秘书培训综合辅导秘书实务技能

PAGE/r/n93/r/n//r/nNUMPAGES/r/n93/r/n第二部分秘书实务技能/r/n第一章会议治理/r/n考试题型示例一/r/n（一）单项选择题示例/r/n小型会场内座位安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于D/r/nA、接近入口处、正对门B、远离入口处、背对门/r/nC、接近入口处、背对门/r/n/r/nD、远离入口处、正对门/r/n（二）多项选择题示例/r/n1、要保证会议在安静的环境中顺利进行就需要考虑以下哪些因素AD/r/nA、会议拥有隔音设施/r/nB、谢绝访客参观/r/nC、关闭场内的手机、呼机/r/nD、调整会场扩音器的音量/r/n2、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门事先要AB/r/nA、进行会商B、广泛征求意见/r/nC、由各部门分不提出意见D、由牵头部门提出要紧意见/r/n（三）案例分析题示例/r/n录像/r/n时刻：某日上午/r/n地点：公司经理办公室/r/n人物：/r/n宏远公司总经理助理高叶/r/n宏远公司王总经理/r/n美国朗格公司总经理杰克/r/n生产部吴经理/r/n公关部马经理/r/n保卫处朱主任/r/n电视台刘记者/r/n保安员小郑/r/n物品：会议室、电话等/r/n情景一（某日，总经理办公室旁的高助理办公室）/r/n（旁白）：宏远公司是一家从事化工产品生产和销售的大型集团公司。现在正在和美国朗格公司洽谈一项几千万美元的合作项目。（桌上电话铃响）/r/n高秘书（着休闲装，办公桌不整洁，文件归类不清晰）拿起电话：/r/n“/r/n喂！您好，那个地点是宏远公司。啊/r/n……/r/n王总啊/r/n……/r/n我是小高/r/n……/r/n嗯/r/n……/r/n哈/r/n……/r/n没问题/r/n……/r/n您放心好了/r/n……/r/n再见。（高放下电话，又给钟秘书打电话）/r/n”/r/n高：（看了一下手表）钟秘书，我是高助理，现在是9：30，请通知吴经理、马经理、朱主任在10：00到1号会议定开个碰头会。/r/n钟秘书：好的，我立即通知。/r/n情景二：（9：50高助理提早达到会议室，检查会议设备，发觉多媒体有问题，用手机呼钟秘书：/r/n“/r/n钟秘书，1号会议室的多媒体有问题，请你通知行政部的有关技术人员立即过来检查一下。/r/n”/r/n当技术人员检查之时，与会人员陆续到齐。10：20会议开始）/r/n高：今天会议的内容是如此的，我们集团公司和美国朗格公司正在谈判的合作项目差不多进入了关键时期。这是我公司的美国朗格公司已有的一些合作项目和合作情况（用多媒体演示公司与美国公司已有的一些合作项目和情况）。下周一，王总就要陪同朗格公司亚太地区总裁杰克先生来我公司考察。王总托付我牵头与各位一起用一周的时刻筹备一个小弄的展览会，那个展览会一定要能展现出我们集团在高新产品方面的技术有用，突出集团特点。要让外商留下深刻的印象，还要花费少，各位谈谈高见吧。/r/n马：我有个建议，作为一个内部的展览会，我们没有必要在不处租用场地。但是咱们公司又没有太大型的会场，因此我想，在厂区内找一间通风、采光都不错的厂房，布置成展厅。如此既节约开支，又能让外商考察体验到我公司实际的工作和治理气氛，效果一定好。如何样？/r/n高：好的，大伙儿看马经理的建议如何？吴经理，您觉得呢？/r/n吴：不行！那正常的生产如何办？工人不用干活了？这可不是儿戏啊！/r/n（马表现出不屑，就要往起站。）/r/n高：（用手按住马）好！吴经理重视生产，体恤职工；马经理呢，开源节流，出奇制胜，差不多上为了公司。但这次展览会牵涉到几千万美元的合作投资项目，那个地点面凝聚了王总和我们公司上下职员的一片心血，要是因为咱们内部合作问题阻碍了谈判，大伙儿可谁也担待不起呀！（吴张张嘴，欲言又止/r/n……/r/n）/r/n朱：那你讲如何办吧？/r/n高：我觉得呀，马经理的意见依旧比较有道理的。王总经理也有那个意思，只是担心实施起来有一定的困难。如此做可使外商进一步了解我们集团的情况。吴经理讲的也是实际的困难，因此，我们布展就必须高效率。咱们的生产任务这么重，要讲停产，也就只能一两天，我想不如让职工休息一两天，再挑几个精明能干的工人，协助朱主任搞好保安和接待工作，一定要做好安全和保密工作。