术。 在底层是企业业的基本信息息支撑环境，它它包括MRPPII、MIIS系统对

19、企企业内部各种种层次生产经经营管理过程程的信息化支支撑，以及对对企业外部IInternnet的信息息获取。通过过设计与实现现优秀的Innterneet信息获取取工具，可以以有效地利用用外部的有用用信息为企业业内部的经营营管理过程服服务，帮助企企业更好地把把握来自市场场的机遇与挑挑战。第二层层是企业多维维知识仓库，存存在于底层企企业信息支撑撑环境中的企企业信息资源源是庞杂而海海量的，需要要在数据挖掘掘与模式提取取的工具支持持下，发掘其其中有价值的的模式与知识识，进行紧密密而科学的组组织，这是支支持知识管理理系统实现的的有利依据。知知识管理的目目的就在于更更好地支持各各个层次企业业员工的工作作流过

20、程，包包括： (1)员员工与企业知知识仓库之间间的个人知识识挖掘与融合合过程，用于于完成员工不不断根据个人人需求在知识识仓库中的映映射与知识提提取，以及员员工个人知识识不断融合进进入企业整个个知识仓库的的过程； (2)员工之间的的知识流转与与共享过程，提提供了不同知知识映射集合合之间共享与与交叉的可能能，同时也提提供了无法进进入企业知识识仓库中的非非结构化个人人头脑知识的的交流与互动动的机会，从从而可能引发发新的知识的的产生； (3)个人知识支支持的工作过过程与信息回回馈过程，是是在个人知识识平台支持下下指导实现员员工的工作过过程，以及工工作结果的信信息回馈过程程。充分利用用这一过程，可可以及

21、时地收收集知识利用用的反馈信息息，为闭环知知识管理系统统的完善与控控制提供了必必要基础。 基于于企业多维知知识仓库还可可以通过进一一步的知识支支持与决策分分析过程建立立面向决策的的企业决策支支持系统。通通过建立决策策模型与先进进系统理论的的应用，支持持企业决策者者高层次的管管理决策过程程，从根本上上决定与引导导企业的发展展演变过程。 在上述分析中中，我们看到到知识在企业业内部的纵向向提取过程、员员工与知识系系统的发散性性融合作用、企企业员工工作作环境中员工工知识的相互互交叉作用、相相增相长，以以及员工知识识在企业信息息管理中的循循环更新过程程，这正是知知识管理系统统的逻辑实现现模型。 上面的L

22、ottus解决方方案框架(LLotus Soluttions Frameework)描述了九种种不同的基于于Lotuss Domiino/Nootes和II-Net技技术的应用解解决方案类型型： (11)工作组通通信：在工作作组的成员间间提高信息交交换的效率，如如电子邮件、在在线日历等。 (2)企业级通信：跨越企业内部门间的界限，提供全企业的复杂的信息传递系统。 (3)企业间通信：企业间邮件、EDI、电子化文档交换(例如基于Web发布文档)。 (4)工作组协作：利用在线讨论组和共享资源，发挥工作组中每个人的技能达到共同探索和集体决策。 (5)企业级知识管理：跨越企业内部门间的界限，更好地利用企

23、业内的各类智力资源，避免企业内各种宝贵的经验和专长埋没于个人或某个部门内部。将这些智力资源与企业的工作环境相集成，形成可以指导员工的实际工作和学习培训的“知识”。 (6)电子社区开发：跨越企业间的界限，在某些方面具有共同利益的实体形成虚拟的电子化共同空间，利用该空间为各个参与者服务，例如在线交换创意和分布式的学习工具。 (7)工作组级流程创新：将工作组内部的信息流和知识流应用于工作流程中，以创造新的或改进现有的工作方式和流程(例如销售自动化)。 (8)企业级流程创新：打破部门间的界限，在企业内重新协调工作流程，以实现减少停顿时间、避免冗余和相互抵触的目标和激励机制。例如很多企业在改造“从概念到

