岗位工作说明书培训

工作说明书讲义培训内容：什么是工作作说明书书战略规划部部和各部部门负责责人在编编写中的的作用我司工作说说明书的的组成要要素工作说明书书的注意意事项前言一、什么是是工作说说明书：：1、定义：：工作说说明书又又叫职位位描述，职职位界定定，工作作规范。通通俗的讲讲就是给给工作画画像，用用白描的的手法把把工作特特征写下下来。这这里讲一一下，下下面可能能混用工工作说明明书和它它的别名名，意思思是一样样的。2、主要内内容：工工作内容容，职责责权限，任任职要求求。我司司还包括括操作规规范和工工作质量量标准等等方面内内容。简简单的讲讲就是提提供了以以下信息息：用谁谁，做什什么，何何时，何何地，怎怎么做，做做得怎么么样。3、要点：：记录工工作本身身，与从从事工作作的人无无关。二、工作说说明书的的作用：：工作说明书书在建立立了组织织机构的的基础上上，通过过工作分分析，对对各岗位位的工作作内容、职职责、权权限和与与其它部部门、其其它岗位位之间的的关系等等进行明明确界定定。1、人力资资源管理理的基本本要素，让让员工感感觉公司司规范，明明白工作作内容，标标准和要要求，有有利于工工作的有有章可循循。2、便于上上级考核核，工作作的原则则，要求求，衡量量标准都都很明确确，有利利于员工工工作绩绩效的考考核工作作。3、招聘时时，比如如招聘一一个培训训主管，要要求是什什么，做做什么，从从说明书书中能很很快找到到参照依依据。4、便于职职业生涯涯规划，描描绘了职职位晋升升的阶梯梯，比如如营销部部里面的的品管和和品牌部部长有职职位上的的差异，怎怎么晋升升，应该该在说明明书中提提供说明明。总之，工作作说明书书是人力力资源管管理中最最为重要要的文件件之一。它它是人力力资源管管理的基基石。有有利于编编制系统统的人力力资源计计划，有有利于确确定招聘聘对象组组织人才才引进，有有利于企企业内部部组织员员工培训训三、工作说说明书的的制定与与保存责责任1、谁来定定：部门门负责人人，经理理，部长长。为什什么？最最了解下下属，熟熟悉部门门和下属属的工作作。我部部：辅助助，支持持，培训训他们怎怎么写，并并且要把把格式下下下来，对对初稿进进行审核核。2、谁来保保存：三三份。用人部门负负责人，平平时用来来作工作作指导。员工：平时时参照。人事部门：：备份。四、工作说说明书的的构成要要素：我们的岗位位说明书书共有55个板块块：1、基本要要素2、工工作说明明3、工工作规范范4、操操作规范范5、质质量标准准共有38个个小项，这这里对重重要的项项目进行行一些说说明和列列举，使使大家对对岗位说说明书的的构成要要素和填填写要求求有个认认识和了了解。基本要素1、岗位名名称：头头衔，反反映功能能，比如如总裁办办人事秘秘书、会会议秘书书、文字字秘书。2、所属部部门：属属于哪个个部门，比比如客服服数据分分析专员员，结算算数据分分析专员员。我司总部是是三级部部门，一一般是中中心、部部门、组组。比如如：结算算管理中中心分成成总监办办、货款款结算部部、合同同管理部部、商务务部、数数据分析析部。3、生效时时间：可可以是劳劳动合同同拟定的的时间一一致，实实际编制制的时间间4、编制、职职务、考考核、薪薪资级别别：用于于人力资资源预测测，职务务体系的的设置，考考核目标标的设定定，薪资资体系的的建立。5、上下级级关系：：直接上上级：上上级头衔衔，只能能有一个个。直接接下级。还有的岗位位说明书书包括以以下基本本要素：：1、下属人人数：辅辅以组织织结构图图，把上上、下关关系反映映清楚。直接下属比比较好计计算。间间接下属属就是下下属的下下属。