物业管理是怎样炼成的-物业招投标

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档物业管理是怎样炼成的前言由住宅与房地产杂志社联合中国物业管理协会、深圳物业管理进修学院及深圳市福田、莲花、华佳宏、开元国际、龙城等物业管理公司共同投资拍摄的国内第一部物业管理全电视情景剧式教学系列片《物业管理是怎样炼成的》经过近两年的酝酿、创作及拍摄，终于面世了。作为该系列片配套教材的编写工作也如期圆满完成。本教材在内容安排上，尽量注重传授基础知识与培养岗位技能相结合，理论知识与一线案例分析相结合，旨在提高物业管理从业人员的全面素质及综合执业能力。本教材根据《物业管理是怎样炼成的》系列片的安排，共分八章，分别系统介绍了物业管理企业在招标、前期介入、装修管理、规范服务、风险防范、投诉处理、与业委会打交道等多个环节的专业知识。物业管理从业人员可以从中了解到物业管理的基本业务知识和操作技能，从而达到提高自身素质的目的。本教材力求突出四个特点：一是理论简明扼要；二是重“实用”和“实践”；三是方法先进具体；四是资料全面翔实，较好体现科学性、先进性、适用性和可操作性。本教材比较适宜作为物业管理企业进行内部培训以及企业员工自学用书，也适合作大、中专院校相关专业的参考书。本教材在编写过程中参与者之众为业内编撰书籍所罕见。这其中既有物业管理业内的专家、学者，亦有物业管理企业负责人及一线工作人员，这是集体智慧的结晶，亦是当前国内先进物业管理操作经验的一次大汇总。在此，对于所有参与编写及给予过我们帮助的人们表示衷心的感谢。本教材有个别章节的部分内容参考了业内出版的一些专业书籍及个别专业网站上的内容，在此一并表示感谢。编者2004．10．15目录前言第一章如何取得物业管理项目…………………4第一节取得物业管理项目的途径……………4第二节物业管理招投标概述…一……………5第三节物业管理投标程序……………………11第四节物业管理投标书的制作………………28第五节物业管理投标的技巧与策略…………35第六节物业管理招投标案例…………………38附录………………212剧情简介……………………212如何取得物业管理项目取得物业管理项目的途径一、不同历史时期的房屋管理(一)计划经济下的房屋管理传统的房屋管理是在计划经济条件下，实行福利分房制度，由政府或其职能部门、事业单位采用行政手段，直接对房屋进行管理，管理机构是房管局、房管所或房管总公司和房管分公司，实行两级或三级管理。(二)市场经济下的房屋管理物业管理是在社会主义市场经济条件下进行房改的产物，由专业化的企业通过市场竞争取得管理项目，采用科学管理的手段进行社会化管理并提供有偿服务。其管理机构是物业管理公司。二、市场经济下物业管理项目的取得物业管理是市场经济条件下的经营型服务性的行业。物业管理的实体是具有法人资格的专业企业。由于房屋产权属个人所有，物业管理企业通过合同或契约，接受业主委托(雇用)，代表业主并运用经济手段经营管理物业。(一)谁开发、谁管理10多年前，在房地产市场刚刚启动时，物业管理概念未被广大业主所认识，物业管理也未被绝大多数业主所接受。为避免开发商开发出的楼盘卖出后由于产权分散而无人管理，政府制定了“谁开发建设、谁负责管理”的政策。当时绝大多数的小区(大厦)都是由开发商属下的管理公司负责管理的。(二)招投标随着人们对物业管理的认识提高和行业的发展壮大，以及法律法规的健全与完善，物业管理逐步走向市场化、社会化。一大批专业的管理公司，凭借素质良好的人才及丰富的经验、优良的服务态度获得开发商及业主的信赖，为开发商承担了物业经营的最后一个环节——管理服务工作，从而实现了物业所有权与管理权的分离，也使物业管理的招投标成为可能并进而成为必须。物业管理招投标彻底改变了物业管理由房地产开发派生出来并依附于房地产开发的状况，使物业管理企业真正成为自主经营、自负盈亏和自我发展的市场主体，独立进入市场，独立承担民事责任，实施专业化管理，从体制上解决了建管不分产生的弊端，在业主、政府、物业招投标单位各个层面强化了市场化物业管理的意识，为物业管理企业创造了公平竞争的机会，使一大批观念到位、实力雄厚、服务优质的物业管理企业脱颖而出，显著推动了我国物业管理行业整体的健康发展。国家《物业管理条例》规定：住宅物业的建设单位，应当通过招投标方式选聘具有相应资质的物业管理企业；投标人少于3个或者住宅规模较小的，经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业管理企业。物业管理招投标概述一、物业管理招标投标的基本概念招投标是在国内外经济活动中常用的一种竞争性的交易方式。1999年8月30日全国人大常委会第九届十一次会议通过的我国第一部《招投标法》，确立了强制性的招投标制度。物业管理的招标，是指物业所有权人或其法定代表(开发商或业主委员会)，在为其物业选择管理者时，通过制订符合其管理服务要求和标准的招标文件向社会公开，由多家物业管理企业竞投，从中选择最佳对象，并与之订立物业管理同的过程。物业管理的投标，是指符合招标文件要求的物业管理企业，根据招标文件中确定的各项管理服务要求与标准，根据国家有关法律、法规与本企业的实力，编制投标文件，参与投标的活动。物业管理招标投标实质上是物业管理权的一种交易形式。1994年初，深圳莲花北村举行了物业管理权内部招投标，深圳万厦居业有限公司中标，对莲花北村提供全面的物业管理服务，并以优质服务、规范管理和丰富多彩的社区文化赢得业主、政府和社会的广泛好评，开创了我国物业管理招投标的先河。1996年以来，深圳又率先尝试由政府行业主管部门组织，公开招聘鹿丹村、桃源村和梅林一村等住宅小区的物业管理单位，推动了深圳物业管理市场的迅猛发展。1999年5月，全国第三次物业管理工作会议在深圳召开，建设部领导在工作报告中强调各地要“在调查研究的基础上，制定物业招投标规则，努力创造公开、公平、公正的市场环境，精心组织招投标工作。”会议精神得到全国各地行业主管部门的积极响应，物业管理招投标活动在一些经济比较发达、物业管理起步比较早的城市广泛开展起来，并在实践中积累了很多宝贵经验。2003年9月1日正式实施的国家《物业管理条例》第24条明确规定：国家提倡建设单位按照房地产开发与物业管理相分离的原则，通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业。物业管理的招标按内容可分为：单纯物业管理招标和物业管理与经营总招标两种。一些经营性的物业管理(例如商住楼、购物中心)往往采用第二种形式。二、物业管理开展招投标应遵循的原则物业管理的招投标行为是一种通过市场化方式实现的双向选择。根据《招标法》的规定，招投标活动中必须遵循“公开”、“公平”、“公正”和“合理”的原则。具体要求如下：(一)公开原则所谓公开原则，就是说如果物业管理招投标定为公开招标，就必须按公开原则，召开新闻发布会，在报刊、电台、、电视上公开登出招标公告，把所需要达到的服务要求与条件公开告诉一切想投标的物业管理企业。(二)公平原则所谓公平原则，就是指在招标文件中向所有物业管理企业提出的投标条件必须是一致的，也就是说所有参加投标者都必须在相同的基础上投标。例如根据住宅小区(大厦楼宇)要求，需要资质在三级以上的物业管理企业参与竞争，那么就不能随便拒绝任何具有三级以上资质的物业管理企业来投标，同时也不能允许低于三级以下资质的物业管理企业来投标竞争，总之要体现公平性。(三)公正原则所谓公正原则，就是在评定标书时要准确，原物业管理企业进行管理服务现场答辩时的尺度应对任何物业管理企业是一致的。