24、市场”的产品制造流程，使其更加有效和迅速。 (9)价值链创新：将企业级的流程创新扩展到企业之间，从企业所处的社会和经济价值链入手，改造企业间的工作流程，为所有的企业带来收益。1.3 中国需需要什么样的的OA？中国的办公自动动化软件系统统起源于政府府的公文和档档案管理。由由于计划经济济体制的影响响，政府对企企业的管理出出了依靠法律律、法规之外外，还有大量量的行政指令令和指示。企企业在进行许许多决策的时时候，也经常常需要向主管管的政府部门门请示汇报。另另外，当时的的政府官员和和企业领导经经常是你来我我往难以分辨辨，并且存在在着比较严格格的对应关系系，即企业领领导和政府官官员行政级别别挂钩，因此此在

25、企业应用用红头文件就就比较自然。此时的办公公自动化系统统的特点：以以公文处理、档档案管理为核核心的办公管管理系统。办办公就是办文文，其主要的的功能包括：收文文管理、发文文管理、会议议管理、档案案管理等内容容。管理的中中心内容是依依据国家的公公文管理办法法和档案管理理法规以及各各部委或者行行业的档案管管理规定的需需要存档的文文件以及企业业内部的其他他文件等。各地政府机机关和企业主主管部门一般般根据国务院院下发的关于于公文管理的的行政法规制制作出相应的的执行措施，基基本保持系统统内的一致性性，规范了办办公中的公文文处理和档案案管理流程。同同时也起到了了的内部信息息沟通、上行行下达以及和和上级主管部

26、部门的沟通作作用。因为采采用电脑和网网络进行处理理，提高了工工作效率，减减少了纸张浪浪费。尽管如此，由由于大部分企企业的组织架架构都有明显显的层级结构构，传统的办办文程序，从从文件起草、审审阅、会签、签签发、下发到到归档、借阅阅等各个环节节，存在流程程复杂，流转转时间长，导导致办公效率率低，决策缓缓慢等问题。由于在机构构和流程上很很难作很大的的改动，因此此解决之道就就是采用先进进的计算机和和网络技术，不不仅将办文内内容电子化，而而且实现整个个办文过程电电子化，从根根本上改变了了传统的工作作模式。办文文者可随时了了解文件到达达哪里，办理理的情况怎样样，对逾期没没有办理的文文件，可以自自动催办，文

27、文件办理完毕毕，可以自动动归档，归档档后的文件可可供借阅和调调阅等，消除除手工工作过过程中的存在在流转时间长长，文件去向向不明以及不不便于跟踪等等问题。在此种情况况下，办公自自动化作的所所有工作不过过是将手工工工作搬到计算算机网络上，并并利用了计算算机技术的一一些先进特点点，却没有增增加任何先进进的管理理念念和方法。另另外办公自动动化的处理的的信息范围实实在有限。如如果我们仔细细观察市面上上的办公自动动化产品，所所提供的附加加功能的深度度和广度也是是非常让人失失望的。这就就是我们目前前的办公自动动化系统所处处的基本现实实和困境，这这也是我们的的客户对办公公自动化不满满意的焦点所所在。面对这样困

28、境，我我们会问：客客户究竟需要要什么样的办办公自动化系系统？办公自自动化会发展展到哪里去呢呢？当我们的目光移移开办公自动动化系统，我我们就会发现现，在企业除除了办公自动动化系统之外外，还有财务务、库存、生生产、销售、人人力等管理系系统。由于大大量的信息孤孤岛式的建设设，他们之间间很少能够紧紧密协调起来来。就前端来来说，我们经经常需要进行行退出一个系系统然后再进进入另一个系系统，并且发发现数据常常常不一致，我我可以比较肯肯定地说，目目前中国具有有信息系统的的企业绝大部部分都是这种种情况。他们们往往具有多多个供应商提提供的多个系系统，但很少少集成。也有有少数企业采采用ERP套套件，集成了了其中的一