如果是在矩矩阵式的的架构里里面，下下属人数数的计算算另有方方法：比比如子公公司的人人事经理理向子公公司总经经理，总总部人力力总监汇汇报，子子公司总总经理的的下属就就折半计计算，下下属人数数算一半半。2、沟通关关系：哪哪些人打打交道。比比如招聘聘部长：：内部，外外部应聘聘者，劳劳动部门门，媒体体，报纸纸，广告告经纪人人。最好好有频率率。内部部每周，外外部媒体体每月。工作说明一、工作概概述：设设置的目目的、目目标：理理由。通常格式是是：为了……要要做………。比如如事业部部经理：：为了保保证销售售额、销销售利润润的实现现，要做做好业务务管理和和部门管管理工作作。通过……达达到………。比如如服务改改善部经经理：通通过服务务数据分分析，优优化服务务政策，提提高和改改善服务务质量。二、工作内内容和职职责：核核心部分分。主要要包括：：工作内内容（工工作职责责分类，工工作具体体内容）、工工作依据据、时限限、权责责、衡量量标准。（一）工作作内容：：首先将将工作进进行分类类，确定定大的职职责，然然后填写写每一类类职责具具体的工工作项目目。1、分类原原则：=1\*GB3①排斥原则则：即分分类后的的工作条条目之间间是没有有交叉与与重叠的的，相互互之间是是排斥的的。=2\*GB3②全面原则则：即分分类后工工作条目目的总和和是能涵涵盖所在在岗位所所有工作作的，没没有遗漏漏。如培训主管管的工作作分类为为：培训训计划的的制定、培培训课程程的组织织与安排排、指导导与监督督各部门门的培训训、培训训的改进进及其他他等。2、分类方方法：=1\*GB3①在公司里里，任何何岗位的的工作实实际就是是一项服服务，为为自己部部门服务务，为其其他部门门服务，为为整个公公司服务务。根据据服务对对象的不不同，可可将本岗岗位工作作从以下下几个方方面来进进行分类类：=2\*GB3②另外还可可根据工工作性质质划分：：独立性工作作；（多多是对物物的管理理，不怎怎么需要要沟通与与合作，如如档案管管理员、行行政物品品管理员员等）还还可以继继续按照照物的品品类进行行分类。配合性工作作；(多多是对人人的管理理，需要要较多的的沟通与与合作，如如培训主主管、招招聘专员员等)还还可以继继续按沟沟通的事事项进行行分类。混合性工作作。（介介于两者者之间）还还可以继继续按沟沟通的流流程与模模块进行行分类。=3\*GB3③对工作的的分类还还可以按按照基本本的流程程或模块块来分。一个职位或或几个职职位通常常在为一一个主流流程服务务，最直直接的分分类方法法就是按按照该职职位所服服务的子子流程来来分类，但但是需要要将部分分相关程程度较高高的子流流程合并并。例如如人事管管理员的的工作是是办理人人事手续续，其主主流程包包括入职职、转正正、晋升升、调动动、考勤勤、出差差、请假假、离职职等子流流程，因因此，对对其工作作的分类类，最方方便直观观的就是是按照这这些子流流程分类类。不过过像出差差、请假假两个模模块以及及晋升、调调动两个个模块都都可以和和合并起起来，成成为一项项工作任任务。=4\*GB3④还可以按按照工作作量进行行分类。一项简单任任务而工工作量非非常大，就就可单独独归为一一类，如如人事管管理员的的考勤卡卡核定，就就是一项项工作量量非常大大的工作作，每个个月要占占用两个个星期的的时间，就就可以认认为是一一项单独独的主要要工作内内容。一一些工作作量较少少的工作作，可以以合并在在一块，如如一些组组的部长长对组内内两三个个员工的的沟通、培培训、激激励等与与对组外外部门的的少量的的协作等等工作可可以放在在“内部沟沟通与外外部协作作”一栏。分类方法很很多，并并不一定定要依据据上述方方法，只只要灵活活运用，能能符合排排斥原则则和全面面原则的的分类方方法，分分类数控控制在33～7类，即即可认为为是较好好的方法法。