特别在评标、决标的过程中一定要采用科学方法，按照平等竞争的原则，进行实事求是的分析、打分。(四)合理原则所谓合理原则，是指在最后选择投标单位时，其确定的服务项目和收费价格必须合理，既不能接受低于正常管理服务成本的报价，也不能脱离实际市场情况，提出不切实际的管理服务要求。三、物业管理招投标的一般程序招标与投标是按法律规定程序进行的一种经济活动，其全过程必须严格依照法律的有关规定进行，否则就可能会引起纠纷。物业管理招标投标的一般程序如下：(一)准备阶段1．选择招标方式。是公开招标还是邀标、议标。2．成立招标领导小组。在政府物业管理行政主管部门指导下，由业主方(如房地产开发商或业主委员会)成立招标领导小组，小组成员由业主方派出，也可聘请有关部门人员和物业管理专家参加。通常还委托招标代理机构(如物业管理招投标有形市场)来具体实施招标工作。3．确定招标项目、招标指导思想及原则。4．编写招标书。招标书的主要内容有：(1)拟招标的物业基本情况。包括占地面积、建筑面积、房屋类型与数量、公用设施、场地情况等。(2)物业管理内容。包括基础服务管理、特殊要求管理，还有专项管理。(3)对招标的有关说明。如物业管理委托期限，物业移交日期，给物业管理提供的条件(如提供管理用房、商业用房面积)，物业管理服务收费及维修资金标准，以及其他需要说明的问题。(4)物业管理考核标准与奖惩措施。(5)投标开标时间。此外，对招标书的具体内容和要求还应做出较详细的说明，如提供建筑结构图、设备型号清单等，以便投标单位编制标书。5.若是公开招标，则将向社会发布招标公告。通过公众信息渠道向社会公开发布招标公告。公告内容主要包含招标的物业名称、投标单位条件、报名投标截止日期，投送投标书截止日期，以及联系地址、电话等有关事项。(二)招标阶段l.招标单位向投标单位提供招标文件，接受咨询。在进行规模较大、比较复杂的物业项目招标时，通常由招标单位委托的招标代理机构在投标人购买招标文件后，统一安排一次投标人会议，即标前会议。标前会议通常安排在现场；或者先到现场视察，再集中开标前会。召开标前会议的目的在于解答投标人提出的各类问题。2.投标单位资质资信审查。在报名截止日期后，对报名投标单位进行资质审查，从中选择若干家参加投标，并书面通知各投标单位。3.投标书的报送。参加投标的物业管理企业应在规定的报送投标书截止日期前，将投标书密封送达投标领导小组(办公室)或其委托的招标代理机构。(三)开标阶段1.按照标书中规定的时间、地点，在法律公证机关公证员及有关投标管理部门工作人员、投标单位代表共同参与监督下，公开开标并登记。2.由评标委员会采用会议形式审查和评议各投标单位的标书，确定中标单位。评标委员会成员通常由物业管理专家组成。3.公证员宣读公证书，确认预选中标单位。(四)中标和订立合同确定中标单位后，应书面通知中标单位。中标单位与业主方一般还会进行必要的商务谈判，才会正式签订物业管理服务合同。合同签订后才标志着中标单位取得了对该物业的物业管理权。四、物业管理招标的组织机构通常，物业管理招标机构的主要职责是：编制招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织与中标者签订合同。招标机构的设立有两种途径：一是招标人自行组织成立招标机构；二是招标人委托招标代理机构招标。(一)自行设立招标机构根据物业管理项目招标主体的不同，分为开发商自行招标和小业主自行招标。(1)开发商自行招标开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设专门招标委员会或小组进行招标。(2)小业主自行招标所谓小业主是指相对于大业主(即开发商)而言的房屋产权人。由于通常情况下小业主数量都很大，且没有严格的组织，因此，往往是由业主委员会代表小业主组织招标。(二)委托招标代理机构招标招标代理机构是专门从事招标代理业务的社会中介组织。招标代理机构与其他非常设招标机构的区别之一便是招标代理机构中的技术部门其主要工作人员都采用合同制定编，而不是像非常设的招标机构那样采用临时外聘制度。招标代理机构与编制招标文件和评标所需的各种技术、经济专家建立长期的合同关系，从而形成专业能力强大的专家库。专家库的规模和质量往往成为评定招标代理机构等级的重要依据。然而，需要指出的是，尽管招标代理机构全权代理招标人的招标工作，但是招标代理机构并非是招标活动的最高权力机构。招标代理机构在评标后，向招标人提交评标报告和中标候选人名单，由招标人自行进行最终裁标，招标代理机构无权强制要求招标人接受中标推荐。完成代理招标工作后，招标代理机构向委托招标人收取一定的服务费或佣金。五、物业管理投标的组织机构要了解物业管理投标的组织机构就要先了解物业管理企业的组织机构。物业管理企业一般采用董事会领导下的经理负责制，经理对整个企业负责，在经理层以下通常设有办公室、开发部、财务部、业务管理部、工程部、经营服务部等，根据企业所管理的物业分设各小区或大厦管理处。基于物业管理投标过程中，大量的信息需要在短时间内进行快速的交流和积聚，因此物业管理项目投标工作，通常由投标的物业管理企业内部组织专门部门来全权负责整个投标活动。在物业管理企业中，与物业管理投标活动密切相关的有开发部、财务部、工程部三个部门，其具体职能分述如下：(一)开发部：开发部是在经理领导下专职于物业管理业务开发的部门。其主要职责是确定目标，选择物业，进行投标，参加市场竞争。无疑，开发部是物业管理投标工作的核心。(二)财务部：财务部是经理领导下的经济管理部门，负责财务、计划、经济核算和各类收费工作。该部门的主管一般都为总会计师，具有资深的项目财务评价能力。(三)工程部：工程部是经理领导下的技术管理部门，主要负责工程预算，负责房屋、设备及公共设施的管理、维修和保养，以及负责工程技术方面的咨询和研究工作。在物业管理投标过程中，开发部始终担任着主要角色。首先，开发部根据本公司的市场定位，选择与之相称的物业管理招标项目进行投标。其次，由于编写投标书过程中最重要的两个难点是管理方案的设计和标价的计算，因此，在这些关键环节上，开发部通常都会在专门部门的专家协助下进行。在管理方案的设计上，开发部会向工程部咨询设计方案技术上的可行性；而在标价的计算方面，开发部也会征求财务部总会计师关于设计方案在财务上的可行性的意见。通常在投标书完成时，应樽到总会计师和总工程师的签字认可。最后，开发部完成投标书后，经过企业法人或委托代理人签字，即可代表物业管理企业向招标单位进行投标。大型物业管理企业的开发部一般都实行项目经理负责制，以项目小组为单位，分管具体项目的投标工作，以及中标后的合同签订工作；中小型的物业管理企业则大多由经理亲自对各项目的投标工作负责。六、物业管理招标的方式根据招标项目不同的特点，招标人有权选择不同的方式进行招标。现行国际市场上通用的物业管理招标方式大致可分为三种：公开招标、邀请招标和议标。(一)公开招标公开招标是指招标人(业主)通过报纸、电视及其他新闻渠道公开发布招标通知，邀请所有愿意参加投标的物业管理企业参加投标的招标方式。公开招标最大的特点是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标是国际上最常见的招标方式，其优点是最大程度地体现了招标的公平、公正、合理原则。(二)邀请招标邀请招标是指不公开刊登广告而直接邀请某些单位投标的招标方式，其主要特点是以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标主要适用于标的规模较小(即工作量不大，总管理费报价不高)的物业管理项目。