吴经理、马经现、朱主任，你们觉得如何样？/r/n朱：保证做得漂漂亮亮的。老吴，你放心，你派来的人手，我一定可不能亏待他们。/r/n高：那您二位还有什么意见？/r/n马摇摇头，吴想了一会儿也摇摇头。在座各位点头表示同意。/r/n高：那就像往常一样，马经理负责场地的布置和宣传工作。吴经理，请您关心一下马经理，提供一下相关的技术资料和产品的样品。朱主任，您负责接待外宾和保卫工作。大伙儿还有什么意见吗？（众人纷纷讲：/r/n“/r/n挺好，就如此吧。/r/n”/r/n）/r/n高：好，情况就这么定了，还请各位精诚合作，咱们抓紧开始预备吧。/r/n三人起身告辞，高起身送客。/r/n高：吴经理，稍等，能不能再苦恼您几分钟？/r/n吴：行。（关门坐回沙发）/r/n高：吴经理，您不生气，年轻人性子急，特不是刚毕业的研究生，血气方刚，您也不当回事。/r/n吴：小高啊，你是明白我的，我在那个公司20多年了，什么人没见过，就没见过这么自以为是的人，他眼里还有谁呀！/r/n高：吴经理，您先喝水，马经理有时讲话是比较冲，但话又讲回来了，谁都年轻过，我刚来的时候，不也和他差不多吗？要不是您手把手教我技术，教我做人，哪有我的今天呀。/r/n吴：不愧是经理助理了，都会拐弯抹角地做我的工作了。/r/n高：您是老同志，对我们年轻人还要多关心，讲得不到之处，您也不往内心去。咱不为一点儿小事阻碍了工作。/r/n吴：嘿，我要不明白这点道理，四十多岁都白活了。好了，我也该回车间去了！/r/n高：您走好，多注意躯体，不把自己累着。/r/n（吴经理乐呵呵地出门，高送吴至电梯口。）/r/n情景三/r/n高：王总啊/r/n……/r/n路上还顺利/r/n……/r/n小钟接上您了/r/n……/r/n我们都布置好了/r/n……/r/n两小时后直接到会场？好好/r/n……/r/n您放心好了。（三负责人上）。/r/n朱：高助理，您看这会场布置得多好。（高点头。大加夸赞。）/r/n保安突然跑上来。保安：（慌张）朱经理，不知如何搞的，厂房的的墙角里发觉了一窝猫。/r/n朱：如何？/r/n……/r/n嘻，不确实是几只猫吗，快把它们弄走。/r/n高：（急）这是如何搞的，谁负责的会务？/r/n吴：（指马）不是归他管吗？/r/n马：（反驳）嗳！你讲不讲道理啊？会场是我布置的没错，可这车间是管你借的呀！要怪，也只能怪你的车间平常卫生不行，连猫都随随便便跑进来了。/r/n吴：（大怒）：那个时候你还满嘴是理，等王总回来，咱们找他评评理。/r/n高（把吴拉住）：不生气，大伙儿差不多上为了工作。有事好好商量。/r/n朱：（对保安），你们还不快把这些猫都给处理掉。（保安转身要下场）/r/n高：（叫住保安）等等。你们能够如此/r/n……/r/n（声音淡出）/r/n情景四/r/n王总经理和杰克从车里走出，高上前迎接。/r/n高：王总，您辛苦了。/r/n王：小高，我差不多看过昨晚电视台关于我们公司收养那窝小猫的报道，你专门会应变，安排得专门不错。/r/n高：感谢王总，这差不多上马经理、吴经理、朱主任他们的功劳。/r/n王：（回头向杰克）我来介绍一下，这位是总经理助理高小姐，这位是我们的贵宾美国朗格公司总经理杰克先生。/r/n高：（握手）您好，欢迎您的光临。/r/n杰克：专门快乐认识你，昨天晚上我差不多在电视里看到了记者对你的采访，你讲得专门好，我也特不喜爱小猫，我家里的猫妈妈和你们收养的那一只长得专门像。/r/n王：我们公司差不多决定用这些小猫做我们公司产品的形象大使，来宣传我们的企业形象。/r/n杰克：这太好了，我们有这么多的共同点，相信我们的合作一定能够成功。（众人掌声响起。）/r/n高：（站在客人的外侧，伸出右手，手心朝上）杰克先生，请随我这边走（众人向展览会走去）。/r/n参考答案：/r/n本题为三级秘书试题。/r/n1、着装不规范，不符合礼仪要求。错/r/n2、办公桌不整洁、洁净，文件归类不清晰。错/r/n3、对下属下达口头会议通知时，时刻、地点具体准确。对/r/n4、能提早达到会议室检查预备情况，并调试会议设备。对/r/n5、未能督促负责会议室治理的秘书提早做好会议前的设备检查工作，造成会议延时开始。错/r/n6、能够使用多媒体设备来辅助会议的发言内容。对/r/n7、能够提出一些开放式的问题，鼓舞与会者积极参与，积极引导会议的议程。对/r/n8、积极消除会议交流的障碍，限制挑衅性的行为，鼓舞和尊重不同的意见。