29、部部分，全部集集成的企业凤凤毛麟角。对于后台数据的的完全集成，由由于集成的工工作量和供应应商数量成非非线性增长，在在一定时期内内，我们几乎乎不抱信心。于于是希望能够够由前台（界界面）集成这这些信息，如如果能够从办办公自动化系系统可以获得得所需的全部部信息，就太太好不过了。办办公自动化在在这里变成了了一个黏合剂剂，把所有的的系统集成在在一起（与其其说是集成，不不如说是拼凑凑）。让我们们有了整体的的感觉，虽然然还有遗憾，总总算进了一步步。集成，这是第一一点需求。从目前用户的使使用技能和接接受程度以及及系统的维护护成本考虑，WWeb界面最最容易接受。另另外从集成方方面来讲，必必须采用人人人支持的We

30、eb标准如HHTML，JJavaSccript，AActiveex，IIOOP，DHTTML，XMML,JAVVA等才能在在一个界面下下容纳，否则则的化，技术术难度就会导导致集成不可可能实现。完全基于Webb，这是第二二点需求。对于流程，熟悉悉办公自动化化系统的人就就会想起收发发文的流程。那那是非常完善善的、符合层层级结构的、效效率低下的流流程。对于如如何优化该流流程，如果我我们局限于原原有的思维模模式和知识领领域，我们无无法获得更多多。必须基于于现代的流程程管理思想对对目前的业务务流程进行重重组。流程优化，这是是第三点需求求。进入知识经济时时代，我们人人人都是知识识工作者，要要求办公自动动化

31、系统必须须具有知识内内涵，或者说说是基于知识识。提供知识识管理所需的的最基本的IIT工具，知知识存储库和和知识交流场场所，更高级级的意义上提提供，基于知知识的岗位要要求和评估体体系。管理知识的，这这是第四点需需求。总之我们要求的的办公自动化化系统系统是是和其他应用用系统紧密集集成的，完全全采用Webb技术的，流流程优化以及及具有知识管管理功能的办办公管理系统统。1.4 办公自自动化企业信信息化的核心心当今，办公自动动化软件已进进入到第三代代了，即以知知识管理为核核心的办公自自动化，其目目的是把企业业长期保存下下来的信息资资源，连同专专家、知识员员工积累的实实践经验和创创新思想进行行有效地整理理

32、、挖掘、共共享和利用，使使企业了解自自己拥有哪些些独特的知识识，以及如何何利用这些知知识来进一步步发展、壮大大。实际上，应应用好第三代代办公自动化化软件，将大大大地提高企企业内部信息息化水平，促促使企业内部部信息资源重重新整合、配配置，以适应应于电子商务务时代的到来来，使企业在在市场竞争大大潮中始终立立于不败之地地。然而而，纵观国内内大部分企业业，真正能把把OA软件用用好的还是为为数不多的，这这里面涉及到到方方面面，综综合因素较多多。OA发展的的瓶颈：（1）OAA（Offiice Auutomattion）概概念普及宣传传力度不够：目前在报刊刊杂志、电视视广播、广告告、市场策划划等方面对OOA

33、的宣传很很有限，OAA涉及知识面面较广，如群群件平台、工工作流管理、协协同办公、安安全权限、知知识管理等等等，让企业员员工一下子接接受这些概念念，需要一个个过程，对于于非IT企业业的领导来说说，要使他理理解这些概念念，并非易事事。（2）企企业领导对本本企业实施OOA系统重要要性认识不够够：许多企业业的领导人认认为电子商务务主要是与生生产有关的原原料的购进、产产品的卖出以以及市场的开开拓，只注意意到了网络信信息对降低原原料、推广成成本的作用，却却没有意识到到当市场这一一外在环境透透明后，企业业竞争力的源源泉就是内部部管理的成本本降低。（33）企业实施施OA外部软软硬件环境不不够：OA重重点在于协

