物业公司档案管理手册

1、精品文档 精心整理精品文档 可编辑的精品文档目 录 概 要 1一物业管理档案的概念 1二物业管理档案的内容 1三物业管理档案的管理制度和方式 1第二章 物业管理档案内容 3一建筑物档案内容 3二业主档案 5三管理工作档案 5四社区志史活动档案 6第三章 物业管理档案的产生、收集、整理和移交 6 /第四章 物业管理档案的分类、编目及著录 7物业管理档案的分类及分类码 7 二物业管理档案编码方案 7三档案的登录 9 第五章物业管理档案的查询利用和管理技术条件 9附录 ：深圳市城市建设档案文件材料归档内容(城市建设工程部分) 10第一章 概 要物业管理是随着我国经济体制改革、市场经济发展和住房制度改

2、革而兴起的新兴产业。在市场经济发展的推动下，现代社会对物业管理日益赋予了社区管理职能，它包括物业的维修改造、区域治安、社区生活服务、社区医疗保健服务、社区环境保护、社区文化发展等多项事业。物业管理日益发展的这种综合管理需求，越来越需要物业管理行业和企业具有规范化、现代化的综合管理能力；而建立物业管理档案体系是物业管理行业和企业实现规范化和现代化管理手段、提高综合管理能力的基础。一物业管理档案的概念物业管理档案是指，物业管理单位在物业管理活动中收集和产生形成的为物业管理工作提供依据和参考的各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。二物业管理档案的内容物业管理档案的基本内容包括：建筑物档案、业

3、主档案、管理工作档案、社区志史档案。建筑物档案：包括建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；2业主档案： 包括业主登记材料、业主产权材料；3管理工作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记录材料、会访记录材料等；4社区志史档案： 包括社区沿革材料、社区大型活动记录材料、社区风貌记录等。三物业管理档案的管理制度和方式物业管理档案是物业管理单位的企业档案中的重要组成部分，是物业管理单位企业主营生产活动情况的积累，是物业管理单位赖以进行物业管理活动的依据，因而是物业管理单位全部档案中的主体档案。物业管理单位应当建立完善、规范的管理制度和现代化的管理手段对物业管理档案进

4、行严格的管理；并按照社会档案行政管理和企业总体管理的要求结合具体实情采用实用、高效的管理方式。物业管理档案的管理制度物业管理档案的管理制度是物业档案管理工作的准则和依据，管理制度主要内容有，对物业管理档案机构和责任部门的规定，对机构的职责、职权的规定，对管理工作程序的规定、对档案相关责任部门的规定、对档案材料的移交、分类、著录、保管、利用、鉴定的制度和标准，对违反制度的处罚规定等。一般来说包括下述系列制度：物业档案管理制度，档案查询利用制度，库房管理制度，档案移交验收制度，档案内容及分类分密级标准，档案组装整理标准。物业管理档案的管理方式物业管理档案是物业管理企业全宗体系的一部分，但是物业管理

5、是按照物业对象自然形成的区域特点实现分区管理的，因此，按照物业管理企业的经营机构的设置和物业管理分区运作的实际，物业管理档案可以实行统一领导、统一制度、统一标准下的公司、管理处两级管理体系，实行分区管理的方法。管理处档案管理部门负责管理本处收集接受和产生形成的物业管理档案，接受企业档案管理部门的统一领导、执行统一的制度和标准，指导协助管理处各部门作好物业管理档案的接受收集和产生形成工作。物业公司档案管理部门负责对各管理处档案管理部门的业务指导和管理，接受管理各管理处按规定移交公司档案部门的物业管理档案材料，制定全公司有关物业管理档案的各种规定。物业管理档案是企业档案的一部分，对物业管理档案管理

6、工作所需的机构、设施、人员应当尽可能同企业档案实行综合设置，实行综合档案室下的分类管理，以减少管理成本、提高管理效率和效益。物业管理档案中的主要档案内容属城市建设档案范畴、技术档案领域，是我国经济体制改革和社会主义市场经济发展而产生的新的档案体系。加强物业管理档案的管理、探索物业管理档案的管理模式和方法、促进物业管理档案的现代化管理手段的发展，无论是对全社会档案事业、企业档案事业还是对提高企业的物业管理水平，促进企业的经营发展都具有重要的意义。第二章 物业管理档案内容 一建筑物档案内容 (一)、建筑物原始档案 建筑物原始档案是指物业管理单位在接收物业管理时，从物业发展单位移交接受的建在建设施工