对/r/n9、适时总结会议的发言，引导与会者形成会议的决议。对/r/n10、能够明确具体地给团队成员下达工作任务，注意分工明确，责任到人，并注意反馈。对/r/n11、注意做好横向的沟通协调，选择有针对性的沟通形式，如：与马经理的谈话。对/r/n12、在沟通时，能够引导被协调者学会换位考虑。对/r/n13、在沟通中，有/r/n“/r/n内部客户/r/n”/r/n的意识，关怀尊重老同事。对/r/n14、注意送客礼仪，能够将客人送至电梯口。对/r/n15、在部门之间发生了摩擦和冲突后，能够做好横向沟通，防止事态扩大。对/r/n16、具有处理突发性事件的应对能力，明白得随机应变，具有公关意识和环保意识。对/r/n17、握手礼仪规范。对/r/n18、引导客人的手式正确，符合礼仪的要求。对/r/n（四）工作实务题示例/r/n背景讲明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是总经理助理高叶需要你完成的任务。/r/n备忘备/r/n备忘备/r/n至：秘书钟苗/r/n自：总经理助理高叶/r/n主题：/r/n我公司预备召开全国办公用品展销订货会，为了开好这次会议，公司已决定与丽都大酒店签订展销订货会会场的协议。因该协议的内容关系到会议能否成功举办，因此请你就该协议内容应注意的事项提出一些建议，以便于我们在改日和公司有关人员讨论协议文本时作为参考。感谢。/r/n总经理助理：高叶/r/n2007年3月4日/r/n参考答案：/r/n本题为四级秘书试题。/r/n与酒店签订协议应注意的细节：/r/n1、确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时刻。餐桌座位安排、视听器材以及其他设备的图表都应将有关内容附于签订的协议书之后。/r/n2、确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员的到达和离去日期、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。/r/n3、确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如会议室及其布置，特不装饰，欢迎会的音乐和酒，飞机场接机，特不的娱乐活动，工作人员伙食，电影放映员及其他额外人员）。/r/n4、确定任何专门设备安装或改装，是否要增加特不人员、服务或设施，并明确开支如何样负担。/r/n5、确定预订和开票手续，包括组织方为来宾承担财务责任的限度。/r/n6、列明应向参加者个人直接收取的费用。/r/n7、指定能够取消预订而不向参会单位收费的一段时刻或最后期限。/r/n8、协议还应规定酒店需及时通报重要变动信息的内容。/r/n模拟试题一/r/n（一）单项选择题/r/n一般会议议程的编制应在B/r/nA、日程表编制之后/r/nB、日程表编制之前/r/nC、会议筹备方案调整之前D、会议筹备方案编制之前/r/n（二）多项选择题/r/n选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素ABCD/r/nA、交通便利B、会场的大小应与会议规模相符/r/nC、良好的设备配置D、场地租借的成本合理/r/n考试题型示例一/r/n（一）单项选择题示例/r/n会议成本公式2A/r/n×/r/nB/r/n×/r/nT中的A为（D）/r/nA、召开会议的时刻B、参加会议的人数/r/nC、会议的直接成本D/r/n、每小时与会者平均工资的3倍/r/n（二）多项选择题示例/r/n会议应急方案的特点应做到ABC/r/nA、留有余地B、有的放矢C、预防为主/r/nD、及时应对/r/n（三）案例分析题示例/r/n录像/r/n人物：/r/n高叶总经理助理/r/n王民宏远公司总经理/r/n谭平总经理办公室文员/r/n刘建设备采购部经理/r/n孙悦设备采购员/r/n陈宏财务总监/r/n物品：/r/n采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一间、来访者登记卡样板、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅（公司办公设备和家具采购方案协调会）/r/n情景一（公司会议室）/r/n（高叶主持一个协调会，后面挂着会标，到会者有谭、刘、孙、陈、苏）/r/n高：今天我们来开一个协调会，两天前王总给我下达了一个任务单，我公司的接待区需要重新装饰，为了适应公司的进展需要，我们首先碰一下接待区所需采购的各种物品，在此基础上，写出采购方案，做出采购预算。