（二）工作作依据：：做每项项工作时时，参照照的制度度、手册册、通知知等文件件或其他他知识。比如：人事事手续办办理工作作的依据据为《人人力资源源管理手手册》《员员工手册册》《福福利制度度》《出出差管理理规定》《考考勤管理理制度》等等等。（三）工作作时限：：该项工工作进行行的频率率和何时时完成。比如：数据统计工工作，要要求每月月＊＊日日前完成成；会议记录的的整理工工作，要要求会议议结束后后24小小时内完完成；店面的销售售工作，要要求每日日做但并并未有明明显的结结束期限限，则填填写“常规”或“例行”；写工作日志志，要求求每天都都做且需需完成的的，则填填写“日常”；工作经验的的总结或或新进员员工的带带训工作作，并未未有明显显的时间间规律的的，则填填写“据实际际需要完完成”等等。（四）权责责：就是是职权与与责任。1、职权一一般包括括：审核核权，审审批权，检检查监督督权和绩绩效考核核权。这这些职权权之间是是有所区区别的。比如财务部部经理对对20000元以以下的费费用报销销有审批批权，而而对20000元元以上的的费用报报销只具具有审核核权。需要说明的的是，不不是所有有岗位都都有职权权的，一一般的，作作业类岗岗位就没没有职权权。2、责任：：基本可可以分成成全责、部部分和协协助。全责是：如如果出现现问题，将将承担全全部责任任。部分是：一一些人共共同完成成某项工工作，承承担部分分责任。协助是：协协助其它它职位做做工作。根据承担的的责任不不同，具具体可以以表述成成审批、指指导、监监督、控控制、执执行、协协调、配配合等，根根据具体体的工作作而定。（五）衡量量标准：：工作的的行动、责责任过后后就是对对每项工工作的要要求。如差旅费报报销办理理工作，要要求及时时、准确确、传递递无差误误；秘书的会务务安排工工作，要要求准备备工作充充分无误误、及时时、组织织协调到到位、注注意细节节等等。举人事负责责人为例例，对工工作职责责、责任任、衡量量标准和和职权部部分的填填写进行行说明：：1、制定年年度总体体人力资资源战略略计划，并监控控执行。责任：全责责衡量标准：：计划和和实施是是否有可可行性和和时效性性。2、人力资资源的有有效配置置：具体工作：：审批用用人需求求、指导导或实施施招聘工工作、晋晋升、内内部调动动申请的的审批。责任：全责责衡量标准：：及时性性、成本本控制、员员工满意意度（可可对人员员进行一一些调查查），部部门满意意度（主主要考察察人员服服务期间间的成效效，时间间周期测测算部门门的满意意度）3、薪酬和和福利：：建立健全薪薪酬福利利体系，审审核日常常薪酬福福利项目目。责任：全责责衡量标准：：预算和和成本的的差异、薪薪酬对外外有竞争争力，对对内有公公平性。4、员工的的培训和和发展：：建立员工培培训制度度和流程程，审批批培训计计划和指指导计划划的实施施。指导导员工职职业生涯涯发展规规划。责任：全责责衡量标准：：年度计计划的准准确性、学学时、效效果满意意度。5、激励考考核、绩绩效管理理：制定目标设设定办法法，激励励、奖惩惩机制。责任：全责责衡量标准：：可行性性、用人人部门的的满意度度。6、员工关关系和企企业文化化：建立沟通渠渠道和程程序，把把部门建建设纳入入企业文文化建设设的总体体目标和和要求之之中，进进行劳动动争议的的处理。责任：部分分（其它它部门也也做一些些工作，开开辟通畅畅的内部部沟通途途径，建立一一支与企企业文化化相融合合的员工工队伍是是各个部部门的共共性职责责）衡量标准：：员工满满意度，计计划执行行的及时时性。