由于公开招标方式工作量大、招标时间长、费用高，邀请招标有的地方弥补了公开招标方式的不足，成为公开招标不可缺少的补充方式，并由于其节省招标时间和成本的优点，深受一些私营业主和开发商的欢迎。目前，邀请招标方式在物业管理招标中亦颇受欢迎，特别为一些实力雄厚、信誉较高的老牌开发商所经常采用。邀请招标具有节省时间、减少招标费用的优点，但这种招标方式也有其弊病，那就是再好的筛选，也有可能遗漏一些合格的、有竞争力的物业管理企业；另外，在评标中可能会歧视某些投标人等。尽管如此，邀请招标仍作为一种重要的招标方式被广泛使用。(三)议标议标又称谈判招标，是指招标人不必公开发布招标公告，而是选择其认为有能力承担或获标的物业管理企业，邀请其投标，然后通过平等协商，最终达成协议。议标实质上可以看作是更小范围的邀请招标。议标目前在我国中小规模的物业管理招标项目中较为常见。这是因为，一方面，该类物业的工期较紧，标的总价较低，短时间内难以吸引足够数量的物业管理单位进行投标。事实上该类项目(也就是我们常见的中小楼盘和物业)很少是实行超前招标，让物业管理企业介入其设计施工阶段的，大多数情况是开发商等物业完工后才去选择物业管理企业。由于这时工期紧，开发商往往采用议标方式，同时找几家物业管理企业到现场考察，然后同时进行谈判协商，最终选定符合要求的物业管理企业。另一方面，开发商本身对物业管理企业的情况较为了解，且所需管理的物业技术性和专业性不强，对管理的要求不是非常严格。此时在投标人竞争范围缩小的情况下，并不影响物业管理服务的质量。因此，议标方式常常更适合经验丰富的开发商所采用，业主委员会也可通过委托招标机构采用议标方式进行招标。物业管理投标程序物业管理招标投标在我国目前尚处于起步阶段，迄今为止，国内也仅有北京、深圳、上海、广州、南京、湖南等地进行了初步尝试，而参与投标的物业管理公司更是寥寥可数。应当说，在这一行业中投标活动的成功经验暂且乏善可陈。然而，投标的公平性与竞争性又决定了它必将取代现有的开发商“包办制”，成为业主选择“管家”的主要形式。对于物业管理公司而言，要想在竞争越来越激烈的物业管理行业中站稳脚跟，乃至成为行业主导，就必须要尽快做好准备，加入到投标竞争的行列之中，在竞争中发展壮大。因此，了解物业管理投标的程序与技巧，了解投标中可能发生的争议及其解决途径，对于提高物业管理公司的投标竞争力以及保障其自身权益，都是非常现实和迫切的。由于物业管理服务的无形性与其他工程项目的实务性的差异，物业管理投标具有许多区别于其他项目投标的独特之处。但同样作为投标，其必经程序仍与其他项目投标有着诸多相似之处，仍要经历前期准备、购买标书、可行性分析、编写及封送标书等步骤。一、投标前期工作(一)取得从业资格正如所有合法经营的企业法人一样，从业资格是物业管理公司从事正常营业如何取得物姑活动所必须具备的首要条件，这自然也成为物业管理公司参与投标前必虑的基本因素。按照国际与国内的不同管理规定，物业管理公司要取得所需履行的手续也有所不同。1．从事国内投标的资格要求物业管理公司在国内从事投标业务，必须取得《企业法人营业执照颁发的《物业管理企业资质证书》。首先，按照我国《公司法》规定，作为独立经营、独立核算的法人业管理公司(或其所属集团公司)必须拥有有关工商行政管理局所颁发照，以证明其合法经营资格。其次，物业管理企业应具备经有关部门核准颁发的资质证书。鉴于我国物业管理行业起步较晚，队伍良莠不齐，管理混乱的现状，建设部2003年颁布的《前期物业管理招投标管理暂行办法》规定，由建设单位通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业。建设部2004年5月1日颁布实施的《物业管理企业资质管理办法》(简称《办法》)规定：一级资质物业公司可以承接各种物业管理项目。二级资质物业公司可以承接30万平方米以下的住宅项目和8万平方米以下的非住宅项目的物业管理业务。三级资质物业公司可以承接20平方米以下住宅项目和5万平方米以下的非住宅项目的物业管理业务。《办法》物业管理公司划分为以下三个等级：一级物业管理公司的资质标准①注册资本人民币500万元以上。②物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于30人。其中，具有中级以上职称的人员不少于20人，工程、财务等业务负责人具有相应专业中级以上职称。③物业管理专业人员按照国家有关规定取得职业资格证书。④管理两种类型以上物业，并且管理各类物业的房屋建筑面积分别占下列相应计算基数的百分比之和不低于100％：a．多层住宅200万平方米；b．高层住宅100万平方米：c．独立式住宅(别墅)15万平方米；d．办公楼、工业厂房及其它物业50万平方米。⑤建立并严格执行服务质量、服务收费等企业管理制度和标准，建立企业信用档案系统，有优良的经营管理业绩。(2)二级物业管理公司的资质标准①注册资本人民币300万元以上。②物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于20人。其中，具有中级以上职称的人员不少于10人，工程、财务等业务负责人具有相应专业中级以上职称。③物业管理专业人员按照国家有关规定取得职业资格证书。④管理两种类型以上物业，并且管理各类物业的房屋建筑面积分别占下列相应计算基数的百分比之和不低于100％：a．多层住宅100万平方米；b．高层住宅50万平方米；c．独立式住宅(别墅)8万平方米；d．办公楼、工业厂房及其它物业20万平方米。⑤建立并严格执行服务质量、服务收费等企业管理制度和标准，建立企业信用档案系统，有良好的经营管理业绩。(3)三级物业管理公司的资质标准①注册资本人民币50万元以上。②物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于10人。其中，具有中级以上职称的人员不少于5人，工程、财务等业务负责人具有相应专业中级以上职称。③物业管理专业人员按照国家有关规定取得职业资格证书。④有委托的物业管理项目。⑤建立并严格执行服务质量、服务收费等企业管理制度和标准，建立企业信用档案系统。物业管理企业应当按照《办法》规定申请企业资质等级评定。未经主管部门进行资质评定并取得资质证书的，不得从事物业管理业务。新设立的物业管理企业，其资质等级按照最低等级核定，并设一年的暂定期。对于不符合原定资质等级标准的企业，由资质等级评定初审部门提出降级或吊销资质证书的意见，报审批部门批准后执行。资质等级的升级应依次逐级上升，不得越级上升。政府对物业管理公司进行这样的划分，并要求其按等级参与招标投标，无疑在竞争机制上为物业管理企业参与投标把好了关，同时也从体制上为维护招标投标竞争秩序，提高企业竞争水平提供了有力保障。应当说，这一举措不仅将在物业管理行业中建立起公正、公平的市场竞争机制，实现优胜劣汰，而且还将推动全国物业管理招投标的迅速发展。2．参与国际投标应履行的手续{物业管理公司参与国际投标，应根据招标物业所在国规定，履行必要的手续。(1)注册在招标物业所在国注册，使其具有独立经营的法人资格，这对于进行国际投标的物业管理公司而言是一道必经程序。注册后经该国政府核准颁发营业执照公司即可正式营业，参与有关投标工作。由于不同国家法律法规的差异，他们对异国进入的物业管理公司在注册与递交投标书的先后次序上的规定也有所不同。但无论注册手续在先在后，物业管理公司在申请时都必须按规定提交文件。由于不同国家所要求提交的文件种类不同，本书仅列举说明一些必须提交的主要文件：①公司章程。