《浅析企业行政管理中的问题及对策-以A公司为例（论文）》

浅析企业行政管理中的问题及对策—以A公司为例TOC\o"1-3"\h\u27375引言 引言目前，大部分大型企业集团都在公司内部设立了专门的行政管理部门，主要负责企业的行政事务管理工作，确保企业的其他部门可以相互协作，共同提高工作效率，从而确保企业经营效率的提升。但大部分规模较小的中小企业并没有设立专门的行政部门，即使部分企业开始意识到行政管理的重要性，并设立了行政部门，但部门的作用依然得不到有效发挥，基本上处于形同虚设的状态。设立行政部门的企业对行政部门的重要性认识不明确，只安排一两名行政管理人员来负责整个企业的行政管理工作，这些素质不高的行政管理人员在日常的行政管理工作中存在模式陈旧、管理手段落后、行政部门机构设置不合理、行政管理人才匮乏等问题，从而导致企业的行政部门根本无法发挥应有的作用。很多企业在设立行政部门、引入行政管理模式方面还存在对企业不够了解的问题，包括企业的产品、文化、经营情况等，不明白企业在运营方面的体质漏洞等，也就无法根据企业的实际来选择合理的行政管理模式，与行政管理有关的制度，比如财税制度、人力资源制度、安全管理制度、员工的薪酬制度等都不存在或多或少的缺陷，行政管理效率得不到提高也在所难免。企业行政管理是企业管理与行政管理的巧妙结合，它在企业的管理中不可缺少。它可以规范公司的管理方法，提高公司的管理效率，也有助于提高企业的财务效益，对企业正常的商业活动起着重要的作用。企业管理系统是建立在一定的法律、制度、原则和方法基础上的。它有三个主要功能:管理、服务和协调。在管理方面，代表着管理层管理公司的日常经营理念，并将公司整体管理战略、企业精神和企业文化的顺利运作作为高层决策的参考；其次，在服务方面，为公司其他部门提供服务；最后在协调方面，实现和协调公司各部门各级别进行双向沟通。一、行政管理的相关概念（一）行政管理的含义 关于行政管理的概念从广义上来说就是社会中一系列的事物活动，由国家赋予的权力进行综合管理的行为统称为行政管理。那么对于企业性质层面上的行政方面的工作进行综合管理就简称为企业行政管理工作。简单概括企业行政管理的内容大体上可以分为四个层面的工作：企业行政管理计划的确定。企业与企业之间都有不同的实际状况，制定合理的企业行政管理的措施，同时落实和制定相应的方式并且以达到相关指标为目的。企业行政管理的制度与行为的成功和科学化与否在于是否能够针对性的做好企业行政管理的相关规划和目标的预判。协调公司内不同组织之间的关系。企业行政管理是否能够顺利实施并形成一套具体可操作性的方案，首先要落实好各级员工的相应责任，其次是企业各个组织、部门之间的配合，如此才能保证企业行政管理的顺利进行。企业行政管理工作的实施。对于企业行政管理的实施工作，首先应当确保不同级别员工之间的情况不冲突并和平共处，并且在实施工作的过程中，要防止损害到企业员工工作的积极性。（二）行政管理的职能 行政管理是公司的“中枢神经”。它管理着整个公司的管理体系，在公司未来的发展和运营中一直扮演着促进者的角色。企业行政管理的职能如下：企业行政管理人员是企业的管理者，主导着企业文化、人力资源和经济效益的整体规划。公司正常的运营流程具有完整的管理功能，自成立以来，在领导公司的过程中发挥着关键作用。企业行政管理在参与公司管理中主要起着协调作用。在上下级领导之间的冲突中，可以将其作为“调解人”来协调主管与领导之间的关系，使员工关系达到和谐的状态。然而，这种协调功能在一定程度上也会阻碍企业员工为企业效益工作的积极性。企业履行行政管理职能的核心是企业行政管理。行政管理人员为公司的管理服务，有参与公司各项事务的职能。他们为公司发展和决策提供意见或建议，为公司管理提供科学决策，为公司稳定发展起了重大作用。服务是企业行政管理的真正目的，企业行政管理的服务贯穿企业业务始终，对公司管理起到了协调和协助的作用。服务功能是企业行政管理的“灵魂”，在公司的日常管理中，企业领导者必须认清形势，为公司的正常且稳定发展服务。在当前严峻的防腐形势下，审计和监督在公司的管理中发挥着越来越重要的作用，公司的管理在公司的发展中也具有审计和监督的作用。每一个企业行政管理部门均设有监督机构，负责对公司经营活动的安全生产进行核查，控制公司会计记录。（三）企业行政管理的特点行政管理工作任务种类繁多，类型各异。