医疗机构监管及办公自动化管理系统

1、医疗机构监管及办公自动化管理系统一、医疗机构监管系统医疗机构监管系系统基于昆明明市个体医疗疗机构过多，管管理繁杂、工工作量过大，执执行力度不够够、一些文件件宣传不能准准时准确到达达而产生的一一款系统软件件1.1 设计思思想一、办公自动化化的含义办公自动化不仅仅仅是办公无无纸化，也不不仅仅是办公公过程电子化化、数字化，它它应该在信息息利用、协同同工作、决策策支持等方面面开始发挥出出巨大的作用用，它要完成成的工作包括括信息统计分分析、工作日日程安排、小小组协同工作作管理、工作作流应用自动动化等。作为提高企业机机构办公管理理效率的基础础平台，近年年来，办公自自动化系统得得到广大企业业机构的高度度重视

2、，纷纷纷构建起适合合于自身应用用特色的办公公自动化系统统(OA)，通通过办公自动动化系统的成成功推广，逐逐步提高企事事业机构的工工作效率，提提升管理质量量，更好地向向国际接轨。面面对已经到来来的知识经济济和我国即将将加入WTOO后所带来的的更广阔的市市场空间与更更激烈的市场场竞争，企事事业机构对办办公自动化系系统更加寄予予厚望。事实上，无论是是电子商务还还是知识经济济，对企业的的竞争实力都都提出了越来来越高的要求求。面对电子子商务时代迅迅速变化的市市场环境和技技术手段，企企业作为一个个整体的快速速响应能力和和学习创新能能力是企业能能够更好地发发展和保持竞竞争优势的关关键环节，实实施好这些环环节

3、要求企业业内部拥有一一整套有效的的协作环境予予以强有力支支持，在这个个电子协作环环境中，必需需能够提供信信息的实时沟沟通和知识的的高度共享，确确保企业所有有员工在业务务处理的每一一个环节都能能够便捷地获获得所需要的的相关知识，包包括在线的专专家、文件背背景资料以及及相关的企业业业务信息，以以便随时随地地地根据需要要向专家学习习、向企业现现有知识学习习，借助知识识的力量，提提升每个员工工的创造能力力，从而大大大提高企业与与机构的整体体创新和应变变能力。因此此，要求办公公自动化系统统能够紧密地地把信息处理理、业务流程程和知识管理理融合于一体体，实现从现现有的“工作流应用用系统”到更高级的的“决策智

4、能系系统”即基于于知识管理的的办公自动化化系统的革命命性转变。二、办公自动化化的发展历史史2.1第一代代办公自动化化2.1.1 实现个体工工作自动化1972年,靠靠磁芯存储技技术起家的美美籍华人科学学家王安博士士开创了王安安公司,并推推出了22000文字处理理系统（Woord Prrocesssing SSystemm），从此WWPS一词正正式出现。WWPS把王安安公司推向了了事业的顶峰峰，使办公自自动化发展到到一个崭新的的阶段。19985年3月月，Inteel公司推出出了集成度为为27.5万万个晶体管的的803866，19899年推出了集集成度为1220万个晶体体管的804486，19995

5、年又推推出了集成度度为510万万个晶体管的的805866（即奔腾PPentiuum微处理器器）。由于微微处理器速度度和性能的不不断提高，使使个人电脑走走向辉煌，为为办公自动化化创造了更加加有利的硬件件环境。Windowss等操作系统统的更新换代代和办公套件件的不断升级级，为办公自自动化提供了了越来越多的的功能，包括括文字处理、电电子表格、数数据库、简报报和幻灯片制制作等功能，为为办公自动化化创造了非常常有利的软件件环境。2.1.2 第一代办公公自动化的特特点要有一台中档档以上的个人人（或商用）电电脑并安装一一个高版本的的操作系统（如如Windoows 988或OS/22 Warpp Servv

6、er）和一一组跨平台的的办公套件（如如MS Offfice 97或Lootus OOfficeePro）。它是面向办公公室管理层和和事务处理人人员的管理信信息系统（MMIS），它它基于传统的的关系型数据据库，以结构构化数据为主主要处理和存存储对象，只只限于企业内内部数据的计计算和统计。我们把这一时期期的办公自动动化系统划分分为第一代办办公自动化系系统，它以个个人电脑和办办公套件为主主要特征，应应用基于文件件系统和关系系型数据库系系统，以结构构化数据为存存储和处理对对象，强调对对数据的计算算和统计能力力，实现了数数据统计和文文档写作电子子化，完成了了办公信息载载体从原始纸纸介质向电子子的飞跃，实

7、实现个体工作作的自动化。2.2第二代代办公自动化化2.2.1 实现工作流流程自动化从信息技术的发发展来看，基基于关系型数数据库的第一一代办公自动动化系统存在在着以下不足足：PC的负担过过重，且价格格偏高；由于缺乏公共共的基础通信信平台，不仅仅通用性差、可可再用性低，而而且没有通信信和协同工作作的能力，不不能建立统一一的集成办公公平台；系统自适应能能力差，只能能按开发时确确定的思路、流流程和功能处处理信息；信息管理只限限于企业内部部，没有或缺缺少外部信息息来源。随着局域网、广广域网和因特特网的高速发发展，办公自自动化的内涵涵也发生了变变化。全世界界越来越多的的个人电脑联联到了Intternett

8、上，在Naavigattor和Exxploreer等引擎的的导航下，浏浏览世界各个个地方的信息息资源。在这这种大环境下下，人们开始始考虑把个人人电脑联到因因特网上，来来解决第一代代办公自动化化所存在的诸诸多不足，并并扩展办公自自动化的功能能。个人电脑联了网网，很多软件件资源可以通通过ISP的的服务器从网网上免费或廉廉价下载，瘦瘦客户机、胖胖服务器的研研究大大减轻轻了个人电脑脑的负担。使使用基于对象象关系型数数据库（ORRDB）和数数据仓库（DData WWarehoouse），增增强了数据的的通用性（UUniverrsalitty）和可再再用性（Reeavaillabiliity）。基础通信平

