如何当好办公室主任课件

1、 办公室工作2011年学校办公室主任培训专题讲座阆中市教育和科学技术局 鲜正中9/29/2022学校办公室工作一如何当好办公室主任二危机的识别与管理三公文处理 第二章 第三章 第一章 第一章 如何当好办公室主任一、为何称办公室主任二、办公室主任的六大素养（一）政治素养： 政治素养：指办公室主任个人的世界观以及在此基础上的政治立场、政治观点、政治态度和政治品质。（二）道德素养： 道德素养是个人在一定的社会背景下的道德所有要素的总和。 第二节 办公室主任的修养（三）心理素养： 心理素养：办公室主任在工作和生活中表现出来的心理素质及特点的总和。（四）能力素养： 对办公室主任来说，应具备统帅能力，疏通

2、协调能力，综合分析能力，参谋咨询能力，应变能力，意志能力，开拓创新能力，检查指导能力和专业工作能力。（五）知识素养；（六）体质素养。三、办公室主任的基本职责 主持办公室全面工作，组织本室工作人员积极搞好政务工作，努力完成所承担的各项工作任务，当好领导的参谋和助手。 （一）协助领导了解综合情况，了解掌握党和国家的方针政策和国家法律、法规以及贯彻执行情况，从而推进工作。 （二）经常组织和参与调查研究，抓好信息工作，向领导传递和反馈各方面的信息，为领导决策和指导工作提供可靠的依据，协助领导提高决策的科学化、民主化水平。 （三）主持日常行政事务。 （四）协助领导密切各方面的工作联系。 （五）协助领导协

3、调部门之间的意见分歧和工作矛盾，提出相应的解决办法和备选方案。 （六）协助领导做好单位机要工作和保密工作。 （七）协助领导处理人民群众来信来访工作。 （八）完成领导交办的各项任务。四、办公室主任的工作要求 （一）准确； （二）及时； （三）保密； （四）认真落实。五、办公室主任的工作特点 （一）政治性； （二）综合性； （三）机密性； （四）服务性。 七、办公室主任必备的能力（一）认清一个规律： 被动性，服务性是它的本质；事务缠身，忙忙碌碌是它的特点；而没有规律就是它的规律。 做到不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为。（二）保持两种状态： 一是保持清醒状态；二是保持恐

4、惧状态。（五）塑造五种形象： 一是正人君子的形象；二是智多星的形象；三是老黄牛的形象；四是不管部形象；五是现代公仆形象。（六）练好六种功夫： 一是会出好点子；二是会玩笔杆子；三是会耍嘴皮子；四是会搭“桥墩子”；五是会补“塌台子”；六是会闯“新路子”。（八）克服八种不足： 一是克服扯皮多，配合少的不足； 二是克服牢骚多，意见多但方法少，措施少的不足； 三是克服计较多，宽容少的不足； 四是克服索取多，奉献少的不足； 五是克服浮躁多，实干少的不足； 六是克服请示多，主见少的不足； 七是克服灵活多，原则少的不足； 八是克服说的多，做得少的不足。（九）扮好九种角色： 一是参与政务、管理事物的管理员的角色

5、； 二是上情下达、下情上达，沟通左右的信息员角色； 三是群众上访、部门来访、领导下访的接待员角色； 四是善出主意，会出主意，出好主意的参谋长角色； 五是办文、批文、撰文的红秀才角色； 六是联系内外、沟通上下、协调左右的中介者角色； 七是领导、群众、单位的代言人角色； 八是单位对外联络交流的外交家角色； 九是高水平的细节管理专家角色。（十）坚持十项原则：一是意图原则； 二是法政原则；三是协调原则；四是效率原则； 五是质量原则；六是程序原则；七是廉洁原则；八是反馈原则；九是保密原则：十是得体原则。 一、注意形象工程让人一见面就喜欢你 二、把握说话艺术能说会道才能把事办好 三、拓展人脉关系公关办事的