物业管理公司注册提交的公司章程必须对本公司的治理结构与经营体制做出充分说明，其主要内容包括：公司性质、宗旨、注册资本、营业范围、组织机构、经营管理、总管理机构所在地等。值得注意的是，由于我国实行《公司法》时间较短，加之独特的经济体制，我国公司成立时报批的组建文件往往与国际惯例有较大差别。因此，国内物业管理公司对外投标时通常需另行准备一份对外适用的公司章程。②营业执照。国内投标公司提交营业执照副本审查，凡在国内已有营业执照的业管理公司通常可直接向招标物业所在国提供营业执照，办理申请注册手续。③关于分公司的证明。分公司的证明文件应由物业管理总公司开出，说明该分公司的组织、章程；文件由选定的公证机关公证后生效。④资产负债表及损益表。这两份报表从财务的角度反映出物业管理公司的财力、财务状况及经营管理水平。⑤曾接管物业的名称、规模、地点及服务质量等。⑥办事处人员名单和任职证书。即由办事处负责人签署委任的驻招标物业所在地工作人员名单以及他们的任职证明。以上文件绝大多数都必须顺序经由省(市)公证处、国内外事部门及驻招标物业所在国的中国大使馆或领事馆公证，以表明文件的签名、印章属实，文件的副本、节本、影印本与原本相符。公证之后，诸文件便可生效。(2)选择代理人物业管理公司如果在国外从事投标，必将面临异域文化所带来的种种障碍，而房地产项目的固定性以及物业管理服务的无形性，又要求他们必须承担较之于其他工程承包项目投标更大的风险。此时，聘用代理人承办注册、咨询等自己所不熟悉的当地业务，不仅可节约费用，还可利用代理人对当地物业的熟悉程度，增加其投标成功的可能性。当然，代理的这些优势必须建立在代理人优秀的前提之上，因此如何选择合适的代理人也将成为投标公司必须认真对待的一个重要问题。通常，代理人的作用主要表现在以下几点：①业务咨询。代理人应当利用其在当地广泛的社会关系与以往经验向投标公司提供相关的重要信息，包括重大项目的招标信息，开发商情况，当地法律、经济情况，社会风俗习惯，劳务雇用管理等。为物业管理公司熟悉国外物业管理规定及服务要求提供帮助，这是代理人应提供的基本服务之一。②业务代理。代理人还可为物业管理公司的日常业务运作提供服务，这些工作包括代办各种例行手续，代为寻找当地合作伙伴，提供投标所需单价、费率等。这些服务可以提高投标者工作效率，降低其交易成本。③矛盾协调。物业管理公司在异地从事投标，与当地业主必然会在文化、风俗等方面存在差异，加之服务行业本身与个人满足程度密切相关的特性，双方之间出现摩擦和争议在所难免。此时，代理人则可在其中充分发挥“润滑剂”的作用，物业管理公司在考虑了自身业务需要与代理成本之后，便可在当地的中介服务公司中慎重选择满足条件的代理人。选择代理人时，投标公司应从自身的弱势及代理人可提供的互补优势出发，根据成本效益原则，综合评价做出决策。代理人作为中介咨询公司是以其技术与智力提供服务，因此衡量其能力应首先考虑技术条件，其他因素次之。投标公司选择代理人时应以代理公司的技术胜任能力、管理能力、资源可用性、业务独立性、取费结构及执业素质作为基础。第一，技术胜任能力。即中介咨询公司有能力为业主提供一个经过专业教育与训练、具有实际经验的组织团体来承担被委托的任务。投标公司的判断可根据以下资料分析作出：a．察看公司以往在合同任务实施过程中所采用的方法及技术处理手段的说明材料；b．调查该公司及其工作人员曾经在类似地区承担类似物业项目情况；c．审查将要从事该项目的所有工作人员的经验和资历；d．了解该公司以前顾客对其工作成绩的评价。第二，管理能力。中介咨询公司必须具有与物业项目规模与类型相匹配的管理技能，必须适当安排人力资源、合理调整工作规划。在提供服务全过程中，代理者还必须要善于与承包商、供应商、贷款机构及政府机构打交道，同时向委托方报告工作进展，以使其能及时和准确地做出决定。对于这一指标评价所采用的方法主要有：a．考查咨询总工程师以往业绩成就记录；b．考查被提名的项目经理以往业绩成就记录；c．询问咨询工程师对该物业项目管理的意见；d．判断自己与咨询工程师在原则问题上是否具有协商基础。第三，资源可靠性。即公司是否具备足够的咨询能力和人员来提供服务，以保证必要的技术标准和时间。资源可靠性的评价可参照以下标准：a．考查被提名参加该项目工作班子的技术与管理人员的能力；b．询问代理公司在提供服务过程中对各参加者职责委派所作出的安排，及其对自己应承担义务的了解；c．调查该公司的声誉及财力状况。第四，职业独立性。中介咨询服务作为一种独立业务，应当符合FIDIC合同条款中有关职业道德规范、职业身份、权限及职业独立性等诸项规定。投标公司可通过询问调查等方式去了解咨询工程师是否与可能影响其职业判断的商业、制造业或承包活动有直接或间接的利益关系，能否客观完成被委派的任务，并且通过应用合理的技术与经济原理使委托方获得最佳效益。第五，取费合理性。投标公司判断中介公司取费标准是否合理，应遵循国家有关部门的相应规定，有时还可参考FIDIc合同条款建议的取费标准。第六，执业诚实性。投标公司与代理公司必须建立起一种相互信任的关系。委托方不应过多干预代理公司的工作，而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。因此物业管理公司必须通过调查其以前客户或合作伙伴来衡量中介咨询公司是否具有执业诚实性。在考察了以上条件之后，投标公司则可根据物业项目的规模、服务内容的复杂性与重要性来确定代理公司。通常这～决策可经历以下几个步骤：第一，确定选择范围。投标公司应当预测该招标物业服务所需的人力资源及其对人力资源的要求，并将可能需要的服务内容进行分类。例如：要求的专业知识领域和服务类型，对该物业服务要求的详细说明，地区特征因素(如地理位置、交通条件)，将要签订的合同类型等。第二，资格预审。将具备接受委托资格的中介咨询公司按条件优劣顺序排队。第三，分析预选。物业管理公司可根据中介咨询公司的经验资历、人力资源可靠性、财力状况、以往履约情况、主要经营活动区域、与同行关系、政治社会和环境敏感性、要求的担保标准等条件进行逐一分析，选出3～5家候选公司。第四，条件商议。接下来物业管理公司则应分别与候选公司商议合作条件，并要求各候选公司就以下几点提出建议书：工作内容说明、与该合同有关的证明单据和资料、资料说明、附有详细说明的其他替代方案、培训计划、过去在性质类似项目中的经验、资金控制的详细情况、工作人员的规模与职责、为实施该合同任务而提出的组织与管理的模式、对当地条件的了解、地区的资源、用于该服务项目的技术手段、资源的可利用性。第五，审核排序。投标公司应详细审议中介咨询公司所提交建议书中的所有细节，实地考察该咨询公司以前和目前正在提供的代理服务，获取更多的资料，并按这些公司的条件优劣顺序将建议书进行排列。第六，接洽谈判。投标公司可先邀请排名第一位的中介咨询公司讨论合同款项及取费标准，谈判应尽可能详细地对合同主要条款及法律要求等做出规定。如果与第一家谈判失败，投标公司必须通过书面形式告知该公司，然后再与第二家进行谈判，直至达成满意的协议为止。一旦选定，物业管理公司便可与该代理公司签订一份正式的代理协议，以作为界定双方权利义务的法律依据。通常代理协议包括以下内容：a．协议双方注册的法人名称、公司地址、法人代表姓名和职务。b．签订协议的目的与性质。c．代理范围，包括代理的业务范围和时间范围。d．代理物业名称及代理期限。e．代理双方的义务和职责。这应当是合同的主要部分。代理人可能承担的义务主要有：向委托人提供信息及有关法律法规资料；协助委托人参与竞标；推荐可靠的投标合作者；协调委托人与当地有关部门及业主三方之间的关系；其他代理工作。