企业职位说明书编写规范

职位说明书书编写规规范一、目的强化职位分分析的基基础作用用，通过过对现有有职位说说明书的的进一步步规范，形形成职位位说明书书编写指指南，充充分发挥挥职位说说明书对对人力资资源管理理系统内内各专业业板块的的基础指指导作用用。二、职责行政政人事部部负责公公司职位位说明书书编写的的技术指指导。各部部门、业业务单元元、子公公司具体体负责职职位说明明书的编编写、修修订与完完善。三、工作流流程职位信息问卷调查职位信息问卷调查职位信息汇总分析按职位说明书模板进行职位描述任职者访谈职位信息汇总分析按职位说明书模板进行职位描述任职者访谈形成标准职位说明书并签字执行形成标准职位说明书并签字执行任职者沟通职位说明书内容规范任职者沟通职位说明书内容规范说明：1、职位信信息问卷卷调研以以及任职职者访谈谈是收集集职位信信息、对对职位进进行准确确描述的的基础。2、通过职职位分析析和初步步描述形形成的职职位说明明书初稿稿，一定定要与任任职者进进行面对对面的沟沟通，不不放弃任任何补充充、完善善的机会会。3、职位说说明书定定稿后应应严格执执行并有有效运用用，充分分发挥其其基础指指导作用用。四、基本概概念基本概念定义备注工作要素工作中不能能再继续续分解的的最小活活动单位位例如：编制制工资发发放表。任务为了达成某某种目的的而进行行的一系系列工作作要素例如：汇总总部门工工资分配配表，编编制工资资发放表表。职责为了取得某某种成果果而完成成的一系系列任务务的集合合例如：制定定工资管管理政策策，定期期发放员员工工资资，维护护和提升升员工满满意度以以及工作作积极性性。职位承担一系列列工作职职责的某某一任职职者所对对应的组组织位置置，是组组织的基基本构成成单位职位与任职职者一一一对应。职务承担相同或或相似职职责或工工作内容容的若干干职位的的总和职级根据责任大大小、复复杂程度度以及任任职者能能力水平平高低划划分的职职位层级级例如：A、BB、C、DD、E。权限为了保证职职责的有有效履行行而赋予予任职者者对某事事项进行行决策的的范围和和程度例如：具有有批准预预算内550000元以下下费用开开支的权权限。任职资格为了保证工工作目标标的实现现，任职职者必须须具备的的知识、技技能与能能力要求求业绩标准与工作职责责相对应应的对职职责完成成的质量量和效果果进行评评价的客客观标准准例如：员工工满意度度90％％、空岗岗率为00、培训训计划完完成率1100％％。五、通用术术语通用名词定义职位概述阐述职位的的组织背背景、职职位承担担的核心心职责以以及职位位设置目目标。职位关系图图描述职位报报告与督督导关系系的组织织架构图图，通常常标明职职位与直直接上级级、下级级的关系系。工作联系职位任职者者开展工工作所应应协调的的各种人人际关系系，包括括组织内内部、外外部。工作职责职位赋予任任职者承承担的一一系列职职责。日常工作任任务与工作职责责相对应应并从职职责中提提炼出来来的，占占用任职职者较多多日常工工作时间间的工作作任务。职位权限为了保证职职责的有有效履行行而赋予予任职者者对职责责范围内内有关事事项进行行决策的的范围和和程度。工作特征主要描述任任职者的的工作场场所、工工作时间间、工作作环境以以及工作作负荷等等情况。工作考核要要点从职责中提提炼出来来的衡量量职责完完成质量量和效果果的关键键绩效指指标和业业绩标准准。职位发展描述任职者者的职业业发展方方向。任职资格描述任职者者必备的的教育背背景、培培训经历历、工作作经验、必必备知识识与技能能、生理理和心理理要求等等情况。六、职责和和任务描描述关键键词关键词含义管理监视、执行行与总体体政策和和程序有有关的业业务环节节，保证证政策和和计划的的执行。建议提供意见，影影响最终终结果。分配为特别目的的指派。分析将整体分开开，发现现本质。评价评估下属的的表现。批准正式确认或或同意。