备品备件仓库管理规程

PAGE1备品备件综合仓库管理规程1目的为加强备品备件仓的管理，保证仓库规范、高效、有序运作，保障公司财产物资安全，减少不良、呆滞物料损失，降低库存占用资金，满足生产经营对物料管理的要求，根据集团内控要求以及权限指引，结合公司运行的实际情况，制定本规程。2适用范围本文件适用于物控办备品备件仓。3权责3.1物控办负责制订、完善并执行本管理规程。3.2品控部体系组负责对本规程的执行进行督导。4仓库管理职责和目标4.1高效有序地进行物料的收发作业，保证出入库数量准确且符合质量管理、订单管理和财务管理的要求。4.2库房管理科学、有序，货物摆放整洁、整齐，符合货物贮存和安全管理的要求。4.3单据、存卡管理有序，登记及时、准确。电脑入单及时、准确。4.4定期和循环盘点，及时查处差异，保证帐、物、卡一致。4.5与客户及外协单位及时对帐，及时查处差异，维护公司利益。4.6及时反映和跟催不合格品、呆滞品的处理，减少不良损失，降低库存资金占用。4.7做好防火、防水、防盗、防锈蚀、防损坏等安全防护工作，保障仓库财产物资的安全。5工作程序5.1仓库物料收、发、存总流程指引不合格不合格提交请购单、按流程审批、月计划至采购部提交请购单、按流程审批、月计划至采购部月计划请购执行采购流程物料验收月计划请购执行采购流程物料验收物料到库gong退货换货合格物料到库gong退货换货合格物料入库物料储存物料出库物料入库物料储存物料出库5.2物料的请购流程与管理5.2.1《XX部月采购计划》的具体运行：1）各部门每月25日前将下月月度计划以OA形式通过请购部门经理，部门经理同意后由物控专员初审请购的合理性，并交予物控主任复审。审核通过后物控专员汇总月度请购计划并在ERP系统中做请购单并打印。纸质版请购单需按照集团内控要求及权限指引报批，全部审批完成后交由采购部执行采购。2）在月计划请购中如果有新请购的物料种类，由各部门请购负责人编辑《编码添加申请表》，在编辑时应严格按照编码分配原则进行申请。申请流程为各部门请购负责人编辑《编码添加申请表》，通过部门经理处串发至物控办主任及物控专员进行复核，申请通过后由物控专员负责添加，并通过OA反馈给请购部门。5.2.2物料请购申请的要求1）请购物料的需求日期应严格按照各类物料采购周期进行填写，如果有请购物料的采购周期不清楚，需向采购部人员做相关咨询后再填写需求日期，避免出现沟通误区；2）临时性紧急物料需求必须通过电话形式汇报至本部分部经理、本部门经理、物控办主任以及分管领导，必要时还需请示总经理。经同意后由请购人员联系采购部相关人员，进行临时性紧急请购，同时要求请购人员必须在一个工作日内按照零星采购流程执行，审批完成后采购物料部相关人员须及时在ERP系统内做好采购订单。各部门人员严禁与供应商直接联系送货的行为出现。5.2.3物料请购流程指引零星《请购单》流程指引1）零星《请购单》请购流程指引（下图所示）零星《请购单》流程指引需要进行需要进行ERP编码申请（OA形式）报总经理部领导审批物控办主任复审审批完成后单据交予物控专员初审采购部门自制零星采购订单报总经理部领导审批物控办主任复审审批完成后单据交予物控专员初审采购部门自制零星采购订单打印纸质版交部门经理签字打印纸质版交部门经理签字采购部门执行采购采购部门执行采购部门物料需求人员根据库存以及在途量制订月计划采购数据，并在每月22日前以部门物料需求人员根据库存以及在途量制订月计划采购数据，并在每月22日前以OA形式反馈至本部门经理处，请购如需指定供应商，需附上纸版请示报告，一起提交至部门经理审核。本部门经理审核后的请购计划发至物控办专员处，由计划员对请购物料进行再次审核。物控办专员审核完成后，将请购计划发至物控办主任处，由物控办主任进行审核。审核后的计划反馈至计划员和各部门经理。需要新增的ERP编码，由计划员汇总编码编码增加人员总经理审批取回采购计划审批底单及指定供应商申请报告复印件返给物控计划员总经理审批取回采购计划审批底单及指定供应商申请报告复印件返给物控计划员纸质版单据交予物控办主任审批以及请购部门签字确认纸质版单据交予物控办主任审批以及请购部门签字确认物控专员汇总各部门请购计划，录入ERP系统形成纸质版单据提交至采购部物控专员汇总各部门请购计划，录入ERP系统形成纸质版单据提交至采购部ERP系统中的请购计划按流程签字ERP系统中的请购计划按流程签字执行采购程序执行采购程序5.3物料的入库流程与管理5.3.1物料入库包括物料到货、物料验收、物料退货、物料入库。