6、重中之重 四、心态好有耐性好事多磨办事要肯下功夫 五、找方法用谋略用自己的智慧闯出一条路子 六、凡事有个原则事事禁忌一定要注意 第三节 办事能力的培养一、信息统计工作（一）信息工作； （二）政务信息： 1.政务信息的主要内容； 2.政务信息做到三点：党中央国务院关注的重点问题，群众反映的和本系统工作中的热点问题，社会发展工作中的难点问题。 3.政务信息做到三性：全局性、政治性、内部性。 4.政务信息做到三有：有情况、有分折、有建议。第四节 办公室主任的日常工作十一、协调工作十二、信访提案工作十三、公关工作十四、督查工作十五、保密工作十六、安全保卫工作十七、调查研究工作十八、公文处理工作。第二章

7、 危机的识别与管理一、管理目标 通过统一专业手段最大程度的预防危机的发生和在危机发生时与相关群体进行有效的沟通，以减少和控制负面报道，帮助组织控制危机局面，尽最大能力保护组织的声誉。二、任务 处理事故，控制势态，协调关系，重树形象。第二节 危机的管理三、危机管理三个阶段（一）危机预防阶段： 1.制定漏洞审查制度； 2.现感危机的审查； 3.成立危机管理小组； （二）危机处理阶段： 1.反应迅速； 2.迅速形成沟通策略，并传递信息； 3.进一步同目标公众沟通； 4.设立新闻中心，发布、收集信息； 5.采取实质性行动并将成果进展及时告诉公众。 6.注意传媒沟通的原则和策略。 （三）实施计划阶段。第

8、三章 公文处理一、公文定义（一）作者。作者是党政机关、企业单位、团体的法定代表人。（二）程序。先核后签。（三）书写； （四）行文。原文盖前文、大文盖小文。（五）性质。公文是机关的一个形象，是政府行为。二、公文的特点三、公文的作用第一节 公 文一、公文格式 公文用纸采用A4型纸 （上白边37mm、版心宽156mm、高225mm、订口28mm）， 正文用3号仿宋字体，一般每面排22行，每行排28个字。第二节 公文格式二、公文的各要素（一）眉首： 红色反线之上（红色反线距纸边缘，平行文118mm、上行文173mm）。 大版 XXX文件（小标宋体字不能大于22mmX15mm；字上缘距纸边缘，平行文62

9、mm、上行文117mm）。 中版头 XXXX（通知） 小版头 XXXX（单位名称） 党委中间有“”，政府不用。（二）主体；（三）版记； （四）密级； （五）文号： 由发文机关的代号、年份和序号组成， 1.在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布，例：阆教科2011XX号。 2.联合行文时只标主办单位的发文字号。 3.上行文发文字号不再居中，而是居左空1字。（六）签发人： 只用于上行文，“签发人”用3号仿宋字体标识，用3号楷体字标识签发人姓名。（七）公文标题： 由发文机关名称、事由、文种三部分组成，在红色反线下空2行,用2号小标宋体字； 公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点

10、符号。（八）主送机关： 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。 1上行文：主送机关一般只有一个。 2下行文： （九）公文正文： 取消“此页无正文”格式。公文最后一页必须要有正文内容。（十）附件： 在正文下一行左空2字，用3号仿宋字标识“附件”。 如 “附件：1.”（十一）成文时间： 用汉字将年、月、日标全； 成文时间既领导签发时间，右空4字。 （十二）印章： 加盖印章应上距正文24mm， 下压成文时间年月。 （十三）附注； （十四）主题词： 主题词 第一层是类别词， 第二层是类属词，2-5个，最多7个，最后文种。“主题词”用3号黑体字居左顶格，词目用3号宋体字，词目之间空1字，每个单列词组

11、不超过6个字。 （十五）抄送机关： 抄送机关词组用“、”号隔开。 一、直接行文 二、逐级行文 三、多级行文 四、越级行文 五、联合行文 第三节 公文的行文方式一、通报与奖二、公告与通告三、通知与通报 从文种使用上，除奖惩不用“通知”，其余的都可以用“通知”。四、公告与公报五、批复与批示第四节 公文中文种的区别六、请示与报告（一）请示： 由请示原因、请示事项、结束语三部分组成。 （二）报告：（三）区别： 1请示在事前行文，需上级批复的；报告在事中行文和事后行文，报告需上级阅知。 2.结束语不同。请示用：“妥否，请批示。”“妥否，请批复。”“以上请示，请予审批。”报告用：“特此报告。”、“特此函告