34、同同办公、工作作流，因而要要求在企业网网络平台运行行。然而在IIT行业飞速速发展的今天天，有些企业业电脑尚未联联网。单机工工作，无法运运行网络环境境、共享信息息，更谈不上上运行OA；有的企业即即使组建了局局域网，但也也仅是摆设而而已，缺乏网网络操作经验验、缺乏网络络管理人才。（4）企业员工素质参差不齐，电脑操作技能差、电脑知识不够：企业OA建设是个系统工程，需要多人的参与与协作，人人要懂电脑，要会操作，否则系统信息流如何流转？（5）缺乏对企业网络化、信息化、规范化的评估体系：一个企业在实施OA系统时，其企业内部在网络化建设、信息管理规范化方面需要达到一定程度，方能使 OA系统顺利实施，许多企业

35、不规范内部管理，忽略了对管理的改革，基于网络运行规则的标准化、流程化的管理模式还没有建设起来。领导一拍板，就一窝蜂上，而不管OA实施效果。（6）缺乏对OA的统一定义：OA是干什么的？国内没有一个权威的定义，许多传统企业的决策者在习惯思维、传统模式的框框下还没跳出来，对于OA能给企业带来什么、企业需要OA做什么，没有做深层次的思考。（7）缺乏OA软件开发标准：目前国内开发OA软件的公司相当多，大家各显神通、百花齐放，有的是专业公司开发，有的是企业内部组织开发，各自为战，尚未形成统一的开发标准，因而OA软件的通用性、适用性较差。（8）缺乏OA软件产品化：由于各企业对OA认识不同、需求不同、标准不同

36、，一些开发公司开发的OA软件只是专为某些客户订制的，或是仅适应一小范围的企业，不具备产品化的特征，因而OA软件的产品化道路是曲折的。 对发展OAA产业的几点点看法：（11）加大力度度推广OA：宣传OA理理念，传播OOA知识，让让OA得到全全社会的认识识和支持，使使企业具备实实施OA系统统的环境和条条件。（2）尽尽快规划、定定义OA：国国家相关单位位如能出台有有关OA标准准性定义文档档、有关OAA产业政策，将将对OA产业业的发展起到到推波助澜的的作用。（33）加强对客客户的实施培培训工作：实实施企业OAA是一个庞大大的系统工程程，要求企业业内部管理规规范化，制定定严格的实施施计划，坚决决执行；上

37、至至总经理，下下至普通员工工，均应积极极参加培训，积积极参与OAA系统的实施施建设。建立立一个强有力力的客户支持持中心，专职职为客户进行行OA系统培培训及系统实实施，为客户户排忧解难，并并不断反馈客客户运行OAA系统的信息息。（4）加加强OA开发发商之间的合合作与交流：强强联合，有有利于开发水水平的提高、开开发周期的缩缩短，避免低低水平的重复复，提高产品品的竞争能力力。群雄时代代合则强 。企业OA系统应实现的功能我们认为一个企业的OA系统的成熟度是衡量一个企业是否成功地实行了办公自动化、建立起企业内部信息管理系统、为迎接新世纪电子商务做好了准备的标准，企业的OA系统应是：（1）企业通讯平台：建

38、立本企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通讯与信息交流快捷流畅，并且与 Internet邮件互通。（2）信息发布平台：为企业的信息发布交流提供一个有效的场所，如电子公告牌、电子论坛、电子刊物，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项能及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。（3）协同工作平台：将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将会逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度地释放人的创造力。（4）公文流转平台：变革了企业传统纸质公文办公模式，企

39、业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。（5）日常办公平台：变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、不同城市甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。员工随时从今日或待办工作中看到需要他处理的工作，系统将按工作的轻重缓急提醒员工，进行催办。（6）信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中

40、，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。（7）知识管理平台：系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高生产效率和员工的技能素质。知识管理（KKnowleedge MManageement，KM） 是指一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程。目的是提高组织中知识工作者的生产力，提高组织的应变能力和反应速度，创新商业模式，增强核心竞争力。2.1 OAA与知识管理理2.2 知识识管理的概念念2.3 知识识管理的发展展历史和目的的E:需要要处理文档=管理信息息化OA自自动化266.htmll2.4 知识识管理的基础础内容2.5 知