5.3.2物料到货管理及流程1）供应商送货到仓库后，需向仓库管理员提供到货物料的《送货单》，检查《送货单》上是否有送货单位的完整盖章以及送货人的完整签名，对于物料还需同时提供到货物料的订单号，当班仓库管理员根据订单号及《送货单》内容对照ERP系统采购订单进行核实：到货物料的名称、规格、数量等内容必须和订单以及《送货单》中内容必须相符，送货单不允许有改动和划痕，送货单上物料名称与订单上名称一致，并且没有损坏等影响质量的问题，否则，仓库管理员拒收；若送货的物料与订单上物料相差较大，仓库管理员拒收该物料，将物料全数退回；如果因仓管员收货时的疏忽和责任感不强导致收货时出现错误，由仓管员及其仓库班长负责。2）经核实到货物料与订单内容以及《送货单》内容相符后，由仓库管理员在送货单上注明到货日期和签字，收货日期作为物资是否及时入库的凭证，同时在ERP系统中做物料到货维护。3）由仓库管理员安排供应商人员负责把到货物料摆放到规定的位置（待验收物料区），并同时对物料进行包括供应商名称、物料名称、数量等标示，待验收。4）《送货单》由仓库班长按日期顺序进行整月存档，存档期限为五年。5.3.3物料到货的管理要求1）原则上物料到达仓库需要采购部相关人员也必须到仓库进行采购物料的确认，包括物料数量、型号规格、供货商、有无损坏等；考虑到实际可操作性情况，要求物料在有异议的情况下，由仓库管理员通知采购部相关人员必须到仓库进行确认，否则仓库对物料进行拒收；2）对于邮寄到仓库的物料，小件物料物流直接送到采购部由采购部人员将此类物料送至仓库与仓管员一起进行拆卸包装、清点明细等工作，大件物料物流直接送到仓库，相关采购人员也必须到仓库与仓管员一起拆封、清点明细等；3）邮寄物料的相关发票及收据不全仓库一律不予收受；4）为了提高物料验收效率，物料《送货单》上必须注明由采购部提供给供应商的采购订单号，便于及时验收入库；5）由采购部要求供应商供货单必须提供两联单据，其中一联由仓库存档；6）原则上要求所有的到货物料必须先到仓库进行存放，考虑到部分物料的实际使用情况，包括不限于现场紧急使用的物料、大件物料（仓库不能放置）、需在仓库进行过账，限于实际情况需要现场直接管理的物料等，以上种类的物料必须在物料到场的同时由采购部人员通知仓库班长对实物进行确认，否则，仓库不予对此类物料进行出入库处理，且该类物料进行领用时需及时通知仓库出库，在月底盘点时若出现差异由相关负责人出具报告进行说明，按内控权限指引经相关领导审批后进行账务处理。7）由于到货物料在没有验收入库之前，物料的所有权还属于供货商。原则上禁止任何到货物料在没有执行验收、入库、出库程序就使用的情况出现，考虑到有可能出现紧急用料的情况（仅限于有关生产及安全的物料），则由仓管员填写《异常领料统计表》，并由领料人与仓管员双方签字确认，事后由领料人员在借出物料两个工作日内（不跨月的前提下）对使用物料进行验收，验收合格后办理出入库手续。否则，仓库不予办理账务处理，相关责任由领料当事人负责。8）对于紧急请购，采购部相关人员必须在物料到货前2个小时必须以书面形式或OA通知仓库班长，内容包括物料供应商、物料名称、规格、数量、请购人。仓管员根据到货物资填写《异常到货统计表》。9）请购人补请购单后，采购部完成采购订单，请以书面形式通知或OA仓库班长，并告知采购订单号，再行办理出入库手续，且该请购单必须在当月最后两个工作日之前完成，否则写报告进行说明，由所在部门经理、物控办主任审批，必要时需物控办分管领导审批。5.3.4到货物料的验收管理及流程1）物料的验收原则由请购人负责验收，如请购人岗位变动或休假，验收工作由原请购人所属分部经理指派人员执行。物料的验收必须本着负责任的态度进行，仓管员监督验收过程并记录异常情况，不能出现让步收货的现象，否则仓库不予入库，若因请购人请购有误，由请购人负相应责任。2）仓库管理员每班在物料到货的同时通知请购人员进行物料到货验收，验货内容包括不限于物料数量、规格型号、材质、质量以及物料的相关数据等，并在《验收单》上如实填写相关验收记录，并签名确认。