事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各部门的意见，现在我们将情况汇总一下。我先提醒大伙儿几点，我们需要采购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的能力，以及售后服务等问题。谁先谈谈？/r/n苏：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比较完善，现在需要增设欢迎来访者的信息板，一般的布告板，假如可能应建立来访者卡、证的登记系统，并要在合适的位置安装录像探头等监视系统，还有各种展示架和资料报刊架。/r/n高：特不行，请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来，为制定整体的采购打算提供资料。/r/n孙：我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较，要充分比较设备的性能、价格、付费方式。/r/n高：还要考虑交货时刻和有关售后服务问题。公司考虑将公司的采购项目参与到由市政府采购中心主持的公开采购的活动中去。/r/n苏：昨天我差不多将预备提交采购中心的任务书上报给了总理经办公室。/r/n高：我看了，然而中间还有一些问题，比如你没有写清招标文件发售的具体时刻和地点，询标的具体时刻与地点。/r/n苏：是吗，那可能是钟秘书他们疏忽了。我让他们重做一份尽快报总经理办公室。/r/n高：请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我。/r/n陈：关于办公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算，公司最近流淌资金比较紧张，因此，接待区的重新装饰和布局应该立求简洁、有用，有些一时达不到的功能不必强求。/r/n苏：我们既然重新装修一次依旧应该力求功能齐全，跟上时代，要不还有什么意义。/r/n陈：我的意思是讲，要简洁务实，像你们讲的什么展式架、录像探头有必要吗？/r/n苏：如何没有必要呀，你去不家公司看看，哪家不是如此呀。/r/n陈：反正花的不是你自己的钞票，没人明白心疼。/r/n高：大伙儿差不多上为了把公司的情况做得更好，并不是为个人的利益，因此简朴务实和与时俱进差不多上专门必要的，什么一定要买，什么能够量力而行过一段再买，等我们预算出来大伙儿能够再协商讨论。下面大伙儿议一议财务预算的具体细节。（淡出）/r/n情景二（在公司的仓库房，高正在带着采购人员对所购的设备和办公用品逐一检查验货）/r/n高：小孙，你那边检查的进货的型号、数量、规格都没有什么问题吧？/r/n孙：没问题，我逐一清点，而且开包抽查了几个箱子，质量还不错。/r/n高：那好，你把这些发票、单据送到财务，把那个后续的贷款支票开出来交给厂家。/r/n情景三（高叶办公室，电话铃响）/r/n高：喂，你好，我是高叶。陈总监吗？你讲前两天采购的办公设备用品的发票有问题。哪出问题了？是物资的单价和原来的不一样，我审的时候没太注意。那如何办呀？好吧，我让采购部尽快跟供应商联系一下。/r/n（重新拿起电话给钟秘书打电话）/r/n高：钟秘书，请你帮我找出前几天设备购买的相关档案资料，特不是将其中的订货单、交货单和发票的复印件尽快给我送过来。什么？你没有将这些东西复印，我没告诉你？难道你不明白这些东西差不多上要必须复印存档的吗？连这么点差不多常识都没有还做什么秘书？（扔下电话淡出）/r/n参考答案：/r/n1、能够主持好协调会，启发和引导大伙儿积极地进展意见。对/r/n2、在商讨重要会议议题前，能够提早通知有关部门依照会议议题广泛收集意见，做好会前的相关预备。对/r/n3、在会议组织中，能够引导会议，先提出上些建设性的意见，供大伙儿参考。对/r/n4、关于下属提供的有用信息注意及时的确认和形成书面文字。对/r/n