委托人可能应履行的职责主要有：向代理人支付代理费；履行协议条款；支持代理人开展代理业务的工作，必要时提供代理人所需资料。f．代理费及其支付办法。按某些国家规定，代理协议应呈报政府有关部门登记注册，如有必要，还需由公证部门予以公证。(二)筹措资金物业管理公司的财力状况也是衡量其实力的重要因素，它必须要能满足公司投标全过程及中标后的管理需要。因此投标公司应根据自身财务状况及招标物业管理所需资金，做好资金筹措准备，以使自己有足够资金通过投标资格预审。投标企业可以考虑的资金来源渠道主要有自有资金积累和银行贷款。其中自有资金积累取决于物业管理公司的经营与盈利状况，而银行贷款则取决于公司的融资政策与信用状况。投标公司可根据招标物业规模、自身收益情况及成本分析决定资金来源结构。如物业管理企业需向银行申请贷款，则应遵照以下程序进行：1．递交文件，提出申请。公司所提交的文件包括申请书、财务报表、物业项目情况说明、资金用途计划等。2．接受资信审查。3．取得贷款担保。4．签订贷款合同。合同主要内容包括贷款期限、贷款利率、用款计划与还款计划等。(三)收集招标物业相关资料招标物业的相关资料是物业管理公司进行投标可行性研究必不可少的重要因素。因此，物业管理公司在投标初期应多渠道多方位全面搜寻第一、二手资料。这些资料的范围不仅包括招标公司和招标物业的具体情况，还应包括投标竞争对手的情况。t公司可能的资料来源大致有以下几个方面：1．报章杂志。报纸或相关杂志历来是各种招标信息公开发布的传统渠道，而且许多物业及物业管理公司的有关情况也会在各种杂志上有介绍。有意识地留意这些地方，往往会使物业管理公司获得意想不到的有用信息。2．网络传输。在时间就是速度的信息时代，随着网络技术的快速发展，愈来愈多的信息交流可通过因特网迅速通畅地完成。为适应电子商务的发展趋势，许多招标投标公司纷纷建起了自己的网站，各种招标信息也开始在网上进行发布，网络自然也为投标者搜集信息提供了一种全新快捷的工具。3．同行业公司。当存在物业管理分包时，公司通常可通过同行业的总包人获取招标相关信息；此外，公司还可在与其他公司进行一般业务交流时，得到竞争对手的一些资料。可是，要在浩如烟海的信息中寻找筛选出恰当相关的资料，其收集工作的繁琐是可以想见，更为重要的工作还在于收集之后的整理、分析。情报工作人员应按资料的重要性、类别进行分门别类，以便于投标工作人员使用，由此得出的最有价值的信息将为投标公司下一步的可行性研究提供分析基础。(四)进行投标可行性分析一项物业管理投标从购买招标文件到送出投标书，涉及大量的人力物力支出，一旦投标失败，其所有的前期投入都将付之东流，损失甚为可观。这必然要求物业管理投标公司在确定是否进行竞标时务必要小心谨慎，在提出投标申请前做出必要的可行性研究，不可贸然行事。1．招标物业条件分析(1)物业性质。了解区分招标物业的性质非常重要。因为不同性质的物业所要求的服务内容不同，所需的技术力量不同，物业管理公司的相对优劣势也差异明显。例如，对于住宅小区的物业管理，其目的是要为居民提供一个安全、舒适、和谐、优美的生活空间，不仅应有助于人的身心健康，还需对整个城市风貌产生积极影响。因此，在管理上就要求能增强住宅功能，搞好小区设施配套，营造出优美的生活环境。其物业管理具体内容也应围绕这一目标安排。与之相对应，服务型公寓则更注重一对一的服务特色。它既要为住户提供酒店式服务，又要营造出温馨的家庭气氛，其服务内容也就更加具体化、个性化，除了日常清洁、绿化服务外，还应提供各种商务、医疗服务等。而对于写字楼，其管理重点则放在了“安全、舒适、快捷”上。故其管理内容应侧重于加强闭路I监控系统以确保人身安全，增设保安及防盗系统以保证财产安全，开辟商场、酒家、娱乐设施及生活服务设施以方便用户生活，完善通讯系统建设以加强用户同外部联系等方面。这些不同的管理内容必然对物业管理公司提出不同的服务要求和技术要求，而具有类似物业管理经验的投标公司无疑可凭借其以往接管的物业在投标中占有一定的技术和人力资源优势。(2)特殊服务要求。有些物业可能会由于其特殊的地理环境和某些特殊功用，需要一些特殊服务。这些特殊服务很可能成为某些投标公司的优势，其至可能导致竞标过程中的“黑马”出现，物业管理公司必须认真对待，在分析中趋利避害。他们可考虑这些特殊服务的支出费用及自身的技术力量或可寻找的分包伙伴，从而形成优化的投标方案；反之，则应放弃竞标。(3)物业招标背景。这是对招标文件的留意。有时招标文件会由于招标者的利益趋向而呈现出某种明显偏向，这对于其他投标公司而言是极为不利的。因此在阅读标书时，物业管理公司应特别注意招标公告中一些特殊要求，这有利于物业管理公司做出优劣势判断。如公告中写明“欢迎××物业管理公司参加投标”，此时则可能出现当其他公司与××公司的标价和服务质量相同时，开发商会优先选择后者的情况。再如，××物业的物业管理招标书上写明必须提供某项服务，而本地又仅有一家专业服务公司可提供该项服务，则投标公司应注意开发商与该专业服务公司是否关系密切，以及其他物业管理公司与该专业服务公司是否有合作关系等。这些细枝末节看似无关紧要，可一旦忽略，则有可能导致投标失败，不仅投标者的大量准备工作徒劳无功，而且还会影响公司声誉。(4)物业开发商状况。这一层面的分析包括开发商的技术力量、信誉度等。因为物业的质量取决于开发商的设计、施工质量，而有些质量问题只有在物业管理公司接管后才会出现，这必然会增大物业管理公司的维护费用和与开发商交涉的其他支出，甚至还有可能会影响物业管理公司的信誉。因此，物业管理公司通过对开发商以往所承建物业质量的调查，以及有关物业管理公司与之合作的情况，分析判断招标物业开发商的可靠性，并尽量选择信誉较好、易于协调的开发商所开发的物业，尽可能在物业开发的前期介入，这样既可保证物业质量，也便于其日后管理。2．本公司投标条件分析(1)以往类似的物业管理经验。已接管物业往往可使公司具有优于其他物业管理公司的管理或合作经验，这在竞标中极易引起开发商注意。而且从成本角度考虑，以往的类似管理也可在现成的管理人员、设备或固定的业务联系方面节约许多开支。故投标者应针对招标物业的情况，分析本公司以往类似经验，确定公司的竞争优势。(2)人力资源优势。公司是否在以往接管物业中培训人员，是否具有熟练和经验丰富的管理人员，是否与其他在该物业管理方面有丰富经验的专业服务公司有密切合作关系。(3)技术优势。即能否利用高新技术提供高品质服务或特殊服务，如智能大厦等先进的信息管理技术，绿色工程以及高科技防盗安全设施等。(4)财务管理优势。公司在财务分析方面是否有完善的核算制度和先进的分析方法，是否拥有优秀的财务管理人才资源，是否能多渠道筹集资金，并合理开支。(5)劣势分析。这主要体现在竞争者的优势上，详见下面的分析。3．竞争者分析(1)潜在竞争者。有时在竞标中可能会出现某些刚具有物业管理资质的物业管理公司参与竞标的情况。他们可能几乎没有类似成熟的管理经验，但在某一方面(如特殊技术、服务等)却具有绝对或垄断优势。由于他们进入物业管理行业不久，许多情况尚未能为人所知，他们虽然默默无闻，容易被人所忽略，却很有可能成为竞标中的“黑马”，这样的竞争对手不仅隐蔽而且威胁巨大。对于这些陌生的竞争者，投标公司不可掉以轻心，必须认真对待。这实际上又从另一方面强调了物业管理公司全面搜集资料工作的重要性。(2)同类物业管理公司的规模及其现接管物业的数量与质量。