9、台的的使用，大大大提高了通信信和协同工作作的能力。11995年，IIBM公司CCEO郭士纳纳（Gersstner）提提出“以网络为中中心的计算”（NetwworkCCentriic Commputinng）模式，极极大地影响了了办公自动化化的发展趋势势，出现了以以网络为中心心，以信息（或或工作流）为为主要处理内内容的第二代代办公自动化化系统。2.2.2 第二代办公公自动化系统统特点以网络为中心心，以非结构构化数据的信信息流（或工工作流）为主主要存储和处处理对象；有利于在企业业内部建立通通信基础平台台，不仅提高高了办公的效效率，减少了了扯皮和内耗耗，还增强了了系统的安全全性。这一时期的办公公自动

10、化系统统更多地承担担了一个信息息通道的责任任，建立和完完善各个职能能部门之间的的沟通和信息息共享机制，建建立协同工作作的环境，为为办公提供一一个自动化工工具。在办公公自动化覆盖盖到的办公机机构内，所有有员工都可以以通过办公自自动化系统，根根据自己的权权限，了解自自己需要完成成的工作，包包括上级交办办的事情、需需要交给别人人做的事情、需需要与别人合合作的事情、自自己需要的信信息以及与别别人共享的信信息，也就是是说，通过办办公自动化系系统，员工能能够对自己所所要实施的任任务和目标“知其然”。与第一代相比，第第二代办公自自动化系统前前进了一大步步，但缺少的的是对知识的的管理，这与与知识经济的的发展不

11、相适适应。2.3第三代代办公自动化化2.3.1 以知识管理理为核心1996年，世世界“经济合作与与发展组织”（Orgaanizattion ffor Ecconomiic Coooperattion aand Deeveloppment，OOECD）在在“科学技术和和产业展望”的报告中首首先提出了“以知识为基基础的经济”概念，人们们把它归纳为为知识经济（KKnowleedge EEconommic）。知知识经济的建建立和发展主主要指发展科科学技术、教教育以及创新新（Innoovatioon）、应变变能力（Reesponssiveneess）、生生产率（Prroducttivityy）和技能素素

12、质（Commpetenncy）为主主要内涵的知知识管理（KKnowleedge MManageement）。事实上，知识经经济时代的办办公已经不再再是简单的文文件处理和行行政事务了，其其目的在于达达到整个企业业的最终目标标，这就需要要依靠先进的的管理思想和和方法。从这这个意义上说说，办公实际际上是一个管管理的过程，由由于电子商务务时代的企业业事务处理对对象瞬息万变变，这就要求求作为企业与与机构日常业业务处理基础础平台的办公公自动化系统统，能够提供供足够的灵活活应变和开放放交互能力。在在办公管理中中，工作人员员之间最基本本的联系是沟沟通、协调和和控制，这些些基本要求在在以知识管理理为核心的办办公

13、自动化系系统中都将得得到更好的满满足。我们所说的知识识管理，实际际上是一种系系统，是帮助助企业发现知知道什么，如如何定位拥有有专门知识的的人，如何传传递这些知识识，以及如何何有效利用知知识的系统。通通过利用先进进的协作技术术，能够在恰恰当的时间，将将正确的知识识传给正确的的人，帮助企企业提高整体体业务水平。办公自动化系统统的发展恰好好与数据、信信息和知识的的演变同步，即即由以数据为为主要处理内内容的第一代代办公自动化化发展到以信信息为主要处处理内容的第第二代办公自自动化，再发发展到以知识识为主要处理理内容的第三三代办公自动动化。办公自自动化的三个个发展阶段中中完成了两个个飞跃，即由由数据处理向

14、向信息处理的的飞跃，由信信息处理向知知识处理的飞飞跃。在办公公自动化系统统的发展中，使使用办公自动动化系统的人人员范围逐步步扩大，由企企业行政人员员扩展到企业业的管理层，再再扩展到企业业的全体员工工。另外，在在运作机制上上，也是从办办公室的结构构化数据处理理到企业内部部和外部信息息的处理，再再到有用知识识的处理。从从简单的电子子邮件、群件件，到构建WWeb应用等等各种方式中中获取、存储储、提炼和再再用知识。2.3.2 第三代办公公自动化体系系特点基于知识管理的的第三代办公公自动化系统统，能够在恰恰当的时间，将将恰当的知识识迅速的传给给恰当的人，充充分发挥信息息共享、优化化配置的资源源优势，极大

15、大地提高了系系统的实用性性和效率，同同时还兼具了了如下特点：把知识管理融融入BPR（业业务流程重组组） 知识管管理只有与业业务流程紧密密相连，才能能获得成功。将将知识创造与与发布同企业业的业务流程程相结合，不不仅可以节省省大量开支，更更重要的是能能够产生巨大大的价值，通通过知识管理理实现对业务务流程中无序序的知识进行行系统化管理理，实现知识识共享和再利利用，从而提提高业务水平平和效率。改造企业文化化 知识管理的的成功首先取取决于鼓励信信息共享的企企业文化。改改造传统的企企业文化、建建立有利于知知识共享的新新型企业文化化，是企业能能够在知识经经济时代不断断发展的关键键因素。建立学习型企企业 所谓