41、识识管理的价值值2.6 在企企业中实施知知识管理的原原则和步骤2.1 OA与与KM首先，OAA是KM的基基础，是KMM的入门。其次，KMM是OA量变变到质变的过过程。它们处处于企业信息息化过程中完完全不同的阶阶段和层面。企业实施OA的目的在于将企业中的手工管理工作电子化、网络化、自动化，是知识管理的初级阶段，OA实现的是传统处理方式的变革。而KM则是一种方法论，企业实施KM的目标是管理方法、管理制度上的提高，为OA系统提供了方法论和战略方向。企业实施OA系统，如同一个婴儿开始呀呀学语，是一种突破，但也只是一个开始。而当企业随着自身的成长，将会有更进一步，更深一层的需求。那就是从一个呀哎呀学语的

42、孩童成长为一位舌战群儒的成人。正由于这样一种渴望破茧化蝶的本能，KM诞生了。2.2 知识管管理的概念知识管理是指一一个组织整体体上对知识的的获取、存储储、学习、共共享、创新的的管理过程。目目的是提高组组织中知识工工作者的生产产力，提高组组织的应变能能力和反应速速度，创新商商业模式，增增强核心竞争争力。对于企业而言，知知识管理是一一种全新的经经营管理模式式，其出发点点是将知识视视为企业最重重要的战略资资源，把最大限度度地掌握和利利用知识作为为提高企业竞竞争力的关键键。知识管理理代表了理解解和探索知识识在管理和工工作中的作用用的新发展，这这种理解和探探索方式更加加有机、更加加全面。其实，知识管理理

43、并不是悬在在空中或独立立于其他管理理范畴之外的的管理内容，而而是与具体的的智能管理相相结合的基础础管理。多类类型的知识管管理结合起来来，形成企业业完整的知识识管理体系。简洁地说：知识识管理是充分分地利用集体体智慧来增强强应变和创新新能力。注意点：是这个个定义中没有有说到技术，虽虽然知识管理理经常需要IIT技术帮助助，但是知识识管理本身不不是一门技术术。2.3 知识管管理的发展历历史和目的知识管理的发展展：20世纪70年年代至80年年代开始出现一些超超文本/群件件应用系统，依依赖人工智能能和专家系统统的知识管理理系统 （KKnowleedge MManageement Systeem，KMSS）

44、，以及诸诸如“知识获取”，“知识工程”，“以知识为基基础的系统”和”基于计算机机的存在论”等观点20世纪80年年代中期尽管古典经济学学理论忽视了了知识作为资资产的价值，而而且多数组织织缺乏管理知知识的战略和和方法，知识识（以及以它它为基础体现现的专业能力力）作为竞争争性资产的重重要性已经明明确化1989年1,一个美国企企业社团启动动了“管理知识资资产”的项目2,有关知识管管理的论文开开始在，以及其它它刊物上出现现3,过于组织学学习和知识管管理的第一批批专著也开始始出版，如彼彼得.圣吉的的和Saakaiyaa的4,国际知识管管理网络(IIKMN)在在欧洲创办1990年许多管理咨询公公司开始实施施

45、企业内部的的知识管理项项目，而且一一些著名的美美国,欧洲和和日本企业建建立了重点知知识管理项目目1994年IKMN又吸收收了位于美国国的”知识管理论论坛”和其他与知知识管理相关关的团体和出出版物，公布布了对欧洲企企业开展的知知识管理调查查的结果知识管理的目的的：知识管理能够整整合企业的知知识资源，将将个人知识和和信息提升为为组织知识。按按照企业的实实际需求，对对企业知识进进行分类和有有序化处理，并并且根据知识识之间的相互互关系进行组组织、存取，便便于知识积累累和共享，解解决知识“找不到”的问题。以以企业知识库库为基础，新新员工能很快快地熟悉前人人的工作环境境，学习其他他员工的经验验，进而减少少