通常大规模的物业管理公司就意味着成熟的经验、先进的技术和优秀的品质，就是在以其规模向人们展示其雄厚的实力，尤其在我国现阶段大多数物业管理公司还属于房地产开发企业，专业性服务公司尚不成气候的情况下，规模大小在很大程度上将影响招标者的选择判断。此外，公司现有的正在接管的物业数量、所提供服务的质量则可从另一方面更为真实地反映出其实力大小。(3)当地竞争者的地域优势。物业管理提供的是服务，其质量的判定在很大程度上取决于业主的满足程度。当地的物业管理公司可以利用其对当地文化、风俗的熟悉提供令业主满足的服务。较之异地进入的物业管理公司，他们一来可减少进入障碍，二来可利用以往业务所形成的与当地专业性服务公司的密切往来，分包物业管理，从而具有成本优势，同时他们还可能由于与当地有关部门的特殊联系而具有某些关系优势。(4)经营方式差异。现有物业管理公司的组织形式有两种：一是实体性，内部分为两个层次，即管理层和作业层，管理层由有经营头脑的人组成，作业层由与服务内容相关的操作人员组成；二是纯由管理人员组成，无作业层，他们通常不带工人队伍，而是通过合同形式与社会上各类专业服务企业形成松散的联合，以合同方式将物业管理内容发包给相关的服务企业。这两种不同组织形式决定了他们不同的经营方式，前者通常具有较强的统一协调性，但管理成本较高；后者则相对灵活，管理成本低，但需要有优秀的专业性服务公司与之配合，因而他们的投标积极性与报价也相应呈现差异。投标公司可针对招标物业所在地具体情况对其区别对待，权宜从事。4．风险分析在国内从事物业管理投标，通常可能面临的风险有：(1)通货膨胀风险。主要是指由于通货膨胀引起的设备、人工等价格上升，导致其中标后实际运行成本费用大大超过预算，甚至出现亏损。(2)经营风险。即物业管理公司由于自身管理不善，或缺乏对当地文化的了解，不能提供高质量服务，导致亏损甚至遭业主辞退。(3)自然条件。如水灾、地震等自然灾害发生而又不能构成合同规定的“不可抗力”条款时，物业管理公司将承担的部分损失。(4)其他风险。如分包公司不能履行合同规定义务，而使物业管理公司遭受经济乃至信誉损失等。此外，当物业管理公司从事国际投标时，还可能面临政治风险。这些因素都可能导致物业管理公司即使竞标成功也会发生亏损，但这也绝非不可避免。物业管理公司必须在决定投标之前认真考虑这些风险因素，并从自身条件出发，制订出最佳方案规避风险，将其可能发生的概率或造成的损失尽量减少到最小。二、投标实施步骤在通过资格预审之后，物业管理公司便可按以下步骤实施投标：(一)购买阅读招标文件物业管理公司要想取得招标文件必须向业主购买，而取得招标文件之后，如何阅读成为关系到投标成败的重要环节。首先，招标文件可能会由于篇幅较长而出现前后文不一致、某牡内容不清晰的情况。这些错误虽是由于招标业主的原因，但若投标企业在投标前不加重视，甚至不能发现，将可能影响投标标价的制定，以至影响投标的成功，共至还可能影响中标后合同的履行。因此，投标企业在这一阶段．应本着仔细谨慎的原则，阅读并尽可能找出错误，再按其不同性质与重要性，将这些错误与遗漏划分为“招标前由业主明确答复”和“计入索赔项同”两类。其次，从事国际投标的公司还戍注意招标文件的翻译。不同的翻译可能会导致招标文件内容面目全非，而由精通外语的计价员直接阅读招标文件则是解决这一问题的理想办法。此外，招标公司还应注意要对招标文件中的各项规定，如开标时间、定标时间、投标保证书等，尤其是图纸、设计说明书和管理服务标准、要求和范围予以足够重视，做出仔细研究。(二)考察现场通常，开发商或业主委员会将根据需要组织参与投标的物业管理公司统一参观现场，并向他们做出相关的必要介绍，其日的在于帮助投标公司充分了解物业情况，以合理计算标价。在考察过程中，投标人还将就投标公司代表所提出的有关投标的各种疑问做出口头回答，但这种口头答疑并不具备法律效力。只有在投标者以书面形式提出问题并由招标人做出书面答复时，才能产生法律约束力。根据惯例，投标人应对现场条件考察结果自行负责，开发商将认为投标者已掌握了现场情况，明确了现场物业与投标报价有关的外在风险条件。投标人不得在接管后对物业外在的质量问题提出异议．申明条件不利而耍求索赔(当然，其内在且不能从外部发现的质量问题除外)。因此，投标公司对这一步骤不得掉以轻心，必须就以下方面进行细致了解：1．若物业管理在物业竣工前期介入，则应现场查看工程土建构造，内外安装的合理性，尤其是消防安会设备、自动化设备、安仝监控设备、电力变通通讯设备等，必要时做好日后养护、维护要点记录，图纸更改要点记录，交与开发商商议。前期介入的优点在于物业管理公司可与业主更好地协调，有利于其接管后的管理。物业管理公司应尽量利用这一机会，认真准备、仔细查看，参与业主的设计开发，甚至可以就业主设计的不合理之处提出修改意见，或提出更好的设计建议。2．若物业已经竣工，则物业管理公司应按以下标准视察项目：(1)工程项日旋工是否符合合同规定与设计图纸要求：(2)技术经检验达到国家规定的质量标准，能满足使用要求：(3)竣工工程达到窗明、地净、水通、电亮及采暖通风设备运转正常；(4)设备调试、试运转达到设计要求；(5)确保外在质量无重大问题：(6)周围公用设施分布情况。3．主要业主情况，包括收入层次、主要服务要求与所需特殊服务等。这些情况可由投标公司自行安排人员与时间进行调查。4．当地的气候、地质、地理条件。这些条件与接管后的服务密切相关。例如，上海的气候四季分明，昼夜温差较大，春夏之交还有黄梅季节，因此这里的物业注重朝向、通风与绿化，相应其物业管理也更应注意加强环境维护与季节更替时的服务。再如素有“山城”之称的重庆．其特点在于春秋两季不分明，湿度大，夏季气候闷热，且由于地势起伏大，交通甚为不便，因此这里的物业管理则应突出变通便利服务与夏季的防暑工作。由此可见，这些地理与气候的差异必然导致具体服务内容的差异，只有当物业管理公司了解这些差异时，其服务才会有的放矢，事半功倍。(三)制定管理服务方案及工作量通常投标公司可根据招标文件中的物业情况和管理服务范围、要求，详细列出完成所要求管理服务任务的方法及工作量。住宅小区的特点在于规划集中，功能多样，产权多元，管理复杂。为突出其居住、服务、经济功能，物业管理内容应包括房屋的维护与修缮管理、环境的维护管理、市政公用设施的维护管理及绿化、治安管理等，其管理重点应是日常维护、修缮。对于写字楼，其管理侧重于为该楼宇中的工作人员提供卟舒适的工作环境，服务内容应包括装修图纸审批、维修服务、保安服务、清洁服务、咨询服备、公关服务等，其重点应突出清洁、安全保卫工作。商业楼宇管理的重点则在于建立建好的商业形象，以吸引更多消费者，故其日常管理工作包括安全保卫工作、消防丁作、设备管理、清洁卫生工作、车辆管理工作等，其重点应是保安、清洁工作。工业厂房与仓库的管理囡关系到产品质量与丢失损坏等问题，其服务项目主耍是做好各项保障事务，如材料、物资、设备、工具的供应保障；工作生活设施及工作条件的保障；优美环境和娱乐的保障等，其重点应放在材料、物资及工作条件的安全保障之上。投标物业可根据招标物业性质及所要求服务的内容，制定和规划管理服务内容及工作量。这里，以最常见的住宅公寓为例，制定管理服务内容及工作量。(四)制定资金计划资金计划应当在确定了管理服务内容及工作量的基础上制定。制定资金计划的目的主要有两点：一是复核投标可行性研究结果；二是做好议标阶段向开发商或业主作承包答辩的准备。资金计划应以资金流量为根据进行测算，一般说来，资金流入应当大于流出，这样的资金计划安排对评标委员会才具有说服力。通常物业管理公司经营中主要的现金流入和流出项目为：1．标书规定的预付款、保证金等。2．接管期间费用支出。3．接管期间收入。4其他资金来源。