指派指派下属完完成具体体的任务务。协助帮助，支持持。保证、确保保确信任务完完成或目目标实现现。出席参加特定的的活动。审查检查并验证证。授权批准或许可可。实施在工作中行行使某种种权力。咨询向他人征求求意见。促成通过某种措措施或手手段达成成计划的的结果。协调系统的组织织某项活活动或职职能以达达成组织织目标。发展使活动起来来，逐渐渐丰满、变变大、变变好。设计、策划划计划或谋划划。指示发出权威性性指令。成立设置或组织织，使稳稳定或固固定。执行落实，使生生效。加快促进、帮助助和使容容易实现现。跟进关注各项措措施执行行完毕。制定出以明确的、系系统的陈陈述提出出。指导传授、教育育。实施、落实实完成、进行行。发起开始、着手手。整合完成、汇总总、统一一。调查系统检查。发布正式公布或或发行。维持保持有效性性。激励、驱动动启发、激励励下属的的职能，实实现期望望的结果果。观察看，研究。组织将东西有序序的放在在一起。创立创造、设立立。监督监察、指挥挥。参与参加，加入入，分担担。计划预测，确定定目标，制制定行动动措施。提交要求事情得得到考虑虑或批准准。提议提出议案。提供供给，可得得到。推荐建议，希望望能得到到接受或或试用。修改修订，改变变。调查以全面的方方法进行行查看。培训教练、传授授如何完完成任务务。查证检查并证明明。七、常用绩绩效指标标绩效指标指标定义//计算公公式适用职位系系列招聘目标完完成率（实际招聘聘岗位人人数/计计划招聘聘岗位人人数）××1000％人力资源管管理员工成功通通过试用用期的百百分比试用期转正正人数//试用人人员总数数人力资源管管理人员编制控控制率（实际人力力/计划划人力编编制）××1000％人力资源管管理人力成本总总额控制制率（实际人力力成本//计划人人力成本本）×1000％人力资源管管理员工工资发发放出错错率错误发放的的工资次次数/发发放的工工资次数数人力资源管管理人均培训天天数全年培训总总天数//员工总总人数人力资源管管理培训计划完完成率（培训实际际完成情情况/培培训计划划情况）×100％人力资源管管理员工自然流流动率（离职人数数/现有有人数）×100％人力资源管管理人员结构比比率各职位层级级人数比比例符合合预期目目标；各各专业系系列人数数符合预预定目标标人力资源管管理文件制作效效率和准准确性按照文件类类型及时时制作、印印发文秘机要档案和和文件的的归档及时归档文秘公文行文规规范度公文出现差差错次数数文秘机要工作的的安全性性出现会议精精神、公公文内容容等泄密密事件文秘公文处理、收收发、传传递的及及时性机要文件办办理不及及时的次次数及严严重程度度文秘公章使用准准确性用章类型、流流程、批批准程序序正确行政管理外事接待任任务完成成的效率率和质量量外事接待工工作没有有失误行政管理档案管理出出错率（查出管理理有误的的档案数数量/档档案总数数）×1000％档案管理档案更新延延误率(延误档案案更新的的数量//档案总总数)××1000％档案管理计算机系统统的稳定定性和安安全性系统出现故故障和被被病毒侵侵害的次次数信息管理信息系统的的及时维维护率按要求及时时维护的的次数信息管理网络系统的的整体规规划质量量系统的科学学性、实实用性信息管理精确并准时时的财务务报告提交财务报报告延期期次数财务管理公司总体预预算达成成率（实际发生生总费用用/预算算总费用用）×1000％财务管理财务报表出出错率（查出有误误的财务务报表数数量/提提交报表表总数）×100％财务管理财务分析出出错率（查出有误误的财务务分析数数量/提提交的财财务分析析总数）×100％财务管理质量体系有有效性维维护符合外审要要求质量控制质量事故损损失金额额由于质量问问题造成成退货等等重大问问题带来来的经济济损失质量控制合格品率合格品总数数/全部部送检数数量质量控制质量体系建建设计划划完成率率对各部门发发放实用用、