46、因员工流失失带来的知识识流失，增加加企业知识储储备，方便企企业的后继者者轻松获取前前人积累的知知识。 知识管理在在实现内部资资源有序化的的基础上，通通过建立相应应的客户、市市场及突发事事件的专家网网络，能够提提高对外反应应速度，这种种快速反应表表现在企业部部门内部，部部门之间以及及企业与客户户和供应商之之间。知识管理有助于于企业从现有有数据中挖掘掘有用知识、增增强企业商务务智能。信息息化的推进让让企业积累了了大量的数据据，固此建立立充分利用这这些数据的意意识，并从零零乱的数据中中挖掘有用的的知识，就意意味着企业开开始向知识管管理迈进。数数据挖掘通过过数据总结、数据分类、数据聚类和关联规则来发发

47、现知识。知识管理有助于于发现和培育育新的想法和和思维。在以以技术和服务务快速变化为为特征的商业业中，创新永永远是保持长长久竞争优势势的主要源泉泉。对于许多多企业来说，一一个很重要的的问题就是如如何使员工一一起跨越时间间和地理的界界限，献计献献策，交流思思想，共同创创造新的思维维。企业通过过知识管理把把员工聚集到到“真正的”知识共享流流程中，充分分利用人们头头脑中的创造造性思维，产产生新技术和和新服务的创创新思维。2.4 知识管管理的基础内内容2.4.1 显性知知识与隐性知知识2.4.2 知识流流程2.4.3 文档管管理2.4.1 显显性知识与隐隐性知识显性知识与隐性性知识是知识识分类的两个个重

48、要概念，特特别是隐性知知识的运用和和转化，如何何将个人拥有有的隐性知识识转化为组织织知识，是知知识管理与创创新的关键所所在。所所谓显性知识识（Expllicit Knowlledge）是指可以通过语言方式传播的知识。典型的显性知识主要是指以专利、科学发明和特殊技术等形式存在的知识，存在书本、计算机数据库、CD-ROM等介质中。显性知识是可以表达的、有物质载体的、可确知的。在OECD（经济合作与发展组织）中的知识的四类划分中，关于知道是什么（Know-what）和知道为什么（Know-why）的知识基本属于显性知识。所谓隐性知识，也称为隐含经验类（Tacit Knowledge），往往是个人或组

49、织经过长期积累而拥有的知识，通常不易用语言表达，也难以传播。隐性知识所对应的是OECD分类中知道怎样做（Know-how）和知道是谁（Know-who）的知识，其特点是不易被其他人所理解和掌握。显性知识与隐性知识的划分突破了过去人们对知识的认识，对未经系统化处理的经验类知识给予承认。如果说显性知识是冰山的尖端，隐性知识则是隐藏在水面以下的大部分，它们虽然比显性知识难以发觉，却是社会财富的最主要源泉。知识管理中的一个重要观点就是隐性知识比显性知识更完善、更能创造价值，隐性知识的挖掘和利用能力是个人和组织获得成功的关键。在东西方认识论的历史上，西方一般强调显性知识，东方更重视隐性知识。在近几年的知

50、识管理发展中也可以看出，亚洲等知识管理最佳实践的公司增长速度明显高于欧美，对于人以及隐性知识的重视是其中一个重要原因。但是，我们认为显性知识与隐性知识是相互作用、相互补充的。我们把人类知识通过显性知识与隐性知识的相互作用不断创造增长的过程称为知识的转化。2.4.2 知知识流程知识流程是指组组织的核心资资源知识在组组织内部各个个知识驻点之之间为创造价价值而形成的的一系列积累累、共享、交交流的过程。知知识流程不同同于信息流程程，知识流程程中显性的一一部分是通过过信息流程的的方式表现出出来的。知识识流程中隐性性的一部分更更多的表现为为组织结构、组组织制度、沟沟通方式等。对于以项目为主的组织来说，项目