7、上级交交办的其其它工作作责任：全责责衡量标准：：领导满满意度。受总经理授授权，行行使以下下职权：：1.审批权权试用期员工工的辞退退；部门门负责人人以下员员工的辞辞职、辞辞退、行行政处分分。2.审核权权管理人员调调动、升升职、加加薪、奖奖励；部部门负责责人以上上员工的的辞职、辞辞退、行行政处分分。3.检查查监督权权对部门日日常工作作、总经经理批示示和办公公例会决决议执行行情况有有检查监监督权；；对违规规违纪案案件有检检查监督督权；对对工作失失职案件件有检查查监督权权。4.绩效效考核权权对除总经经理外的的所有员员工有绩绩效考核核权。这是以人事事经理为为例，讲讲工作职职责、责责任、衡衡量标准准和职权权。下面面对工作作规范进进行一下下讲解。工作规范包括任职条条件、晋晋升渠道道和工作作条件三三个部分分：一、任职条条件：学学历、性性别、年年龄、工工作经验验、知识识、技能能、资格格、态度度。有些做得比比较详细细的工作作说明书书还有一一项是生生理要求求，包括括身高、体重、听力、视力、健康状状况、外外貌、声音等条条目，特特别需要要指出的的是提出出“生理要要求”在国内内属于正正常运作作，但是是类似要要求在西西方国家家会被视视为歧视视性的，公公司由此此会有被被起诉的的危险。（一）学历历：中专专、高中中、大专专、本科科、硕士士或不作作要求，特特定专业业。（二）性别别：男女女不限、只只限男性性或女性性（三）年龄龄：适合合的年龄龄。（四）工作作经验：：要从事事本岗位位工作，人人员需要要有多长长期限、怎怎样的工工作经验验？经验验是在一一定时期期的职业业活动中中，通过过对知识识的实际际运用而而获得的的。一般般包括项项目经验验、项目目管理经经验、销销售经验验、管理理经验、领领导经验验。比如如部门负负责人应应该具备备的经验验是：部部门流程程的发起起、控制制、监督督，管理理决策以以及如何何影响或或实施管管理决策策的经验验。（五）知识识：要从从事本岗岗位工作作，人员员需要具具备哪些些方面的的知识？？一般来来讲，知知识是可可以像书书本一样样放在桌桌上的东东西，看看得见摸摸得着。分分成行业业知识、专专业知识识、产品品知识、电电脑知识识、语言言知识、一一般经营营管理方方法与工工具、商商务经营营管理知知识。比如人力资资源部员员工，根根据岗位位特性，需需要具备备的专业业知识要要求为熟熟悉国家家和当地地的关于于薪酬、佣佣工、劳劳动合同同、争议议的法规规及政策策。（六）技能能：要从从事本岗岗位工作作，人员员需要具具备哪些些方面的的技能？？一般来来讲，技技能是人人将知识识内化后后本身掌掌握的工工作技巧巧、方法法套路、以以及工作作时的直直觉，技技能是看看不见摸摸不着，只只有在操操作过程程中才能能体会得得到。技能一般分分成：基基本技能能与专业业技能。如总裁办会会议秘书书，根据据岗位特特性，需需要具备备的基本本技能要要求为1、会使用用一般办办公设备备和办公公软件。2、能够快快速阅读读与撰写写常用公公文。需要具备的的专业技技能要求求为1、写作技技能：行行文格式式规范，语语言通顺顺，内容容充实，结结构严谨谨，笔迹迹清晰易易于阅读读，要求求有速记记能力。2、人际沟沟通能力力：善于于倾听，能能够通过过简短的的对话明明晰对方方的意图图；善于于表达，口口齿清晰晰，普通通话标准准，内容容明确，易易于理解解。3、组织协协调能力力：能够够和各个个部门，各各层级人人员无障障碍沟通通，将多多项并行的的事务安安排的井井井有条条并能有有效沟通通。（七）资格格：如会会计师、内内审员、电电焊工证证书。二、晋升渠渠道：正正常渠道道、转换换岗位三、工作条条件：环环境状况况、使用用设备操作规范包括流程与与操作要要求一、关键工工作流程程图将所在岗位位涉及的的关键//核心工工作流程程以图示示表现出出来。