地质资料档案管理手册

地质资料档案管理规定地质资料档案管理规定PAGE4地质资料档案管理规定地质资料档案管理规定目的为加强科技档案管理，使其规范化、制度化，根据国家有关法规，结合本队实际情况，制定本办法。适用范围凡是记录和反映本队勘查、设计、施工活动，具有保存价值的技术资料和技术成果，以及以队名义收集的科技资料，都属于归档范围。具体内容如下：a）勘查：包括地质勘察、水文地质勘察、水资源论证、岩土工程勘察、地质灾害评估、物探、测量等项目的原始资料、质量记录和成果资料；b）设计：包括地基加固、基坑降水、水井论证等项目的原始资料、质量记录和成果资料；c）施工：凿井、桩基、地基处理、基坑降水、基坑边坡支护、管道、土石方等。凿井工程归档资料包括施工组织设计、班报表、成井资料、测井资料、洗井、抽水试验资料、水质分析报告、验收单、施工报告、成井柱状图等原始资料、质量记录和成果资料；基础施工归档资料包括设计图、设计变更单、施工记录、验收报告、完工报告等与质量有关的原始资料、质量记录和成果资料。管理规定主要工作内容在总工程师的领导下，队总工办负责全队技术资料的管理工作。队资料室具体负责地质资料的归档立卷、保管、借阅和对外交流工作。管理办法地质资料档案的分类原本档案（原始资料），指设计、编录、报表、观测记录、计算原稿、分析图表、成果原稿和质量记录、计算机源程序、审核（审查）意见等；复制档案，指印制出版的技术成果，复制的计算机软盘、光盘。地质资料档案的归档程序工程项目结束后，应由项目技术负责指定专人对原始资料进行整理、分类，经科技资料档案室清点查收无误后办理移交手续。复制档案出版后由项目负责人到资料室办理入库归档手续。需按合同送交业主的成果资料，需由专人在资料室办理移交单，送交业主，经业主签字确认后，移交单交资料室保存。地质档案的归档要求归档资料应经过系统归纳整理、分类、装订、装袋，保持清晰、完整、准确，不得丢失、遗漏、混杂和损坏；归档期限：单井或中小项目，应在向业主提交报告之前办理完资料归档手续；原则上讲，大型项目向业主提交报告之前应办理完资料汇交手续，如确有困难需经质量科技办批准可适当推迟归档时间，但最迟不超过25天；归档数量：原本档案1套。复制档案，向外单位提交的勘察、设计、施工技术成果：小型报告2份、中型报告4份、大型报告8份（含附件、附图、附表），各类技术论证材料、立项报告2份随技术成果报告存档；向资料室提交勘察、设计、施工技术成果报告纸介质的同时，对于重要的和有特殊要求的还应向资料室提交该成果的光盘2套。要求光盘内容与纸介质内容完全一致。电子文档体文件格式如下：类别文字图件水文地质勘察、地质灾害评估报告doc、xls格式mdb、dbf格式岩土工程勘察报告doc、xls格式dwg、dxf格式施工技术报告、生产井竣工报告doc、xls格式dwg、dxf格式科技资料借阅制度本队技术人员借阅科技资料，应由借阅人填写资料借阅申请表（格式见附表），由所在单位实体领导签字，主管领导批准，经队总工程师或队长签字批准，资料主管部门确认后，方可到资料室办理借阅手续。外单位来队借阅资料，应带介绍信和相关证件，经队长或总工程师批准后，方可借阅并适当收取费用；收集的各种比例尺地形图，须到资料室办理借阅手续后，方可借出。地形图属国家机密资料，借阅人应定期向资料室报告地形图的保管和使用情况并按时归还；借阅的资料，不能在文字或图上注记号、画点线，更不允许将资料丢失、损坏。为使资料能发挥更大的作用，资料借阅时间原则上不超过15天。特殊情况，经总工程师批准后，可适当延长借阅时间，但最长不超过30天。否则，将给予一定的经济处罚；原始资料、软盘、光盘、仅存一份的复制资料仅供在资料室查阅，一律不外借。科技资料定期清还制度每年年终前，资料室管理人员应清查、统计年内外借资料及应归档资料情况，对于超期未还或未归档的资料应通知其本人或部门进行督促，如仍不能按期收回，则给予张榜公布限期归还（档）；对于经资料室张榜公布并反复督促仍不能按期归还（档）的资料，队可视不同情况给予不同程度的处理，具体办法如下：.1确因工作需要，需超期借阅的，应到资料室先办理归还手续，再办理续借手续，特殊情况应经队总工程师或队长批准后长期借用；.2用于以队名义申报奖项、办理资质或清欠工程款而不能归还的资料，需经队总工程师或队长批准，方可借阅或消帐；.3对于长期在外地工作和出国人员借阅的资料，资料室应根据其工作进展和回归情况及时通知其尽早清还所借资料；.4借调和调出本单位的人员，应先清还完所借资料后，资料室方可签字盖章，否则不予办理相关手续；.5如因借阅人不慎，造成资料丢失、损坏而不能归还或长期占用资料不愿归还者，队可根据借阅人所借资料的重要程度给予一定的行政或经济处罚；.6对于当年内所有应归档而不能及时存档的工程项目竣工资料，在取得资料主管部门的认可后，经营核算管理部门将不对该工程项目进行核算。管理记录科技档案管理有关记录见质量体系程序文件HZGEI/QP4201-2006《文件和资料控制程序》和HZGEI/QP-4202-2006《质