企业的行政管理工作不拘泥于内部和层次，还与不同的外部关系有关，所以任务在性质和内容上都有很多。②人员结构多样化。由于行政管理工作在行政组织中的多向性和多能性，决定了行政管理的人员技能和管理技能也应该是多样化的。关于数据多样性的信息。数据不仅来自内部管理者和下级，还来自各个部门，及时收集有关国家和地区的外部政策法规。例如,在简单的业务宣传材料的生产,行政管理部门不仅要遵循决策层的意见，还请求使用部门的意见,而且还应对的内容文本起草、沟通计划和生产,并最终负责宣传、运输、管理和分配货物。行政管理部门负责公司公文的正式办理、客人的接待及公司对外形象的宣传。这些任务要求行政管理人员严格按照业务系统和统一的要求进行处理。例如:档案管理、合同管理等，当文件丢失、泄露时，给公司造成了不可估量的损失。②行政管理人员的语言和工作方法也会体现行政工作的政治性。例如:行政部是公司管理制度的控制与执行部门。如果行政管理人员处理管理不善，语言不正确或行政管理人员没有养成好的工作习惯，马虎的工作可能会加强公司的冲突或导致工作失误。给公司带来巨大损失。二、行政管理规范化的重要性（一）行政管理规范化有助于提高经济效益制定一套与企业自身相匹配的企业行政管理办法，不但可以提高企业的经济运作能力，还能够提高企业各个部门对于资源的利用率，从而提升企业的市场竞争力，提升企业的经济价值以及社会地位。另一方面，随着企业的行政管理能力的提升，不但能够形成良好的工作氛围，同时还能够让企业行政部门的人员工作积极性越高，这对企业经营效益的提升有着不可忽视的作用。行政管理使企业能够在相关规章制度的指导下，有效地配置自身的人力、物力和财力，从而保证企业战略目标的实现。另外，企业可以通过行政管理来保证企业文化的有效形成。在企业文化的影响下，公司员工的积极性更高，这对公司的运营效率有显著的影响。行政管理规范化有利于规范管理 企业的管理机构通常分为两个部分:管理决策层和执行部门。管理层决策层的主要任务是制定公司发展的战略目标、经营方针等内容;企业的执行部门位于管理决策层和执行董事会之间。在管理决策层，决策被传达到执行层，执行层负责具体的实施，绩效结果返回到管理决策层。而冲突的解决对于提高数据传输的效率起着重要的作用，从而逐步规范了公司的管理。有利于提高管理效率 企业的正常运营，离不开企业管理层的管理和调控，所以行政管理工作的执行层对于企业的运作起到根本性的作用，在行政执行层实施行政干预工作时，当遇到反常的情况，将相应的问题汇报给管理层，由管理层做出相应的调整，从而提高企业整体的运作效率，进而保障企业员工的工作的积极性和各个部门的协调性。行政部是公司决策部门与执行部门之间的纽带，在加强公司管理方面起着重要的作用。只有当行政管理层及时将相关信息反馈给管理层，管理层才能及时对公司的发展方向和营销策略做出改变。因此，行政管理对于保证公司上下级之间信息的顺畅流动，充分保障公司的及时性起着至关重要的作用。三、企业行政部门在企业管理中的现状（一）A公司简介A公司成立于2001年，位于广州市城中区。它是一家国家高科技公司，公司业务包括网络、软件和硬件开发以及广告等多个领域，是广东省比较知名的信息服务公司。目前，该公司在广东省各地区拥有300多名员工，公司坚持技术创新的理念，严格把关技术，技术产品质量优良，前后多次获得广东省高新技术企业称号。（二）A公司行政管理现状经过十五年的发展，A公司已经发展成为一个有2000名人员的企业，公司为了进一步提升人员管理水平，专门设立了行政管理部门，部门由行政经理、行政主管、行政专员等人员构成，这些人员分工协作，负责协调公司各部门间的关系，并负责化解员工之间的矛盾，从而保障组织的协调发展。目前，公司的行政部门主要有9名工作人员，其中行政经理一人，行政主管一名，7名行政助理和普通人员，但这些人员中，除了行政主管和经理是本科毕业外，其他专员大都是大专学历，总的来说，公司的行政管理人员的素质有待提升。此外，由于公司的定位是信息技术公司，主要业务依然是信息技术开发、企业营销以及经济利益的提升方面，因此对行政管理不太重视。公司的行政管理经常被忽视，甚至带有一定的教条主义色彩，把技术放在主要地位上，从而使得行政管理部门可有可无，根本不会对行政管理人员进行素质培训，这就使得公司的行政管理效率一直处于较低状态。目前，公司还没有一个稳定且完善的管理制度，行政管理人员思想落后，行政管理工作信息化水平不高等，导致公司的行政管理工作效率一直得不到有效提升。