16、学习型型企业是指通通过不断的学学习来提高竞竞争力的企业业。这里所说说的学习并不不仅仅是看书书、办学习班班，而是包括括了企业在系系统研究项目目和产品开发发、营销、技技术支持过程程中学习，强强调全员学习习、全程学习习和团队学习习。第三代办公自动动化系统建立立在企业Inntraneet平台之上上，帮助企业业实现动态的的内容显示和和知识的实际际管理，使企企业的每一个个员工能够在在协作中不断断获得学习的的机会和进步步。2.3.3 第三代办公公自动化体系系结构如图3所示。 ERPERP底层是企业的基基本信息支撑撑环境，它包包括ERP、MMIS系统的的信息化支撑撑，以及对企企业外部Innterneet的信息

17、获获取。三类系系统的相互作作用体现了IIntrannet的思想想，通过设计计和实现优秀秀的Inteernet信信息获取工具具，可以有效效地利用外部部的有用信息息为企业内部部的经营管理理过程服务，帮帮助企业更好好地把握来自自市场的机遇遇与挑战。第第二层是企业业多维知识仓仓库。存在于于底层企业信信息支撑环境境中的企业信信息资源是烦烦杂而海量的的，需要在数数据挖掘与模模式提取的工工具支持下，发发掘其中有价价值的模式与与知识，进行行紧密而科学学的组织，这这是支持知识识管理系统实实现的有利依依据。图中的的圆环代表了了企业员工的的工作环境，其其上的各个结结点代表企业业中不同岗位位上的员工。第三代办公自动动

18、化系统可以以这样概括：它仍是以网网络（Intternett/Intrranet/Extraanet）为为中心，以数数据、信息所所提炼和组织织的知识为主主要处理内容容的办公自动动化系统。三、云集Oriight网上上办公自动化化系统3.1 设计思想传统办公软件的的缺点在于：版本不断更更新、设备和和系统维护困困难、应用环环境多样、人人员培训复杂杂、使用不够够方便。随着着经济的发展展，企业面临临的市场竞争争也越来越激激烈，如何降降低办公成本本、提高办公公效率是企业业的共同追求求。同时，如如何帮助用户户实现大量信信息快速、有有效、准确地地获取、管理理和使用也是是当今计算机机软件业的追追逐目标和发发展原则

19、。有鉴于此，云集集公司利用其其自身在政府府和企业公文文管理、办公公自动化领域域的深厚积累累，因应用户户的需要，利利用当今领先先的WEB技技术，推出BB/S体系结结构、多平台台应用的Orright网上上办公自动化化系统软件。它它的特点是：网络化信息传递递迅速、效率率提高；数字字化信息传递递准确、协同同工作；智能能化以知识管管理为核心，提提供决策支持持；无纸化节约办公公耗材，降低低成本；流程程化流程自定定义，并提供供监督和提醒醒功能；方便便性随时随地地方便办公，不不受时间和地地点限制；经经济性无需购买买别的应用软软件。云集为企业提供供的网上办公公自动化系统统方案定位于于解决企业全全局的资源管管理和

20、工作安安排；掌控各各部门之间的的业务协作和和进展；便利利企业内部信信息交流、知知识管理；体体现企业文化化的精髓。3.2 系统特色1、各式表单的的电子化管理理，并提供凝凝聚了管理经经验的示范表表单模板。2、客户可自定定义工作流程程，方便灵活活办公。3、B/S架构构,真正的瘦瘦客户端，且且跨平台运行行。4、良好的接口口性能,容易易与其他软件件系统（如财财务、MRPP、ERP等等）整合。5、安装使用方方便，安全性性能优良。3.3技术术优势与特点点3.3.1 B/S体系结结构基于B/S的体体系结构，真真正实现瘦客客户端。界面面简单、易操操作，用户只只要使用一个个浏览器，就就能进行各种种应用操作，版版本

21、更新仅对对服务器进行行。既能实现现信息的网络络化共享，同同时又实现信信息的集中化化管理，避免免由于个人工工作电脑管理理不严而造成成的泄密。用用户端只需要要IE浏览器器，无须安装装特殊的客户户端软件，出出差或移动办办公时无须担担心客户端软软件意外受损损，甚至无须须携带笔记本本电脑。支持持跨地域机构构的协同办公公。系统升级级只需要在服服务器端进行行。3.3.2 多平台应用用系统能可应用于于Linuxx、freeebsd 、 Unix 、Winddows 995/98/NT/Mee/20000等系统平台台之上。3.3.3 虚拟网络对于没有服务器器的企业和单单位提供虚拟拟域名，实现现网上办公。3.3.

22、4 督办催办支持文档在企业业间流转和催催办的功能，更更加适合企业业集团或大型型机构的要求求。3.3.5 海量的信息息存储机制本系统将传统办办公大量的不不同载体上的的信息集中到到办公自动化化数据库中进进行管理，后后台采用大型型数据库，支支持二进制大大文件的存储储，支持纸张张文件、静态态图像和动态态图像的存储储，并能进行行统计分析，为为决策科学化化提供有力依依据。3.3.6 独具特色的的办公自动提提醒对于各种事务，尤尤其是有时间间限制的工作作，能够自动动提醒，同时时支持多种提提醒模式和方方法。3.3.7 XML技术提供XML应用用技术，支持持文件的快速速转换，使不不同文件之间间的兼容更容容易。3.