注意：请注注意将工工作内容容与工作作流程划划分开来来，以上上“工作分分类”为工作作的横向向划分，流流程为工工作的纵纵向划分分。有的的工作只只是流程程中的一一部分，如如订单审审批，有有的工作作涵盖了了几个流流程，如如会议的的组织与与安排。（一）流程程的特点点：1、是系统统化、时时序性强强的工作作；2、有起点点有终点点；3、有单据据的传递递或信息息的流转转。（二）流程程图的画画法：1、图形：：核心流流程图是是由互相相连接的的方框和和圆泡所所组成的的，箭头头只是流流程的方方向。流流程的方方向通常常自左向向右或自自上而下下。对于于反馈则则是个例例外。2、文字：：方框中中的文字字一般有有两种写写法，一一种是基基本上全全部为动动作，这这叫流程程处理图图；另一一种是全全部为名名词，这这叫流程程框图。画画流程时时最好是是词汇统统一，要要么都用用动词，要要么都用用名词。3、事件或或活动：：可以写写在节点点上，也也可以写写在箭头头上，重重要的判判断要用用菱形方方框，不不要求做做跨部门门的流程程图。二、工作注注释（只只有详细细列明，才才真正具具有指导导意义）包括操作标标准、参参照文件件与涉及及的表单单：（一）操作作标准：：即每个个环节的的操作要要求，以以及如果果不注意意很容易易出错的的事项。有些环节没没有这些些内容可可以不写写，但有有些环节节必须强强调，工工作时要要求是什什么？有有哪些注注意事项项。同时时要强调调，审核核、审批批环节和和作业环环节的操操作标准准是有所所区别的的。1、如果一一个人涉涉及到审审核、审审批类环环节，编编写自己己的岗位位说明书书时就要要写明：：你在审审批时，审审批的内内容有哪哪几项，审审批的标标准是什什么？怎怎样的情情况下审审批通过过？例如我司人人事管理理员负责责入职手手续的办办理，在在这个流流程当中中，有一一个环节节是“审核入入职材料料”，操作作标准就就是：审审核入职职资料是是否齐全全及材料料真实性性，重点点对身份份证、学学历证书书、户口口簿、离离职证明明、体检检证明、经经济担保保书进行行审核。2、如果一一个人涉涉及的是是作业类类环节，就就要按照照顺序写写清楚作作业的步步骤，每每个步骤骤的要求求。还是用上述述的人事事管理员员举例：：在入职职手续的的办理时时，审核核完新员员工的“进人报报告，入入职材料料，录用用通知单单存根联联”等资料料后，管管理员就就要进行行以下操操作：=1\*GB3①按集团规规定签订订合同及及相关协协议，填填写入司司个人资资料，联联系相关关部门做做好工作作安排。=2\*GB3②将已办结结入职资资料转档档案管理理员存档档。=3\*GB3③建立《入入职管理理台帐》（应应包括实实习部门门、姓名名、性别别、学历历、初拟拟职务级级别、入入司时间间、工作作经历、备备注）。=4\*GB3④每周一前前下发上上周《欢欢迎新员员工加盟盟通告》。（二）参照照文件：：流程的的各环节节工作需需参照哪哪些制度度、手册册、通知知等文件件或其他他。（三）涉及及的表单单及其他他：前面面提到流流程的一一大特点点即有单单据的传传递，这这里的“表单及及其他”就是流流程中涉涉及的各各项单据据。沿用以上举举例：在在入职手手续的办办理中，要要参照《入入职管理理制度》，涉涉及的表表单有：：身份证证、户口口簿、学学历证书书、离职职证明、体体检证明明、经济济担保书书、《入入职管理理台帐》、《欢欢迎新员员工加盟盟通告》工作质量标标准一、基本//定性要要求：与与前面的的衡量标标准相同同点在于于都是对对工作绩绩效有影影响，但但是无法法量化的的要求。