四、目前行政管理存在的问题（一）缺乏完整的工作计划 A公司行政管理部门缺乏一套完整的工作实施计划，使得具体的行政管理工作缺乏目标，部分主管工作态度不够端正，缺乏得当的方法来处理行政管理事务，方法不得当，企业资源存在着严重浪费现象。企业行政管理基本上涉及到企业内部的各个部门和各个成员，有时还会牵涉到企业外部人员和企业，一个环节出现问题，都会影响到企业行政管理的效率，工作内容相对较为繁杂，但是纵观A企业的行政管理人员，普遍缺乏全局意识，在平时的行政管理工作中，只关心自己部门的事情，却对其他部门的事情毫不关心，没有意识到自身在其他部门间的调和作用。此外，行政部门对行政管理的重视程度不高，在行政管理方面的工作比较传统和单一性，因此在开展行政管理工作时过于形式化主义，从而没能承担行政管理工作本应有的工作职责和作用。为了凸显自身的存在，A公司的某些部门还与其他部门进行勾心斗角，起内讧，有的甚至利用好自身的部门权力对公司的资源进行支配，给自身提供便利，谋取私利，这不仅影响了公司和员工的利益，也影响了公司的正常活动。由于缺乏完整的工作计划，公司的行政管理没有明确的方向和目标，行政管理工作很容易陷入一团乱麻中，但即使这样，行政主管依然找不到可以提升行政管理效率的模式，公司在日常管理中只是对日常事务进行一些简单的登记。除了缺乏现代管理方法外，更是没有现代管理的意识，从而使得公司一直处于这种低效的状态中。（二）行政管理机构不合理 公司发展到一定规模，需要大量的行政人员。近年来，A公司一直在扩大规模，除了加强技术开发人员的招聘外，还加大了行政管理人员的招聘力度，这是一种较好的自觉意识。但是A公司在组织结构的设计方面还存在一定的问题，从而出现机构臃肿的情况，部分岗位其实并没有设置的必要，这样就使得这些岗位的人员存在过剩问题，这也降低了信息在组织间的传递效率，公司存在人浮于事的问题，不仅增加了公司行政管理的成本。行政管理本身就是一项艰巨而复杂的工作。如果人员配置不合理，很容易导致行政管理的混乱。反而降低了行政工作的效率。（三）行政管理人员的素质有待提升 行政管理工作的开展也是要以人力为基础的，工作人员是行政管理工作进行的主导者，其业务素质是行政管理工作有效进行的基本保障。但纵观A公司，其行政管理人员还有非常大的上升空间，目前，公司的行政管理部门主要有16名员工，大部分行政专员是大专学历水平，只有经理和几名主管是本科或硕士毕业，尤其是后勤专员，还是中学学历，这些人员缺乏行政管理方面的理论知识，也不了解其他部门的情况，工作经验也不是很丰富，在处理各部门之间的矛盾方面缺乏经验和技巧，服务意识淡薄，缺乏准确的定位，在公司管理工作中不能游有效实施诸多规定，甚至会遭到其他部门员工的排斥，工作积极性受到打击，工作效率自然不高，也就无法有效化解其他部门间的矛盾。有时甚至出现了矛盾激化的问题，影响了各部门之间的分工协调和组织效率的提升。总之，虽然有的公司拥有了行政部门，但人员素质不高，影响了行政管理工作的有效开展。公司的行政管理制度也得不到有效实施，处于形同虚设的状态。（四）行政管理制度不健全 公司治理效率低下的原因是多方面的，如体系的不健全、制度的不完善、机构设置的不合理等众多因素。如果公司没有建立和执行标准化的规章制度，员工的工作就不明确，会无章法可循。可见，企业行政管理制度是公司行政管理人员开展行政管理工作的重要依据。但纵观A公司，虽然设立了行政管理制度，但存在制度不健全的问题，行政管理人员并不会依照制度来实施相应的工作，使得制度的存在流于形式。行政管理人员对公司的工作内容及工作计划作出部署时没有提出创新的观念和模式，而是一味按照政策和以往经验执行行政管理工作。行政主管缺乏创新和探索精神，将过多的精力投入到公司日常的琐碎事务中，没有去深入探究适合公司发展的创新手段和行政管理方式。五、对行政管理规范化的深思（一）采取高效的行政管理模式 为了提高公司行政管理的效率，需要优化和创新行政管理模式，以便行政管理工作可以按照特定的方式进行。目前，A公司缺乏行政管理的工作计划，使得不同的管理部门对自身的职责、目标等没有明确的定位，行政主管也没有发挥好带头作用，公司的行政管理工作处于混乱状态。因此，公司可以制定明确的工作计划，明确管理内容的目标和达到这些目标的方法途径，这是企业行政管理必备的条件，采取高效的行政管理模式，将企业运行机构有效融合起来。