金碧物业有限公司分公司档案管理办法

1、第45页 共57页金碧物业有限公司分公司档案管理办法为全面加强金碧物业有限公司各分公司档案管理工作，确保分公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。第一章 总则第一条 本本管理办办法所称称的档案案资料是是指金碧碧物业有有限公司司各地区区分公司司及下属属各客户户服务中中心成立立以来，在在经营、管管理工作作和活动动中形成成的，具具有查阅阅、利用用价值的的各种形形式(纸纸质、电电子、声声像、实实物等)资质证证照、文文书、公公文、公公函、合合同、图图纸、业业户资料料、以及及音像、图图表等档档案资料料。第二条 档档案资料料工作的的基本原原则：集集中统一一管理金

2、金碧物业业有限公公司各分公司司及各下下属客户户服务中中心有关关存档资资料档案案，维护护档案资资料的完完整和安安全，便便于各项项工作的的开展和和利用。第三条 具具体归档档范围、归归档时间间、保管期期限及审批权权限详见见附件一一金碧碧物业有有限公司司分公司司档案资资料归档档范围及及审批权权限参考考表。权责第四条 档档案管理理机构分分为三个个不同层层级：集集团物业业管理中中心、物物业分公公司和客客户服务务中心，根根据三者者的需要要分别保保存档案案和资料料。第五条 物物业管理理中心在在集团档档案中心心的指导导下，对对其内部部档案进进行保存存、利用用和管理理，制定定有关档档案管理理的方针针、政策和指指导

3、意见见等，并并可根据据权限和和有关规规定统一一保管或或调用、复复制各物物业分公公司或各各客户服服务中心心的有关关档案和和资料。第六条 各各物业分分公司档档案资料料工作归口口于地区区地产公公司档案案中心指指导、监监督、检检查，同时接接受集团团物业管管理中心心、档案案中心的的检查、监监督和指指导。第七条 物物业分公公司对本本部档案案室进行行直接的的管理，同同时对下下属各客户服服务中心心的档案案管理工工作进行行业务指指导和监监管，并并承担分分公司总总部及有有关客户户服务中中心档案案工作的的管理责任任，并可可根据权权限和有有关规定定统一保保管或调调用各客客户服务务中心的的有关资资料。第八条 客客户服务

4、务中心负负责所属属楼盘的的有关档档案工作作，承担担管理责责任。第三章 人人员配备备和工作作岗位职职责第九条 物物业分公公司档案案采取分分级管理理模式，即即物业分分公司档档案室和和下属各各客户服服务中心心档案室室。物业业分公司司主要收收集和保保管分公司级别别物业档档案和物物业资料料，下属属各客户户服务中中心具体体管理各各自的物物业档案案和资料料。各物业业分公司司及下属属各客服服中心均均需设立立独立档档案室。第十条 各各物业分分公司须须配备档档案管理理的专责人员，下下属各客客户服务务中心根根据自身身实际情情况，须须指定专专人负责责或配置兼职档档案管理理员（一一般由行行政人员员兼管），具具体管理理本

5、客服服服务中中心日常常档案资资料。第十一条 档案资资料专员员岗位职职责1.物业分分公司档档案资料料工作人人员主要要职责有有：（1）贯彻彻执行档档案法、恒恒大地产产集团档档案管理理制度、金碧物业有限公司分公司档案管理办法等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善物业分公司及下属各客户服务中心档案资料管理工作相关规章制度；（2）统筹筹规划并并负责物物业分公公司各类类档案资资料的收收集、整整理、编编号、装装订、存存放、保保管、鉴鉴定、统统计和提提供利用用工作，并并按要求求做好保保密工作作，加强强档案工工作规范范化、标标准化、制制度化建建设；（3） 督督促分公公司各部部门及下下属各客

6、客户服务务中心档档案资料料的移交交工作。监监督落实实同步归归档制度度，接收收和保管管集团各各部门以以及地产产地区公公司移交交的档案案资料，进进行整理理、鉴定定、统计计、编目目和研究究，积极极开展档档案资料料归档和和利用工工作；（4）负责责对下属属各客户户服务中中心档案案资料工工作人员员或兼职职档案资资料工作作人员的的培训工工作，并并定期（每每月至少少一次）检检查、监监督、指指导和考考核各客客户服务务中心档档案资料料管理工工作；（5）做好好档案室室设备、设设施的保保管维护护工作；维护档档案资料料的完整整和安全全；负责责档案资资料的借借阅、登登记、统统计；同同时完成成上级安排排的其它它相关工工作任

7、务务。2. 客户户服务中中心档案案工作人人员主要要职责有有：（1）负责责客户服服务中心心档案资资料的收收集、整整理、编编号、装装订、存存放、保保管、统统计和提提供利用用工作，并并按要求求做好档档案资料料的保密密工作；（2）做好好档案室室设备、设设施的保保管维护护工作；维护档档案资料料的完整整和安全全。并完完成物业业分公司司档案室室交待的的其他相相关工作作任务。第四章 档案资资料的收收集和整整理第十二条 集团物物业管理理中心统统一管理理的档案案资料为为：1. 各物物业分公公司经营营活动中中重要投投资决策策、各种种重大工工作计划划与总结结、主要要费用预预算方案案、主要要工程图图纸备份份、人事事档案

8、（总经理助理以上员工电子版及纸质版人事档案，各物业分公司普通员工电子版人事档案）、对业主的年度收支公告、招投标资料等；2. 各物物业分公公司所涉涉及的重重大事件件及法律律案件及及下属客客户服务务中心所所涉及的的重大法法律案件件的文件件材料，主主要指整整个事件件过程材材料或从从立案、审审案到结结案的过过程中形形成的所所有法律律文书和和公文；3. 反映映各物业业分公司司重要活活动的报报刊、简简摘、分分公司组组织沿革革、发展展史（含含文字资资料及图图片资料料等）、分分公司大大事记等等。第十三条 物业分分公司主主要统一一收集和和管理公公司级别别物业档档案和物物业资料料： 1.物物业分公公司公章章和相关