23、3.8 以图形方式式自定义信息息处理流程强大灵活的工作作流引擎以及及图形化的流流程自定义，使使系统能够满满足各种复杂杂的流程业务务需求。3.3.9 完备而灵活活的权限管理理机制利用员工的所属属部门、角色色和所属群组组的设定，以以及每个功能能模块的详细细的权限设置置，形成一套套完备而灵活活的权限管理理机制。3.3.10 强大的报表表处理功能在传统办公中，人人工方式进行行报表统计不不仅工作量巨巨大，而且容容易出错。本本系统提供报报表的自定义义功能，可设设计出满足要要求格式的报报表，并将其其发布到本OOA系统上。用用户通过浏览览器浏览相应应的报表，并并继而可进行行报表的保存存，打印，转转档，发送及及

24、编辑等多种种分级功能。这这并支持标准准化的报表格格式，使办公公效率得到显显著提升。3.3.11 预留WAPP和SMS的的WEB服务务的接口系统预留了WAAP和SMSS的WEB服服务的接口，一一旦公司采用用了WAP和和SMS的WWEB服务，即即可将此服务务整合到本系系统中来，使使得办公环境境延伸至无线线网络，摆脱脱电脑对工作作人员的束缚缚。4 云集办公自自动化系统模模块云集办公自动化化系统分为信信息交流、公公共信息服务务、个人办公公助理、行政政办公、表单单使用、人事事管理、系统统管理、系统统功能8大功功能模块。另外提供以下可可选模块：网网上会议、移移动办公、电电子杂志编辑辑、互联网知知识库、示范

25、范表单模板等等。4.1 系统登登录任何一个人均可可进入办公网网，可以查看看不需要权限限的内容。但但是只有登录录后才可查看看自己的个人人文档。其权权限的分配由由系统管理员员在后台分配配。同一个用用户只需要登登录一次，就就可以查看和和操作其权限限下的所有内内容。4.2 公共信信息服务分为新闻公告管管理、电子白白板、电子论论坛、提案板板、网上调查查、网上寻呼呼等功能模块块，可作为公公司的信息入入口和信息交交流区。新闻公告： 电子论论坛： 4.2.1 公司新闻a) 其实是发发布公司新闻闻的管理系统统。相关人员员负责拟稿，经过主管核准后，直接发布到公司主页的新闻公告中。新闻报道中可以带图片和附件。b)

26、提供内部部办公网的新新闻报道与公公司外部网站站中的新闻报报道同步的功功能。c) 可以按部部门，按员工工，按时间段段统计新闻数数量汇总表。4.2.2 公司公告a) 同新闻管管理，相关人人员负责拟稿稿，经过主管管审阅、总经经理签核后，直直接发布到公公司主页的新新闻公告中。b) 可以对所所有公司公告告进行查询，并并提供打印功功能。4.2.3 精英名录提供单位内部的的人员详细信信息，类似员员工大家庭。但但与人力资源源系统中的员员工信息不同同，只摘取可可公开的部分分。4.2.4 电子论坛a) 这是一个个通用模块，类似一个非正式的会议室，提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。必须做到可以由系统管理开

27、设各类讨论园地，如管理类型讨论，疑难解决，问题讨论，电脑园地等，并且能自动更新论坛页面。b) 用用户填写论坛坛申请表，自自动发送到系系统管理员，由由系统管理员员对论坛的使使用权限进行行后台设置，并并将受理情况况自动通知申申请人。 4.2.5 公共资料共共享该模块提供给公公司各个部门门发布和存放放部门的资料料，可设置专专人管理，并并根据权限访访问该模块内内存放的资料料。 a) 该系统接接收工作流应应用中流转完完成的各种文文档和流转信信息，以及其其它方式收集集的各种文档档资料，用户户也可把与本本部门有关的的公文、业务务数据、文件件等资料存放放在文件柜中中。b) 可以按部部门也可以按按专题进行分分类

28、，按文件件柜的形式进进行保存和管管理，每个文文件柜可设置置专门的管理理员和查阅人人员，实现对对公共文档信信息的管理与与共享。c) 管理员可可对文件进行行整理以便备备查，还可将将重要的文件件传递到档案案室进行正式式归档。4.2.6 公司、部门门介绍提供公司介绍、部部门介绍。数数状结构的组组织架构图。4.2.7 信息采编、网网络杂志系统管理员新建建各类网络杂杂志，要求能能自动接受来来自各网络的的网络杂志，并并能自动加入入系统中，无无需人员干预预。a) 为组织提提供了一个集集中管理信息息和知识的场场所。可设置置人员和使用用权限，以保保障安全应用用，并可对各各种信息和知知识进行方便便灵活的查询询和检索

29、。b) 可以通过过各种渠道，从从所有可利用用的信息源收收集公司所需需要的信息，从从各种媒体采采集的各种信信息作为原始始信息记录在在案，经过筛筛选后编辑成成各种主题的的信息刊物（如如每天播发重重要信息、内内参、经济形形势、销售简简报等）。c) 可以借鉴鉴Lotuss知识管理门门户Raveen的做法法。当然这一一块要达到发发掘整理利用用有用的知识识，并将之在在适当的时间间传送给适当当的人员，还还有很多工作作要做。可能能也是第三代代的办公自动动化软件的真真正难点所在在。4.2.8 刊物编辑和和发布a) 可在网上上编辑和发布布本单位内部部的电子刊物物。实现网上上投稿、网上上编辑、可对对全公司各部部门的

30、各类信信息进行合理理的收集、分分类、查询，组组合成电子文文档在网上发发行。稿件计计酬、稿费发发放通过电子子邮件通知投投稿人。网络络杂志可以打打印下来。b) 制作电子子杂志模板，并并且提供制作作网络杂志的的编辑工具。4.2.9 网上传呼动态实现与所有有在线员工的的实时交谈、协协作和共享信信息。可以一一对一，也可可以一对多地地发送信息，并并有提醒功能能。4.2.10 网上会议虚拟会会议系统，可可以在网上召召开各种类型型的会议，会会议设有主持持人，与会人人员以文字、音音频、视频进进行交流，具具备一般会议议的功能。办办公人员可以以通过Intternett召开远程会会议。4.2.11 网上调查同内部网现