51、运作的流程是构成该知识流程的主流程，根据项目运作的不同阶段，又可分支出关于组织、人员、数据、关系等支流程。项目运作前期的客户关系管理的知识；开发阶段需要搜集大量的资料和数据、发现问题、提交项目建议书等；正式立项后，则进入以商业方案为目标的项目运作阶段：项目组的正式成立、项目成员的分工、项目的阶段成果，直至提交最终项目成果。在该过程中，组织的文化、环境、制度、结构等直接作用于项目运作中。组织中的数据、资料等从开发客户到项目完成被大量地调用。这些形成相对独立的知识流程，同时又是组织整体主知识流程的分支流程，与主知识流程共同构成组织的网状知识流程。知识流程的设计和重组包括以下几个方面：（1）组织知识

52、的基础编码与标准化机制将组织流程纳入知识流程，首先要实现组织知识的规范化和标准化，完成基础编码。基础编码要依据组织及知识的特点，制定实用的编码规则，形成系统的编码体系。基础编码要具有唯一性、相对稳定性、完整性和可扩展性。建立基础编码和标准化机制有利于计算机处理和员工共享，保持组织信息的一致性，为知识流程的设计与重组提供良好的基础。（2）外部知识内化的机制由于社会分工的专业化程度加深，使得任何一家企业都不可能将企业所需的专家知识、市场信息等知识全部收集起来。除了自身的知识的积累，外部知识的内化也是组织获取知识的一个重要渠道。外部知识可以分为个人的知识和组织的知识两种。关于个人的知识主要是在特定领

53、域立有某项专长、丰富经验的人，包括专家、顾问等；组织的知识包括客户、供应商、竞争对手等。建立外部知识内化机制就是要制定长期、中期甚至短期规划，按照计划定期请专家来讲解最新的业务技术、管理技术和经营思想，随时关注客户、供应商及竞争对手的发展和成长，在交流与关注中增进学习，并且将外部专家所传授的知识以及与客户等交流中学到的知识整理成规范文档，定期更新，使之成为企业内部可共享的知识。（3）用知识流程统一业务流程和管理流程知识流程的设计和重组，最终要统一业务流程和管理流程。组织知识在标准化、流程化过程中，不断发育、成长，是个螺旋上升的过程。在这个过程中，知识的作用和价值被提升，知识成为企业运作的核心。

54、扁平化、网络化的组织结构应运而生，知识流程突显为组织的核心流程。从知识的角度出发，用知识流程统一业务流程和管理流程，可以避免因为流程不适导致的工作脱节、分立，交流与共享受阻，不能协作相通。以知识流动贯穿组织流程、以知识驻点凝聚知识和拥有知识的人，使组织流程在知识的流动中更加有序、高效。（4）授权管理在知识流程中，如何控制好流程的出入口和知识的流向，让员工得到自己需要并且有权得到的知识，为企业发挥最大的作用，这就需要充分利用授权管理。授权一般是指授以他人行动或决策的权利。授权管理则是对授权进行管理的机制。在知识流程中，授权管理可以理解为授以员工对知识的查阅、创建、修改、删除等权利。授权管理必须从

55、知识使用的角度出发，在知识角色中考虑每个员工的权限。这在一定程度上打破了传统部门的界限，使得适当的知识能够在适当的时候更迅速地传给适当的人。良好的授权管理有利于企业知识的流动和员工知识的共享与交流。 2.4.3 文文档管理文档管理是对基基本数据和知知识信息进行行控制的机制制。文档管理理包括以下几几个部分：（11）目录管理理目录管理理是实际上是是对基本数据据和知识的分分类、授权服服务进行控制制的机制。简简单来说，目目录是一个有有架构的组织织系统，无论论采用的是最最常使用的树树状结构还是是其他架构。目目录管理是一一种存储资料料的结构，给给定一个人的的名称或者某某种资源，目目录管理就可可以提供用来来

