高级办公自动化1-3

办公自动化1第二二章办公中的的文字处处理2本章内容容介绍本章首先先介绍了了文字处处理的基基本知识识；然后后通过一一个简单单的例，，讲解了了简单文文档的处处理流程程，包括括文本录录入、内内容编辑辑、格式式排版、、页面设设置、打打印预览览以及打打印输出出等；最最后介绍绍了公文文处理的的基本规规范及利利用公文文向导制制作公文文的方法法。3本章主要要知识点点文字处理理工作流流程文档的录录入与编编排文档的页页面设置置文档的打打印操作作公文的处处理规范范利用向导导制作公公文42.1文文字处理理软件及及其操作作流程2.1..1文文字处处理软件件及其功功能文件存储储内容编辑辑简单排版版输入校验验输出提供输入入／输出出接口对象的嵌嵌入与链链接52.1..2文文字处处理的操操作流程程流程中各各个步骤骤的含义义如下：：1．文字字录入：包括文字字录入、、符号录录入以及及图片、、声音等等多媒体体对象采采集、导导入。2．文本本编辑：：包括选选取、复复制、移移动、修修改、删删除、查查找、替替换、定定位、校校对等。。3．格式式排版：：包括字字体、段段落排版版，分页页、分节节、分栏栏排版，，边框、、底纹设设置等。。64．页面面设置：：包括纸纸张设置置、边界界设置、、装订线线设置、、页面页页脚设置置等。5．打印印预览：：就是在在实际打打印前先先在屏幕幕上模拟拟显示文文档的打打印效果果。6．打印印输出：：包括打打印机选选择、打打印范围围确定、、打印份份数设置置、缩放放打印设设置等。。72.2简简单文档档处理本节讲解解简单文文档的处处理过程程，主要要目的是是对办公公文档的的处理流流程有个个全面的的认识。。82.2..1启启动Word并作相相关设置置1．启动动Word软件件首先通过过单击““开始””|“程程序”||“MicrosoftWord”（具具体名称称、位置置可能因因机器而而异），，启动Word软件。。启动后后的默认认界面如如下图所所示，它它同时打打开一个个空白文文档。2．工具具栏的设设置（1）工工具栏简简介在Word的默默认界面面上，通通常只存存在“常常用”和和“格式式”两个个工具栏栏，如图图所示；；在工具具栏的右右端往往往还存在在折叠按按钮，折折叠按钮钮上的双双箭头表表示还有有折叠的的工具按按钮没有有显示出出来，单单击该按按钮可以以看到折折叠起来来的工具具按钮。。常用工具栏折叠按钮格式工具栏9在Word的使使用过程程中，各各种工具具栏上的的工具按按钮会根根据用户户的使使用频率率出现或或者不出出现在默默认界面面上，这这体现了了工具栏栏的自适适应性。。（2）将将并列的的“常用用”工具具栏与““格式””工具栏栏分开在Word的默默认界面面上，““常用””和“格格式”两两个工具具栏并排排在一行行，这使使得许多多工具按按钮不能能显示出出来，这这对于初初学者往往往感觉觉无所适适从。下下面介绍绍两种将将二者分分开，各各自占据据一行的的方法。。方法一：：利用““自定义义”命令令法操作时，，单击““工具””|“自自定义””命令，，弹出““自定义义”对话话框，在在“选项项”选项项卡中选选上“分分两排显显示‘常常用’工工具栏和和‘格式式’工具具栏”复复选框。。单击““关闭””按钮。。使得常常用工具具栏和格格式工具具栏在两两行并列列显示。。10第二种方方法：拖拖动“移移动控点点”法将鼠标移移动到所所示工工具栏的的“移动动控点””上，当当光标呈呈现带箭箭头的““十”字字形状时时，拖动动鼠标使使之与其其他工具具栏上下下排列。。“常用””工具栏栏与“格格式”工工具栏上上下排列列成两行行后，工工具栏上上常用的的所有工工具按钮钮将全部部显示出出来，便便于使用用者查找找、使用用。此外，还还可通过过“工具具栏选项项”按钮钮(工具具栏右侧侧)进行行设置。。112.2..2文文字和和符号的的录入1．