档案管理操作规程

1、档案管理操作规程一、档案的编号1、公司、管理处编号 公司 编号为：SW 管理处 编号为：GLCH*2、部门编号 办公室 编号为：BG 财务部 编号为：CW 市场部 编号为：SC 管理部 编号为：GL 管理处 编号为：GLCH3、年份编号 引用年份序号2001、2002、2003。4、档案的分类 按物业管理公司的组织机构划分，全宗可分为以下几类： 党群、行政、人事类； 财务类、 工程类、 公共事务类、 经营开发类。二、文件收发1、公司办公室负责收文并按来文单位分类登记、编号，送公司经理批阅。公司办公室应及时将批阅过的文件送有关部门阅办，阅办后及时主动地退给办公室，严禁个人、部门之间自行横传。3、

2、文件传阅后及时分类归档，定期清理，来文满一年及时归档。有关部门呈上级部门的请示、报告以及外送的文件报表、合同等，由主办部门拟稿（限用钢笔或毛笔），部门主管签章，公司总经理审批，然后由公司办公室办理打印编号、登记、发送。各部门对外的各种材料必须送一 份办公室备案。有关去外地参观、学习、开会、采购等带回的文件材料，需交公司办公室登记， 不得自行保管。三、公司档案借阅1、凡须借阅档案者，应说明理由、要求、内容等。办理借阅登记后方可查阅。2、借阅的档案不准携出公司或转借他人，用后及时归还。如继续借阅则另办续借手续。借用档案 者负责安全保密，不得遗失污损。凡须将档案借出者，必须由该部门负责人说明理由补写

3、借条，限于一星期之内归还；如超过一 星期，必须经公司主管领导同意。外单位借阅档案一律凭证明或单位介绍信，经公司主管领导批准后，由办公室办理借阅手续。（只可公司内阅，不得外借）。5、如因工作需要，确需复制档案，必须经公司主管领导同意。四、安全保密1、档案的密级分为绝密、机密和秘密三级。2、根据档案材料内容和保密程度，采取不同的措施，分类加强管理。3、兼职保管员必须严格保证和维护档案的安全，发现档案被破坏、盗窃或遭受各种灾害时，档案 管理人员应尽最大努力予以抢救，并立即向公司领导上报，采取紧急措施。五、记录物业管理有限公司收文登记表物业管理有限公司发文登记表档案上交登记表物业管理有限公司档案归档范

4、围类 目基 本 范 围党 群 类1、上级有关党群工作的重要指示2、本公司党群工作专业会议记录3、先进个人、集体评比材料4、重要来信来访材料5、其他有保存价值的材料6、支部工作内容行 政 管 理 类1、上级有关行政事务工作的重要文件2、本公司主要职能活动的工作小结3、公司办公会议、专业会议记录4、公司内部机构设置、合并、撤、体制变动、更改名称的决定、通知5、启用、回收印章的通知及印模登记6、上级领导对公司视察、检查形成的题词、讲话声像等材料7、公司大事记8、公司员工出国考察、批件、请示、审批表、考察小结9、接待外宾活动安排、记录等材料10、公司有关法律事务方面的材料11、本公司颁发的（包括与其他

5、公司联合颁发的）决议、制度、规定、通知等12、登有本公司消息的报刊、杂志和上级刊物13、有关本公司的情况汇报及上级批复14、干部任免、招聘、调配、职称评定材料15、干部离休 、退休的报告、批复、审批表16、工人招聘、录用、调配、职评定材料17、员工辞退职、奖惩材料18、各类专科学校毕业生、复退军人分配通知及介绍信存根19、公司工资调整、改革方案、计划总结及更名20、重大工伤事故的调查、处理材料21、劳动争议调解材料22、其他有保存价值的材料经 营 开 发 类1、上级有关经营决策、2、公司发展规划、公司改革等重大经营决策材料3、公司法人 营业执照、申照、换照注册全套材料4、公司更名、联营、兼并

6、、办三产全套材料5、公司计财统计年报6、综合性统计报表及经济活动分析材料7、有关计财工作汇报、上级批示8、公司各种专项审计材料工 程 类1、大厦各类设施验收档案和交接手续2、消防验收报告3、防范工程竣工验收表4、共用天线及图像监控系统、公共广播系统验收报告5、水箱水质检验报告书（每年一次）6、电梯年检材料（每年一次）7、配电耐压仪器检验材料（每二年一次）8、主要设备运行情况记录(原始记录保存二年)9、设备维修、调换另配件的记录(原始记录保存二年)10、日保、一、二级八大系统的保养记录(原始记录保存一年)11、外发保养、改造合同及验收报告12、二次装潢记录13、各类设备的台帐会 计 类1、凭证2

