技术文件管理程序

文件编号：HH-II-08管理体系文件拟制审核批准拟制部门：品质保证部版本号： 1技术文件管理程序变更号： 0TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1、目 的 3\o"CurrentDocument"2、范 围 3\o"CurrentDocument"3、职 责 3\o"CurrentDocument"4、管理原则 3\o"CurrentDocument"5、管理流程 3\o"CurrentDocument"6、技术文件的编制 4\o"CurrentDocument"7、技术文件的签审及归档 4\o"CurrentDocument"8、技术文件的发放 59、技术文件的签收与使用 5\o"CurrentDocument"10、技术文件的更改 5\o"CurrentDocument"11、技术文件的回收和销毁 6\o"CurrentDocument"12、相关记录 6第1页，共14页修订履历第2页，共14页1、目的为使公司的技术文件得到有效控制，做到完整、准确、清晰、统一，防止技术文件外泄，确保所有使用场所都能得到正确有效的文件，特制订本制度。2、适用范围本制度适用于公司的内部技术文件（包括纸质文档及电子文档）的管理和发放。注：技术文件按性质可分为：——技术标准；—图样（包括设计图样及工装图样）；—设计文件（包括BOM清单等）；—工艺文件（包括工艺规程、作业指导书等）；—检验和试验规程等。3、职责技术课负责上述电子档技术文件的编制、签审。档案室负责纸质档技术文件的打印、盖章，依据生产管理部的《生产用图申请》复印技术资料并发放到生产管理部；同时负责技术文件纸档原件和电子档技术文件的保存、维护和更新。生产管理部负责纸档技术文件的发放、回收、归档工作。各职能部门负责组织本部门相关技术文件的实施。信息管理部负责加密软件的安装、维护及技术文件存放服务器的维护。4、管理原则技术文件应建立完整的清单。技术文件应履行规定的签署手续。各类发布实施的技术文件必须保证纸质文档与电子文档的一致性。图纸文件的编制、变更、查阅、传送、打印等只能在安装加密软件的电脑中进行，采购部接收外协加工图纸的电脑可不加密，但采购部的电脑接收的外协加工图纸资料只能是询价用的参考图纸，而非审核后的施工图纸。技术课编制电子档技术文件，组织电子档技术文件的审核，并将审核后的电子档技术文件归档；档案室根据生产管理部的申请进行技术文件的打印、复印，技术文件由生产管理部负责下发到各需求部门。档案室设立打印室，所有技术文件只能在打印室进行打印、复印。5、管理流程内部技术文件的管理流程见图1。第3页，共14页图1内部技术文件管理流程图6、技术文件的编制技术文件在编制过程中应贯彻相应的企业标准及上级标准。技术文件的格式应按照相关企业标准的规定。技术文件的基本要求应符合现行的国家标准及企业标准的相关规定。技术文件编制时应按照相应的文件进行编号。7、技术文件的签审及归档所有技术文件编制完成后，编制部门对电子版本按程序进行审核，然后填写《技术文件归档清单》和《电子文件登记表》，档案管理员核对无误后签字。档案管理员填写《技术文件导入申请单》，信息管理部系统管理员开通导入权限后，导入至专用服务器规定路径，编制人员必须保证电子文件的有效性，技术文件的签审流程应按图2的规定进行。其中，“审核”由制造部部长或副部长签审，“批准”由公司总工程或副总工程师签审。工艺标准化批准注：虚线框根据需要为可选流程。图2技术文件签审流程第4页，共14页各类内部技术文件应履行的签审流程见表1。表1签审流程技术标准图样设计文件工艺文件检验、试验规程总图零部件图设计/编制VVVVVV校对VVVVVV审核VV工艺V*VVVV标准化VVVVVV批准VV*由标准化人员编制的技术标准可不进行标准化签审。8、技术文件的审核及发放所有技术文件实施前，技术课提供《技术文件发放一览表》，生产管理部向档案室提出《技术文件申请表》，由档案管理员进行打印，并按规定的程序进行盖章确认，印迹必须完整、清晰；按照要求的数量进行复印，加盖“文件副本”和“受控文件”章后，送到生产管理部。纸质技术文件发放生产管理部根据《技术文件发放一览表》规定的发放范围进行发放，发放时应按《技术文件发放/回收记录表》办理发放登记手续。外协/外购件用图需再加盖“外协加工”章后交采购部外协。电子图样的发放公司所有的电子图样严禁对公司外部发放，经审核批准的除外。使用部门为满足生产需求或与客户交流需要电子图样时，由申请人填写《解密申请单》，按公司解密流程办理；为防止技术文件外泄，要求技术人员必须将技术文件关键数据进行模糊处理后，提供参考图纸。采购部询价时需要提供加工图纸，因此采购部接收技术文件的电脑可不安装加密软件，但采购部只能接收参考图纸。由技术课将参考图纸转换为PDF格式，交给采购部。9、技术文件的签收与使用使用部门在收到技术文件后，应在《技术文件发放/回收登记表》上签收，并妥善保管好。使用部门在使用技术文件时，发现问题应及时反馈，以便更好地完善技术文件。10、技术文件的更改技术文件的更改不得导致产品质量的降低，也不应违反顾客与本公司签订的合同及技术协议规定。涉及用户提供的图样、资料或合同条文规定的技术更改，应预先征得顾客的同意第5页，共14页或签名的书面材料。技术文件的更改应按照技术课设计更改的相关规定执行，填写《图纸更改通知单》，将更改后的电子版技术文件和《图纸更改通知单》一并发送给档案室，由档案管理员对归档的电子档和纸档技术文件进行更改，更改前的技术文件加盖“作废”章。技术人员也可以采用划改的方式对技术文件原件进行更改。对已经下发的技术文件进行更改时，由档案管理员根据《技术文件发放/回收登记表》的发放数据，将更改后的技术文件和《图纸更改通知单》下发给生产管理部，生产管理部负责下发更改后的技术文件和《图纸更改通知单》，回收更改前的技术文件。对于通过划改方式更改的技术文件，只向技术文件使用部门发放《图纸更改通知单》，由使用部门根据《图纸更改通知单》对图纸进行更改。11、技术文件的回收、归档及销毁生产管理部应在项目完成一周内根据发放记录回收技术文件，填写《技术文件归档清单》，将技术文件归档。外协/外购件用图在加工完毕后，发货时把整理好的图纸一起带回来，品保部负责接收图纸，交回生产管理部，采购部主管业务员负责督促外协厂按时把全部图纸送回，由生产管理部归档。因更改或其它原因导致的技术文件的作废，档案室保管的由档案室替换并加盖“作废”章，下发的由生产管理部及时回收并加盖“作废”章。回收的作废技术文件由生产管理部填写《作废技术文件清单》，将作废文件移交档案室保管。技术文件在使用过程中如有损坏，则使用部门需办理调换手续，但原文件必须回收，并加盖“作废”章。技术人员在设计过程使用的纸档参考图纸，使用完毕后加盖“作废”章，填写《作废参考图纸清单》进行保管，定期移交档案室。档案室应每年6月底和11月底对作废的技术文件和作废的参考图纸进行集中销毁。销毁时应填写《技术文件销毁申请表》和《作废参考图纸销毁申请表》经公司总工程师或副总工程师批准后实施。13、相关记录《技术文件归档清单》《技术文件发放一览表》《技术文件发放/回收记录表》《电子文件导入申请单》《电子图样解密申请单》《技术文件销毁申请表》《图纸更改通知单》第6页，共14页

