某公司文件控制程序规范

1、青岛扶桑精精制加工工有限公公司 程程序文件件文 件 编编 号JFQ.PP-O.01修 改 状状 态0文 件 控控 制 程 序序页 数数1 / 551 目的为对公司的文件进行控制，确保其适用性、系统性、协调性和完整性，公司制定并执行文件控制程序2 范围围：2.1 本程序序规定了了管理体体系文件件的控制制原则和和方法。2.2 本程序序适用于于与质量量/环境境/职业业健康安安全有关关的所有有文件，其其中有公公司自己制定的，也也有引用用的国家家或行业业标准，以以及顾客客提供的的各种资资料。 3 职责责3.1 ISOO小组是是文件控控制的主主管部门门。3.2 秘书科科对文件件进行管管理。3.3 三层文文

2、件由各各主管部部门进行行控制。4 程序序要求4.1 文件的的分类：本公司司文件分分为5类类4.1.11 手手册 文件类别代代号：MM（质量量手册QQM，环环境手册册EM，职职业健康康安全手手册HMM）4.1.22 程程序文件件 文件类别代代号：PP（共用用程序PP，质量量程序QQP，环环境程序序EP，职职业健康康安全程程序HPP）4.1.33 作作业性文文件 文件类类别代号号：O4.1.44 记记录 文件类类别代号号：R4.1.55 技技术标准准 文件件类别代代号：SS4.2 文件的的编号规规定公司的文件件进行统统一编号号，由44部分组组成：公公司代号号；文件件类别代号；发布布部门代代号；部部

3、门流水水号。编号形式： JFQQ.（）. a b c dd 青岛扶桑精精制加工工有限公公司 程程序文件件文 件 编编 号JFQ.PP-O.01修 改 状状 态0文 件 控控 制 程 序序页 数数 2 / 5公司代号：JFQQ文件类别代代号：见见4.11.1 44.1.5部门代号：总务部部A；营营业部BB；生产产部C；工程部部D；品品质保证证部E；薄片部部F；技技术协作作部G；ISOO小组OO。部门流水号号：由各各部门经经理将编编号分配配给各科科室，流流水号自自01起起，各类类文件（55类）分别编编号。流流水号允允许不连连续。例：质量手手册： JFQQ.QMM-O.01文件控制程程序： JJFQ

4、.P-OO.011合同评审控控制程序序： JFQQ.QPP-O.01文件控制程程序： JJFQ.P-OO.011化验室管理理规定： JFFQ.OO-E.0024.3 文件的的编写格格式及内内容要点点4.3.11 针针对公司司内部的的文件以以中文编编写，对对外发布布的文件件可根据据需要以以中文、英英文或日日文编写。4.3.22 一一般地，文文件发布布时采用用书面形形式，留留档保存存的文件件可采用用磁盘硬硬拷贝。4.3.33 同同类文件件采用统统一格式式。4.3.44 程程序文件件应包括括以下内内容：封封面、正正文页眉眉、目的的、范围围、职责责、程序序要求、相相关文件和记录录。4.3.55 作作业

5、文件件、记录录可以包包括以下下内容：封面、正正文文件件名称、文文件编号号、范围围、正文、相关文文件和记记录。4.4 文件的的编制、审审批4.4.11 手手册由管管理者代代表编写写审核，总总经理批批准。4.4.22 程程序文件件由ISSO小组组组织各各有关部部门编制制，由管管理者代代表审核核、总经经理批准准。4.4.33 三三层文件件由各部部门主管管负责组组织有关关人员编编制，由由部门主主管审核核，部门门经理批批准。4.5 文件的的发放青岛扶桑精精制加工工有限公公司 程程序文件件文 件 编编 号JFQ.PP-O.01修 改 状状 态0文 件 控控 制 程 序序页 数数 3 / 54.5.11 手