9、关证照由由物业分分公司统统一管理理；2.文件、公公函、工工作计划划和上级级来文、国国家与当当地有关关的法律律法规等等档案资资料。主主要指集集团公司司、地区区地产公公司、物物业管理理中心领领导签字字的各类类批示，以分公公司及职职能部门门等名义义发出或或制定的的文件以以及与分分公司职职能有密密切关系系或由分分公司承承担有关关责任并并需要执执行的重重要文件件；3重大、突突发事件件的处理理资料。主主要包括括楼宇、交交通、治治安、公公共配套套设备设设施等方方面及自自然灾害害的突发发重大事事件的经经过和处处理过程程记录及及相关材材料；4合同档档案、管管理监察察档案、资资产档案案资料等等。主要要包括分分公司

10、所所签订的的合同资资料，监监察职能能部门对对分公司司进行检检查的书书面及取取证材料料以及分分公司固固定资产产相关材材料；5.人事档档案资料料；6.实物、声声像类档档案，包包括各种种电子档档案。在在实际工工作中，实实物、声声像档案案资料比比较少，根根据使用用频率及及重要性性选择自自行存放放或移交交分公司司档案室室，自行保保管时要要注意保保护完整整性；7、荣誉类类档案；8.其他档档案资料料。第十四条 各客户服服务中心心管理自自身楼盘盘、业主主和经营营相关的的档案和和资料： 11.客户户服务中中心业务务章及相相关证照照由客服服中心自自行管理理；2.小区基基本情况况材料（1）房产产资料，包包括房屋屋、

11、设备备及其附附着物清清单、清清册及表表格；（2）技术术资料，包包括竣工工图、地地质勘察察报告、工工程预决决算书、图图纸会审审记录、竣竣工验收收证明书书、总平平面图、平平面图、房房屋及设设备使用用技术资资料；（3）接管管资料，包包括验收收合格凭凭证、物物业完好好情况、接接管文件件。 3、业户档档案资料料（包括括维修基基金档案案资料）主要有入住住通知书书、住户户家庭情情况登记记表、房房屋交接接单、住住户入住住合约、身身份证明明材料以以及装修修申请表表等。由由于日常常工作的的需要，业业户档案案资料一一般存放放于各个个客户服服务中心心。因此此，业户户档案资资料的管管理是各各客户服服务中心心档案工工作的

12、重重点。对对于业户户资料必必须妥善善保管并并及时更更新。具具体收集集整理要要求如下下：（1）业户户档案资资料包括括：业户户姓名、地地址、收收楼时间间、面积积等,根根据具体体需要，选选择将档档案袋装装进档案案盒内，并并将业户户的档案案袋按楼楼层号、房房间号的的先后顺顺序排列列。在盒盒上面备备有相应应档案标标签，将将制作好好的档案案标签贴贴在档案案盒（夹夹）的侧侧立面距距顶部33CM位位置上，并并把档案案盒排列列在档案案柜中。档档案柜必必须加锁锁封存；（2）及时时做好业业户档案案的跟踪踪、更新新工作。 当发生生情况变变化时，如如通讯电电话联络络方式发发生变化化时；业业户发生生更替时时，档案案管理人

13、人员应将将变化情情况记录录在业户户档案中中，及时时做好业业户档案案资料的的更新；（3）借阅阅方面，业业户档案案属绝密密档案，特特殊情况况如需查查阅须履履行档案案借阅审审批手续续，并经经主管领领导签字字确认后后方可查查阅，业业户档案案应永久久保存；（4）具备备电脑办办公系统统的可以以将各业业户资料料输入电电脑，建建立业户户电子档档案进行行管理。同同时做好好电子档档案的更更新。4、日常管管理服务务资料（1）各部部门日常常的各种种往来函函件、值值班记录录，各种种内部通通启等文文书资料料的管理理。（2）人事事管理相相关材料料。客户户服务中中心人员员设置、招招聘、培培训、定定岗定编编、调配配、变迁迁文件

14、、人人事劳资资文件、技技术职称称等文件件。（3）物业业经营管管理材料料。各客客户服务务中心经经营发展展文件、小小区管理理文件、小小区建设设文件、委委外、合合作文件件。 （4）设备备档案管管理，包包括设备备的标识识、设备备台帐和设设备资料料等。 （5）工程程图纸档档案资料料。可分分为：建建筑施工工图、结结构施工工图、给给排水施施工图、供供配电施施工图、消消防施工工图、空空调系统统图。各各类图纸纸分装不不同档案案盒并在在盒面上上制作标标签，注注明图纸纸的单位位，名称称、日期期等。（6）物业业租赁材材料。包包括租赁赁合同、租租赁审批批材料、物物业权属属证明材材料、房房屋安全全鉴定材材料、同同意出(转

15、)租租文件、委委托书、公公证书、证证明、报报告、分分户图等等。 （7）各客客户服务务中心或或个人参参加各种种活动材材料。包包括但不不限于奖奖状、奖奖旗、奖奖杯、证证书、纪纪念品。5. 小区区创优档档案资料料及社区区文化资资料。包括但不限限于企业业内部评评比创优优资料、行行业内评评比资料料、省市市级评比比创优资资料、国国家级评评比创优优资料；企业IISO990000认证及及其它认认证材料料等。第五章 档档案资料料的移交交和归档档要求第十五条 移交交前资料料管理1. 各客客户服务务中心的的档案资资料在移移交前由由各客服服中心档档案资料料员负责责存档管管理；2. 各客客户服务务中心必必须设置置档案的

