小区物业档案的建立与管理

小区物业档案的建立与管理（一）办公楼与住宅区档案的建立与管理随着建筑设计更加高科技、专业化的发展，信息成为管理资源中又一重要因素。为此，联通小区物业管理的档案建立与管理必须采取计算机管理系统，通过档案的集中化、有序化、信息化，便于上级主管部门的工作检查与监督，在信息收取时广开信息渠道，储存时做到内容全面、丰富、收集时尽可能完整。我们拟对小区内所有管理与服务的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件都建立相应的管理档案，并树立档案管理的资源观与服务观，使档案管理真正维管理服务。（二）档案管理工作环节资料收集资料整理 资料归档 档案利用1.资料收集（1）设立档案室，采用系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。从时间上是指规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上指物业的方方面面的资料整理。2.资料分类整理收集后的所有信息，统一由档案室集中整理，根据档案的来源、内容、物业的表现形式等特点进行分析，做到有条不紊，分类合理。3.资料归档整理（1）根据实际需求，联通公司办公楼及住宅小区拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式，如录像带、图片、文字等。档案组卷案分不同业务性质、编号、造价、编辑并分柜保存，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。（2）档案的借阅由严格规定，档案管理人员要及时收回在外的文件，严防资料的流失。（3）档案的管理必须注意防潮、防火、防霉变。（四）档案资料分类名称 资料内容A、规划图纸、项目批文、用地批文工程建筑产权资料 B、建筑许可证、投资许可证、开工许可证C、拆迁安置资料A、红线图、总平面图B、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告C、工程合同，工程预决算D、 工程设计变更，通知及技术E、竣工图F、房屋消防，燃气竣工验收证明书工程技术资料G、建材质量保证书H、 给排水，消防，电气，电梯等设备检验合格书和技术资料I、试压报告J、绿化工程竣工报告K、其他技术资料A、住户入柱资料住户资料B、业主家庭档案A、事务值班室记录B、事务交接记录表事物登记 C、物品放行记录D、 日常事务巡视记录E、事务回访登记表A、装修申请表装修资料 B、施工安全责任书C、装修人员登记表A、维修申请表B、派工单维修资料C、维修回访记录表D、 公共设施维修记录A、日常巡查记录，交接班记录，值班记录治安交通管理资料B、查岗记录、监控值班记录C、物资搬运放行记录，紧急情况处理登记表D、 车辆管理记录，车辆详细资料，车位使用协议A、设备保养维修记录设备管理资料 B、各项设备运行记录C、设备检查记录A、活动计划实施方案、总结记录B、社区文化活动图片及文字记录社区文化资料C、传媒报道D、 活动室设备器材使用记录A、员工个人资料B、员工业绩考核与奖励记录员工管理资料C、员工培训计划与实施情况D、 员工培训考核记录A、服务质量回访记录业主反馈资料 B、业主意见调查，统计记录C、业主投诉以及处理记录A、管理处值班以及检查