56、访问那个人人或者资源的的信息。（22）知识的分分类和模块化化机制接接下来要完成成对组织知识识的梳理。组组织需要将知知识的基本分分类与自身知知识特点结合合起来，不断断细化不同类类别的知识。在知识分类与细化的过程中，将不同的知识依据一定的任务和目标聚集起来，形成若干个知识聚集点，即知识驻点。知识驻点真正以知识为衡量标准，不受任何职能部门的干扰。对于能够解决某一相对独立问题的一个或者几个知识驻点，按照逻辑整合起来，就能形成通常所说的模块。（3）内部文档的积累与更新机制文档的积累合和更新是任何一家企业必做的工作，但大多数企业都没有将其机制化和规范化，经常造成积累的知识未得到很好的利用。文档的积累需要有

57、专门的知识管理人员将企业的技术诀窍、最佳实践经验、经营战略形成文字材料，予以分类存档，以供组织成员共享。 文档定期更新，要求知识管理人员在规定的时间内必须重新审视已经存档的文件之间是否有过时的、失效的、繁杂的内容或者互相冲突的内容。这样就能确保存档文件的有效性、精炼性和一致性。（4）知识地图和知识搜索机制当组织知识积累到一定程度，并且简单的浏览与查找已经不能很快得到满意的结果的时候，知识地图和知识搜索的需求就提上日程。这里知识地图是指组织知识的分布图，是指出知识位置的向导，告诉人们到哪里去找他们所需的专门知识。知识地图的特点是指出拥有知识的人，以及记录知识的文件和数据库。若一个组织拥有很好的知

58、识地图，员工就可以很方便地找到知识源。知识地图只是指出知识的位置，并不包含知识。建立组织的知识地图，首先要找出组织中的重要知识、核心知识，然后将其公布，并显示所在的位置。创建知识地图所需的信息一般在组织中已经具备，只是以分散的、未成文的形式存在。员工头脑里往往存在自身领域知识源和专家网络，他们知道哪里去找自己需要的知识和专家。组织知识地图的创建就是要把这些分散的小地图整合起来，按照组织知识逻辑，形成组织的知识地图系统。2.5 知识管管理的价值中国经济长期以以来在不断地地转型，这个个过程在加入入WTO后显显得更为重要要，在这种转转换中，成长长型企业愈来来愈需要与之之匹配的信息息技术平台来来支撑大

59、量的的信息。知识管理的价值值在哪里？企业作为一种社社会组织形式式，其经营的的根本目的是是为了创造价价值，而企业业竞争力的强强弱归根结底底地反映在企企业创造价值值能力的强弱弱之上。过去去，企业的价价值基本上取取决于企业的的账面价值，但但是“知识管理”的到来彻底底改变了人们们对企业价值值的传统认识识。越来越多多的企业市值值远远大于其其账面价值的的事实表明：在新经济时时代，企业的的真正价值已已不再只是资资产负债表上上的股东权益益净值，而应应该再加上企企业无形资产产的提升。而而“知识管理“在企业价值值提升的过程程中无疑扮演演着一个最为为关键的角色色。我们究竟需要一一个怎么样的的知识管理系系统呢？ 企业

60、需要一个什什么样的信息息系统，利用用什么技术来来解决企业中中什么样的问问题？这是我我们在推行一一个应用系统统首先会考虑虑的问题。首首先，知识管管理着眼的企企业管理是要要建立一个协协作环境，即即信息化的工工作环境；其其次、企业中中的大量决策策信息,是由由这个环节所所整理提供的的,其信息来来源的广泛性性和科学性直直接导致决策策的合理程度度；第三,在在企业中每个个项目的推动动过程中，各各个环节的里里程碑均是通通过该系统平平台来监督确确认，其过程程监督的及时时性和合理性性对于项目或或事务的评估估至关重要；第四，该系系统平台要求求是安全的。基于上述的思路路，我们对于于企业的知识识管理进行了了一个全新的的