文件编号及文件档案管理规定

质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号：：11.目的对质量体系系文件编编号及文文件档案案管理做做出规定定，使文文件便于于受控使用和保存存。2.范围文件编号及及文件档档案可包包括本公公司质量量体系文文件，质质量体系系支持性文件和相相关质量量记录、表表单，与与质量体体系有关关的外来来文件以以及工程程建设管管理规定定，工程程建设标标准规范范，工程程设计图图纸及设设计文件件等。3.文件编编号规定定3.1每个个文件应应有唯一一的文件件编号；；3.2代号号文件代号使使用汉语语拼音第第一个字字母大写写表示；；3.2.11公司代代号：“XCJJ”；3.2.22质量手手册代号号：“ZSCC”；Z－－质量，SSC－手手册。3.2.33程序文文件代号号：按GB/TT1990011-20000（iidtISOO90001::20000）《质质量管理理体系要求》中中程序文文件对应应的序号号，再加加“CX”两个字字母；CCX－程程序（所所有产品品通用）；；JLCCX－监监理程序序；DJJCX－－代建程序序。3.2.44支持性性文件代代号a.行政管管理类文文件：按按办公室室规定的的行文编编号。b.技术质质量文件件类：归归于程序序文件下下，同时时加“J”标识；；J－技技术。c.管件归归于程序序文件下下，同时时加“G”标识；；G－管管理。d．记录表表单：e．监理//代建作作业类文文件:采采用主题题词汉语语拼音第第一个字字母大写写标识。监理/代建建大纲::“DG”；监理理/代建建合同：：“HT”；监理理/代建建规划：：“GH”；监理理细则：：“XZ”；监理理/代建建月报：：“YB”；会议议纪要：：“JY”。3.2.55发布布年份、文文件顺序序和版次次文件顺序号号用二位位阿拉伯伯数字；；发布年份用用四位或或二位阿阿拉伯数数字；版次在文件件封面用用大写数数字表示示，同时时在页眉眉亦有表表示，页页眉：文件名称：：文件编编号：版本：修改码码：；文件件编号方方法：3.3.11质量手手册编号号：“XCJJ－ZSSC－年年份”XCJ-公公司代号号（下同同）；ZZSC－－质量手手册代号号（下同同）诚公0年版量的为JS28在标版样;3.3.22程序文文件编号号:“XCJJ－CXX?.??.?－－年份”CX:程序序文件代代号（下下同）；；?.?.??－GBB/T190001--20000（iidtISOO90001::20000）《质质量管理理体系要求》中中程序文文件对应应的序号号(下同同)例如：协诚诚监理公公司20008年年第二版版《文件件控制程程序》的的编号为为：“《XCCJ－CCX4..2.33－20008》”，并在合订册封面标“〔第二版〕”字样；3.3.33程序文文件中的的技术质质量文件件编号：：“XCJJ—CX??.?..?/[[J++（文件件顺序号号）]－－编制年年份或修修改年份份”J-技术质质量文件件代号例如：协诚诚监理公公司20007年年“模板工工程专项项施工方方案”审查指指引，为JCCX7..5/J0－－20007CX7.55－该文文件归属属于“《XCCJ－CCX7..5－220088》”《监理服服务过程程控制程程序》3.3.44程序文文件中的的管理文文件编号号：“XCJJ—CX??.?..?/[[G++（文件件顺序号号）]－－编制年年份或修修改年份份”G－管理文文件代号号（下同同）例如：协诚诚监理公公司20008年年《文件编编号及文文件档案案管理规规定》为JCCX4..2.33/GG1－20008CX4.22.3－－该文件件归属于于“《XCCJ－CCX4..2.33－20008》”《文件控制程序》G－技术管管理文件件01－管理理文件第第1个3.3.55质量手手册和程程序文件件中的记记录编号号：“XCJJ—ZSCC或CXX?.??.?