16、的固定存存放处，并并将档案案资料分分类存放放入不同同的档案案袋（盒盒）内，客客户服务务中心档档案资料料员对应应归档资资料的完完整、完完好负责责；3. 各客客户服务务中心存存放的档档案资料料根据自自己的使使用频率率和密级级性，把把档案资资料分类类存放，并并可定期期（暂定定半年一一次）向向物业分分公司档档案室进进行一次次移交。对对于自己己保存的的档案资资料，按按类别和和年限两两级分类类分柜存存放。第十六条 移交交：各客客户服务务中心暂暂时不用用并需要要长期保保存的档档案可定定期移交交物业分分公司档档案室保保存，主要包括括实物档档案、声声像档案案等，资资料类档档案由各各客服中中心自行行保存不不需移交

17、交（移交交相关表表格请参参见附件件二档档案移交交书、附附件三档案案移交案案卷目录录表、附附件四卷内内目录）1. 资料料归档前前各客户服服务中心心档案资资料管理理员须按按类整理理好，并并填写档档案资料料移交表表，履行行移交手手续；2. 移交交时，物物业分公公司和各各客户服服务中心心档案资资料管理理员须仔仔细核对对移交的的资料，核核对无误误后，交交接双方方在移交交清单上上签字，并并加盖部部门公章章；3. 移交交清单一一式两份份，物业业分公司司和各客客户服务务中心交交接人各各留存一一份；4. 对调调出、离离职等人人员，在在办理调调离手续续前，必必须清还还档案资资料，没没有档案案室签字字确认，行行政人

18、事事部门不不得办理理调离手手续。第十七条 归档档要求：以以下主要要是指档档案类归归档内容容的归档档要求，资资料类档档案归档档时要求求按日期期分类装装订，以以方便自自行保存存、查阅阅即可1. 各物物业分公公司及下下属客服服中心按按照本管管理办法法的归档档范围及及归档日日期要求求及时、准准确、规规范地进进行归档档；2. 归档档的文件件材料应应对照归归档范围围完整、准准确、系系统收集集，如文文件的正正文与附附件、正正式印本本和稿本本、设计计图纸及及其更改改通知等等都必须须齐全；归档案案卷应进进行分类类、排列列，并加加盖档号号章、装装盒、编编制档案案目录；3. 幅面面一般采采用标准准A4型型（2977

19、mmxx2100mm)，图样折折叠时标标题栏露露在右下下角。非非A4图图幅图纸纸可以通通过粘贴贴及折叠叠方式，横横向按手手风琴式式折叠成成A4规规格，竖竖向按顺顺时针方方向向内内折，图图纸应采采用国家家标准图图幅，图图表栏露露在外面面；4. 文件件书写和和载体材材料应能能耐久保保存，如如使用碳碳素墨水水或蓝黑黑墨水的的钢笔、签签字笔等等，不能能使用纯纯蓝墨水水、红墨墨水、铅铅笔和圆圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；5. 归档档的文件件原则上上一律为为原件（除除归档范范围表中中列明为为复印件件外），要要尽量追追加原件件，必要要时复印印件并加加盖红章章注明原原件存放放处，凡

20、凡有原件件的文件件，不能能以复印印件归档档；6. 热敏敏传真纸纸不能直直接归档档，要尽尽量追加加原件，必必要时存存复印件件并加盖盖红章注注明原件件存放处处；7. 归档档的文件件材料种种数、份份数以及及每份文文件的页页数均应应齐全完完整；8归档资资料必须须准确记记录各项项活动，凡凡涉及工工程图纸纸、管网网分布及及走向、埋埋深等，必必须做到到“图物相相符，数数字准确确”，设计计的修改改也须在在图纸上上反映出出来；9. 声像像类、实实物类档档案资料料要清晰晰完整、符符合集团团档案中中心规定定的归档档规范和和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并

21、保存。第六章 归档档档案资资料检查查 第第十八条 物业业分公司司的档案案资料工工作应纳入日日常管理理当中。第十九条 物业分分公司负负责检查查、监督督、指导导并考核核各客户户服务中中心档案案资料的的管理工工作。统统计汇总总下属各各客服中中心归档档资料目目录清单单，定期期对下属属各客服服服务中中心档案案的归档工作作进行实地地检查，主要要检查其归归档资料料完整性性、及时时性、准准确性，并并对检查结果果进行记记录。第二十条 物业分分公司所所属的档档案资料料管理工工作接受受集团地地区地产产公司档档案室和和物业管管理中心心的检查查、监督督和指导导。集团团物业管管理中心心不定期期对各物物业分公公司的档档案管

22、理理工作进进行抽查查或实地地检查，包括各物业分公司档案管理、分公司对下属楼盘档案监督检查情况、移交档案的及时性等方面。各物业分公司于每年6月30日和12月31日前分别将整理好的半年的档案资料目录清单，以电子版形式发往集团物业管理中心备案。第七章 档案案资料的的利用第二十一条条 档案案资料借借阅基本本程序档案资料借借阅使用用时，仅仅在档案案室查阅阅一般资料料，办理普普通登记记手续即即可；查查阅重要要密级资资料，须须履行档档案借阅阅审批手手续（具体各各项档案案借阅审审批权限限请参见见附件一一）；且必必须在档档案室当当场查阅阅后归还还，不得得私自带带出复印印（相关关表格请请参见附附件五档案案借阅申申