31、有的的网上调查投投票系统。4.2.12 电子白板提供网上留言板板的功能，特特别是员工外外出或有事需需要交代提醒醒的时候用。也也可以发布通通知、纪要等等，提供让留留言人删除该该留言的功能能，也可以回回复该信息。由由于将公司的的公告、部门门留言、个人人留言集中到到一起方便查查阅，可以使使员工无论在在哪里都能及及时收到留言言，提高紧急急事件的快速速反应能力。 公告板 部门留言言板 个人留言言板4.2.13 提案板（领领导信箱）a) 反映公司司各类情况的的公开信箱。本本模块包括新新建情况反映映书、信箱主主人收到信件件，系统提供供发表意见或或转其他部门门处理的功能能。b) 发信人可可以随时查看看自己提交

32、的的情况反映书书的办理情况况。c) 提供分类类统计意见件件数表、意见见处理率的查查询。d) 用户可以以依此模块建建立自己的专专用信箱，内内容不公开，如如：总经理信信箱、工会信信箱等。4.2.14 WAP通知将任务、通知等等信息以WAAP方式进行行发送，使用用者借助WAAP手机便可可以随时掌握握组织动态。（清清华文通的可可选模块）4.3 个人办办公助理存放和处理个人人相关的文件件资料，其他他人无法访问问。包括日程程安排、工作作日志、待办办事宜、个人人文档（公文文包）、代理理设置、密码码维护、个人人设置、我的的邮箱（电子子邮件）、通通讯录、记事事薄、办公自自动提醒等多多个功能模块块，是方便的的个性

33、化的个个人办公智能能助理。4.3.1 日程安排（计计划）用于个人时间管管理，进行约约会、会议安安排、工作安安排。既支持持传统的日程程安排方式，又又支持先进的的PDCA计计划管理模式式，融合了现现代企业管理理理念。通过过日程安排，既既可以合理的的安排自己的的工作，还可可以通过台历历式的图形界界面，轻松地地查看安排好好的各种约会会。如果拥有有适当的权限限，您还可以以通过系统把把某项工作分分配给他人去去做。系统还还提供时时提提醒的功能。 个人日程程安排：提供供不受上下班班时间约束的的日程安排功功能，提高工工作效率 部门日程程安排：提供供部门员工的的协同工作的的平台，提高高团队管理效效率 日程安排排检

34、索：通过过权限的设定定，可以查看看自己和他人人的日程安排排，并以图形形化的方式直直观地显示出出来4.3.2 工作日志（报报告）a) 用于填写写工作计划或或报告的界面面，可以分日日、周、月、季季度、年进行行分类填写，自自动汇总到数数据库。b) 工作报告告查询可以分分日、周、月月、季度、年年、部门、群群组、人名、报报告种类进行行，并提供打打印的功能。个个人只能查询询、修改个人人的计划和报报告，上级可可以查询但不不能修改下级级的计划和报报告，上级可可以在查询时时提出意见，用用邮件方式回回复给个人。一一旦上级查询询过下级的报报告后，个人人不能再进行行修改。4.3.3 待办事宜用户启动系统时时，系统会自

35、自动检查用户户当日该处理理的公文、任任务、会议等等事务并以醒醒目的形式提提醒用户。另另一方面也可可通过向用户户发送电子邮邮件、手机短短信息、BPP机短信息等等方式，方便便没有在线的的用户知道自自己的相关信信息。4.3.4 个人文档（公公文包）个人文档主要用用来保存用户户起草过的文文件的副本, 如收、发发文的草稿等等，并从这里里起草之后进进入审批流程程进行审批。本库与公文管理子系统连接，用户在此起草公文，在这些文件完成并提交之前，除用户本人之外任何人均无法看到文件的草稿；当用户定稿后可在本库通过按钮“进入流程”直接进入相关的数据库，而无需逐一打开其它数据库。也可以用它来保存并管理其它任何有价值的

36、资料，包括从书报杂志中摘录的，或从其它数据库拷贝过来的，或是引入的各式各样的图片文件，样式繁多，内容不限。4.3.5 代理设置当本人因工外出出或请假时，设设置部分工作作的代理人，可可以将个人负负责的工作分分别分派给不不同的人，也也可对自己负负责的工作进进行授权、分分派，代理级级别可分一级级代理和二级级代理。代理理设置好后，系系统会自动对对所有涉及的的代理人、代代理工作部分分进行自动识识别和判断，并并根据相关规规则进行工作作流的分派，从从而达到高效效、及时的处处理。4.3.6 密码维护设置和修改个人人密码，保护护自我，保证证系统安全。4.3.7 个性设置可以设置个人喜喜欢的页面和和最新进入的的内

37、容，系统统启动时，会会自动根据用用户设定采用用不同的页面面模板，自动动进入用户最最关心的内容容。4.3.8 我的邮箱（电电子邮件）不仅提供分类信信息（信件、文文档、报表等等）在系统内内各分支机构构、各部门及及员工间快速速、高效的传传递，支持部部门成员协同同工作，还可可以实现与外外界邮件系统统进行通讯，直直接面向Innterneet发送和接接收邮件。4.3.9 通讯录（名名片管理） 分分为个人通讯讯录和共享通通讯录，管理理个人和公司司通讯信息，具具备快速分类类统计、查询询、打印功能能。内容包括括姓名、单位位、职位、公公司地址、传传真、传呼、手手机、个人（或或公司）网页页地址、e-mail、特特长

38、等项目，需需要实现输入入修改查询（全全文检索）的的功能，并且且针对单张名名片，名片所所有人可以授授权别人共享享。每个人只只能查看自己己的通讯录和和共享通讯录录，对输入重重复的名片给给予提示警告告。提供匹配配查询和模糊糊查询。4.3.10 办公自动提提醒象邮件提醒的形形式一样，以以声音和图形形方式提醒新新到的邮件、表表单、通知等等待办事宜。4.3.11 综合查询可对系统中所有有信息进行信信息导航和全全文索引。4.4 行政办办公系统在行政办公模块块中，按照办办公所涉及的的内容，提供供考勤管理、业业务管理、资资源管理和文文档管理数据据库信息的查查询。 并可以根据企业业实际需要开开发出功能齐齐全的办公