//[JJ+（顺顺序号）]]－编制制年份或或修改年年份：”J－记录代代号例1：协诚诚监理公公司20008年年《文件件控制程程序》第第2个记记录表单单编号为为：“XCJ--CXX4.22.3//J0－－20008”；CX4.22.3－－《文件件控制程程序》J－记录代代号02－《文文件控制制程序》中中第二个个记录表表单例2：协诚诚监理公公司20008年年《人力力资源控控制程序序》第11个记录录表单编编号为：：“XCJJ-CXX6.22/JJ1-220088”；CX6.22－《人力资资源控制制程序》J－记录代代号01－《人人力资源源控制程程序》中中第1个个记录表表单3.3.66各部门门除程序序文件以以外的自自发文件件编号：：按办公公室规定定的编号号3.3.77各部门门的管理理规定编编号：按按办公室室规定的的编号3.3.88监理/代代建大纲纲，监理理/代建建合同，监监理/代代建规划划，监理理细则，监监理/代代建月报报的文件件编号::（1）监理理/代建建大纲编编号：以以电子版版保存，按按工程名名称即可可，无须须编号（2）监理理/代建建合同编编号：“XCJJ—（年份份+）HHT—合同顺顺序号”HT－合同同代号（下下同）例如：公司司20008年第第6个监监理合同同编号为为：“XCJJ-20008HHT-006”；（3）监理理/代建建规划编编号：按按工程名名称即可可，无须须编号（4）监理理细则编编号：公司范本编编号为：：“XCJJ－XZZ＋（顺顺序号）－－编制年年份或修修改年份份”XZ－细则则代号例如：公司司20008年第第6个监监理细则则的编号号为：“XCJJ-XZZ（066）-220088”各个项目细细则编号号按范本本一一对对应排序序，遇缺缺项时该该顺序空空缺，增增项时在在序尾依依次增加加（5）监理理/代建建月报编编号：“XCJJ—YB－某某年序号号”.一个监理//代建工工程监理理/代建建月报用用一个固固定编号号，每月月月报均均用此编编号，只只在月报报封面以以某年“第×期”，“总第×期”加以区区别。YB－月报报代号例如：公司司20008年“爱情海海”项目的的第3期期监理月月报的编编号为：：“XCJJ-YBB-20008”；（第第3期，总总第277期）（6）监理理/代建建档案编编号：“XCJJ—J/DD（年年份＋HHT＋合合同顺序序号）－－归档年年份”。J/DD－－监理或或代建档档案代号号；卷？？－第几几卷例如：公司司20008年归归档20006年年第5个个监理合合同项目目的监理理档案编编号为“XCJJ—JD（006HTT05）－－20008（卷卷一）”，余类类推。4.文件档档案管理理规定文件件档案存存档保管管按《文文件控制制程序》（XXCJ--CX44.2..3-220088）第55.1条条和GBB/T5503228－220011《建设设工程文文件归档档整理规规范》执执行；4.2文件件资料要要求专人人管理，及及时整理理，建立立卷盒，分分类编目目，分类类归档；；4.3公司司存档保保管的文文件档案案，由办办公室设设专门的的档案室室和档案案柜存放放，并由由专人保保管；4.4文件件档案由由各部门门做好文文件的编编目、分分类和存存档，需需公司存存档的，应应送办公公室一份份存档；；4.5工程程项目的的监理//代建工工程档案案是文件件档案的的主要组组成之一一，监理理/代建建工程档档案由项项目监理理/代建建部做好好整理、分分类、编编目归档档和使用用期的保保管工作作，工程程竣工后后报送公公司办公公室存档档4.5.11监理过程程工程档档案按顺顺序统一一划分为为五个分分卷：一一、第一一卷监监理手册册及工程程验收；；二、第第二卷合同预预算及投投资控制制；三、第第三卷进度控控制；四四、第四四卷质质量技术术；五、第第五卷综合合五个分分卷。