23、请表、附附件六档案案借还登登记表）。第二十二条条 档案案资料借借阅事项项规定1.借阅的的档案资资料必须须按时归归还，并并及时办办理清户户手续。借借出的档档案资料料一般不不超过77天，超超过7天天需办理理续借手手续，未未办理延延期手续续且借出出档案超超过155天者，对对相关责责任人进进行失职职问责处处理，在在借阅期期间造成成重要资资料丢失失者，对对相关责责任人进进行失职职问责并并报上级级领导部部门处理理；2.借阅者者不经允允许不得得随便摘摘抄、拍拍照、复复制档案案资料，凡凡经允许许摘抄、复复制的档档案资料料必须由由档案资资料管理理人员进进行审查查和核对对；3.借阅者者必须保保证原样样归还所所借的

24、档档案资料料，而且且完整无无损，不不得在档档案资料料上涂改改、划线线、圈点点等，并并保证如如期归还还；4、实物档档案一般般不外借借，声像像档案资资料应以以复印件件提供利利用。第二十三条条 档案资资料密级级确定及及管理1.物业分分公司及及下属各各客户服服务中心心档案资资料密级级分为机机密、秘秘密、普普通三等等级，密密级事项项划分详详见档案案资料归归档范围围；2.查阅机机密档案案资料，只只能在档档案室内内查阅；3.须在设设备完好好的保险险装置中中保存密密级资料料，且档案室室内门、柜柜应做到到随开随随锁；4.档案室室的档案案资料要要定期清清查，做做到账物物相符。发发现失密密、窃密密情况，应应及时报报

25、告主管管领导，查查明情况况严肃处处理。第二十四条条 各物业业分公司司应注意意保护业业主和住住户的个个人信息息，业主主个人信信息档案案只保存存在有关关客户服服务中心心的档案案库中，如需调用调阅档案中保存的含有业主姓名、电话和居住单元等个人隐私信息，须客户服务中心总经理批准，如需调出或复制超过三十份业主个人隐私信息的须经客户服务中心总经理和物业分公司总经理两级批准，并由有关档案人员记录去向和跟踪有关信息资料及其销毁情况。第八章 档档案资料料分类及及编目原原则第二十五条条 详见见附件七七档案案分类及及编目规规定及及附件八八档案案分类体体系一览览表。第九章 档档案资料料管理和和鉴定第二十六条条 档案案

26、室的设设置1.物业分分公司档档案室原原则上分分为综合合档案室室和资料料保管室室，并且且库房原原则上要要求独立立，下属属各客户户服务中中心可根根据自身身实际情情况，是是否设置置与档案案室分开开的独立立资料保管管室。若技术术资料不不多或者者空间不不够的情情况下，可可只设立立综合档档案室或或两者合合并统一一存放，但在室室内须分类明明确，至至少保证证具有相相对独立立的空间间并能保保证资料料的安全全与完备备。2.库房设设置的具具体要求求：（1）库房房相对独独立，具具有防盗盗、防火火、防虫虫、防鼠鼠、防潮潮、防光光、防尘尘、防高高温等设设备的措措施，禁禁止放置置易燃易易爆物品品或其他他危险物物品，配配备灭

27、火火器材，标标示禁止止烟火标标志；（2）库房房内应保保持整齐齐、清洁洁、美观观，安置置温湿度度计，每每周定时时测记。标标准温度度14-24，标准准湿度445-660%；声像类类库房温温度宜118-224，相对对湿度宜宜35-45%；（3）库房房内尽力力按分类类设置，档档案资料料柜（架架）应按按分类，顺顺序整齐齐排放，并并与窗户户垂直，以以免阳光光直射并并便于通通风，并并将所有有档案柜柜（架）统统一编号号，编制制档案资资料存放放位置索索引。第二十七条条 档案案资料统统计1.物业分分公司及及下属各各客户服服务中心心在每年年12月月31日日前对档档案资料料的收进进、移出出、整理理、鉴定定、保管管数量

28、和和状况、档档案资料料的借阅阅利用等等情况进进行统计计；2.各项统统计数据据一律用用钢笔、档档案墨水水和阿拉拉伯数字字书写，且且字迹工工整；3.物业分分公司档档案员将将统计结结果报物物业分公公司总经经理，下下属各客客户服务务中心档档案员将将统计结结果报客客户服务务中心总总经理；4. 统计计工作必必须做到到实事求求是，如如实反映映情况，务务必确保保提供的的数据准准确，符符合客观观实际。第二十八条条 档案案资料的的鉴定1.档案资资料一经经归档，未未经档案案资料主主管领导导鉴定和和批准，任任何人不不得擅自自销毁；2.经鉴定定后仍无无法确定定其保存存价值的的档案资资料，应应继续保保存至次次年再进进行鉴

29、定定（请参参见附件件九档案案鉴定申申请表）；3.技术档档案资料料鉴定时时，需附附工程口口技术部部门的专专业意见见；4.不能单单纯从保保管期限限，年代代或名称称判别其其价值，要要从公司司利用的的角度综综合衡量量后提出出继续保保存或销销毁意见见。第二十九条条 档案案资料的的销毁1.经鉴定定后批准准销毁的的档案资资料，由由档案室室负责人人妥善处处理，不不得作其其他用途途或当作作废纸出出售（请请参见附附件十档案案鉴定与与销毁目目录）；2.销毁档档案资料料须有至至少两名名监销人人。监销销人应认认真复核核做销毁毁的档案案资料。销销毁完毕毕须在销销毁清册册上注明明“已销毁毁”字样和和销毁日日期，监监销人分分

30、别在销销毁清册册上签字字；3.档案室室应及时时做好档档案资料料整理、检检索工具具调整等等工作。第十章 奖奖罚第三十条 集团物物业管理理中心根根据每年检查结结果对于于在档案案管理过过程中做做出成绩绩和贡献献，或者者进步非非常突出出的单位位、部门门或个人人，将给给予相应应表彰或或奖励等等。第三十一条条 对于工工作不负负责，未未认真贯贯彻执行行集团公公司及集集团物业业管理中中心档案案工作要要求的物物业分公公司，导导致档案案管理工工作混乱乱，集团团物业管管理中心心对档案案管理具具体工作作人员和和相关领领导将提提出薪资资、职务务或奖金金降级的的建议，或或提请对对其进行行失职问问责的处处罚。第三十二条条

