信息交流程序

1.0目的为使本公司内部各层次和职能部门间的内部信息、与外部相关方间的信息交流建立一条畅通的渠道，保证公司的质量/HSF/环境方针、目标、管理方案、重要环境因素、相关法规以及客户要求等为公司全员及相关方了解，并获取内部、外部的相关要求和合理改善方案。2.0适用范围适用于本公司各层次、各职能部门以及与相关方的信息交流。3.0职责3.1人事部：负责公司内部的意见处理与回复，内部信息的传达。3.2品管部：负责外部环保法规的收集，整理和传递；内部信息如质量/环境/HSF方针、目标的制订与宣传。3.3业务部：客户环保信息、要求之收集、处理、传达。3.4各职能部门：负责工作权责内的相关信息的传递与沟通。4.0相关文件4.1《文件及记录控制程序》4.2《订单评审程序》4.3《客户沟通管理程序》4.4《内部审核程序》4.5《管理评审程序》4.6《纠正与预防措施程序》4.7《产品危害物质管理标准》5.0定义5.1内部沟通：指公司组织内部所有人员对于质量/HSF/环境之信息沟通。5.2外部沟通：指与质量环境相关的组织机构、政府主管部门、邻近的公司、居民以及其它相关方等进行的信息沟通。5.3供应商：指为本公司提供产品之材料或承包本公司零件加工之厂商。6.0程序内容6.1内部沟通方式可以是以下几种方式，但不局限于此：宣传栏、公告栏；电话；会议；改善活动；内部审核；管理评审；培训、日常报表和汇总报表等。6.2沟通的主要内容主要是以下几个方面：外部、内部质量、环境、危害物质过程管理体系的审核；质量、环境、有害物质过程管理体系及客户相关投诉；产品质量、危害物质、危害物质过程管理信息；产品相关法律、法规与其它要求；废水、废气、噪声监测结果；环境因素识别、评价、策划结果；日常检查的结果；相关方的抱怨、质量投诉及要求。6.3信息的收集6.3.1由人事部从各种媒体收集各国的相关法律、法规，技术标准及从业务了解有关客户的要求及最新信息；中华人民共和国环境保护总局、各国家环保法规之收集，每6个月收集一次。当相关的法律、法规有修订时，报告环境管理代表，并向总经理报告后实时组织相关文件的更新修订.并需要在管理审查会议中进行提报。6.3.2其它部门应以发文的方式将相关信息、要求传达至内部相关部门，管理代表负责将法律法规及客户的信息向外传达。6.3.3各部门主管收到相关信息后，应告知部门内所有的人员，严格按照公司制定的措施执行。6.3.4由品管课从各种媒体收集各国最新的相关环保法律、法规（如ISO9001标准、ISO14001标准、QC080000标准、RoHS指令）等技术标准交管理者代表分析及确认，并由文控依照《文件及记录控制程序》作外来文件管理。6.4内部信息交流 由各部门主管或行政课对全公司员工之质量/HSF/环境管理及认知倡导利用早会、布告广告牌不定期执行或利用电子通讯执行。6.4.2人事部需对新进人员依《人力资源管理程序》要求进行质量/环境/HSF体系之认知教育。6.4.3公司内有关环境管理沟通问题，在接受相关的环境抱怨或需沟通之事项后得由管理者代表视状况召开会议或与各部门分别协调检讨问题，以期适当的响应并顺利环境管理工作。 体系推展或其它质量、环境需求若需相关的认知与教育等，可依《人力资源管理程序》办理，以做为全公司体系推动与环境改善之倡导与沟通。公司内各职能部门的信息交流可通过会议（如管理评审会、主管会议、质量会议等）、邮件、电话或口头通知等方式进行内部的信息传达与交流。会议议题需记录于《会议记录》上以备查阅。 公司内部信息传达，可采用《联络单》形式，由各部门有关人员具体负责提出联络单，文控中心负责《联络单》的发放及归档。 内部和外部信息交流的资料均由相应部门依《文件及记录控制程序》之规定进行保存。6.5外部信息交流 客户之沟通 客户之HSF要求识别和评审依《订单评审程序》执行。 业务部应对客户展示本公司之质量 /HSF方针并宣扬本公司对环境维护之意愿与决心。 客户对本公司产品有关抱怨依《客户沟通管理程序》执行。 客户对本公司之满意度依《客户沟通管理程序》执行。 与供应商沟通由品管部向供应商进行HSF调查，并向供应商发出《产品危害物质管理标准》及《供应商产品材料宣告表》。 与外部组织机构的沟通 若有来自外部组织机构涉及 HSF体系的法规要求，由品管课对要求予以接收，并将内部相关数据进行替换或更新。 承上若需要对相关要求进行全公司告知倡导时，应以相关方式（如邮件、公告、课程训练等）进行倡导。 凡环境上之运作不良，而导致违反法规或遭受罚单之处分时依《纠正与预防措施程序》执行。 由品管部、工程部与第三方测试机构沟通材料 /产品测试相关事宜，与第三方测试机构沟通过程的监视和测量由品管课及工程课进行。 环保信息变更管理 客户一般性作业要求变更时，由接收部门直接以《联络单》或电子邮件形式知会各相关部门。 客户/HSF/环境管理体系之管制办法/技术规范变更由接收单位提供相关文件，管理者代表组织会议进行评估并向总经理报告后传达至相关部门。 公司内部质量/HSF/环境管理体系变更参照《文件及记录控制程序》执行。7.0相关表单7.1《联络单》SMT-QR-行-003-0