12、。”、“谨此报告，请审阅。”、“特先报告，详情容后续报。” 3写作结构不同。报告中不能夹带请示事项，而请示中可以有也应该有报告的成分。 4申请、汇报、总结与请示和报告的区分。七、函 平行机关之间行文用函件。 结束语用：特此函商、特此函复、特此函询、特此函谢。如：“请求解决的函”。八、意见 可作上行文、平行文、下行文。九、会议纪要 会议纪要分两种形式：文件式、简报式。落款不盖印章。文尾不用“抄送”，只能用“分送”。 标题：例：xxx单位名称+会议名称+文种, 会议纪要的写作： 第一层次：开会的背景，开会时间、地点、参会主要领导； 第二层次：简述会议内容； 第三层次：会议议定内容； 第四层次：所有

13、参会领导把职务写完全； 第五层次：会议纪要有整理单位，会议纪要由XXX（主要领导）审签。一、公文处理的任务二、文件收发的处理 （一）文件收发的处理原则； （二）收文处理：接受、登记、拟办、批办、筛选、分送、传阅、催办、承办和收集等。 （三）发文处理：拟稿、会签、校核、送审、签发、印制、登记、编号、分袋、投送等。 第五节 公文处理要求 课 堂 寄 语 现在办公要求，实行电子文件、逐步取替纸质文件，收发文件使用办公平台或网络进行收发文件，各位主任必须尽快学会，熟练掌握公文处理的现代技能。三、公文处理程序（一）拟办； （二）批办； （三）承办： 原则上按15天办文制的要求，及时回复文件交办机关；协办

14、部门应在7个工作日内答复主办部门。（四）催办； （五）注办； （六）审核； （七）用印；（八）销毁。四、行文规则（一）行文原则： 下行文：部门一般不得向下级政府正式行文。上级政府不能给下级党组织行文，上级党组织可以给下级政府行文。向下级行文重要的必须抄送上级机关。（二）公文审批四个要求：一、格式中问题的处理（一）机密性文件要标明份数序号：（二）保密期；（三）紧急程度：（四）发文机关的标志；（五）发文字号： 1.上行文在左头，下行文在中间，平行文在右头。 2.上报文件不带“发”；下发文：要用“发”、“办发”；联合发文：只用主办机关发文字号。第六节 公文中若干问题的处理（六）正文： 1.标题：发文

15、机关+关于+事由+文种 2.只出现一个关于。 3.通知：最多出现两个通知，不能有三个通知。 4.文件的转发： （1）转发上级机关文件： 上级文用转发，转发只能用两种文件，必须用两个文种。 例：旺苍县人民政府关于转发广元市人民政府关于转发四川省人民政府关于转发国务院关于做好建设节约型社会近期重点工作的通知的通知的通知的通知， 压缩为：“旺苍县人民政府转发国务院关于做好建设节约型社会近期重点工作的通知的通知”。 （2）平行的文件用批转。 （3）一些批转、转发、印发类的通知。二、正文中问题的处理（一）引用标题： 先引标题，后引发文字号，不能缺发文机关。（二）主送机关： （三）层次结构次序： 第一层

16、一、 第二层（一） 第三层 1. 第四层（1） 第五层 。（四）附件；（五）附注： 一般上行文，应注明（XXX）联系人：是签发人姓名、职务、电话。 （六）抄送；三、公文中词组、数字、符号的处理 （一）词组、字的处理： 1.截止截至+介词到。 2.制订：方案计划的形式过程（方案、计划、规划）。 制定：法规、路线、方针、政策、法令、规章制度。 3.其它：公文不用“它”。 其他：公文中用“其他”字。 4.增长：与百分数搭配的用“增长”。 增加：由原来的多少到现在的多少用“增加”。 5.公布：行政规章用“公布”。 发布：决定和命令用“发布”。 6.辖区：各级政府用本行政区域，派出所用“辖区”。 7.的：名词之前用“的”。 地：在动词前加“地”。 8.做：强调干具体的事情用“做”。 作：只用于抽象的事情。 9.部分：不带单人旁。 10.布署：无此说，只有“布置”之说。 部署：用“部署”此词。（二）数字、符号的处理： 1.数字的用法： 公文中数字，应当使用阿拉伯数字。定形词 “一律”、“一方面”、“星期五”等不用阿拉伯数字。 2.标点符号： （1）并列中间不停顿，“以及”、“尤其是”、 “并”前面不用标点符号。 （2