31、因管管理或使使用不当当，造成成档案（保保密）信信息外泄泄；或者者未经允允许，私私自将档档案材料料抄录、复复制与转转借他人人等情况况，将根根据情节节严重程程度给予予相关责责任人相相应处分分。 物业业管理中中心 二二00八八年七月月二日附件一金碧物业有有限公司司分公司司档案资资料归档档范围及及审批权权限参考考表类别序号归档范围归档时间保管期限密级审批权人备注一、档案类类综合档案文书档案证照1物业分公司司及下属属客户服服务中心心各类证证照、公公司章程程、启用用印信和和印模登登记等办理完毕三三个工作作日内长期秘密物业分公司司总经理理文件2以物业分公公司及职职能部门门等名义义发出或或制定的的文件，包包括

32、决议议、决定定、通知知、通报报、合同同、协议议、统计计表、纪纪要、制制度及分分公司领领导在各各种会议议上的重重要讲话话等文件发出即即归档长期秘密各种重要决决定、决决议、纪纪要、合合同、协协议由所所属机构构总经理理审批，其其他文件件可直接接到档案案管理员员处借阅阅公函3集团公司、地地区地产产公司、物物管中心心领导签签字的各各类批示示，包括括请示、报报告、规规定、批批复、证证明、委委托书、承承诺函、对对外函件件等批办完毕三三个工作作日内长期秘密所属机构行行政人事事部经理理及以上计划总结4物业分公司司及下属属客户服服务中心心年度、季季度和月月度重要要节点工工作计划划及总结结、会议议纪要、表表彰大会会

33、材料等等批办完毕三三个工作作日内长期秘密物业分公司司总经理理上级 来来文5与物业分公公司职能能有密切切关系或或由物业业分公司司承担有有关责任任并需要要执行的的重要文文件收文后三个个工作日日以内长期秘密政策法规6国家及部门门颁布的的物业相相关法律律、法规规、条例例颁布一个月月内长期普通所属机构行行政人事事部经理理及以上7省市政府职职能部门门颁布的的物业相相关法律律、法规规、条例例颁布一个月月内长期普通8物业管理协协会发布布的规章章制度发布一个月月内长期普通管理监察档档案9监察职能部部门对物物业分公公司及下下属各客客户服务务中心工工作进行行重要检检查的书书面及取取证材料料，包括括：检查查方案、总总

34、结分析析、检查查报告、照照片（含含底片）、光光盘等取得公司领领导批示示后一个个工作日日内部门门归档完完毕，定定期集中中移交物物业分公公司本部部档案室室长期机密物业分公司司总经理理10物业分公司司及下属属各客户户服务中中心经营营中出现现的重大大违规、违违纪以及及重大事事故的调调查报告告、处理理意见等等长期机密合同档案11物品采购、工工程建设设、工程程委托、清清洁、绿绿化、服服装等合合同合同签订后后即归档档长期秘密所属机构总总经理12广告设计、宣宣传和发发布合同同，以及及各类品品牌宣传传载体的的拍摄制制作等合合同长期秘密13房屋租赁、商商铺租赁赁、场地地租赁等等经营合合同合同期满后后两年秘密牵涉纠

35、纷等等特殊情情况的长长期保存存创优档案14国家级创优优评比资资料资料形成即即归档永久秘密所属机构总总经理15省、市级创创优评比比资料资料形成即即归档永久秘密16行业评比资资料资料形成即即归档永久秘密17企业内部创创优评比比资料资料形成即即归档永久秘密18企业ISOO90000认证证及其它它认证材材料资料形成即即归档永久秘密突发重大事事件19楼宇、交通通、治安安、公配配等方面面以及自自然灾害害的突发发重大事事件的经经过和解解决过程程的记录录及相关关材料资料形成即即归档长期秘密所属机构总总经理人事档案20员工人事档档案每月底长期秘密行政人事部部经理或或以上21人事劳动合合同签订后即归归档长期秘密2

36、2员工花名册册每月底长期秘密23绩效考核类类：考勤勤、绩效效考核、转转正材料料、惩奖奖记录等等每月底长期秘密24员工福利类类：社保保、公积积金等材材料每月底长期秘密25人才库每月底长期秘密26各类培训的的相关资资料（培培训考试试试卷等等以资料料存放，考考试成绩绩等纳入入人事档档案管理理）每月底长期秘密业户档案27准予入住通通知书当天永久机密客户服务中中心总经经理28购房合同复复印件、房房产证复复印件当天永久机密29入伙缴款单单（蓝色色）当天永久机密30前期物业服服务协议议当天永久机密31消防安全责责任书当天永久机密32房屋钥匙确确认书当天永久机密33楼宇情况反反馈表当天永久机密34入伙文件签签

37、署发放放确认表表当天永久机密35专项维修基基金复印印件当天永久机密36业主临时公公约、业业主公约约当天永久机密37装修申请书书、装修修审批记记录、装装修平面面设计图图、装修修承诺书书、装修修许可证证、装修修工人身身份证复复印件、电电力照明明设计及及用电配配置图、给给排水设设计图、装装修验收收表、装装修违章章处理通通知单当天永久机密38投诉处理档档案卡每月底永久机密39房屋变更资资料当天永久机密40业户档案表表当天永久机密三十份以下下（不含含三十份份）由客客户服务务中心总总经理审审批，超超过三十十份需同同时经物物业分公公司总经经理审批批41业主身份证证、工作作证复印印件当天永久机密设备资产档档案