6、手册和程程序文件件的发放放范围由由管理者者代表批批准；其其它文件件的发放放范围由由各发布布部门主主管批准准。 文件必须须按确定定的文文件发放放范围发发放，发发放前进进行标识识、编号号，并建建立文文件发放放记录。 文件的发发放必须须在文件件实施日日期前进进行。 文件的控控制 公司的文文件分“受控”和“非受控控”两类，分分别在其其封面加加盖印章章。受控控文件受受更改控控制。 文件的持持有者应应妥善保保管。受受控文件件不允许许复制、外外借、涂涂改，不不得遗失失、破损损。 受控文件件如遗失失、破损损，应及及时向文文件的管管理部门门说明情情况，填填写文文件领用用申请单后给给予补发发。同时时应将破破损不全

7、全的文件件交回，由由文件的的管理部部门销毁毁，并填填写文文件销毁毁记录。 非受控的的文件允允许复制制，不受受更改控控制。对对外发放放的非受受控文件件须经发发放范围围批准人人批准，并并填写发发放记录录。 文件一经经修改，文文件管理理部门应应立即将将受控的的作废文文件向所所有文件件持有者者收回，所所使用的的文件和和资料必必须是有有效版本本。作废废的文件件由文件件管理部部门集中中销毁，并并填写文文件销毁毁记录。 文件的管管理部门门应将作作废文件件的每一一版本、每每一次修修改都保保留一份份，并加加盖“作废”印章后后存档。 文件的管管理部门门应建立立文件管管理档案案，内容容包括：文件的的每一版版本（包包

8、括作废废版本）、文文件更改改申请单单、文件件更改状状况一览览表、文文件销毁毁记录、文文件发放放范围、文文件发放放记录等等。文件件管理档档案由专专人负责责管理。 如需要借借阅时，应应向文件件的管理理部门办办理借阅阅手续，填填写借借阅记录录。4.7 文件的的更改4.7.11 文文件更改改及换版版时应填填写文文件更改改申请单单，由由原批准准岗位批批准后，由由原编制制部青岛扶桑精精制加工工有限公公司 程程序文件件文 件 编编 号JFQ.PP-O.01修 改 状状 态0文 件 控控 制 程 序序页 数数 4 / 5门进行，如如由其它它部门进进行时，该该部门必必须获得得原批准准时所依依据的所所有资料料。更

9、改改后的文文件由原原文件审审核岗位位审核，原原批准岗岗位批准准后才能能发布。 文件更改改后仍须须执行44.5和和4.66条款。 文件更改改采用手手写划改改及换页页更改两两种方式式：a、改内容容较少时时，可采采用手写写划改，将将原文划划掉，在在行间填填写更改改内容并并签名。应应保证更更改内容容有足够够的空间间填写。同一页上手手写更改改达3处处以上或或更改内内容较多多，不能能保证清清楚明了了时，应应采用换换页方式式。 当出现下下列情形形之一时时，应进进行换版版a、一次性性修改过过多或更更改次数数过多，影影响使用用。B、体系发发生重大大变化或或编制依依据发生生重大变变化。 手写更改改时应将将发放范范

10、围内的的所有原原文件都都进行更更改；换换页更改改或换版版后的新新文件仍仍按原发发放范围围发放，同同时收回回作废页页或作废废文件，保保证所使使用的文文件为有有效版本本。 文件的每每次更改改情况均均应记入入文件件更改状状况一览览表，注注明有关关内容。4.8 外来文文件的控控制4.8.11 公公司使用用的外来来文件，由由各使用用部门进进行控制制，同时时建立外外来文件件及更新新状况明明细表。4.8.22 外外来文件件应由其其控制部部门设专专人每年年进行检检索，并并在新版版文件发发布后及及时进行行更新。外外来文件件的更换换情况应应在外外来文件件及更新新状况明明细表进进行记录录。4.8.33 对对于适用用的法律律法规、行行业标准准、地方方标准等等，各部部门应按按照法法律、法法规及其其他要求求控制程程序予予以控制制。4.9 文件在在控制过过程中产产生的记记录，由由其控制制部门整整理，归归档，保保存。具具体参见记录控控制程序序。5 相关关文件青岛扶桑精精制加工工有限公公司 程程序文件件文 件 编编 号JFQ.P