由于所有到货物料不得跨月入库。需请购人员在物料到货后2个工作日内必须验收到货物料。最后两个工作日不予收货，快递类物料直接送到采购部，由采购在下月送至仓库；3）如因特殊情况，包括不限于以下情况：需要进行试用才能进行验收的物料、需要进行专业检验才能验收的物料等不能在两个工作日内验收的，则需在系统中先做物料维护到货，使用部门在当月对物料的验收情况进行信息反馈，如物料的验收造成跨月，由仓库班长书面说明原因，经仓库主管审核后与入库单一并存档。4）对于维修常用的借用工具、班组工具及个人工具由工具使用分部经理指定人员验收。5）对于工程遗留物资以及拆卸零部件可利用物资由返库部门提供《返库物资申请表》，表单内容必须包含物料的性能与相关运行记录以及返库原因，返库部门经理审批后由仓库管理员负责对数量、型号进行核实且要求物料整洁，并安排返库区域人员按指定区域按规定存放整齐，否则仓库拒收此类物料。6）对于无利用价值以及维修边角料物资，由使用部门放在仓库指定堆放区，集中处理；7）《验收单》及《采购入库单》由仓库班长按月归档，存放期限五年；《返库物资申请表》由现场仓库管理员监督执行及保管，由仓库班长存档，存放期限五年。5.3.5到货物料的验收管理要求1）验收物料不得让步接收；2）验收不合格的物料由仓库管理员存放到不合格来料区，待退货或换货。5.3.6物料退货、换货管理及流程1）负责收货的仓管员根据验收情况，统计汇总前一个工作日验收不合格的物料，形成《不合格来料处理单》；2）《不合格来料处理单》由仓管员以OA形式发起处理流程：仓管员仓库班长仓库主管物控办主任财务经理采购经理采购员3）采购员根据《不合格来料处理单》提出的要求执行退货及换货程序，要求退换货的办理期限不得超过接到《不合格来料处理单》三个工作日，采购员需做出具体退换货信息的反馈。4）采购人员及供应商到仓库办理退货或换货时，需按要求填写《不合格来料处理单》，以确认相关事宜。5）换货的物料请供应商重新打印送货单，送货单日期必须与到货日期一致，并注明换货，否则仓库不予接收。5.3.7物料的入库管理1）验收合格的物料入库由仓管员负责办理，但收受物料人员与办理入库人员不能为同一人。2）验收合格的物资，仓管员在当天办理ERP系统入库，并通知验收人在验收栏签字，并且在相应的送货单上标明入库单号，仓库班长复核入库的准确性。3）仓管员根据上架清单由当班人员对每天验收合格的物料按区域、架号、层别及货位识别码进行上架，并在清单上注明货位，仓库班长实时抽查归位情况。5.3.8物料的入库流程指引（下图所示）供应商提供《送货单》、订单号、到货物料信息供应商提供《送货单》、订单号、到货物料信息信息不符拒收物料物料到货仓库管理员核对到货物料信息仓库管理员对《送货单》信息确认签字，并填写《仓库收货、验收、入库登记表》仓库管理员在ERP系统中做物料到货维护信息相符到货物料放置到待验收区仓库管理员通知相关请购人执行验收仓库管理员通知相关请购人执行验收请购人执行验收并填写《仓库收货、验收、入库登记表》从接到通知3个工作日内到场验收仓管监督验收仓库主管根据《仓库收货、验收、入库登记表》做ERP入库、验收人员确认签字仓库管理员根据上架清单进行物料上架仓库主管根据《仓库收货、验收、入库登记表》形成《不合格来料处理单》仓库主管将《不合格来料处理单》以OA形式发至采购部相关人员采购部相关人员从接到通知三个工作日内按要求处理物料退货或者换货验收合格验收不合格5.4物料存放管理1）物料卡管理①每种物料对应一张物料卡，物料卡包括不限于以下内容：供应商名称、物料名称、物料ERP编码、物料实物数量、物料规格型号、数量单位、物料货位。②物料卡内容必须和实物、ERP账务内容保存一致性。2）现场管理①备件仓库整体按照“两线”管理，包括：货架摆放一条线、物料摆放一条线。②库区地面卫生由仓库管理员负责，每天至少清扫一次，并持续保持干净、整洁。③货架卫生及物料卫生每月在盘点后进行清理。3）仓库物料安全管理①仓库辖区范围内禁止吸烟和严禁明火的情况出现。②仓库班长按计划对仓库辖区内的消防设施进行检查，有异常情况需在一个工作日内向安环办通报，并跟踪执行情况。③除仓库人员外任何人进入仓库需经仓库班长同意后由相关人员陪同进入。④保障疏散通道、安全出口畅通，以保证人员安全。