易懂懂质量体体系文件件率质量控制质量文件、检检验规程程的科学学、有效效、合理理实际使用的的效果、出出现的偏偏差情况况以及造造成的影影响质量控制处理现场质质量问题题的及时时有效率率延迟、偏差差的次数数以及由由此带来来的影响响质量控制漏检、错检检率错、漏检总总数/全全部送检检数质量控制工艺规程编编写的科科学性与与实用性性具体使用效效果，以以及与实实际情况况的偏差差工艺管理材料定额编编制的合合理性产品中材料料消耗总总量/材材料领用用总量工艺管理更改成本更改引发的的生产与与其它相相关成本本工艺管理总销售收入入年度销售额额市场营销货款回收年度货款回回收总额额市场营销新客户增加加数量本期新客户户数量//总客户户数量市场营销老客户维持持数量本期老客户户数量//总客户户数量市场营销销售成本营销费用//销售收收入市场营销生产计划完完成率完成生产项项目数量量/生产产项目总总数量生产管理生产成本控制制造成成本和采采购成本本生产管理设备总体效效率（总开工时时间－损损失时间间）/总总开工时时间设备管理废品率废品总数//全部送送检数量量生产管理外协件""投诉诉率不合格外协协件的数数量/全全部外协协件数量量采购管理采购及时率率按时交货的的总数//计划采采购的总总数采购管理采购资金占占用率未投入生产产的原材材料占用用的资金金/同期期投产总总值采购管理采购合格率率不合格品的的数量//全部采采购品数数量采购管理项目准时完完成率在预计时间间内完成成项目数数/同期期应完成成项目总总数项目研发研发的成品品化率进入批产的的新品数数量/在在研新品品总数项目研发新产品的技技术稳定定性产品投入市市场因为为技术问问题导致致不合格格的产品品批次数数或因为为技术质质量问题题导致技技术更改改次数项目研发标准化大纲纲的编制制编制的质量量与时效效性；具具体使用用效果与与可操作作性标准化技术文件的的标准化化率文件的标准准化数量量及标准准化水平平标准化产品的标准准化率实现标准化化的产品品数/总总产品数数标准化八、职位说说明书语语言规范范1、职位概概述阐述职位设设置的目目标，在在实践中中可以遵遵循“工作背背景＋核核心职责责+职位位目标”的原则则组织语语言。工工作背景景：说明明职位工工作的基基础和前前提，一一般采用用“根据………”或者者“以……为基基础”的语言言形式；；核心职职责：说说明职位位承担的的主要职职责和任任务，一一般采用用“主要承承担………职责”或者“主要负负责………工作”的语言言形式；；职位目目标：说说明职位位设置的的目标和和意义，一一般采用用“确保………”或者者“实现………”的语言言形式。2、职位关关系图绘制制职位所所属部门门的组织织架构图图，主要要体现职职位的直直接上级级、直接接下级之之间的相相互关系系。3、工作联联系列举任职者者开展工工作过程程中所接接触到的的、并且且需要协协调的人人际关系系。内部部：列举举部门名名称、与与该部门门联系的的具体事事项；外外部：列列举对外外联络的的部门名名称、与与该部门门联系的的具体事事项。4、工作职职责详细细描述职职位应承承担的所所有职责责，按照照程度轻轻重、范范围大小小进行排排序，遵遵循“行动＋＋目标”的原则则组织语语言，语语言描述述简明扼扼要，切切忌拖泥泥带水，含含混不清清。一般般采用“负责………，确保保……”、“参与………，推动动……”以以及“协助……，实实现………”的语语言形式式。5、日常工工作任务务从职位所承承担的职职责中提提炼出来来的占用用任职者者较多时时间的日日常工作作任务。在在实践中中，可以以把工作作职责分分解成数数项工作作任务，然然后将日日常性工工作任务务提炼出出来。一一般采用用“关键动动词＋宾宾语”的语言言形式。例例如“办理社社会保险险开户、转转接手续续”。6、职位权权限主要说明任任职者所所拥有的的费用审审批、合合同签署署以及资资产管理理等权限限。