不不同点在在于前面面的是对对每条职职责提出出的要求求，这里里是针对对关键、核核心职责责提出的的标准。二、KPII（关键键绩效指指标）：：职责衡量标标准或者者工作质质量标准准通常是是难以把把握的。这是一个通通常的难难点，是是与目标标管理，绩绩效考核核相联系系的。可可以利用用绩效考考核的一一些指标标加以规规定。主要是：数数量、质质量指标标数量：利用用率、销销量、增增长额、增增长比例例、市场场占有率率、新顾顾客的数数量、投投资回报报率质量：准确确率、误误差率、预预算与实实际的差差、可靠靠性、安安全时限限时间：按时时交货、及及时安装装、反应应时间反应指标：：投诉率率、称赞赞、反馈馈程度、流流失率、满满意度财务指标。三、从事本本岗位工工作的人人员，应应该具备备怎样的的工作态态度和能能力。（一）工作作态度可可从三个个方面来来确定：：1、对人，如如亲和友友善，易易相处等等2、对事，如如耐心细细致、认认真负责责等3、对组织织，如职职业道德德操守、敬敬业、忠忠诚等（二）工作作能力：：从事本本岗位工工作的人人员，对对工作能能力有哪哪些要求求。一般包括：：分析及及决策能能力、计计划组织织能力、工工作演示示能力、书书面表达达、沟通通学习能能力、委委派控制制能力、团团队合作作能力、冲冲突管理理能力。能力需要进进行分级级。比如如：沟通通能力是是指：善善于倾听听，有效效反馈，善善于将计计划，想想法表达达并获得得别人的的支持，与与别人保保持良好好关系，这这是对沟沟通能力力的定义义和列举举。销售售人员对对这项能能力的要要求就很很高，总总机沟通通能力就就较低。不不同岗位位的沟通通能力定定义分级级不同，就就需要进进行分级级。评分分等级的的设定也也要依实实际情况况尽可能能准确。举一个人事事经理为为例，他他需要的的能力有有：计划组织能能力、沟沟通能力力、分析析判断能能力、计计划委派派能力。工作说明书书的注意意事项一、组成要要素详略略的问题题：工作说明书书有的较较为详细细，有的的简单。详详略各有有好处。比比如有些些工作说说明书还还包括工工作要点点、工作作难点、工工作禁忌忌。详略略并没有有一定之之规，内内容应该该依据企企业的实实际情况况和工作作分析的的目标加加以调整整，可繁繁可简。我我们的工工作说明明书的项项目设计计，基本本上就能能够满足足：组织织管理、人人力资源源需求预预测、聘聘用管理理、工作作流程的的梳理、工工作评价价的需要要。二、有的写写得罗嗦嗦，在记记流水帐帐。比如总台岗岗位：在在日常接接待类里里面，分分成四项项，每一一项都写写得很是是详细，比比如接待待一般来来访客人人：就是是有礼貌貌的询问问客人情情况后，请请其在总总台沙发发上稍坐坐，及时时与被访访者联系系，确认认之后引引导客人人进入洽洽谈区域域，为其其泡上茶茶水。对对待无预预约的客客人还写写了：及及时与被被访者或或被访者者的秘书书联系，确确认之后后引导客客人进入入其办公公室，如如不同意意，可以以开会或或外出为为借口，让让客人留留下联系系方式或或另约时时间。其实可以把把这些动动作和过过程在操操作规范范中体现现，把这这些具有有相似特特征的活活动合成成一项职职责：合合理安排排来访客客人等候候，经被被访者或或秘书确确认后，引引导客人人进入办办公室。三、使用浅浅显易懂懂的文字字，用语语要明确确，不要要模棱两两可。好的说明书书让人一一看就懂懂，不用用作太多多解释工工作。比比如上级级要看下下属工作作，如果果说明书书难以理理解，就就无法指指导下属属工作。四、最好采采用动宾宾的结构构：比如：销售售岗位：：在计划划费用内内，领导导，控制制销售活活动，以以取得预预期的销销售额。用用动宾