7、、帐簿3、报表4、工资5、其他物业管理类1、各管理处的管理日志(每年年底装订成册、编号后妥善保管。)2、各管理处对外和对业户发放的各类通知及公布的物业管理费报表(每年年 底装订成册、编号后妥善保管。)3、客史资料。4、投诉资料、包括处理经过记录(每年年底装订成册、编号后上交办公室)5、回访类保安类1、突发事件的发生及处理结果2、消防器材的管理情况汇总小区档案的建立一、档案的建立执行以下流程： 收集整理分类编号登记输入电脑入柜利用检查二、明确建档内容，实行系统收集、集中管理。 1、设施、设备档案：建筑工程资料图纸，公用设施资料、图纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、 扩建等项目资料、

8、图纸。 2、业户档案： 业主登记表，购（租）房合同，入伙通知书、证件、业主公约、装修申请表、退租等资料； 3、管理档案：文秘档案(上级、外来文)、人事档案(员工登记表、身份证复印件、劳动手册必须印有协保两字、下岗证明)、财务档案和小区荣誉档案。管理处管理日志；对外或业户发放的各类通知及公布的物业管理费；投诉资料等。 4、其它档案。三、建档要求：制度化、标准化、电脑化。各管理处档案收集、上交内容发展商提供的资料1 产权资料 项目批准文件、用地批准文件、建筑执照、拆迁安置资料 产权证、小区各类设施验收档案和交接手续等。2 技术资料 规划图、竣工图、总平面图、绿化规划图、消防、附属工程及地下管网竣工

9、图、验收图 绿化规划图、电梯使用证、电梯运行许可证、地质勘测报告、工程合同、开、竣工报告 工程概预决算、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录） 隐蔽工程验收鉴证、沉降观察记录、竣工验收证明书、建材、水泥等主要材料的质量保证书 新材料、构配件的鉴定合格证书、水电、卫生间、电梯等设备的检验合格证书、供水的试压报告 砂浆、混凝土试块试压报告、绿化工程竣工图及相关资料、消防验收报告及防范工程竣工验收表 电梯运行许可证、使用证、 其他技术资料(设备清单、安装调试记录、使用注意事项、证明、质保书和保养书)二、管理处建立的资料1 物业资料 物业分户产权清册、住宅区分区资料、商业网

10、点资料、娱乐设施资料、综合治理责任书2 住户资料 入住通知书、装修管理资料、住户手册、家庭人员档案、住户情况登记表3 日常管理资料保洁管理资料 日常巡查记录、绿化养护记录年终汇总成表格上交公司(包括绿化品种、养护情况登记)保安管理资料 日常巡检记录、交接班记录、值班记录、物资搬运记录、紧急事件处理随时汇总上交公司 车辆管理、夜间查岗记录、闭路监控系统录像带出租房屋资料年终汇总成表格上交公司 出租屋租赁许可证、承租人资料年终汇总成表格上交公司车辆管理档案 车辆详细资料、车辆使用协议装修管理档案 装修申请表（附图纸）、装修工程队安全责任书、临时施工人员登记表、施工单位营业执照工程返修档案 工程返修

11、申请表维修服务档案 维修服务登记表、家庭服务协议书、维修服务回访记录收费管理档案年终汇总成表格上交公司 收费明细表及汇总表年终装订成册、编号后上交公司、 每季度管理费收支公布单年终装订成册、编号后上交公司 委托银行代收款协议书 向业户公布物业管理费年终装订成册、编号后上交公司设备管理档案 各类公用设施保养维修记录年终装订成册、编号后上交公司 各项机电设备保养维修及运行记录年终装订成册、编号后上交公司 设备分承保方维修及运行记录、设备检查记录、电梯年检报告、水箱清洗记录、水质验收报告 二次供水记录、消防验收报告、设备设施维修保养的外发包合同、协议随时上交公司社区文化档案 各项活动计划及实施记录年终汇总成表格上交公司 图片及录象、 新闻媒体报道剪集随时上交公司、住户反馈意见及各项建议住户意见调查、统计记录年终装订成册、编号后上交公司。服务质量回访记录年终装订成册、编号后上交公司。住户投诉及处理结果年终装订成册、编号后上交公司。员工管理档案公司负责 员工个人详细资料、 员工业绩考核记录年终装订成册、编号后上交公司； 员工内务管理检查记录培训档案 各项培训计划及实施记录年终装订成册、编号后上交公司。