物业服务项目业主入户管理方案

物业服务项目业主入户管理方案业主入户阶段是物业公司直接向业主提供服务的第一阶段。此阶段的特点已是工作量大而集中，二是物业公司所有部门，所有人员都要进入角色，三十各种问题和矛盾集中显现，是对物业公司的管理能力，员工形象，服务质量等方面一个充分展示和考验的大好时机，也是与业主融洽，沟通的大好时机，因此，物业公司必须倾尽全力对业户入住工作的全过程进行充分准备，保证不出任何纰漏，向业户展示管理优秀，服务优秀，值得信赖的团队形象。（一）业户入住前的准备工作1.建立入住办公机构1）根据具体情况，在入住前2~3个月，建立业主入住办公室，任命办公室主任，骨干人员到位，一般做法是客户服务中心主任兼任办公室主任，财务，工程，保安，保洁等部门人员分期到位。2）入住办理处的工作人员在入住前一个月到岗，进行培训，熟悉物业情况。3）入住前1~2个月，各装也工程维修人员全部配齐，在前期管理期间已经到岗的技术人员和维修领班的指导下，对各专业设备系统进行全面了解，并进行相应的培训。4）在接管验收期间，部分保安已经到岗，负责对已接管物业的守卫，在入住前半个月，本期接管物业所需的保安人员全部到岗。5）视工作量大小，入住前10~20天，本期接管物业所需的保洁人员全部到岗，负责楼宇内部和园区环境的清洁卫生工作，确保以一个整洁，优美的物业迎接业户入住。6）入住前10~15天，电梯维修保养人员全部到岗，保证所有电梯都处于完好状态。2.准备入住工作方案入住工作方案不仅指业主入住方案，还有物业公司自身入住的方案，主要有以下几方面内容。1）审核，落实在前期物业管理阶段制定的安全防范，出入管理，车辆管理等方案，根据本期接管物业的具体情况作好准备，配齐物资，器材，办公设备和办公用品，人员及时上岗，安防监控系统和自动消防系统进入试运行。2）制定垃圾管理及清运方案，与环卫部门签订合同并落实到实处。3）作好办公用房和员工宿舍的装修装饰工作。4）拟定办公设备，物资，文具用品等的采购计划并进行采购。5）确定入住手续办理流程，并制作成图板，届时放在办公地入口处向业主提供办理入住手续流程指示。6）根据入住手续办理流程设置办公点位，房间，按入住办理流程顺序做好编号和文字标识，形成一站式办公，让业主看到标识就知道下一步该去哪里办什么手续，为业主提供最大的方便。7）由于办理入住手续的时间比较集中，人多，工作量大，为了使工作忙而有序，紧张不零乱，也为了尽量减少业主的等候时间，应该以楼号为单位，对各楼业主办理入住的日期和时间进行周末安排，避免高峰和低谷，使之形成顺畅流水式的办理，才能不出差错并提高工作效率，达到业主的最大满意度，此项安排应在《入住通知书》中载明，对有些只能在晚间来办理手续的业主，事先都应做好计划安排，并写进《入住通知书》中。3.做好相关单位的协调工作1）确定开发商的财务部门人员和销售部门人员进驻办理入住手续现场和日期。2）联系供电，供水，供气单位，确保业主入住前按时供电，供水，供气。3）联系环卫部门，做好垃圾清运工作。4）联系电话和网络公司，确保业主入住前按时开通电话和宽带网络，争取现场放号。5）联系有线电视公司，确保业主入住前按时开通。6）联系公安派出所，学校，街道委员会，详细了解有关迁移户口，转学等事项的办理规定，并将之对业主公布。7）对设有邮政，银行，商业等服务网点的小区，物业公司还应与相关部门进行联络，争取尽快开通服务业务。4.准备入住资料1）备齐业户入住办理手续所需的所有文件资料，表格，包括《入住通知书》《入住售书》《缴款通知书》《业主登记表》《业主家庭成员登记表》《锁匙发放登记表》《锁匙委托管理登记表》《住户手册》《房屋使用说明书》《业主临时公约》《住户装修管理规定》《装修施工管理规定》《安装空调管理规定》《阳台烽火钻工管理规定》《临时用电管理规定》《防火公约》《房屋管理，使用，维修公约》《天燃气安全管理协议》《机动车停放管理规定》《停车位办理规定》《外部人员住宿，出入管理规定》。2）将需要发放给业主的资料分户装袋，仔细检查有否错装，漏装的现象。5.入住时期的环境美化环境美化是为了迎接业户入住而营造出热烈，喜庆，温馨的气氛，给业主一个回家的好心情，同时也展示了物业公司的形象。1）园区环境美化，园区主要入口处摆放花木，花篮，悬挂欢迎业户入住字样的条幅，彩旗，彩灯，气球等。2）物业办公区域的环境美化，在办公区域入口处摆放花木，在明显位置安放或悬挂入住手续办理流程图，各办公点标识醒目，干净整洁，文件资料码放整齐。3）接待人员着装整齐，精神饱满，服务热情，保安人员仪容整齐，彬彬有礼。6.通知业户入住在各项入住准备工作完备后，向业主发放已经装袋备好的入住资料，让业主提前了解将要与物业公司签订的公约，协议，了解办理入住手续的步骤。（二）办理入住手续客服中心实行“一站式”服务，负责为业主办理入住手续，引导业主验房，填写《业主验放记录表》，对需要整改的问题，客服中心应与开发商及施工单位协商维修，保修事宜，并签订维修，保修协议。工作程序如下：1）物业公司客服中心负责业主入住准备工作的策划，按照第一节业户入住前的准备工作的要求做好准备工作。2）业主到房地产公司办理完房产手续方可办理入住。3）办理入住和艘需流程如。（1）住户需携带《入住手续单》，身份证，户口本，房地产公司要求应具备的其他文件资料及相关物业飞鹰前来办理入住手续，由客服中心核查资料，并保存一份业主的身份证复印件，委托人身份证和委托书的复印件。（2）财务部验证，核收各项费用。（3）入住办公人员协助住户签署各类契约，并详细填写《业主登记表》《业主家庭成员登记表》，需要业主签约的文件有《业主临时公约》《防火公约》《房屋管理，使用，维修公约》《天燃气安全管理协议》。（4）向业主发放门钥匙，门禁卡，车辆卡，电表卡，信箱钥匙，，则需签订《钥匙托管协议》。（5）由楼房管理员携带《业主验放记录表》陪同业主检查房屋和钻工框，抄记水表，电表，天然气表，中水表的原始读数，并将不合格项目详细记录在《业主验放记录表二》中。（6）克服中心组织施工单位对不合格项目进行维修并监督完成状况，维修完毕后在《业主验放记录表二》内注