⑤各种物料码放、搬运入库时应先内后外、先下后上；出库时应先外后内、先上后下，防止坍塌伤人及损坏机械设施。各种物料不得抛掷。4）仓库物料“三防”（防锈蚀、防潮、防变形）管理①在物料验收入库后两个工作日内必须对需要进行防锈蚀的物料进行抹油防锈处理（主要针对备件，例如：轴承、齿轮等），并需要由保鲜膜进行包裹存放，具体由仓库班长安排。②每月至少一次对需要防锈蚀的物料进行检查，发现有锈蚀的情况还需对该物料进行除锈处理后再进行防锈处理。③原则上长轴类的物料需进行悬挂处理，以避免变形，根据实际情况，需在仓库内制作表面平整并且没有镂空的存放平台对轴类物料进行平放。④为防止电气物料受潮损坏、机械物料受潮锈蚀，备件仓库需定点放置干燥剂，仓库班长根据干燥剂的使用情况进行不定期更换，必要时还需增设干燥机对备件仓库进行除湿处理。5）贵重物料管理①贵重物料按内控要求由财务部与物控办共同制订清单管理；②贵重物料均存放在专用的贵重物料仓内，贵重物料仓应长期为封闭状态，门锁配置至少两把或者两把以上，由物控主任及财务分别掌管钥匙。③贵重物料的发放由仓库主管执行，物料领用必须先打印《领料单》，经部门经理签字确认，领用单项物料总价值大于10000元的物料还需使用物料部门分管领导签字确认后才可发放。6）呆滞物料管理①呆滞物料根据公司呆滞物料仓库指标及部门区域分解指标进行考核。②每月财务结账后，由仓库班长根据财务所提供的《呆滞物料表》具体统计部门呆滞物料库存以及区域呆滞物料库存，分部按照对应考核指标考核区域工程师。③呆滞物料的认定物料种类形成原因认定标准产成品半成品原材料辅料外协加工件低值易耗品等因客户订单变更、取消、或由于订单信息错误、产量超客户需求等原因，且由于产品为客户定制而形成的产成品、半成品、原材料、辅料等；因采购错误、采购过量等原因且基本确定未来没有需求的；因产品工艺变更、技术升级而导致不再有需求的库存半成品、原材料、辅料低值易耗品等客户退货，经品控部门确定无返修价值的产成品；产生之日立即列入呆滞物料不符合上述条件，但存储时间过长的库龄超过3个月的列入呆滞物料备品备件因技术改造、设备淘汰等缘由，原设备所配备的专用备品备件产生之日应立即列入呆滞物料经确认，为保障设备正常运行而必须配备的核心备品备件及安全库存。核定正常持有量、超出部分确认为呆滞；正常部分不确认为呆滞通用性、非核心备品备件库龄超出3个月的认定为呆滞7）仓库单据管理①备件仓库所有签字单据由仓库班长存档，存档时间至少三年。②出入库单在移交至财务前，由仓库班长逐一对所有签字单据进行检查，包括：出入库单号是否连续、签字权限是否规范、有无遗漏的签字的单等；③仓库班长每周汇总统计《异常到货统计表》，包括：跨月入库、退货情况、无订单、无采购单、原因分析、处理措施、整改措施等。④异常单据每周由仓库班长以OA形式发至物控办仓库主管、物控主任、财务经理及采购处进行协商处理，并负责跟踪具体执行的情况。5.5物料的领用出库流程与管理5.5.1物料领用出库管理及流程1）领料流程：所有物料由使用部门自行开具领料单，开单前先在ERP系统内查询所需物料现存量，且应发数量必须大于实发数量，信息确定无误后打印纸质版单据交由领用部门经理审批，到仓库办理业务。仓管员核对领料单据，包括审批是否完整、规范等，确认后发放所需物料，双方签字确认，并将单据交予记账员在ERP系统内做相应核减。2）仓库班长每周汇总所有部门领料单，集中交予物控主任处复核。5.5.2物料领用出库管理要求1）物料须整体出库，如需拆分使用的物资（如带减速箱电机），需先办整体出库后将不使用的部分办理退库，ERP系统内根据需要进行编码新增。2）对于《紧急请购单》采购的物料，请购人应在两个工作日内进行领用，由物控主任安排相关人员对使用情况以及库外库情况进行排查，并统计上报。3）原则上出库单物料数量、区域使用该物料数量应该相同，物控专员对出库使用情况和库外库情况按一定比例进行抽查，并统计上报。4）生产紧急领料因由分部经理以上人员以有效形式（电话、短息）知会仓库班长及以上人员，仓管员应如实填写《异常领料统计表》，并由领料人签字确认。如因突发情况或计划不周造成中夜班物料不能满足需要的，应遵循《中夜班物料发放管理规定》执行。5.6工具管理5.6.1《工器具台帐》的建立《设备部工具台帐》内容包括不限于：工具