选择择汉字输输入方法法可以利用用鼠标单单击任务务栏上的的“输入入法指示示器”En（或或CH））图标，，从弹出出的菜单单中选取取汉字输输入方法法；也可可以按键键盘上的的Ctrl+Space组合合键，在在英文输输入方法法和默认认的中文文输入方方法之间间切换，，按键盘盘上的Ctrl+Shift组合键键，可以以在各种种汉字输输入方法法之间切切换。122．文本本内容的的输入在录入过过程中，，原则上上应进行行单纯录录入，然然后再进进行编辑辑排版。。单纯录录入的原原则是：：（1）不不要用空空格键进进行字间间距的调调整以及及标题居居中、段段落首行行缩进的的设置。。（2）不不要用回回车键进进行段落落间距的的排版，，当一个个段落结结束时，，才按回回车键。。（3）不不要用连连续按回回车键产产生空行行的方法法进行内内容分页页的设置置。同时，输输入文本本时还需需要注意意：输入入文本有有插入和和改写两两种状态态，要根根据需要要进行选选取，在在两种状状态之间间进行切切换可以以按Insert键，，或者用用鼠标双双击状态态栏上的的改写标标志。133．特殊殊符号的的录入文档中除除了文字字外，有有时还需需要输入入一些符符号（例例如：♂♂、※、、◎、№№、§等等）。符号的输输入方法法主要有有四种：：（1）菜菜单法：通过““插入””|““符号””（“特特殊符号号”）输输入。（2）工工具栏法法：将“符号号栏”工工具栏显显示在界界面上，，利用按按钮输入入。（3）软软键盘法法：利用右键键单击输输入方法法状态栏栏最右边边的“软软键盘””按钮，，从弹出出的供选选键盘中中（13种）选选“特殊殊符号””、“标标点符号号”或其其他符号号键盘，，利用按按键输入入。（4）键键盘法：对于特殊殊符号，，必须采采用上述述方法来来进行输输入；而而对于常常用的标标点符号号，除了了采用上上述方法法外，还还可以充充分利用用键盘来来进行快快速录入入。4．文档档录入后后的联机机校对142.2..3文文档内内容的编编辑保存存1．光标标定位光标定位位是将插插入点放放到文本本中适当当位置，，它是进进行文字字编辑和和排版操操作的基基础。操操作时，，移动鼠鼠标指针针将插入入点移动动到光标标要定位位位置，，然后单单击鼠标标即可。。2．选定定文本（1）选选择内容容较少并并且不是是整段的的选取（2）选选择内容容多但不不是全文文时的选选取（3）使使用看不不见的选选择栏15（4）利利用快捷捷键操作作选取选取对象象时，可可以适当当使用以以下几个个常见的的快捷操操作方法法。选择全部部文档：：Ctrl++A、Ctrl+单单击选择择栏、三三击选择择栏选择整段段：在段段落中三三击所选选段落、、双击所所选段落落选择栏栏选择矩形形文本块块：Alt++移动鼠鼠标选择一行行：单击击该行选选择栏(5)选选定的简简化只要是光光标所在在的段落落，即可可对其进进行段落落格式的的设置163．修改改文本操作者在在需要修修改文档档内容时时，应该该首先选选取出错错内容的的文本，，然后直直接输入入新的文文本，这这样既可可以删除除所选文文本，又又在所选选文本处处插入新新的内容容。4．复制制、移动动、删除除文本首先必须须选择所所要操作作的文本本，然后后才能进进行复制制、移动动、删除除操作。。操作方方法有：：（1）利利用快捷捷键（““编辑””菜单相相应操作作后的组组合键））（2）菜菜单方法法（3）工工具栏按按钮方法法（4）鼠鼠标拖动动方法5．“选选择性””粘贴的的作用粘贴”是是将复制制或剪切切的内容容原封不不动地放放置到目目标位置置，但是是有时若若只想要要其中的的文字，，而不要要其格式式，这个个时候就就可以使使用“编编辑”菜菜单中的的“选择择性粘贴贴”。176．撤消消和恢复复操作在对文档档进行编编辑的过过程中，，Word会会自动动记录最最近的一一些操作作，用户户可以选选择撤消消一些错错误操作作。另外外，如果果又要取取消撤消消这个操操作，也也可以用用恢复操操作来达达到目的的。撤消操作作的方法法是：选选择“编编辑”||“撤消消”命令令，或者者单击常常用工具具栏上的的“撤消消”按钮钮或使用用快捷键键Ctrl+Z。恢复操作作的方法法是：选选择“编编辑”||“恢复复”命令令，或者者单击常常用工具具栏上的的“恢复复”按钮钮或使用用快捷键键Ctrl+Y或者单单独按F4。