(五)标价试算以上工作完成后，投标者便可进行标价试算。试算前，投标者应确保做到以下几点：l．明确领会了招标文件中的各项服务要求、经济条件；2．计算或复核过服务工作量；3．掌握了物业现场基础信息；4．掌握了标价计算所需的各种单价、费率、费用；5．拥有分析所需的、适合当地条件的经验数据。通常，在确定了工作量之后，即可用服务单价乘以工作量，得出管理服务费用。但对于单价的确定，不可套用统一收费标准(国家规定了管理服务单价的除外)，因为不同物业情况不同，必须具体问题具体分析。同时，确定单价时还必须根据竞争对手的状况，从战略战术上予以研究分析。(六)标价评估与调整对于上述试算结果，投标者必须经过进一步评估才能最后确定标价，这主要是因为：1．试算所用基础数据可能部分是预测性的，部分为经验性的，不够精确可靠，估价人员应当对预测和经验数据的适用基础进行审查，必要时予以调整。2．风险等不可预见费用是主观设定的，应在计算结束后予以复核，综合各渠道所得信息分析做出报价决策。3．可能由于估价人员比较保守，致使估价偏高，对此可参考几个估价人员的估价结果，取平均值确定最终报价。现行标价的评估内容大敛包括两方面：一是价格类比；二是竞争形势分析。分析之后便可进行标价调整。通过这一步骤，投标公司便可以确定出最终标价。(七)办理投标保函由于投标者旦中标就必须履行受标的义务，为防止投标单位违约给招标单位带来经济上的损失，在投递物业管理投标书时，招标单位通常要求投标单位出具一定会额和期限的保证文件，以确保在投标单位中标后不能履约时，招标单位可通过出具保函的银行，用保证余额的全部或部分作为投标单位的经济赔偿。投标保函通常由投标单位开户银行或其主管部门出具。投标保函所承担的主要担保责任有：1．投标人在投标有效期内不得撤回标书及投标保函。2．投标人被通知中标后必须按通知书规定的时间前往物业所在地签约3．在签约后的一定时间内，投标人必须提供履约保函或履约保证金。如果投标人违反上述任何一条规定，招标人就有权没收投标保函，并向银行。索赔其担保金额。若投标人没有中标或没有任何违约行为，招标人就应在通知投标无效或未中标或投标单位履约之后，及时将投标保函退还给投标人，并相应解除银行的担保责任。通常办理投标保函应经过以下程序：l.向银行提交标书中的有关资料，包括投标人须知，保函条款、格式及法律条款等。2.填写《要求开具保幽申请书》及其他申请所要求填写的表格，按银行提供的格式一式三份。3.提交详细材料，说明物业管理服务量及预定合同期限。投标保函的主要内容包括：担保人、被担保人、受益人、担保事由、担保金额、担保货币、担保责任、索偿条件等。保函的有效期限通常在投标人须知中有规定，超过保函规定的有效期限，或在有效期内招标人因故宣布本次招标作废，投标保函自动失效。有效期满后，投标人应将投标保函退还银行注销。除办理投标保函外，投标方还可以保证金的形式提供违约担保。此时，投标方保证金将作为投标文件的组成部分之一。投标方应将保证金于投标截止之日前交至招标机构指定处。投标保证金可以银行支票或现金形式提交，保证金额依据招标文件的规定确定。未按规定提交投标保证金的投标，将被视为无效投标。中标的投标方的保证金，在中标方签订合同并履约后5日内予以退还；未中标的投标方的保证金，在定标后5日内予以退还，均不用支付利息。(八)封送标书、保函投标文件全部编制好以后，投标人就可派专人或通过邮寄将标书投送给招标人。封送标书的一般惯例是，投标人应将所有投标文件按照招标文件的要求，准备正本和副本(通常正本1份，副本数份)。标书的正本及每一份副本应分别包装，而且部必须用内外两层封套分别包装与密封，密封后打上“正本”或“副本”的印记(一旦正本和副本有差异，以正本为准)，两层封套上均应按投标邀请节的规定写明投递地址及收件人，井注明投标文件的编号、物业名称、“在某日某时(指开标日期)之前不要启封”等。内层封套是用于原封退还投标文件的，因此应写明投标人的地址和名称，若是外层信封上未按上述规定密封及做标记，则招标方的工作人员等对于把投标文件放错地方或过早启封概不负责。由于上述原因被过早启封的标书，招标人将予拒绝并退还投标人。所有投标文件都必须按招标人在投标邀请书中规定的投标截止时间之前送至招标人。投标文件从投标截止之时起，有效期为30天。招标人将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。三、定标后的工作(一)中标后的合同签订与履行经过评标与定标之后，招标方将及时发函通知中标公司。中标公司则可自接到通知之时做好准备，进入合同的签订阶段。通常，物业委托管理合同的签订需经过签订前谈判、签订谅解备忘录、签订合同协议书几个步骤。由于在合同签订前双方还将就具体问题进行谈判，中标公司应在准备期间对自己的优劣势、技术资源条件以及业主状况进行充分分析，并尽量熟悉合同条款，以便在谈判过程中把握主动，避免在合同签订过程中利益受损。同时，物业管理公司还应着手组建物业管理专案小组，制订工作规划，以便合同签订后及时进驻物业。物业委托管理合同自签订之日起生效，业主与物业管理公司均应依照合同规定行使权利、履行义务。(二)未中标的总结竞标失利不仅意味着前期工作白白浪费，而且还将对公司声誉产生不利影响，因此，未中标公司应在收到通知后及时对本次失利的原因做出分析，避免重蹈覆辙。分析可从以下几方面考虑：1．准备工作不充分。投标公司在前期收集的资料是否不够充分，致使公司对招标物业的主要情况或竞争者了解不够，因而采取了某些不当的策略，导致失利。2．估价不准。投标公司还可分析报价与中标标价之间的差异，并找出存在差异的根源，是工作量测算得不准，还是服务单价确定得偏高，或是计算方法不对。3．报价策略失误。这里包含的原因很多，投标公司应具体情况具体分析。对于以上分析得出的结果，投标公司应整理并归档，以备下次投标借鉴参考。(三)资料整理与归档无论投标公司是否中标，在竟标结束后都应将投标过程中的一些重要文件进行分类归档保存，以备查核。这样，一来可为中标公司在合同履行中解决争议提供原始依据，二来也可为竞标失利的公司分析失败原因提供资料。通常这些文档资料主要包括：1．招标文件；2．招标文件附件及图纸；3．对招标文件进行澄清和修改的会议记录和书面文件；4．投标文件及标书；5．同招标方的来往信件；6．其他重要文件资料。物业管理投标书的制作物业管理投标书是对投标公司前述准备工作的总结，是投标公司的投标意图、报价策略与目标的集中体现，其编制质量的优劣将直接影响投标竞争的成败。因此，投标公司除了应以合理报价、先进技术和优质服务为其竞标成功打好基础外，还应学会如何包装自己的投标文件，如何在标书的编制、装订、密封等方面给评委留下良好的印象，以争取关键性评分。由于不同物业具有不同性质，不同招标项目具有不同要求，其投标书的内容要求也相应呈现出差异。投标公司在实践中可根据具体情况自行发挥。一、物业管理投标书的内容(一)物业管理投标书的组成物业管理投标书，即投标人须知中规定投标者必须提交的全部文件，主要包括：1．投标致函投标致函实际上就是投标者的正式报价信，其主要内容有：(1)表明投标者完全愿意按招标文件中的规定承担物业管理服务任务，并写明自己的总报价金额；(2)表明投标者接受该物业整个合同委托管理期限；(3)表明本投标如被接受，投标者愿意按招标文件规定金额提供履约保证金；(4)说明投标报价的有效期；(5)表明本投标书连同招标者的书面接受通知均具有法律约束力；(6)表明对招标者接受其他投标的理解。2．附件附件的数量及内容按照招标文件的规定确定。但应注意，各种商务文件、技术文件等均应依据招标文件要求备全，缺少任何必须文件的投标将被排除在中标人之外。