六西格玛社团财务流程改造

1、改善项目：社团经费申请项目设计计步骤项目名称称的确定定项目背景景的介绍绍1234567六西格玛玛项目设设计社团因素Corporation社联财务部门因素Treasurers Department个人因素Person一.项目名称称的确定定项目选定定的原因因1）社团财财务部门门方面社团财务务部门人人员流动动率高，变更速速度快，人员不不足，对对于财务务管理流流程认识识度较低低，社团团经费申申请的细细则不了了解导致致效率低低下，社社团对财财务管理理存在一一定不满满。2）社联财财务监控控部门方方面针对社团团经费申申请的财财务流程程规定较较为繁杂杂，审批批人员数数量多，历时时时间长，同时财财务部工工作复杂

2、杂繁多，财务部部门工作作人员仅仅有11人，难以以应付全全校五十十四个社社团的工工作压力力。3）项目负负责人方方面担任管理理学校所所有社团团财务情情况的财财务部副副部长，就读人人力资源源管理专专业，并并非科班班出身，但是经经过两年年的工作作实践经经验，对对于社团团的财务务管理工工作具有有较为深深入的了了解和认认知。二、项目目背景介介绍3.1项项目描描述我院校社社联财务务监控部部作为管管理学校校所有社社团的唯唯一校级级财务管管理部门门，需要要对社团团的保管管金、自自留金和和发展金金进行日日常管理理，其中中社团活活动经费费申请为为财务部部门主要要负责的的工作之之一。社团收取取的会员员费将按按一定比比

3、例被分分为三部部分，社社团自身身保管自自留金，发展金金作为社社联活动动管理经经费，保保管金由由财务监监控部门门暂为保保管。因因此社团团每次举举办活动动都需要要向财务务监控部部申请保保管金作作为活动动经费。由于社团团经费申申请过程程冗长繁繁杂，人人员工作作量大，社团财财务人员员难以适适应活动动经费申申请体制制，因此此本项目目旨在精精简申请请经费的的流程，明确具具体有关关细则，将流程程制度化化、科学学化和合合理化，最终达达到提高高申请效效率，降降低社团团与社联联财务部部人员的的工作量量，减少少工作负负担，增增强社团团财务人人员熟练练度和财财务监控控部威信信度的效效果。 三、项目目描述与与定义（D

4、)3.2项项目风风险（1）社社团财务务部门方方面社团数量量多，存存在的问问题各不不相同而而导致项项目目标标无法显显现。同同时社团团工作人人员流动动率大，测量难难度较大大，信息息传达不不对称，改善新新制度下下达存在在一定滞滞后性。（2）指指导老师师和财务务监控部部方面指导老师师对于新新制度新新流程的的认可程程度可能能不高，导致项项目的改改善计划划无法实实施。而而项目的的改善工工作可能能会导致致财务监监控部门门工作量量的增加加，影响响部门正正常的工工作运转转。（3）项项目负责责人方面面由于项目目负责人人并非财财务管理理或者是是会计专专业出身身，对于于财务管管理知识识有限，处理项项目经验验少，可可能

5、存在在经费申申请流程程制度改改善的不不合理的的地方。同时项项目负责责人除了了日常学学习、考考证外，还参加加学术调调研比赛赛，工作作较为繁繁忙，是是否能兼兼顾并保保证项目目进程是是一个问问题。 三、项目目描述与与定义（D )3.3社团经费费申请宏宏观流程程图财务监控部部长审核第一关社联指导老师审核第二关社联主席审核第三关社团财务务人员上上交活动动经费申申请表财务监控控部干事事三、项目目描述与与定义（D )1.上交表格格2.提交表格格3.信息反馈馈4.信息反馈馈三、项目目描述与与定义（D )Entitlementgoalbaseline消除财务务部人员员工作的的疲惫和和消极情情绪提高社团团对财务务

6、监控部部的满意意度减少社团团经费申申请的流流程时间间3.4项 目目目标标3.5团队成员员三、项目目描述与与定义（D )指导老师师：某老老师（项目支支持者）B社团财务务部(项目OWER）C社团财务务部(项目OWER）D社团财务务部(项目OWER）校社联财财务监控控部(项目主要要支持者者）项目负责责人：A社团财务务部(项目OWER）备注：余余下社团团省略表表示3.6项项目流流程具体体时间安安排时间DefineOctoberNovemberMeasureAnalyzeImproveControlDecember开始日期期:12.10.01完成日期期:12.10.05开始日期期:12.12.13完成日