技术文件归档清单编号:归档人归档日期接收人序号文件代号文件名称幅面张数3注第7页，共14页

填表说明：如果归档时，图样为成套（以产品或一级部件）归档时，可以不拆分，有张数栏中填上图样的总张数，在备注栏中写明“成套归档，详见明细表”。电子文件导入申请单编号:申请人申请日期导入原因存放位置部门领导意见系统管理员意见序号文件代号文件名称备注第8页，共14页

填写说明：1、导入原因填“新增”、“更改”等。注：只要是走更改流程的，不论是否为新增零部件，均为“更改”。2、存放位置应填写“XX系统中XX文件夹下”。3、如为更改原因导入，则应在备注栏中加入更改单号。合海橡塑图纸解密申请单编号： 申请部门： 申请日期：图号图纸名称第9页，共14页

申请原因部门意见总工程师意见总经理意见说明：解密单信息部留存。 申请人签字技术文件发放一览表编号:文件代号文件名称编制人审核人序号发放部门接收人份改3注第10页，共14页

《技术文件发放/回收记录表》编号序文件名称文件编号发放部门版本分发号发放记录回收记录备注签名日期签名日期第11页，共14页第12页，共14页

技术文件销毁申请单申请单号： 申请日期： 文号:序号文件编号文件类型文件名称版号销毁数量备注编制批准校对审核档案第13页，共14页

设计变更通知单文件编号版本号受控壮态产品产号用户及产品名称变更原因人：方案改进；B用户需求；C工艺要求；D原设计遗漏；E原设计差错；F其