7、过程中产生形成的工程档案。深圳市城市建设档案管理处对该档案的内容、整理组装标准、验收移交程序制定有已明确的规定。物业管理单位接受的工程档案，其内容应当括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；一般具有下列内容： 1建设综合文件材料，包括： 综合文件材料， 监理文件材料， 声像文件材料， 竣工图数据文件材料； 2工程施工文件材料，包括： 工程施工综合文件材料， 工程施工技术文件材料，包括： 基础、主体结构施工技术文件材料、 给水排水施工技术文件材料， 供电及照明施工技术文件材料， 燃气安装施工技术文件材料， 电梯安装施工技术文件材料， 玻璃幕墙施工技术文件材料， 建筑装饰施工技术

8、文件材料， 消防工程施工技术文件材料， 通讯工程施工技术文件材料， 室外道路场地工程施工技术文件材料， 园林设施工程施工技术文件材料， 其他专业工程施工技术文件材料等， 全部内容详见附录深圳市城市建设档案文件材料归档内容(建设工程部分)。各设备及工程维护合同，各设备及工程使用维护说明书，各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的具有)，工程验收会议纪要，未完工程项目清单，工程交接逐项、逐户核查记录表。(二)建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体(或称物业公共设施及公共部分)进行维护改造工程中，产生形成的应予归档保存的文件材料，内容如下：1维护、

9、改造申请表及批准文件，2维护改造工程施工许可证(政府规定需要申办的具有)，3维护改造方案，4维护改造工程合同，5维护改造工程预算书及批准文件，6维护改造工程施工技术文件(按城建档案管理部门制定的相关规定执行)，7维护改造工程验收证明书，8维护改造工程结算(核算)表，9各设备及工程使用维护说明书，10各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的具有)，11维护改造工程施工设计图及竣工图。(三)、业主物业装修、改造工程档案业主物业装修改造档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要，收集掌握在主物业范围内发生的对建筑物进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：装修、改造申请表及审查意见，

10、装修、改造设计图，完工报告表及验核意见。二业主档案业主档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要，收集掌握的有关各业主的文件材料和信息；一般有下列内容：业主登记表，业主身份证、暂住证(复印件)，置业合同及公证书(复印件)，业主物业产权证明书(复印件)，租赁合同及公证书，业主物业面积查丈书(复印件)， 其他需要业主提供的材料。三管理工作档案管理工作档案是指物业管理单位在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，一般内容有：政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等，物业管理单位制定的各种小区管理规定，小区公约，治安、消防管理工作日志，治安、消防事件情况报告书治安、消防事件报案登记、现

11、场勘查记录、问讯记录、处理记录、移交公安部门的记录以及公安部门对事件的处理通知，设备运行日志，会访记录日志及会访登记表，服务记录、投述及投述处理记录10其他需要收集归档的工作记录。四社区志史活动档案社区志史活动档案是指物业管理区域作为一个区域社会，在举行或参与各项社会活动中生形成并需要归档保存的，反映社区历史发展、文化发展、精神文明进步的各类文件材料。一般内容如下：社区沿革材料，社区文物(古物)记录材料著名事物记录材料，大型活动记录社区风貌记录第三章 物业管理档案的产生收集和整理移交物业管理档案的收集、组织和移交工作是物业档案管理工作的基础，应当依据国家、当地政府和物业管理企业制定的有关文秘档

12、案和城建档案的规定进行。物业管理档案产生于物业管理企业的各个部门，各部门应当负责本部门所产生形成和收集接受的应归档文件材料的验收、组织、移交工作，确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。物业管理档案的产生收集工作应当严格按照归档内容的规定进行，对于缺项少件要有明确的记录，并提出追缴或补制的要求；档案材料的收集接收应当严格核实材料的真实性、原始性；对于物业管理档案中规定为复印件的材料(如：建筑物原始档案和业主档案中的业主身份证等部分材料)，接受时应当严格与原始材料核对，核实后的材料应有明确的注明； 3产生或收集的档案文件材料，其用纸(或载体)、用墨、记录书写的字体和符号应当符合国家及地方档案行政

