首创房地产公司公文管理制度

1、首创房地产公司公文管理制度公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率，规范体式的文书，公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高文件使用效率，促进公司各项经营管理的运转，特制定本办法。一、公司办办公室是是公司公公文处理理的职能能部门，负负责公文文的办理理、管理理、归档档等工作作。公文文处理要要遵循实实事求是是、精简简、高效效的原则则，做到到及时准准确、安安全。同同时必须须严格执执行国家家保密法法律、法法规和其其他有关关规定，确确保国家家、公司司秘密的的安全。二、公文的的种类1、决定：适用于于对重要要事项或或者重大大行动做做出安排排，奖惩惩有关部部门和人人员

2、。2、通知：传达公公司的决决定和需需要有关关部门周周知或者者执行的的事项，任任免人员员。3、通报：适用于于表彰先先进，批批评错误误，传达达重要精精神或情情况。4、报告：适用于于向上级级汇报工工作，反反映情况况，答复复上级的的询问。5、请示：适用于于向上级级请求指指示、批批准。6、批复：适用于于答复下下级的请请示事项项。7、意见：适用于于对重要要问题提提出见解解和处理理办法。8、函：适适用于不不相隶属属单位之之间商洽洽工作，询询问和答答复问题题，请求求批准和和答复审审批事项项。9、会议纪纪要：适适用于记记载、传传达会议议情况及及会议议议定事项项。三、公文格格式公文一般由由秘密等等级、紧紧急程度度

3、、发文文单位标标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送单位位、正文文、附件件说明、成成文日期期、印章章、附注注、附件件、主题题词、抄抄送单位位等部分分组成。具具体处理理方式是是：1、涉及公公司秘密密的公文文应当标标明秘密密等级和和保密期期限。2、发文单单位标识识应当使使用发文文单位全全称或规规范化简简称。3、发文字字号应当当包括单单位代字字、年份份、序号号。4、给上级级单位的的行文要要注明签签发人、会会签人姓姓名。“请示”应当在在附注处处注明联联系人姓姓名和电电话。5、公文标标题应当当准确简简要地概概括公文文的主要要内容并并表明公公文种类类。6、主送单单位应当当使用全全称或规规范化简简称、

4、统统称。7、公文如如有附件件，应当当注明附附件顺序序和名称称。8、公文除除“会议纪纪要”或以电电报形式式发出的的以外，应应当加盖盖印章。9、成文日日期以签签发人签签发的日日期为准准。四、行文规规则1、符合国国家法律律、法规规及方针针、政策策有关规规定。2、行文应应当确有有必要，注注重效用用。3、行文关关系根据据隶属关关系和职职权范围围确定，一一般不得得越级请请示和报报告。3、公文要要用国家家法定计计量单位位。4、公司对对外正式式行文，由由公司相相关业务务主管部部门起草草，部门门经理审审核，主主管副理理审查，公公司总经经理批准准，办公公室最后后核定盖盖章。五、公文办办理1、发文办办理程序序：拟稿

5、稿、审核核、签发发、复核核、缮印印、用印印、登记记、分发发、立卷卷、归档档、销毁毁。2、收文办办理程序序：签收收、登记记、传递递、分发发、拟办办、批办办、承办办、催办办、查办办、立卷卷、归档档、销毁毁。六、公文的的归档和和管理1、归档：公文办办理完毕毕后，要要根据其其相互联联系、特特征和保保存价值值等整理理归档，归归档公文文要保证证公文的的齐全、完完整，便便于保管管和使用用。2、管理：公文由由办公室室统一收收发、审审核、用用印、归归档和销销毁。同同时对公公文的贯贯彻落实实情况进进行督促促检查。文件传阅单单文件名称传阅时间年月日至年年月日传阅要求：领导批示：签字：规划计划部部送退时间策划营销部部

6、送退时间工程部送退时间土地开发部部送退时间计划合约部部送退时间财务部送退时间办公室送退时间送存人：存存档人：收文处理单单收文名称收文编号收文日期来文编号首置文字20004第第28号号来文单位首创置业收办人拟办意见总经理批示示副总经理批批示副总经理批批示承办部门意意见处理结果：签字：传阅范围规划计划部部送退时间策划营销部部送退时间工程部送退时间土地开发部部送退时间计划合约部部送退时间财务部送退时间办公室送退时间送存人：存存档人：房地地产发展展有限公公司发文登记单单发文编号拟稿日期密级：缓急：发文日期标题会签：签发：主送：抄送：抄报：拟稿：部门负责人人：核稿打印份数附件：主题词：房地地产发展展有限

7、公公司发20004第xxxxx号号签发人人：xxxx关于XXXXX的请请示、汇汇报或报报告（2号宋体体、加黑黑）XXXXXXX:(正文小小3号仿仿宋)正文部分附件：1、XXXX2、XXXXXXXXXX年XXX月XXX日主题词：XXXXXXXX(加黑)抄报：XXXXX房地地产发展展有限公公司办公公室XXXXX年年XX月月XX日日联系人：电电话：共共印xxx份房地地产发展展有限公公司内部请示(20044)请字号总经理批示示：签报人：经办人：副总经理/总经理理助理批批示：呈报部门：会签部门：日期：年月月日关于XXXX的请示示XXX总：正文部分妥否，请批批示。房地地产发展展有限公公司档案案管理办办法档