控制制的预算算费用：：一般采采用“具有批批准………的权力力”的语言言形式；；合同签签署：一一般采用用“具有签签署………合同的的权力”的语言言形式；；资产管管理：一一般采用用“具有管管理………资产的的权力”。7、工作特特征工作场所：：包括办办公室、生生产车间间、出差差地、客客户售服服现场等等。工作环境：：例如：：环境舒舒适；环环境一般般；有噪噪音、粉粉尘和异异味，高高温环境境，对人人体健康康有影响响。工作时间：：例如定定时制、弹弹性时间间、倒班班制等。出差:占总总工作时时间的百百分比。工作负荷：：例如轻轻松、正正常、满满负荷、超超负荷等等。8、工作考考核要点点职位说明书书中所列列举的每每一项工工作职责责都应该该进行考考核，以以“绩效指指标＋衡衡量标准准”的形式式说明职职位考核核要点。要要求做到到尽量量量化工作作结果，如如果不能能量化结结果，就就要对工工作的过过程设置置控制标标准。最最终的目目的就是是便于衡衡量。9、职位发发展告诉诉任职者者可以发发展的方方向。横横向：考考虑任职职者工作作技能的的丰富化化，可以以相关多多元化发发展；纵纵向：考考虑任职职者能力力和空间间的发展展，在职职业规划划系统内内的有序序晋升。10、任职职资格㈠、教育背背景教育学历：：明确任任职者必必须具备备的最低低学历。学习专业：：明确任任职者的的专业范范畴和方方向。资格证书：：明确任任职者必必须拥有有的与专专业工作作相关的的资格证证书。㈡、专业培培训明确任职者者所接受受专业培培训的内内容、形形式和必必须的培培训时间间。㈢、工作经经验行业工作经经验：明明确任职职者必须须具备的的行业工工作年限限。岗位工作经经验：明明确任职职者必须须具备的的同岗位位工作年年限。最高职位经经历：为为了胜任任职位需需求，限限定任职职者必须须具备与与职位相相关的最最高职位位经历。㈣、必备知知识与技技能专业知识：：说明任任职者必必须具备备的胜任任职位需需要的专专业知识识。例如如：熟悉悉人力资资源战略略规划，熟熟练掌握握整体薪薪酬理论论和3660度考考核技巧巧。外语能力：：说明必必须的英英语级别别、读写写能力。例如：国家英语四级，能读写简单的英语文章。计算机能力力：说明明必须掌掌握的计计算机应应用程度度。例如如：熟练练使用办办公室工工作软件件。公文处理能能力：说说明任职职者必备备的文字字能力。例如：具有强的文字表达能力，言简意赅，行文流畅。其它特殊能能力要求求：公司司目前还还没有建建立能力力素质模模型，有有些职位位对能力力素质要要求很明明显，可可以列举举具有关关键影响响力的能能力特征征。例如如：具有有强的号号召力，能能带领团团队进行行市场攻攻关。专业技术资资格：明明确说明明任职者者必备的的专业技技能等级级。例如如：取得得人力资资源方向向经济师师职称。㈤、生理要要求身体：说明明对任职职者身体体条件的的限制。例如：健康状况良好，身高165以上、裸眼视力0.8以上。性别：说明明性别要要求。例例如：性性别不限限。年龄：说明明年龄要要求。例例如：225岁以以上，445岁以以下。形象气质：：说明对对任职者者的形象象要求。例如：容貌出众，大方得体。㈥、心理要要求性格：说明明任职者者的性格格类型。例如：力量型，刚毅，果断。关于性格的的理解有有不同的的分类形形式，实实践中推推荐使用用的性格格模型：：四种主要性性格类型型的特征征及其应应用活泼型力量型完美型和平型特征1、活跃，有有创造力力2、热情，有有感染力力3、好动，有有表现力力1、迅速决决断2、迅速行行动3、获取控控制力和和权威1、注重细细节、分分析2、注重钻钻研、思思考3、按部就就班4、精益求求精1、擅长调调解和团团结2、稳定、忠忠实3、知足，维维护现状状优点有创意、表表现力、热热情自信、勤奋奋、有领领导力有计划性、分分析力和和钻研精精神安全、包容容、沉稳稳弱点忙乱、粗心心、健忘忘