182.2..4字字体与与段落格格式排版版文档中字字体和段段落格式式排版的的基本设设置通过过格式工工具栏就就可实现现，复杂杂设置分分别通过过“格式式”菜单单下的““字体””、“段段落”命命令进行行操作。。另外，当当一篇文文章中某某一些字字体和段段落的格格式相同同时，为为提高排排版效率率而又能能达到风风格一致致的效果果，可以以通过使使用“格格式刷””按钮来来实现格格式的复复制（单单击可使使用一次次、双击击可多次次使用））192.2..5文文档的的页面设设置单击“文文件”||“页面面设置””命令，，可以打打开“页页面设置置”对话话框,可可以设置置以下步步骤：说说明：：双击标标尺，也也可以快快速而方方便打开开“页面面设置””对话框框

1．．设置纸纸张大小小和方向向“纸张””选项卡卡主要包包括纸张张大小和和纸张来来源，其其中“纸纸张大小小”列表表列出了了默认打打印机支支持的纸纸张的型型号、尺尺寸，它它的下面面表示了了相应纸纸的宽度度和高度度；如果果在列表表中选择择“自定定义大小小”，就就可以通通过设置置宽度和和高度来来定义纸纸张的大大小。““纸张来来源”一一般选择择默认设设置即可可。202．调调整页边边距页边距是是指可编编辑区域域与纸张张边界的的距离，，根据不不同纸张张定义不不同的页页边距，，可以使使打印出出来的文文档更加加美观。。“页边边距”选选项卡，，在其中中可以选选择文本本距纸边边的上、、下、左左、右的的距离，，以及装装订线的的位置和和宽度，，纸张的的打印方方向等。。对于这这些设置置，在预预览框中中可以看看到效果果。3．设置置页眉、、页脚不不同以及及垂直对对齐方式式选择“版版式”选选项卡，，在其中中可以进进行如下下操作：：选择““奇偶页页不同””或者““首页不不同”，，可以对对首页或或奇偶页页设置不不同的页页眉页脚脚；“垂垂直对齐齐方式””中选择择“顶端端”、““靠上””或“居居中”，，可以设设置一页页中文字字内容在在垂直方方向的不不同对齐齐方式；；在页眉眉、页脚脚列表框框中输入入或选取取数字，，可以设设置页眉眉、页脚脚至页边边界的距距离。214．确定定每页中中的行数数和每行行的字符符数选择“文文档网格格”选选项卡，，在其中中可以设设置文字字排列的的方向，，文档内内容文字字分栏的的数目以以及文档档中每页页的行数数、每行行的字符符数（这这两个值值与纸张张的大小小、页边边框的宽宽度、字字体的大大小、排排列方式式都有关关）。22特殊情况况下的页页眉和页页码的设设置奇数页页页眉（论论文题目目和页码码）和偶偶数页页页眉（页页码和论论文的任任务类型型）不相相同时的的设置（（下图所所示）：：页码设置置：“插插入”－－“页码码”页眉设置置：“视视图”－－“页眉眉和页脚脚”奇偶页页页眉不同同：“文文件”－－“页页面设置置”－““版式””－“页页眉页脚脚”区域域的“奇偶页不不同”选定封面及目目录没有有页眉页页码：““页面设设置”－－“版式式”－““页眉页页脚”区区域的““首页不同同”选定2324页眉和页页码的设设置252.2..6打打印效效果的预预览（1）单单击工具具栏中的的“打印印预览””按钮，，或者单单击“文文件”||“打印印预览””项，屏屏幕立即即出现打打印预览览窗口，，（2）打打印预览览窗口中中有一个个工具栏栏，可进进行打印印相关属属性设置置（3）当当内容没没有全部部显示完完时，可可单击窗窗口右侧侧滚动条条上显示示位置标标识的上上、下空空白处或或下边的的上、下下三角按按钮继续续预览下下面的内内容（4）单单击“关关闭”按按钮，即即可返回回到编辑辑窗口界界面262.2..7文文档的的打印输输出及网网上发布布1．打印印操作的的基本步步骤工具栏中中的打印印按钮只只按默认认设置打打印，快快速简单单。“文件””-“打打印(P)…””2．打印印操作的的其他方方式在“打开开”对话话框中可可选中多多个文件件，在其其右键菜菜单选““打印””，即可可对选中中文件进进行打印印3.