39、用用品、图书管管理、办公场场所管理、车车辆管理、资资产管理子系系统。公共场所管理： 图书管管理： 以下各个功能模模块都涉及到到表单和工作作流程,也就就是都可以归归之于签报管管理数据库。4.4.1 签报管理（审审批管理）完成单位内部各各种申请、报报告、文稿等等信息的网络络起草、审批批和自动传递递的全过程。与发文系统类似，实现签报起草、打字、审批、签发、正式签报及文档归档的电子化。 根据用户的需需求可设定几几级签报，系系统管理员可可自定义自己己单位的行文文处理期限、缓缓急程度。系系统有严格的的权限控制，不不同权限的人人员对应不同同的文件处理理功能；并且且流程灵活，用用户可根据实实际情况定义义文件的

40、批阅阅流程。 同样签报也也提供了许多多细致的功能能，如：文件件处理过程中中逾期能自动动发送催办；签发后能按按照文件的级级别和主办单单位自动编写写文号；自动动记录文件的的处理过程；正式签报完完毕后能自动动将文件归档档等。以下是签报处理理流程的简要要说明：1.起草签报起草人直接在“个人文档”库内拟稿，起起草签报的详详细内容，输输入行文要素素，然后通过过“进入流程”按钮进入本本库，根据起起草人的公文文处理权力、级级别、文件类类型（签报单单位、审批单单位等）定义义审批流程，还还可发表个人人意见，最后后将文件提交交给下一审批批者。当文件从起草人人处提交给下下一个审批者者后，将有严严格的权限限限制，只有文

41、文件的起草人人、从前批阅阅人和当前审审批人能够阅阅读文件内容容，只有当前前审批人能够够对文件进行行编辑和处理理工作，包括括修改、批示示、同意或拒拒绝等等。2.文件在起草草人所在部门门内流转文件在起草人所所在部门内可可以逐人流转转，由部门内内其他人员斟斟酌文件内容容和审批流程程，并可通过过执行“转部门内其其他人员”和“返回上一个个人”等操作将文文件转回至文文件起草人处处，与之商榷榷文件内容和和批阅流程。3.签出由签报起草人所所在部门中有有文件传递权权的人员或领领导执行“签出”操作，结束束此签报在起起草人所在部部门的内部流流转，将文件件传递至审批批流程定义的的下一个部门门。如果本级级还有会签单单位

42、，则签出出到流程中定定义的下一个个会签单位的的具有与此文文当前批阅级级别同级的传传递权的人员员处，若该单单位无具有此此传递权的人人员，则签出出到该单位领领导处；如果果本级已没有有会签单位，则则签出到上一一级的会签单单位，如此类类推，直至签签发领导处。4.会签文件逐级通过主主办和会办单单位的审批，其其流转顺序严严格遵循签报报中定义的审审批流程从下下至上、从左左到右，在同同级单位的各各部门之间会会签后，再转转至上一级单单位的各部门门之间会签。在各会签单位内内部的流转过过程类似于在在签报起草人人所在部门的的内部流转过过程，也是逐逐人进行的，但但会签单位的的所有审批人人员只能发表表意见，不能能修改文件

43、内内容和审批流流程；同样，文文件在各单位位内部流转时时，具有与文文件当前批阅阅级别同级的的传递权的人人员和领导可可执行“签出”操作，将文文件传递到签签报流程定义义的下一个审审批单位。5.领导审批、签签发最后，文件到达达签发领导处处。经所有签签发领导审批批通过后，由由最后一位签签发领导执行行“签发” 操作，结结束签报的流流转，系统自自动将文件发发回至起草人人员处，由他他（她）完成成后序工作。在会签和领导审审批过程中，各各级枢纽单位位和签发领导导可酌情修改改文件流程或或通过执行“返起草人”操作，将文文件返回起草草人处，让起起草人修改文文件，并重新新进行审批。6.归档在完成签报的所所有整理工作作之后

44、，起草草人可以执行行“归档”操作将签报报转储到“档案室”库，由“档案室”库的管理员员整理、编入入案卷。同时时“签报”库中的这份份文件将在“签报”库管理员指指定的时间段段由系统自动动从“签报”库中清除掉掉。此后，任任何人只能到到“档案室”库中去查询询和借阅已归归档的文件，但但均无权对其其进行修改。4.4.2 请款管理实现用户网上填填写请款申请请单、根据请请款额度选择择审批流程或或自定义流程程来进行网上上请款审批的的全过程。请请款报销库用用于日常费用用管理。通过过请款表在业业务流程中的的运用，完成成工作人员从从请款、报销销、结帐的完完整过程。在在本库中，包包括从申请、批批准、借款、催催办到 结算算

45、五个阶段工工作流程。每每个请款单的的各阶段详细细资料都保存存在本数据库库中。利用本本系统可以进进行公司的请请款报销资料料的浏览，查查询和分析，利利于单位内部部的财务管理理。4.4.3 办公用品管管理完成对办公用品品的购入、领领用、结存信信息的查询和和统计。4.4.4 图书资料管管理完成对图书资料料的购入、借借阅、审批、归归还和催还的的管理，实现现网上图书馆馆的功能。4.4.5 资产管理管理公司所有的的贵重设备、车车辆、房产等等资产，管理理内容包括资资产登记入库库，使用申请请、维修保养养记录、归还还、核销等。随随时掌握公司司的资产使用用情况和资产产状况，便于于资源的统筹筹分配和使用用跟踪，提高高