急躁、固执执、鲁莽莽犹豫、挑剔剔、敏感感懒散、甘于于平庸、缺缺乏主见见害怕孤独/批评和非议议突来的变革革追求/结果、效率率与支配配地位精细、准确确、一丝丝不苟/动机人际互动、多多姿多彩彩的过程程获胜、成功功进步、理想想安全、归属属满足点夸赞感激默契、理解解尊重对待变革的的态度追求形式之之变追求根本之之变追求系统、科科学之变变最好不变，实实在要变变，就缓缓慢的变变适合工作类类型表现、互动动、创造造决策、领导导、执行行规划、专业业、设计计例行、协调调、配合合适合岗位党工团、公公关、宣宣传经营决策者者、项目目负责人人人力资源、质质量管理理、工艺艺技术、科科研开发发文秘、总务务、生产产、财务务、操作作者不适合岗位位生产、财务务、操作作者人力资源、行行政事务务销售、基层层管理者者研发、高层层管理者者态度：说明明任职者者必须具具备的积积极心态态。例如如：主动动、热情情、有很很强的事事业企图图心。关于态度的的描述范范围很广广，实践践中推荐荐使用的的态度模模型：态度含义决心认准的目标标和方向向，不会会轻易放放弃，咬咬定青山山不放松松的心态态企图心对达成自己己预期目目标的成成功意愿愿，可以以理解成成对事业业成功的的野心主动提前采取行行动掌握握人生的的航向和和事业的的发展趋趋势热情对人、对事事永远保保持积极极的、向向上的情情绪爱心对祖国、对对家庭、对对生活、对对事业的的热爱之之情学习养成终身学学习的习习惯自信在没有得到到之前就就相信自自己一定定会得到到的态度度自律在工作、生生活中尽尽量克制制自己的的劣根性性顽强要有克服困困难，迎迎难而上上，不到到长城非非好汉的的心态坚持坚持到底，决决不放弃弃，直到到成功的的心态职业道德：：说明任任职者必必须具备备的职业业道德品品质。例例如：诚诚实、正正直，有有很强的的责任感感、使命命感。关于职业道道德的描描述很容容易与态态度混为为一谈，实实践中推推荐使用用的职业业道德模模型：品德素质含义使命感上级给予的的任务，无无论有多多困难，都都一定要要完成责任感能时刻记住住自己的的职责，充充分发挥挥自己的的作用诚实待人真心诚诚意，将将真话正直秉公办事，不不徇私情情忍耐遇到任何挫挫折，能能够忍耐耐，不放放弃目标标事业心很强的事业业成就导导向协作精神能借助团队队的力量量成就事事业，成成就自我我竞争意识具有优胜劣劣汰的观观念，用用实力说说话法制观念遵守国家政政策、法法律法规规组织纪律性性遵守公司规规章制度度人力资源组组编制附件1、职职位说明明书规范范模板职位说说明书一、基本信信息职位名称所属部门职位通道职位层级分析时间有效期二、职位概概述三、职位关关系图（该该职位与与直接上上级、下下级关系系）四、工作联联系联系对象联系主要内内容内部外部五、工作职职责1、2、3、4、5、6、7、8、六、日常工工作任务务1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、七、职位权权限控制的预算算费用合同签署资产管理直接上司人人数直接下属人人数提供服务部部门的数数量八、工作特特征（时时间、环环境、条条件）工作场所工作环境工作时间出差占总时间的的％（填填写百分分比）工作负荷九、工作考考核要点点关键指标衡量标准十、职位发发展横向纵向十一、任职职资格㈠、教育背背景教育学历学习专业资格证书㈡、专业培培训培训内容培训方式培训时间㈢、工作经经验行业工作经经验岗位工作经经验最高职位经经历㈣、必备知知识与技技能知识/技能能项目必备要求专业知识外语能力计算机能力力公文处理能能力其它特殊能能力要求求专业技术资资格㈤、生理要要求身体性别年龄形象气质㈥、心理要要求性格态度道德职位在职人人签名：：直接上上级签名名：附件2、职职位信息息问卷调调查表公司岗位分分析调查查问卷姓名部门现任岗位学历所学专业直接上级社会工龄入司时间月平均收入入自参加工作作以来从从事本岗岗位工作作时间对本岗位工工作内容容的兴趣趣？