38、42各种设备的的合格证证、使用用说明书书、保修修卡、图图纸、安安装材料料等当天长期普通所属部门经经理及以上43各种设备（特特别是大大型或公公配设备备）维修修保养报报告书、年年检报告告及原始始记录等等资料形成即即归档长期普通44入库单、出出库单、直直拨单、资资产移交交台帐当天长期秘密所属机构总总经理45库存盘点、资资产台帐帐包括固固定资产产、低值值易耗品品当天长期秘密46各种资产报报废、销销毁记录录当天长期秘密所属行政人人事部经经理及以上工程档案47房产资料，包包括房屋屋、设备备及其附附着物清清单、清清册及表表格资料形成即即归档永久普通所属机构部部门经理理及以上上人员48物业接管验验收交接接资料

39、，包包括验收收合格凭凭证、物物业完好好情况、隐隐蔽工程程记录、接接管文件件资料形成即即归档永久普通49工程施工图图、竣工工图、房房屋及共共用设备备（施）的的设计、安安装图纸纸资料目目录资料形成即即归档永久普通50园区规划总总平面图图资料形成即即归档永久普通51业主工程维维修项目目价格表表资料形成即即归档长期普通52公共设施新新建、维维修请示示、批复复、施工工、验收收材料资料形成即即归档长期普通53公共配套系系统年度度保养计计划、年年检报告告等资料形成即即归档长期普通54维修审批表表、修缮缮图纸、验验收合格格证明、修修缮工程程许可证证、工程程预结算算表、安安全鉴定定书、材材料单、签签证单资料形成

40、即即归档长期普通声像档案55各个时期公公司领导导班子参参加重要要活动及及反映公公司各个个历史时时期建设设面貌的的声像材材料档案形成后后三个工工作日内内归档完完毕长期普通所属机构部部门经理理及以上上人员56上级领导来来公司检检查指导导工作，各各级领导导和著名名人物参参加的与与本公司司有关的的重大活活动，以以及外单单位人员员来公司司参观形形成的声声像材料料长期普通57公司大型活活动、重重要庆典典、仪式式以及公公司召开开各种重重要会议议的声像像材料长期普通58荣获各种荣荣誉证书书、奖状状、奖旗旗、奖杯杯等的声声像材料料长期普通59本公司有关关人员组组织或参参加的重重要会议议以及外外事活动动中的声声像

41、资料料长期普通60其它具有新新闻价值值和保存存价值的的声像材材料等长期普通实物档案案61受到上级单单位奖励励的奖状状、奖牌牌、奖杯杯、奖章章和荣誉誉证书等等档案形成后后三个工工作日内内归档完完毕长期普通所属机构部部门经理理及以上上人员62物业分公司司大型活活动中形形成的有有重要价价值的锦锦旗、礼礼品、纪纪念品（册册）、上上级领导导题词及及本单位位对外交交往中获获赠的重重要纪念念品等长期普通63上级领导、知知名人士士等赠送送给本单单位的题题词、锦锦旗、牌牌匾、字字画、工工艺品等等长期普通64物业分公司司成立以以来使用用过的牌牌、匾及及各种标标识、标标志和CCI系统统等长期普通65物业分公司司已废

42、止止或停用用的印章章等其它它有保存存价值的的实物长期普通物业公司总总经理二、资料类类客户服务资资料客户服务资料66业主、住户户问卷调调查表每月底三年普通客户服务中中心部门门经理及及总经理理67住户接待记记录每月底三年普通68业主（住户户）回访访记录每月底三年普通69业主投诉记记录、投投诉处理理档案卡卡每月底三年普通70住户卡申请请表每月底三年普通71管家部值班班、交接接班记录录，日报报表每月底三年普通72客户服务部部工作单单每月底三年普通73管家部巡查查日志每月底三年普通74楼宇巡查签签到表每月底三年普通75维保修信息息统计表表每月底三年普通76装修台帐登登记表每月底三年普通77装修巡查日日志

43、每月底三年普通78装修工人出出入证登登记表每月底三年普通79装修押金退退还登记记表每月底三年普通80业务联系单单、内部部通启每月底三年普通81物品出入放放行条每月底三年普通82交楼日报表表每月底三年普通83空置房登记记表每月底三年普通84突发事件处处理记录录、预防防措施报报告每月底三年普通业主委员会会资料85业主委员会会筹备函函资料形成即即归档永久秘密客户服务中中心及物物业分公公司总经经理86业主委员会会成立批批复资料形成即即归档永久秘密87历届业委会会委员个个人简历历资料形成后后三日内内五年秘密88业主大会及及业委会会会议纪纪要资料形成后后三日内内五年普通社区文化资资料89社区大型庆庆典、文

44、文化活动动材料资料形成后后五日内内三年普通所属部门经经理及以以上人员员90社区文艺体体育活动动材料资料形成后后五日内内三年普通91团组织及青青年文明明号活动动材料资料形成后后五日内内三年普通92社区科普教教育、社社会公益益性活动动材料资料形成后后五日内内三年普通93各类专题座座谈会、学学习参观观考察活活动材料料资料形成后后五日内内三年普通94和街道、社社区居委委会、派派出所等等协作单单位共同同活动材材料资料形成后后五日内内三年普通95人文事件方方面材料料资料形成后后五日内内三年普通96员工文化生生活材料料资料形成后后五日内内三年普通物业经营资料97会所、泳池池、停车车场等设设施的经经营报表表、