7、期期:12.12.31开始日期期:12.11.26完成日期期:12.12.12开始日期期:12.11.01完成日期期:12.11.25开始日期期:12.10.06完成日期期:12.10.31 OctoberNovember三、项目目描述与与定义（D )4.1目前我院院的社团团情况截止至项项目调查查开始，我院共共有五十十四个社社团，分分为四大大类，详详细分类类如下表表：.四、项目目的测量量（M )社团类别社团名称学术类社团电脑协会、英语俱乐部、心理健康与个人发展协会、金融学会、货币研究协会、韩语学社、人力资源管理学会、保险学社、数学协会、痕迹原创文学工作社、会计学会、法学会 文娱文化类社团音乐协

8、会、燎原文学社、舞蹈协会、书画协会、西椎动漫社、影视演艺协会、笛箫协会、魔术协会、桌游协会、粤talk社、金风灯谜协会、梨园文化协会、微博协会体育类社团篮球协会、乒乓球协会、足球协会、羽毛球协会、跆拳道协会、武术协会、毽球协会、楚天棋友会、自行车协会、游泳协会、轮滑协会、瑜伽俱乐部、桌球协会、排球协会综合类社团演讲与口才协会、管理学社、摄影协会、银行实践社、大学生职业生涯规划研究协会、大学生创业者协会、市场营销协会、绿时环保协会、传媒协会、旅游协会、商学会、翼起潜能开发协会、Enactus（原SIFE)团队、精英分享协会（CIC）、财务经理人协会、公关协会 4.2目前财务务监控部部情况财务监控

9、控部人员员如下：财务监控控部部长长：1名财务监控控部副部部长：2名财务监控控部干事事：8名主要负责责的工作作如下：1.校社联发发展金的的管理5.财务报表表的制作作2社团保管管金的管管核6 .财务管理理物资的的审核3.社团账本本的核查查7.社联与社社团活动动经费申申请审批批4.财务制度度的编写写.四、项目目的测量量（M )4.3微微观社团团活动经经费详细细申请流流程图4.4调查期间间社团活活动经费费申请花花费时间间统计表表经过25天的调查查测量得得出，社社团申请请活动经经费的共共有16个，申请请所需时时间从财财务监控控部人员员接收到到申请书书到审核核批准通通过为界界定标准准，具体体如下（按申请请

10、顺序排排列）：平均值Mean=7.69最大值Max=10最小值Min=5四、项目目的测量量（M )社团名称经费申请时间（天）英语俱乐部8货币研究协会9金风灯谜协会6毽球协会10管理学社8绿时环保协会7数学协会9韩语学社9社团名称经费申请时间（天）法学会 6粤talk社7排球协会7武术协会10保险学社6公关协会 5商学会8人力资源管理学会84.5社团财务务人员对对申请工工作满意意度调查查结果匿名调查查测量54个社团的的财务人人员对财财务监控控部申请请活动经经费的服服务满意意程度，统计具具体如下下：四、项目目的测量量（M )4.6社团财务务人员对对经费申申请工作作意见调调查结果果通过匿名名问卷的的

11、调查方方式对54个社团进进行调查查，用柏柏拉图统统计出了了社团财财务人员员对经费费申请意意见，主主要不满满的原因因为审批批时间长长、流程程繁杂、要求不不明确，具体如如图所示示：四、项目目的测量量（M )人数21131145百分比38.8924.0720.377.419.26累积38.8962.9683.3390.741004.7财务监控控部门人人员工作作情况由于社团团经费申申请的工工作由部部门的干干事负责责，因此此观察干干事的工工作情况况：1）行为举止止每次完成成社团经经费申请请后，干干事人员员较为疲疲惫，情情绪较为为暴躁，容易发发脾气。2）言语表达达较为抱怨怨申请流流程过为为复杂，需要找找审

12、批人人员的多多，且审审批人员员行踪较较难确定定，与自自己的学学习课程程冲突，可能需需要逃课课完成工工作，影影响学习习效率。3）工作情况况能较好的的完成经经费申请请工作，但对于于社团经经费申请请结果没没有及时时登记，并且有有时初次次审核表表格有误误，导致致需重新新填写申申请表，对于错错误能够够及时改改正。.四、项目目的测量量（M )五、项目目的分析析（A )存在的问问题工作人员员方面申请制度度方面4.财务监控控部干事事时间与与工作冲冲突2.处理数量量多，工工作过程程重复1.申请制度度繁复，审批人人员过多多5.财务人员员不熟悉悉规定，操作失失误多3.处理时间间规定不不明确5.1社团活动动经费申申请