需需要存放放工程设设计图纸纸及设计计文件档档案的，列列入第四四卷质质量技术术分卷档档案内；；监理过程工工程档案案五个分分卷参见见本规定定附件55：“监理过程程工程档档案卷内内资料目目录”；4.5.22监理/代代建工程程档案存存档后统统称监理理/代建建档案，统统一使用用硬面档档案卷，内内页装订订使用AA4复印印纸；4.5.33监理/代代建工程程档案封封面及内内页档案案卷内目目录格式式见附件件1：“监理档档案封面面及内容容”；4.5.44监理/代代建工程程档案各各卷可由由一册或或多册组组成，每每个档案案的每册册装订页页数不超超过2000页，每每页应有有连号页页码；同同时应有有文件资资料总目目录，本本卷目录录和本册册目录；；4.5.55监理/代代建工程程档案，应应按厦门门市规定定时间由由项目监监理/代代建部部整理上上报业主主和有关关部门，并并同时报报送公司司一份存存档；4.5.66应用计计算机进进行辅助助管理的的部门和和监理//代建项项目，其其监理//代建档档案资料料应利用用计算机机进行处处理并及及时备份份1份，将将计算机机存盘资资料和其其它声像像资料一一并作为为监理//代建档档案报送送存档。4.6各各类档案案应妥善善加以保保护，防防止损坏坏；4.7档案案保存期期参照厦厦门市工工程建设设档案保保存时间间和有关关规定执执行；4.8超超过保存存期的档档案,可可作销毁毁处理,,销毁程程序按《文文件控制制程序》（XCJ-CX4.2.3-2008）执行。5.附件

55.1附附件1：：《监理理/代建建档案案案卷封面面》5.2附件件2:《监理理/代建建工程档档案卷内内目录》5.3附件件3：《监监理/代代建工程程档案卷卷内备考考表》5.4附件件4：《案案卷脊背背》，见见GB//T5003288－20001《建建设工程程文件归归档整理理规范》5.5附件件5：《监监理工程程过程档档案内容容》5.6附件件6：《监监理工程程竣工档档案内容容》5.7附件件7：《代建建工程竣竣工档案案内容》附件5厦门协诚工工程建设设监理有有限公司司监理工工程过程程档案内内容目录录第1页共77页序号资料名称依据及表单单号备注注一、第一卷监理手手册及工工程验收收1监理业务手手册（1）监理业务手手册（2）监理大纲（3）监理合同（4）监理规划（5）监理工作总总结（6）业主对监理理工作的的鉴定与与评价（7）其他2建设前期资资料（1）规划许可证证（2）施工中标通通知书（3）《施工监理理项目登登记表》（4）《工程项目目主要监监理班子子人员登登记表》及变知（5）《建设工程程项目开开工备案案表》（6）《工程项目目主要施施工人员员登记表表》（7）《工程项目目建设单单位现场场管理人人员登记记表》（8）勘察、设计计、施工工总分包包资质证证书（9）监理资质证证书（10）其他3工程竣工验验收资料料（1）竣工质量等等级核验验资料·《单位工程程质量验验收记录录表》·《分部工程程验收汇汇总表》·《质量保证证资料核核查记录录》·《单位工程程观感质质量检查查记录》·《工程初验验报告》厦门协诚工工程建设设监理有有限公司司监理工程过过程档案案内容目目录第2页共77页序号资料名称依据及表单单号备注注·《工程质量量评估报报告》（2）竣工验收及及备案资资料·《建设工程程竣工验验收通知知单》·《建设工程程竣工验验收报告告》·工程施工许许可证·勘察单位质质量检查查报告·设计单位质质量检查查报告·施工单位竣竣工报告告·监理单位质质量评定定报告·建设单位按按合同约约定支付付工程款款证明·规划房产部部门出具具的认可可证明·公安消防、人人防、环环保、电电梯、起起重机械械等管理理部门认认可文件件或准用用证·房屋建筑工工程质量量保修书书·住宅使用说说明书·《建设工程程竣工验验收备案案申请表表》·《建设工程程竣工验验收备案案证明书书》二、第二卷合同预预算及造造价控制制1合同协议文文件（1）监理合同存第一卷（2）施工合同·总包施工合合同、中中标通知知书·分包施工合合