45、台帐帐等资料料当天五年秘密客户服务中中心行政政人事部部经理及及以上人人员98其他经营资资料当天五年秘密工程维修资资料99工程维修单单每月底三年普通部门经理及及总经理理100住户维修日日报表每月底三年普通101值班、交接接班记录录，工作作台帐每月底三年普通102维修跟踪表表每月底三年普通103业务联系单单、内部部通启每月底三年普通104公共照明系系统保养养计划、灯灯光系统统运行检检修记录录每月底三年普通设备运行资资料105机电设备台台帐每月底三年普通部门经理及及总经理理106供水、供电电设备汇汇总表、月月统计表表每月底三年普通107变压器运行行日志每月底三年普通108低压配电运运行日志志每月底三

46、年普通109高、低压配配电室操操作记录录每月底三年普通110供水、供电电设备值值班、操操作运行行及保养养、检查查记录每月底三年普通111电梯运行检检修记录录、值班班巡视检检查记录录表、电电梯维修修保养报报告书、电电梯年检检报告及及原始记记录资料形成即即归档长期普通112电梯故障（事事故）处处理单资料形成即即归档三年普通113泳池系统保保养每月底三年普通114音乐喷泉、背背景音乐乐保养每月底三年普通115瀑布泵保养养每月底三年普通116给排水系统统保养、二二次生活活给水泵泵运行记记录每月底三年普通117维修中心、消消防中心心、配电电室交接接班记录录每月底三年普通治安工作资资料118保安指挥中中心

47、值班班、交接接班记录录，各个个岗位值值班记录录每月底三年普通保安部经理理及客户户服务中中心总经理119装修施工许许可证每月底三年普通120喷淋供水管管网末端端试水检检查表每月底三年普通121楼宇、监控控及电梯梯对讲系系统检测测表每月底三年普通122出租屋档案案每月底三年普通123室外场租签签到表每月底三年普通124装修巡查日日志、巡巡查记录录每月底三年普通125治安事件处处理记录录、重大大事件呈呈报表每月底三年普通126带班员查岗岗记录、交交接班记记录、巡巡逻记录录、签到到表每月底三年普通127来访人员登登记表、物物品放行行条、搬搬运放行行记录登登记表每月底三年普通128车辆进出登登记表、异异

48、常车辆辆进出登登记表、车车辆管理理员交接接班记录录每月底三年普通129监控报警中中心设备备运营记记录及监监控报警警保养每月底三年普通130安全监控录录像记录录每月底自然循环普通牵涉纠纷等等特殊的的材料需需长期保保存消防工作资资料131消防器材检检查表每月底三年普通部门经理及及总经理理132消防中心值值班、交交接班情情况记录录每月底三年普通133消防培训记记录表每月底三年普通134消防设备月月、季度度检查记记录表、维维修记录录表资料形成即即归档三年普通135消防设备运运行记录录表每月底三年普通136消防系统保保养每月底三年普通137消防设备监监控运行行记录每月底三年普通138消防安全日日常检查查

49、记录表表每月底三年普通139消防检查（火火患）整整改通知知书每月底三年普通重大、特殊殊的长期期保存绿化与保洁洁资料140绿化养护工工作日记记录表、月月检查表表每月底三年普通所属机构部部门经理理及以上上人员141绿化药品使使用记录录每月底三年普通142喷灌泵运行行检修记记录表每月底三年普通143植物档案及及补种、病病虫害检检查、防防治材料料每月底三年普通144保洁队工具具领用、维维修、报报废记录录表每月底三年普通145保洁综合、保保洁区域域及人员员分布记记录、检检查表以以及日常常工作记记录和台台帐每月底三年普通146环境卫生消消杀记录录每月底三年普通147绿地卫生检检查表每月底三年普通148清扫

50、平台记记录、检检查表每月底三年普通149路面清洗清清扫工作作计划、统统计检查查表每月底三年普通150巡检记录每月底三年普通151保洁员月度度量化考考核表每月底三年普通152保洁工作日日检查表表每月底三年普通备注： 11、原则则上，档档案资料料遵循“谁产生生、谁归归档”的管理理原则，但但为便于于工作开开展，部部分档案案由客户户服务中中心自行行保管，定定期移交交物业分分公司档档案室集集中统一一存档； 22、业户户档案、设设备资产产档案、工工程档案案、创优优档案、突突发事件件档案及及本表中中的所有有资料类类，均由由客户服服务中心心自行存存档； 3、本本表格中中的文书书档案、管管理监察察档案、合合同档

51、案案均由物物业分公公司档案案室存档档（客户户服务中中心根据据工作需需要可保保存相关关资料或或复印件件等），声声像档案案和实物物档案根根据情况况，可由由客户服服务中心心先行保保管，定定期移交交物业分分公司档档案室存存档，人人事档案案主管级级以上（含含主管级级）档案案由物业业分公司司保管，主主管级以以下档案案由各客客户服务务中心保保管； 4、本本表格中中保管期期限中的的长期指指三十年年；永久久指五十十年以上上。 附件二 金金碧物业业有限公公司XXX分公司司档案内容档案数量总计 卷卷。其中中： 文字字 卷卷，图纸纸 卷光盘 张，照照片 张，录录像 盒盒。联系人电话移交单位/部门意意见： 部部门名称称

52、：负责人签名名： 日 期期：档案室意见见：接收人签名名：日 期：备注 档档案移交交书恒大地产集集团物业业管理中中心统一一制定附件三 金碧物物业有限限公司XXX分公公司档案移交案案卷目录录表 卷号总登记号档号案卷题名编制案卷页数脊宽保管期限密级备注单位/部门门时间注：由接接收单位位填写 恒大地地产集团团物业管管理中心心统一制制定附件四金碧物业有有限公司司XX分分公司 卷 内 目 录录序号文件编号责任人文件题名日期页号备注 卷号： 共 页 第 页恒大地产集集团物业业管理中中心统一一制定附件五 金碧物业有有限公司司XX分分公司档案资料借借阅申请请表 借阅时时间： 年 月 日日部门借阅人档案级别档案名