8、案是公司司在经营营管理活活动中形形成的具具有保存存和利用用价值的的资料，对对公司开开展各项项经营业业务具有有指导性性、参考考性和依依据性。公公司为加加强对档档案的收收集、整整理和管管理，有有效地保保护和利利用档案案资源，特特制定本本办法。房地地产发展展有限公公司档案案是指政政府与上上级领导导、公司司领导和和公司各各部门在在工作中中形成的的具有保保存价值值的各种种文字、图图表、声声像及电电子文件件等不同同形式的的历史纪纪录资料料或材料料。一、文书立立卷1、文书立立卷归档档是公司司办公室室和各职职能部门门的工作作任务之之一。立立卷归档档工作要要求：文文件收集集完整，文文件制成成材料、书书写材料料符

9、合要要求，组组卷合理理，案卷卷标题、封封面、卷卷内目录录、备考考表填写写规范，装装订结实实美观，案案卷排列列有序。2、办公室室及各职职能部门门应随时时或每年年年底将将办理完完毕的归归档文件件，收集集整理后后移交给给档案管管理人员员，移交交的文件件必须完完整规范范，符合合归档质质量要求求。3、文件组组卷按年年度并遵遵循文件件材料的的形成规规律和特特点、保保持文件件之间有有机联系系、便于于保管和和利用的的原则；组卷以以问题为为主，一一个问题题的请示示、批复复及联系系密切的的文件组组成一卷卷。4、卷内文文件按问问题、时时间、作作者、单单位等方方法排列列。文件件排列：印本在在前，签签发稿在在后；本本单

10、位的的批复在在前，下下级单位位的请示示在后；本单位位的请示示在前，上上级单位位的批复复在后；复制件件在前，原原件在后后。二、档案管管理1、公司办办公室负负责收集集、整理理、保管管公司党党、政、工工、团、经经营管理理及一切切经办公公室收发发的文件件、材料料、信函函等；各各职能部部门负责责收集整整理本部部门的相相关文件件，年底底将本年年度案卷卷移交办办公室保保管。档档案管理理要做到到严格贯贯彻执行行国家和和上级机机关颁发发的保密密制度，维维护档案案完整与与安全。2、办公室室接收归归档文件件时，要要填写“档案移移交单”，详细细清点，并并由双方方经手人人在单上上签字，各各执一份份。3、档案人人员调离离

11、工作时时，离职职前需将将本人保保管的档档案数量量级状况况交代清清楚，并并办理书书面交接接手续。4、文书材材料每年年立卷归归档一次次，办公公室和各各职能部部门将整整理完整整的前一一年文件件登记造造册，于于第二年年第一季季度末向向档案部部门移交交。5、档案管管理员将将文书档档案按年年代、组组织机构构整理，保保持文件件的历史史联系，卷卷内文件件按科目目、时间间、作者者、问题题、名称称系统排排列并装装订成册册。6、卷内文文件按时时间、重重要程度度、问题题分类顺顺序排列列。具有有保存价价值的属属于同一一问题、同同一时期期的文件件应尽量量组织在在一个保保管单位位里；某某个问题题向上级级机关的的请示、报报告

12、及上上级机关关对此文文件的批批复、通通知应立立卷在一一起。7、文件保保管年限限分为永永久、长长期（116550年）、短短期（115年以以下）。反反映公司司主要职职能活动动，对公公司工作作有长远远利用价价值的档档案列为为永久保保管；反反映公司司一般工工作活动动，在较较长时间间内对公公司工作作具有参参考价值值的文件件列为长长期保管管；在较较短时间间内对公公司有参参考价值值的文件件材料列列为短期期保管。8、对无保保存价值值需销毁毁的文件件资料要要登记造造册，经经公司主主管领导导批准后后方可处处理。9、办公适适应建立立档案等等绩、统统计制度度，对收收进、移移出、销销毁案卷卷必须在在专设的的账簿上上登记

13、，对对保管、利利用情况况进行统统计。三、档案借借阅1、公司内内部员工工借阅公公司重要要、机密密的文件件资料，需需经总经经理或档档案部门门主管领领导批准准。2、档案室室档案原原则上不不借出室室外，因因工作需需要，须须借出档档案，经经档案部部门主管管领导批批准后，可可办理借借出手续续。借阅阅人应妥妥善保管管档案资资料，不不得擅自自复制、转转借、涂涂改、拆拆卷、损损坏和丢丢失，发发生问题题须报档档案部门门主管领领导或公公司领导导。3、借阅档档案文件件需认真真、逐项项填写借借阅登记记表，写写明借阅阅用途，用用后及时时归还。4、外单位位人员利利用档案案资料，除除遵守公公司内部部借阅制制度外，只只限在档档

14、案室内内阅览，不不得借出出，特殊殊情况须须经公司司领导批批准。四、本办法法由办公公室负责责解释。档案移交单单本人签字：移交单位：本人签字：移交单位：本人签字：本人签字：接收单位：本人签字：接收单位：文件名文号 页数/盘数分数原件/复印件序号文件名文号 页数/盘数分数原件/复印件序号移交日期：年月日日第页，共共页档案借用（复复制、借借出）单单 所借档案为重要证书、政府批文需由部门主管副总及总经理批准。 所借档案为重要证书、政府批文需由部门主管副总及总经理批准。 借用批准人：单位：（借用人亲填） （单位、部门/人员） 借 用理 由档案管理员 签 字 年 月 日档案管理员 签 字 年 月 日借出审人： （办公室主任） 年 月 日拟归还日期： 年 月 日拟归还日期： 年 月 日借用日期： 年 月 日借用方式： 借用方式： 非原件借出 原件借出 其他方式（说明借用方式 ）说