网上上发布需需将Word文文档存成成“Web页””格式的的“.html文件（（网页））。“文文件”--“另存存为”--“文件件类型””27打印及其其属性设设置图282.2..8文文档的的保存和和保护1、多个个文档的的保存打开了多多个文档档以后，，如果逐逐个地进进行保存存或者关关闭太繁繁琐，这这时，可可以按住住“Shift”键后后再打开开“文件件”菜单单，原来来的“保保存”变变为了““全部保保存”，，用此命命令可以以同时保保存所有有当前打打开的文文档。自动保存存文档选择“工工具”||“选项项”命令令，打开开“选项项”对话话框，在在“保存存”选项项卡中，，进行相相应的设设置，如如下图所所示，Word可以按按设定方方式自动动保存文文档，从从而省去去保存的的操作。。29302、保护文文档为使文档档不被人人任意查查看或修修改，可可以在保保存文档档时为文文档设置置密码，，这样，，只有知知道密码码才能打打开或修修改文档档。(1)选择“工工具”||“选项项”菜单单，打开开“选项项”对话话框。单击“安安全性””选项卡卡。在“打开开文件时时的密码码”和““修改文文件时的的密码””文本框框中输入入密码，，单击““确定””，完成成设置。。(2)执行“文文件”|“另存为””命令，，打开““另存为为”对话话框，在在对话框框中的““工具””|“安全措施施选项””对话框框中进行行设置。。312.3办办公室室文字处处理的基基本规范范及其公公文向导导应用((WORD模板板的使用用)2.3..1办办公室室文字处处理的基基本规范范1．公文文种类我国各级级机关正正式发布布的公文文归纳为为：命令令、议案案、决定定、意见见、公告告与通告告、通知知、通报报、报告告、请示示、批复复、函和和会议纪纪要。此此外，党党政机关关和企事事业单位位在工作作中还经经常使用用一些其其他文字字材料，，习惯上上称为机机关常用用公文，，主要有有计划、、总结、、简报、、调查报报告、会会议报告告、记录录、大事事记、论论文等。。2．公文文格式所谓公文文格式是是指公文文的组成成项目及及其区域域划分、、公文的的书写、、字体字字号、用用纸规格格和样式式。公文文格式是是公文具具有权威威性和约约束力的的具体表表现。公文的组组成项目目分为指指定项目目和选择择项目。。公文从外外观结构构看，一一般由文文头、正正文、文文尾三部部分组成成。323．公文文用纸公文用纸纸一般为为单页16开型型（长260毫毫米、宽宽184毫米）），图文文区尺寸寸（即版版心）为为：长233毫毫米、宽宽大49毫米。。也可以以采用国国标标准准A4型型（长297毫毫米、宽宽210毫米）），图文文区尺寸寸为：长长270毫米、、宽175毫米米。布告告、通告告、公告告的用纸纸视情况况确定。。4．公文文用字字号一般般按发文文机关标标识、标标题、小小标题、、标识字字符、正正文及注注释说明明文字等等顺序从从大到小小选用。。发文机关关标识，，推荐使使用高22毫米米、宽15毫米米黑变体体字或初初号宋体体字。联合行文文，推荐荐用小初初号字。。公文标题题、小标标题，分分别推荐荐使用二二号、三三号宋体体字。秘密等级级、紧急急程度和和各标记记字符或或其他重重点字句句，推荐荐使用三三号黑体体字。主题词，，推荐用用三号宋宋体字。。一般公文文正文、、主抄送送机关、、无正文文说明、、附件说说明、发发文字号号、成文文日期、、印发说说明、注注释、特特殊情况况说明等等，推荐荐用三号号或四号号仿宋体体字。335．公文文书写文字一律律采用从从左到右右横排。。在左侧侧装订。。少数民民族文字字按习惯惯书写、、排版。。2.3..2利利用公公文向导导的使用用1．启动动Word，单单击“文文件”||“新建建”命令令，打开开“新建建文档””任务窗窗格。2．在该该任务窗窗格中，，选择““本机上上的模板板”命令令，弹出出“模板板”对话话框，3．选择择“报告告”选项项卡，单单击“公公文向导导”图标标，然后后再单击击“确定定”按钮钮，出现现“公公文向导导”对话话框，选选择公文文格式，，然