46、资产的利用用率。 资产登记记：对固定资资产进行编号号和评估等处处理 资产领用用：记录领用用人、领用时时间、用途、归归还日期等 资产维护护：随时检查查固定资产的的使用情况，重重新评估等处处理 资产查询询：查询固定定资产的统计计资料，决定定是否更换等等处理 资产卡制制作：打印固固定资产卡，便便于资料的保保存 设备预约约：事先预约约设备，有自自动检测冲突突功能，避免免重复申请、交交叉申请。4.4.6 车辆管理1 车辆明细的的管理车辆明细包括车车辆品牌、车车牌、车形、颜颜色、购买日日期、预计报报废日期、目目前行公里数数、驾驶员等等到项目。其其中公里数为为自动计算得得到，等于每每次派车所走走里程之和。2

47、 派车管理派车单的申请、审审核。核准后后自动转入车车辆管理部门门的审核，车车辆管理部门门根据实际情情况派车，核核决情况自动动通知申请者者，包括不核核准的情况，如如果遇到紧急急情况，车辆辆管理部门有有权变更车辆辆使用者，但但必须及时通通知前申请者者，并且说明明原因。使用用完毕后，车车辆使用部门门必须填写行行驶公里数，通通过电子邮件件送使用者签签收。任何人均有权查查询车辆的使使用状况。状状况包括车牌牌、车型、使使用时间、目目的地、预计计返回时间、驾驾驶员、行驶驶公里数等信信息，醒目标标明车辆空闲闲时间。各类类车辆使用的的汇总报表。可可以查询每车车在一个时间间段内的行驶驶公里数汇总总表，驾驶员员月工

48、作时间间、出车次数数汇总表。3 车辆维修管管理包括车辆维修申申请、审核、费费用输入、审审核。车辆维修单包括括车号、申请请日期、维修修时间、修理理单位、维修修部分、修理理明细及费用用、经办人等等内容。汽车加油记录申申请单，包括括车号、加油油时间、加油油站名称、加加油数量、经经办人等项目目。并送领导导审核。车辆维修的各类类查询及报表表。包括在一一段时间内各各车辆每公里里耗油量汇总总表。每辆车车在各个时间间段内耗油量量比较表。各各车辆在一段段时间内的维维修费用汇总总表等。4.4.7 场所管理反映单位所有场场所的资料信信息、使用状状况，提供实实时状态，线线上预约，合合理分配，防防止浪费。1、场所资料维

49、维护2、预约申请3、审批登记4、退还核销5、即时查询6、维修记录4.4.8 会议管理完成会议室资源源登记和使用用查询、会议议申请及审批批、会议安排排、会议公告告和会议纪要要的管理。会会议管理系统统主要用于制制订会议安排排，发送会议议通知，记录录会议纪要。会会议召集人在在选择与会人人员时能够方方便地查看这这些人员在会会议召开期间间是否外出，制制定出合理的的会议安排，从从而确保会议议的出席率，提提高会议的效效率。当会议召集人确确认一项会议议安排后，系系统将此会议议通知的读取取权限自动分分发给主持人人及参加人。与与会人员能够够通过会议管管理系统看到到会议通知及及详细的会议议安排情况。会会议情况可以以

50、通过会议纪纪要加以记录录。管理员还可创建建一周的会议议安排表。用用户能通过“周安排表”视图查看下下周的会议安安排汇总情况况；与会人员员还可查看和和记录会议公公告和会议纪纪要。4.4.9 活动管理1 接待管理接待接洽数据库库是为了满足足业务与行政政工作中公务务交往活动管管理的需要而而设计的。任任何人可对自自己或他人的的来访接待工工作进行登记记、分类、查查阅、保存。2 外出管理单位人员外出可可以在留言板板上留言，也也可以在外出出管理模块中中填写，登记记外出地点、单单位、人员、交交通工具、拜拜访事宜、预预计时间、同同行人员、联联系电话。外外出人员回来来后，重新登登陆系统，系系统可以提醒醒他录入拜访访

51、结果。3 电话记录对收、拨电话和和传真的记录录进行管理。包包括登记、打打印、批办、移移交等功能。电电话登记的内内容包括：来来电日期与时时间，来电人人名，受话人人名以及来电电的详细内容容及处理结果果。4 值班安排可以安排并通知知指定人员的的值班日期及及时间，系统统根据条件设设定自动排班班，并提供值值班记录输入入和查询。5 活动安排解决公司各类活活动组织安排排，大型接待待组织安排的的协调问题。功功能包括新建建活动、细分分活动、小任任务安排、完完成提醒、未未完成超时提提醒、活动物物品的使用情情况登记，活活动总结报告告。各种有关关活动的统计计查询。通过这样管理，使使活动的组织织者对活动安安排的进展一一

52、目了然，清清楚地知道什什么没有完成成，困难在哪哪里，可以对对活动的成本本进行控制和和统计。定义或修改每次次活动的日程程安排时间表表，同时还要要注明每个时时间段的活动动内容和地点点。可以同时时查询多人的的活动时间安安排，可按照照活动类型查查询统计次数数与比例，并并可通知人员员安排本次活活动中的保安安、新闻报道道、车辆、食食宿、陪同人人员、负责人人员等。还可可以提交领导导批示。6 大事记属于一种共享资资料，关键是是企业要判断断什么样的新新闻报道或活活动记录属于于大事记的归归档内容。4.5 公文管管理系统公文是在实施行行业管理、行行政管理过程程中所形成的的具有法定效效力和规范体体式的公务文文书。因为

53、公公文的正式性性，因此许多多办公自动化化软件都将该该模块与普通通的签报管理理区分开来，单单独设计。公文管理子系统统由“发文”、“收文”、“签报”、“传阅件”、“档案室”和“统计”等数据库组组成，能够实实现公文的电电子起草、传传阅、审核、批批示、会签、签签发和接收工工作，处理反反馈、催办、统统计、查询、归归档等任务。4.5.1 发文管理 实现对各级级单位（政府府机关、企业业、事业单位位，公司，社社会团体等）的的发文进行管管理。 实现发文起起草、打字、审审批、签发、正正式发文及文文档归档的电电子化。 根据用户的需需求可设定几几级发文，并并且系统管理理员可自定义义自己单位的的行文处理期期限、缓急程程