13、管理部门制定的规定和标准，不符的应当提出改正和补制的要求。产生收集的档案文件材料应当要求文件材料产生单位，采用国家、地方档案行政管理部门和公司规定的规范记录格式、统一用表、统一装具等统一标准。 5档案材料的立卷组织和整理，除建筑原始档案由移交单位负责外，物业管理单位产生形成的档案，由档案室统一进行，并统一编目、著录、管理。建筑物原始档案移交接收时应是按深圳市城建档案管理部门的规定，立卷组织完善的成套档案。建筑物维护、改造档案应按单体建筑工程和维护、改造工程项次组织立卷；业主装修档案应按业主和装修工程项次组织立卷；业主档案应按业主户组织立卷；管理工作档案1、2、3项按文件类立卷，日志、日常记录按

14、类别和时间段立卷，事件记录及报告按事件项立卷；社区史志档案应按事件事物立卷。6物业管理档案的整理装订应按国家和当地档案管理部门制定的统一、规范的装具和方式进行，详见深圳市档案局及深圳市城市建设档案馆有关规定。 7物业管理公司档案管理部门和管理处档案管理部门是物业档案的集中管理单位，各部门接收产生的应归档文件材料，应按照规定及时移交档案管理部门，不得无理拖延和更不得据为己有；档案材料的移交应当履行严格的移交手续。第四章 物业管理档案的分类、编目及著录物业管理档案的分类、编目及著录是指将物业管理档案卷宗及文件按照规定的分类大纲和编目著录标准，给出档号和代码并登录入检索查询和管理的帐卡的工作。出于物

15、业管理企业的实际需要，物业管理档案可以在符合国家和当地管理编目的分类大纲的前提下，建立企业的子分类以及编目著录的统一格式。物业管理档案的分类及分类码分 类 编 码 表大类小类文件类码类名码类名码类名J建筑物档案Y建筑物原始档案数字及字母序附录(11)的文件类序W建筑物维护改造档案Z业主装修档案无Y业主档案无无G管理工作档案无数字序P5所列的文件类序S社区志史档案无数字序P6所列的文件类序物业管理档案编码方案物业管理档案的编码有两个，一为案卷编码，一为案卷存放地址编码。 案卷编码：建筑物档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，小类码英文字母1位，工程序号码阿拉伯数字2位，文件类码阿拉

16、伯数字4位，卷号码阿拉伯数字2位。共计11位。 如：某案卷为编号为“2”的管理处保管的小区建筑编号为“6”的建筑物原始档案中的供电工程施工技术文件材料的第二卷，编码为：2 JY 063A0902如：编号为“3”的管理处对小区编号为“7”的建筑物进行消防系统维修改造工程形成的档案第二卷，编码为：3JW073A1202 业主装修改造工程档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，小类码英文字母1位，业主代码阿拉伯数字4位，单元代码阿拉伯数字4位，案卷号码阿拉伯数字2位。共计12位。如：编号为“3”的管理处的编号为“0311”的业主对单元编号为8125户房进行装修的档案，编码为：3JZ031

17、1812502业主档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，业主代码阿拉伯数字4位，管理工作档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，文件类码阿拉伯数字1位，案卷号码阿拉伯数字4位。社区志史档案：保管单位码阿拉伯数字1位，大类码英文字母1位，文件类码阿拉伯数字1位，案卷号码阿拉伯数字4位。存放地址编码：物业管理档案存放地址仅列柜、列、序，各两位阿拉伯数字。档案的登录物业档案管理部门对接收进档的档案应进行及时的总帐登录和分类帐登录，登录内容主要有：档案卷宗名称、案卷名称、产生单位、移交单位、移交人、档案数量、分类、密级、编码、编址、日期以及档案内容摘要等。 物业管理档案的查询利用和管理技术条件档案的查询利用是档案管理的根本目的，档案管理部门应当为本企业查询利用档案提供充分的便利和保障。物业管理档案是物业管理企业的无形资产，是不可失而复得的信息资源，应次物业档案管理部门在积极提供查询利用的同时应严格作好档案的保护管理工作，建立严格完善的档案查询利用制度，确保档案在查询利用中不发生遗失、损坏