53、称借阅用途签字部门经理客户服务中中心总经经理物业分公司司总经理理 恒大地地产集团团物业管管理中心心统一制制定附件六 金碧物物业有限限公司XXX分公公司 档案借借还登记记表档号档案名称借出归还备注单位数量日期借阅人签名名数量日期档案员签名名注：档案案资料借借阅申请请表经经领导审审批完后后，须详详细填写写此表。归归还时，以以此作为为销账记记录。 恒大地产产集团物物业管理理中心统统一制定定PAGE 第53页 共57页附件七档案分类及及编目规规定为便于识别别各类档档案，实实现金碧碧物业各各分公司司及下属属各客户户服务中中心档案案管理工工作的规规范统一一，根据据集团档档案管理理部门有有关规定定，参照照集

54、团档档案全宗宗编号和和档案分分类编目目原则，结结合物业业行业的的特点和和各物业业分公司司档案工工作的实实际，现现对金碧碧物业各各分公司司及下属属各客户户服务中中心的档档案全宗宗和各类类档案分分类进行行统一编编号，具具体情况况和要求求如下：一、档案全全宗编号号：根据集团档档案管理理部门的的规定，金金碧物业业各分公公司档案案全宗号号确定为为：HDD2（xxx0）其中：“HHD”为“恒大集集团”汉语拼拼音的缩缩写；后后面的“2”为“物业”产业；“XX”为“所在地地区”汉语拼拼音的缩缩写；“0”为物物业分公公司本部部。例如如：HDD2（NNJ0），表表示金碧碧物业有有限公司司南京分分公司。下属各客户户

55、服务中中心可根根据开盘盘时间依依次编号号为1，22，3例如如：HDD2（NNJ0-1）表表示金碧碧物业南南京分公公司恒大大金碧天天下客户户服务中中心，HHD2（NNJ0-2）表表示金碧碧物业南南京分公公司恒大大绿洲客客户服务务中心，其其他以此此类推。如金碧物业业各分公公司再设设子公司司，则所所设子公公司确定定为一个个分全宗宗号，标标识实例例如下:HD22(NJJ1)，表表示金碧碧物业有有限公司司南京分分公司所所设立的的第一家家子公司司，其他他依次类类推。二、档案分分类编目目：为了保证公公司档案案分类的的规范性性和统一一性，结结合集团团档案分分类原则则和物业业分公司司档案的的实际，现明确如下：1

56、、综合档档案 大类类编号：1 目录录代字：ZH2、工程档档案 大类类编号：2 目录录代字：GC3、资产设设备档案案 大大类编号号：3 目目录代字字：ZCC 4、业户档档案 大类类编号：4 目录录代字：YH5、人事档档案 大类类编号：5 目录录代字：RS6、声像档档案 大类类编号：6 目录录代字：SX7、实物档档案 大类类编号：7 目录录代字：SW上述目录代代字均为为档案类类型前两两个字汉汉语拼音音的缩写写，如综综合档案案为“ZH”。其它它以此类类推。三、档案排排列及目目录标识识方法：1、综合档档案：综合档案的的目录代代字为ZZH，类类别号为为1。按按年度问题（内内容）保管期期限-件件号组卷卷。

57、一级属类分分为1、文文书，22、管理理监察，33、合同同，4、创创优，55、突发发事件。保管期限一一般分为为永久、长长期、短短期，分分别用YY、C、DD表示。目目录编号号每100年为一一个目录录字段。根据档案形形成的类类型和保保管存放放的特点点，将综综合档案案组卷方方式分为为简化方方式组卷卷和传统统方式组组卷。1）简化方方式组卷卷：文书书，管理理监察，合合同采用用简化方方式组卷卷，既便便于计算算机信息息系统管管理，更更方便借借阅查考考。档号结构：2007- 1-Y-11 件号（第第一件） 保管期期限（永永久：YY） 类型编编号（如如：文书书类） 组卷年年度（综综合档案案组卷年年度）2）传统方方

58、式组卷卷（建议议客服中中心用此此种组卷卷方式）：创优，突发事件采用传统方式组卷，便于安全保存。档号结构：ZH X .4 .1- 1- 1 件号号（第一一件） 案卷卷号（第第一卷） 目录录序号（第第一本目目录） 二级级属类编编号（创创优类） 一级级属类编编号（各各客户服服务中心心） 目录录代字（综综合档案案类）（注：X各物业业分公司司可根据据楼盘开开盘时间间将客户户服务中中心依次次编号为为1，22，3，以以下同上上）2、工程档档案：工程档案目目录代字字为GCC，类别别号为22。工程程档案的的一级属属类以各各楼盘客客户服务务中心为为单位顺顺序编号号为1、22、3，二二级属类类根据类类型分为为1、综

59、综合类（房房屋资料料、验收收资料等等），22、图类类（规划划图、管管网图等等），33、维修修类（维维修请示示、批复复、价目目表等），44、其它它类（系系统保养养计划、年年检报告告、安全全鉴定书书等）。保保管期限限一般为为永久或或长期。目目录号每每10年年为一个个目录字字段。工工程档案案按个楼楼盘管理理处以每每类所形形成的资资料分别别组卷装装盒，每每个类目目可立卷卷若干。档号结构：GC X .1 -1 案卷号号（第一一卷） 二级属属类编号号（综合合类） 一级属属类编号号（各客客户服务务中心） 目录代代字（工工程档案案类）3、资产设设备档案案：资产设备档档案的目目录代字字为ZCC，类别别号为33。包含含资产、设设备类。按按各楼盘盘管理处处的资产产设备立立项、购购置、安安装、使使用、维维护等过过程形成成的资料料装盒组组卷，其其中包括括使用指指南或说说明书等等。资产产设备档档案的一一级属类类以各楼楼盘