同、中中标通知知书·专业分包合合同、中中标通知知书厦门协诚工工程建设设监理有有限公司司监理工程过过程档案案内容目目录第3页共77页序号资料名称依据及表单单号备注注·《分包单位位资格报报审表》（3）材料购货合合同、中中标通知知书（4）设备购货合合同、中中标通知知书（5）《成品半成成品供应应单位资资质报审审表》存第四卷（6）协议书（7）其他2工程预、决决算监理理审核资资料（1）工程预算汇汇总表（2）总包建筑安安装工程程预算（3）分包工程预预算（4）专业分包工工程预算算（5）工程竣工决决算汇总总表（6）总包建筑安安装工程程决算（7）分包工程决决算（8）专业分包工工程决算算（9）工程结算书书3工程变更及及工程签签证（1）及修知工更（2）《工程变更更费用申申请单》（3）工程变更预预算（4）合同外工程程签证（5）合同外增加加预算（6）《费用索赔赔申请表表》《费用索赔赔审批表表》（7）其它4工程款支付付（1）《项目月付付款申报报表》《工程款支支付证书书》（2）其他5来往函件（1）有关合同投投资《监监理备忘忘录》（2）有关合同投投资《施施工备忘忘录》（3）有关合同投投资《专专题报告告》（4）其他与合同同投资有有关来往往函件厦门协诚工工程建设设监理有有限公司司监理工程过过程档案案内容目目录第4页共77页序号资料名称依据及表单单号备注注三、第三卷进进度控制制1进度报审（1）《施工组织织设计（方方案）报报审表》（2）《工程开工工/复工工报审表表》（3）《工程施工工进度计计划报审审表》（4）《工程施工工进度调调整计划划报审表表》（5）《工程暂停停令》（6）《工程临时时延期申申请表》（7）《工程临时时延期审审批表》《工程最终终延期审审批表》2来往函件（1）有关工程进进度《监监理备忘忘录》（2）有关工程进进度《施施工备忘忘录》（3）有关工程进进度《专专题报告告》（4）其他与进度度有关来来往函件件四第四卷质质量技术术1前期准备工工作（1）《施工组织织设计（方方案）报报审表》（2）设计交底图图纸会审审纪要（3）监理工作交交底纪要要（4）监理实施细细则（5）施工总包资资质证明明存第二卷（6）《分包单位位资质报报审表》（7）《建筑防水水工程开开工备案案表》2主要原材料料、设备备检验（1）半供位报（2）《工程材料料/构配配件/设设备报审审表》（3）《工程材料料/构配配件/设设备报审审表》厦门协诚工工程建设设监理有有限公司司监理工程过过程档案案内容目目录第5页共77页序号资料名称依据及表单单号备注注（4）涉及结构安安全和重重要使用用功能的的主要建建筑材料料、预拌拌砼、构构配件和和设备检检验试验验监理签签认记录录（5）重要计量器器具检定定记录（6）质量保证资资料核查查记录（7）见证取样检检测报告告3质量检验评评定及验验收（1）《施工测量量放线报报验单》（2）《工程报验验单》（3）《试打桩情情况记录录表》（4）《打入桩分分项工程程质量验验收记录录》（5）《静压桩分分项工程程质量验验收记录录》（6）《沉管桩分分项工程程质量验验收记录录》（7）孔桩工量记（8）孔桩工量记（9）地基基槽、地地基处理理、基桩桩分项验验收《地基验槽槽记录表表》（10）《结构工程程验收通通知单》（11）地基基础、主主体结构构、分部部工程中中间验收收《结构工程程验收记记录表》（12）地基基础工工程主要要工序、分分项工程程监理抽抽检质量量评定资资料（13）主体结构工工程主要要工序、分分项工程程监理抽抽检质量量评定资资料（14）防水工程主主要工序序、分项项工程监监理抽检检质量评评定资料料厦门协诚工工程建设设监理有有限公司司监理工程过过程档案案内容目目录第6页共77页序号资料名称依据及表单单号备注注（15）幕墙工程主主要工序序、分项项工程监监理抽检检质量评评定资料料（16）管线工程主主要工序序、分项项工程监监理抽检检质量评评定资料料（17）设备安装工工程主要要工序