54、度。系统有严格的权权限控制，不不同权限的人人员对应不同同的文件处理理功能；并且且流程灵活，用用户可根据实实际情况定义义文件的批阅阅流程。“发文”数据库库用于保存和和处理各级单单位发文（如如部发文、司司发文、局发发文、办公厅厅发文、公司司发文等）。一一份发文逐级级通过主办和和会办单位的的审批，最后后提交领导签签发。重要的的是，管理员员可以使用本本单位设计的的发文稿纸，根根据“人员、机构构设置”数据库配置置的情况，动动态生成匹配配的流程定义义。系统的功能可以以作到细致而而周到，如：文件处理过过程中逾期能能自动发送催催办；签发后后能按照文件件的级别和主主办单位编写写文号；自动动记录文件的的处理过程；

55、正式发文完完毕后能将文文件归档等。以下是发文处理理流程的简要要说明，基本本上对每一步步处理本手册册还有具体的的操作指导：（1）起草发文文起草人直接在“个人文档”库内拟稿，起起草发文的详详细内容，输输入行文要素素，然后通过过“进入流程”按钮进入本本库，根据起起草人的公文文处理权力、级级别、文件类类型（发文单单位、审批单单位等）定义义审批流程，还还可发表个人人意见，最后后将文件提交交给下一审批批者。当文件从起草人人处提交给下下一个审批者者后，将有严严格的权限限限制，只有文文件的起草人人、从前批阅阅人和当前审审批人能够阅阅读文件内容容，只有当前前审批人能够够对文件进行行编辑和处理理工作，包括括修改、

56、批示示、同意或拒拒绝等等。（2）文件在起起草人所在部部门内流转文件在起草人所所在部门内可可以逐人流转转，由部门内内其他人员斟斟酌文件内容容和审批流程程，并可通过过执行“转部门内其其他人员”和“返回上一个个人”等操作将文文件转回至文文件起草人处处，与之商榷榷文件内容和和批阅流程。（3）签出由发文起草人所所在部门中有有文件传递权权的人员或领领导执行“签出”操作，结束束此发文在起起草人所在部部门的内部流流转，将文件件传递至审批批流程定义的的下一个部门门。如果本级级还有会签单单位，则签出出到发文流程程定义的下一一个会签单位位的具有与此此文当前批阅阅级别同级的的传递权的人人员处，若该该单位无具有有此传递

57、权的的人员，则签签出到该单位位领导处；如如果本级已没没有会签单位位，则签出到到上一级的会会签单位，如如此类推，直直至文件到达达签发领导处处。（4）会签文件逐级通过主主办和会办单单位的审批，其其流转顺序严严格遵循发文文中定义的审审批流程从下下至上、从左左到右，在同同级单位的各各部门之间会会签后，再转转至上一级单单位的各部门门之间会签。在各会签单位内内部的流转过过程类似于在在发文起草人人所在部门的的内部流转过过程，也是逐逐人进行的，但但会签单位的的所有审批人人员只能发表表意见，不能能修改文件内内容和审批流流程；同样，文文件在各单位位内部流转时时，具有与文文件当前批阅阅级别同级的的传递权的人人员和领

58、导可可执行“签出”操作，将文文件传递到流流程定义的下下一个审批单单位。（5）领导审批批、签发最后，文件到达达签发领导处处。经所有签签发领导审批批通过后，由由最后一位签签发领导执行行“签发” 操作，系系统自动将文文件发至一位位具有与发文文级别同级归归档权的人员员处，由他（她她）完成后序序工作。在会签和领导审审批过程中，各各级枢纽单位位和签发领导导可酌情修改改文件流程或或通过执行“返起草人”操作，将文文件返回起草草人处，让起起草人修改文文件，并重新新进行审批。（6）正式发文文和整理、归归档归档人员接收到到由签发领导导签发传来的的文件后，对对文件进行整整理和归档。 a）正式发文文经校对、核稿后后，执

59、行此项项操作形成正正式红头文件件。 b)转其他人人员将文件传递给其其他校对员、打打字员、核稿稿员，进行必必要处理。 c)归档在完成发文的所所有整理工作作之后，归档档人可以执行行“归档”操作将发文文转储到“档案室”库，由“档案室”库的管理员员整理、编入入案卷。同时时“发文”库中的这份份文件将在“发文”库管理员指指定的时间段段由系统自动动从“发文”库清除掉。此此后，任何人人只能到“档案室”库中去查询询和借阅已归归档的文件，但但均无权对其其进行修改。4.5.2 收文管理 实现对对主管单位、外外单位来文的的登记、拟办办、批示、传传阅、办理结结果登记整理理归档等操作作。收文系统统中对来文的的处理可以有有

60、两种方式： 1) 扫描识别别/录入，形形成二值图象象，以压缩或或非压缩的方方式存储；2) 所收文件件通过扫描录录入，用户可可以通过办公公系统的浏览览软件对文件件进行浏览，并并其中完成解解压缩、翻页页、打印、打打印预览、放放大、缩小等等功能。与发文系统类似似，收文系统统也提供了很很多细致的功功能，如：登登记完毕后可可根据文件的的级别编流水水号；文件处处理过程中逾逾期能自动发发送催办；自自动记录文件件的处理过程程；收文处理理完毕后能将将文件归档等等。以下是收文处理理流程的简要要说明:1.收文登记每一级收文的登登记由具有相相应级别收文文登记权的人人完成。登记记人对来文的的行文要素和和内容进行登登记后