公司应该建立对行政管理人员工作职责规定的明确制度，合理分配行政管理的工作职责。增强企业有关行政管理的各项职能，提高公司行政管理的效率，合理的进行各项工作规划和分配好企业各个部门的岗位职责，以及企业行政管理部门之间如果出现工作重叠如果办公秩序混乱，有必要建立办公秩序管理制度；对于员工的迟到早退，需要建立一个考勤制度；以及制定业务管理的数量标准。只有将整个企业发展局结合起来，制定企业行政管理的量化规则，进一步规范员工的言行，规范员工的行为，才能取得最好的管理成果，提高员工的积极性。再者，企业必须按照规范要求，正确调整企业的行政管理，并按照效用和科学性原则合理建立管理制度；加强企业行政管理职能，结合行政端口和企业端口，有必要将一般企业的企业管理部门职能注入企业行政管理，加强企业行政管理职能。企业必须通过改进必要的工作制度、通过法律和条例提高行政效率以及建立行政管理制度和职业责任制度，在行政部门建立法治秩序，工作程序以及一套良好执行和执行的标准表格和图表。在公司行政管理中引入投入产出管理和成本核算的文化，可以在加强企业行政管理人员自身的工作责任感的同时，也要科学地衡量企业管理人员们的各项工作业绩（二）精简管理机构，合理配置人员 鉴于A公司的行政管理机构还存在机构臃肿、人浮于事的情况，对此，A公司可以对行政管理机构进行精简，完善企业行政管理构架体系，建立从上而下、政令畅通的传达、贯彻与落实机制，确保人岗的匹配。A公司作为信息技术公司，虽然比较关注技术开发等内容，从而对行政管理部门重视不足，对此，公司需要改变这种错误的认识，让其意识到行政管理部门的重要性，从而合理配置行政管理人员，使其明确自身的岗位职责，通过优化工作流程，简化工作审批程序，保证工作进度，进一步提高提公司的行政效率。（三）加强人员素质的培养 良好的执行能力以及对企业整体管理能力。知人善任、临危不乱等。但纵观A公司，人员的学历水平偏低，缺乏行政管理理论知识，且对其他部门的工作情况也知之甚少，素质有待提升，但公司却很少对行政管理人员进行素质培训，使其素质得不到有效提升，影响行政管理效率的提升。鉴于此，A公司需要首先把好人才的选拔大关，从而使得招聘工作的开展有章可循，人才的有效选拔对提升公司整体行政管理人员的素质有着重要意义。此外，为了确保人员不断提升自身的素质，企业还可以执行完善的竞争和激励有关制度，将绩效考核与薪酬管理相结合，从而提升人员的公告中积极性。当然，公司还不能忽略行政管理人员的素质培养，除了向其培训行政管理理论知识外，还需要介绍其他部门的工作情况，只有充分了解其他部门的情况，才可以帮助部门间化解矛盾，维持组织的正常运行。（四）健全行政管理制度 要想保障A公司行政管理工作的有效开展，需要首先健全公司的行政管理制度，这是公司行政管理人员开展工作的准则和纲要，对公司行政管理效率的提升至关重要。鉴于此，公司应制定合理的企业规章制度，对各机构岗位的职责进行明确，并加强规章制度的有效执行，防止工作混乱的情况发生。鼓励行政管理人员创新管理模式，充分整合市场发展需求，制定公司创新发展的业务模式和市场战略，使公司发展跟上时代。此外公司必须要通过改进自身必要的工作相关制度，以法律和条例的形式来规划职工行为，借此来提高企业的行政效率，以便建立起行政管理制度、职业责任制度、工作程序和一套标准图表。与确立科学有序的企业行政管理流程相对应的是完善的考评奖励制度，企业根据自身情况建立正确绩效方法，完善员工绩效制度，力求公平、公正、公开、客观的原则，改革评价制度，建立动态评价方式，将制度化和人性化管理结合起来，增加考核的实效性，调动员工的积极性。考核方式应当根据企业的发展变化实现动态管理。如绩效指标的不断更新、岗位职责的增减等。实绩和能力考核相结合，对不同的岗位应该设立不同的标准，实行个性化考核，体现岗位差异性，考评奖励。制定符合企业实际制定的各种细则和要求，依据这些规定对行政管理人员进行量化评价，实施奖惩；榜样奖励，通过对管理人员的评价，推选先进人物，实现先进职工人员自身价值自豪感、贡献社会的成就感以及得到社会承认和被尊重的荣誉感。通过各岗位先进事迹，发挥榜样的作用，通过制造浓厚榜样氛围，推动企业行政管理工作的建设。六、结语目前我国的经济实力依然保持着高速的发展，中国的企业在发展与成熟的过程中充满了机遇与挑战，在市场