这些文件主要包括：(1)公司简介。概要介绍投标公司的资质条件、以往业绩等情况。(2)公司法定代表人证明。包括资格证明文件(营业执照、税务登记证、企业代码以及行业主管部门颁发的资质等级证书、授权书、代理协议书等)、资信证明文件(保函、已履行的合同及商户意见书、中介机构或银行出具的财务状况书等)。(3)公司对合同意向的承诺。包括对承包方式、价款计算方式、服务款项收取方式、材料设备供应方式等情况的说明。(4)物业管理专案小组的配备。简要介绍主要负责人的职务、以往业绩等。(5)物业管理组织实施规划等。说明对该物业管理运作中的人员安排、工作规划、财务管理等内容。(二)物业管理投标书的主要内容物业管理投标书除了按规定格式要求回答招标文件中的问题外，最主要的内容是介绍物业管理要点和物业管理服务内容、服务形式和费用。1．介绍本物业管理公司的概况和经历除了介绍本公司的概况外，主要介绍本公司以前管理过或正在管理物业的名称、地址、类型、数量，要指出类似此次招标物业的管理经验和成果，并介绍主要负责人的专业、物业管理经历和经验。2．分析投标物业的管理要点主要指出此次投标物业的特点和日后管理上的特点、难点，可列举说明，还要分析租用户对此类物业及管理上的期望、要求等。以下分别对不同性质物业管理中的重点、难点做出分析：(1)住宅小区对于住宅小区而言，舒适便捷是业主最起码的要求，高档次的优质服务则是其更高的享受追求，因此其物业管理应当突出的是：①环境管理。要求物业管理能维护规划建设的严肃性，定期进行检查维修，禁止乱凿洞、乱开门窗的破坏性行为，禁止个别业主随意改动房屋结构或乱搭建行为，保证业主的居住安全。②卫生绿化管理。定时对小区公共场所进行清扫保洁，及时清运垃圾，并对卫生用具进行清洁消毒；加强小区绿化养护，派专人管理绿化带、花草树木，禁止人为破坏行为。③治安管理。成立保卫处，负责小区内的治安巡逻与防范，确保住户财产安全。④市政设施管理。即市政道路、下水管道、窨井与消防等公共设施的管理、维修、保养等工作。⑤便利服务。为特殊住户提供各种专业有偿服务和特需服务。(2)高层住宅高层住宅相对于普通住宅小区而言，其特点是建筑规模大、机电设备多、住户集中，居住人员的素质也相应较高。因此，这类物业管理的重点应放在：①机电设备管理。这是大楼的核心部分，如发电机、中央空调、供水、消防、通信系统等，一旦哪一部分发生问题，必将严重影响住户生活和工作。因此物业管理部门必须备有一支技术熟练的专业人员，做好管理人员的培训，健全各项管理制度，保证能及时排除故障。②保卫治安管理。须设保安班，24小时值班守卫，建立来访人员登记制度，公共场所安装闭路电视监视系统，保证大楼每个角落都能处在保安人员控制中。③卫生清洁管理。坚持早上清扫楼梯、走廊通道、电梯间等，收倒各楼层垃圾，清洗卫生用具，保持大楼清洁卫生。④保养维护。主要是对公用设施、公共场所进行定期检查、维修。(3)写字楼写字楼作为办公场所，要求环境应保持宁静、清洁、安全，其物业管理重点应放在：①安全保卫工作。保证防盗及安全设施运作良好，坚持出入登记制度，24小时值班守卫。②电梯、中央空调、水电设施维护。保证工作时间上述设备正常工作，不允许出错。③清洁卫生服务。这同高层住宅相类似，但要求更高，应当天天擦洗门窗，清扫走廊，做到无杂物、无灰尘，同时保证上班时间的开水供应。(4)商业大厦管理在商业大厦管理中，公司形象、居民购物方便程度是考虑的首要因素，其管理重点在于：①安全保卫工作。通常大型商业中心客流量较大，容易发生安全问题，故应保证24小时专人值班巡逻，以及便衣保安人员场内巡逻。②消防工作。管理维护消防设施，制定严格的消防制度。③清洁卫生工作。有专职人员负责场内巡回保洁、垃圾清扫，随时保持商场环境卫生。④空调或供热设备管理。设立专职操作及维护人员，保证设备正常运转。以上是针对各类型物业列举其物业管理中普遍的重点和难点，但在具体编写投标书时，投标公司应针对物业具体性质与业主情况，就最突出的问题作详细分析。3．介绍本公司将提供的管理服务内容及功能(1)开发设计建设期间的管理服务内容简要介绍物业管理公司前期介入所应考虑的问题及其意义，接下来就各问题进行详细叙述。①对投标物业的设计图纸提供专业意见。投标公司应从物业建成后管理的角度出发，考虑设计图纸是否具有操作的可行性，是否方便用户，有时甚至可以就物业的发展趋势提出一些有利于日后运用先进技术管理的设计预留建议。②对投标物业的设施提供专业意见。投标公司应从使用者角度考虑设施的配置能否满足住户的普遍需要。③对投标物业的建筑施工提供专业意见并进行监督。包括参与开发商重大修改会议，向业主提供设备保养、维护等方面的建议。④提出本投标物业的特别管理建议。主要就先前所分析到的管理难点有针对性地提出施工方面的建议，以利于日后管理。(2)物业竣工验收前的管理服务内容①制订员工培训计划。详细说明员工培训的课程内容，以及经培训后员工所应具备的素质。②制订租约条款、管理制度和租用户手册。③列出财务预算方案。指出日常运作费用支出，确定日后收费基础。(3)用户入住及装修期间的管理服务内容①住户入住办理移交手续的管理服务。说明物业管理公司在用户入住时应向用户解释的事项，及其应当承办的工作。．②住户装修工程及物料运送的管理服务。规定用户装修时应注意的问题及应提交的文件。③迁入与安全管理服务。说明物业管理公司应当采取哪些措施，规定业主应遵守的规章制度。(4)管理运作服务内容①物业管理人力安排。编制物业管理组织运作图，说明各部门人员职责及其相互关系。妫}安服务。包括聘任与培训员工、设立与实施保安制度等应采取的措施。③清洁服务。包括拟定清洁标准，分包清洁工作的措施，监督清洁工作，以及保证清洁标准的其他措施。④维修保养服务。编制维修计划，安排技术工程师监督保养工作的实施。⑤财务管理服务。包括制定预算案，代收管理费、处理收支账目、管理账户等。⑥绿化园艺管理服务。包括配置园艺工，布置盆栽，节日的装饰工作等。⑦租赁管理服务。这是针对承租用户的管理工作，包括收取租金，提供租约，监督租户遵守规章等工作。⑧与租用户联系及管理报告。主要包括通知、拜访用户，了解情况，并定期向业主大会报告管理情况等工作。⑨其它管理服务内容。补充说明由于招标物业的特殊功用或业主特殊要求而需要的其他特定服务。(5)说明将提供的服务形式、费用和期限服务形式一般分为直接管理或顾问管理，费用和合同期限与服务形式有关。招标方应按照招标人的意见选定服务形式并报价和确定合同期限。二、物业管理投标书编写注意事项(一)物业管理投标书的基本要素物业管理投标书作为评标的基本依据，必须具备统一的编写基础，以便于评标工作的顺利进行。因此，投标公司必须对投标书的基本要素有所了解。1．计量单位计量单位是投标书中必不可少的衡量标准之一。因此，统一计量单位是避免在定标和履约中出现混乱的有力手段。投标书中必须使用国家统一规定的行业标准计量单位，不允许混合使用不同的度量制。2．货币国内物业管理投标书规定使用的货币应为“人民币”，而国际投标中所使用货币则应按招标文件的规定执行。3．标准规范编制投标书应使用国家统一颁布的行业标准与规范，如果某些业主由于特定需要要求提供特殊服务，也应按照国家正式批准的统一的服务行业标准规范，严格准确地行事。若采用国外的服务标准与规范，应将所使用的标准规范译成中文，并在投标书中说明。4．表述方式投标书的文字与图纸是投标者借以表达其意图的语言，它必须要能准确表达投标公司的投标方案，因此，简洁、明确、文法通畅、条理清楚是投标书文字必须满足的基本要求。编制投标书时，切忌拐弯抹角、废话连篇、用词模棱两可，