13、流程程存在问问题的分分析注：通过过因果关关系强弱弱打分，找到重重点解决决的5个问题，下面将将逐条展展开分析析 和改改善。5.2针对存在在问题的的详细分分析1）申请制制度繁复复，审批批人员过过多通过社团团经费流流程图可可得知，申请需需经过财财务监控控部部长长、社联联主席和和指导老老师的签签名方可可下拨保保管金，申请时时间长。2）处理数数量多，工作过过程重复复社团数量量多，每每个社团团一般每每学期举举办活动动的次数数至少有有1次，最多多达到5次。根据据上学期期的统计计，活动动申请数数量为63项。一个个学期大大概有4个月左右右，每个个月需处处理也就就是说需需要处理理将近16项，工作作量相当当大。3）

14、处理时时间规定定不明确确社团上交交申请表表的时间间距离活活动开展展日期太太短，导导致经费费无法申申请完成成。按规规定经费费申请时时间不得得超过活活动举办办日期，否则无无效，因因此经费费无法下下拨，活活动无法法举办，大大降降低了效效率。.五、项目目的分析析（A )5.2针对存在在问题的的详细分分析4）财务监监控部干干事时间间与工作作冲突由于审批批人员如如书记和和指导老老师的工工作时间间和干事事的学习习上课时时间冲突突，遇到到紧急的的申请时时财务监监控部干干事需逃逃课完成成经费申申请，影影响干事事的学习习和增加加了干事事对部门门工作的的厌烦感感。5）财务人人员不熟熟悉规定定，操作作失误多多社团财务

15、务人员不不熟悉财财务制度度，出现现了把申申请表与与预支表表、反馈馈表弄混混淆导致致填写无无效，需需要再与与财务监监控部干干事约定定上交时时间，增增加了双双方工作作量。.五、项目目的分析析（A )六、项目目的改进进（I )6.1针对存在在问题的的改进方方法问题1：申请制度度繁复，审批人人员过多多6.1.1改进方法法：考虑到审审批经费费的严谨谨性和监监管力度度，将根根据申请请经费数数额的多多少来判判定审批批流程，经部门门讨论过过后确定定如下：1、经费申申请数额额小于等等于200元，只需需财务监监控部部部长审批批2、经费申申请数额额小于等等于500元，需财财务监控控部部长长、校社社联主主席审审批3、

16、经费申申请大于于500元。需要要财务监监控部部部长、校校社联主主席、指指导老师师审批.六、项目目的改进进（I )6.1针对存在在问题的的改进方方法问题2：处理数量量多，工工作过程程重复6.1.2改进方法法：由于社团团活动较较多，如如果干事事处理申申请时只只有一份份申请书书，工作作过于重重复，工工作量大大，因此此与审批批人共同同设定每每周周三三为经费费申请处处理日，便于一一次完成成多项申申请，提提高工作作效率。问题3：处理时时间规定定不明确确6.1.3改进方法法：许多社团团经常赶赶在活动动开始前前一天提提交经费费申请，财务部部干事无无法联系系上所有有审批人人，导致致申请经经费失败败。因此此将明确

17、确规定社社团需在在活动举举办前一一周提交交经费申申请表，否则不不接受社社团的经经费申请请。同时时规定社社团需在在活动结结束后三三天内提提交发票票。.六、项目目的改进进（I )6.1针对存在在问题的的改进方方法问题4：财务监控控部干事事时间与与工作冲冲突6.1.4改进方法法：设定每周周周三为为经费申申请处理理日和规规定了经经费申请请书时间间，便于于干事根根据实际际情况调调整时间间，避免免影响自自身学习习进度。建议干干事多阅阅读书本本、听音音乐缓解解工作的的压力。问题5：财务人人员不熟熟悉规定定，操作作失误多多6.1.5改进方法法：更新制作作新版财财务指导导手册派派发给社社团，并并制作经经费申请请

18、流程小小册子分分发给各各社团财财务部。每学期期定期举举办财务务管理知知识培训训，由财财务监控控部人员员讲解具具体细则则，解答答社团财财务人员员对财务务管理方方面的疑疑惑。.6.2微观社团团活动经经费改善善后的申申请流程程图七、项目目的控制制（C )7.1实施改善善后的经经费申请请流程的的情况实施改善善后方案案，经过过18天的控制制测量，社团申申请活动动经费的的共有10个，申请请所需时时间从财财务监控控部人员员接收到到申请书书到审核核批准通通过为界界定标准准，具体体如下（按申请请顺序排排列，下下列日期期已经减减去7天提前时时间）：改善前：平均值值Mean=7.69最大值Max=10最小值Min=5改善后： 平均均值Mean=2.7最大值Max=5最小值Min=1社团名称申请时间（天）桌游协会3微博协会2书画协会1金融学会1会计学会3社团名称申请时间（天）演讲与口才协会3摄影协会2财务经理人协会4舞蹈协会5会计学会3七、项目目的控制制（C )7.2改善后社社团财务务人员对对申请工