无所谓□不好好说□一一般□还还可以□□很很感兴趣趣□你对自己工工作适应应性如何何？还可以□不好好说□一一般□还还可以□□很很感兴趣趣□工作概要（用用一句简简洁的话话语描述述本岗位位的工作作范围和和内容）岗位使命（用用一句简简洁的话话语表达达岗位使使命）按重要程度度依次填填写你工工作的110大理理由或目目标1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、工作职责职责描述估计占你全全部时间间的百分分比权限承办需报审全责123456789失误的影响响在你的岗位位工作出出现失误误产生的的影响会会涉及影响程度如如何轻较轻一般较重重经济损失123有损公司形形象123其它损害（如如工期、质质量安全全、设备备等）123工作重要性性1．不影响响他人工工作的正正常进行行。（）如果出现多多种情况况，请按按影响程程度由高高到低依依次写在在下列空空白处：：2．只影响响本部门门内少数数人。（）3．影响整整个部门门。（）4．影响其其它几个个部门。（）5．影响整整个公司司。（）工作创新1．一切工工作已有有明确的的规定动动作，不不需要进进行创造造和改进进。（）2．需要根根据现行行办法，进进行一般般性改进进。（）3．需要根根据公司司的经验验，创立立新的方方法和技技术。（）4．需要根根据行业业的先进进经验，创创立新的的方法和和技术。（）5．没有可可借鉴的的经验，需需要进行行革新性性的新发发明。（）领导风格1．上级经经常给予予帮助，以以保证自自身工作作的顺利利进行。（）2．上级偶偶尔给予予工作上上的辅导导，以有有利于工工作的进进行。（）3．上级只只是给予予工作上上的关心心。（）4．上级只只是给予予生活上上的关心心。（）内部沟通内容/频度度沟通频度：：1．只与本本部门内内几个同同事接触触。（）偶尔经常非常频频繁123452．需与其其它部门门的人员员接触。（）3．与其它它公司人人员和政政府机构构接触。（）4．与其它它公司、政政府机构构、外商商接触。（）外部接触1．不与本本公司以以外的人人员接触触。（）沟通内容：：一般信息交交流对他人施加加影响的的沟通事关重大决决策的沟沟通2．与其它它公司人人员接触触。（）3．与其它它公司人人员和政政府机构构接触。（）4．与其它它公司、政政府机构构、外商商接触。（）工作的联系系需要联系或或接触的的具体部部门、单单位联系或接触触的目的的123456监督1．直接领领导你的的人员有有（）人，职职位为：：2．被你直直接领导导的下属属人数（），职职位为：：工作的时间间要求1．每周平平均加班班时间为为（）小小时。2．实际上上下班时时间是否否随业务务情况经经常变化化。（总总是，有有时是，偶偶尔是，否否）。3．所从事事的工作作是否是是忙闲不不均（是是，否）。4．若工作作忙闲不不均，则则最忙时时间发生生在哪段段时间：：5．每周外外出时间间占正常常工作时时间的（）%。6．外地出出差情况况每月平平均（）次，每每次平均均需要（）时间间。7．本地外外出情况况平均每每周（）次，每每次平均均需要（）时间间。工作独立性性1．工作的的职责明明确具体体，时刻刻受到上上司的控控制。（）2．根据常常规的方方法工作作，每完完成一步步时受到到上司的的控制。（）3．根据既既定的方方案和程程序工作作，上司司通过工工作检查查来控制制。（）4．根据战战略目标标工作，上上司以工工作的最最终结果果来控制制。（）你感觉到哪哪些方面面工作感感到棘手手？1234综合1．在每天天工作中中是否经经常要迅迅速做出出决定？？（）A．没有BB．很少少C．偶偶尔D．．许多EE．非常常频繁2．你手头头的工作作是否经经常被打打断？（）A．没有BB．很少少C．偶偶尔D．．许多EE．非常常频繁3．在你的的工作中中是否需需要