/r/n5、明白在办公用品的采购打算和预算中考虑交货的时刻和售后服务有关的细节问题。对/r/n6、能够检查出政府采购的招标文书中所存在的问题（如没有写清招标文件的发售时刻和地点、询标的时刻和地点）。对/r/n7、能够在开展参与政府采购项目之前，主动了解政府采购招、投标的要紧内容。对/r/n8、在与会人员发生矛盾冲突时，能够限制阻碍会议决议的行为，尽量消除交流的障碍，以保证团队成员的交流，尽可能的有效和谐。对/r/n9、在会议主持中以问题为导向，不断引导与会者形成讨论的结论。对/r/n10、在办公设备和用品进货时，能够带领下属认真核查数量，但未能认真地检查相关的票据错误。错/r/n11、没有事先提醒下属将设备采购的相关票据复印存档。错/r/n12、在下属工作出现漏洞和问题时，不能耐心地指导下属，态度比较简单粗暴。错/r/n模拟试题二/r/n（一）单项选择题/r/n担任会议主持工作的秘书，要努力促成会议形成决议，就应B/r/nA、多提封闭式的问题/r/nB、限制具有威胁性和挑衅性的行为/r/nC、及时打断固执已见的人员发言D、多向他人提出积极有益的批判和建议/r/n（二）多项选择题/r/n1、会议记录的要求包括BCD/r/nA、有言必录/r/nB、速度要快C、内容真实D、资料性强/r/n2、对会议筹备方案进行全面审核，审核的内容应包括ABCD/r/nA、审核会议的议程和内容是否在法定权力或组织权力之内。/r/nB、审核主持人的条件是否与会议要求相符。/r/nC、审核是否已有专人负责对专门情况作紧急处理。/r/n

/r/nD、审核是否有专人负责会议决议整理与处理。/r/n（三）案例分析题/r/n录像/r/n场景：公司会议室、秘书办公室、经理办公室/r/n时刻：某日上午/r/n人物：/r/n宏远公司总经理办公室秘书：钟苗、初萌/r/n行政经理：苏明/r/n总经理：王成/r/n部门经理：高经理、崔经理/r/n物品：几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单（文件办理单）、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签/r/n情景一（在公司会议室）/r/n正预备召开总经现办公会，提早10分钟，秘书与初秘书检各座位上的文件和茶水。/r/n钟：（对初萌）今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，你关心检查一下，录音机和磁带预备好了没有。还有我来公司时刻不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。/r/n初：桌上不是有人名台签吗？/r/n钟：（不悦）我坐在边上，有的人名不是看不见吗？让你帮点忙如何话这么多。（气氛有点紧张）/r/n

/r/n钟：（缓和了口气）初秘书，你觉不觉得这房子有点凉？/r/n初：是挺凉的，空调温度可能太低了。/r/n钟：（过去调空调温度）我讲这么凉呢，温度在15度以下，以后设在20度左右就行了。（人们陆续进来入座，王总宣布会议开始，钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带）/r/n王总：下面我们开会，今天的会议内容专门重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。（画面淡出钟秘书埋头记录）/r/n情景二（钟秘书办公室）/r/n钟秘书正在起草《情况简报》（电脑屏幕）：/r/n宏远信息有限责任公司情况简报/r/n宏远信息有限责任公司情况简报/r/n第8期/r/n2006年6月5日/r/n宏远信息有限责任公司办公室/r/n初：（推门进来）钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。/r/n钟：（头也不抬）我还没顾上呢，等我把简报打完再讲吧。/r/n初：钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文件资料，让我过来取一下。/r/n钟：会议文件的清通不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一套。/r/n初：这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时刻表。/r/n第三季度领导要紧工作安排/r/n第三季度领导要紧工作安排/r/n（2006年7月/r/n——/r/n9月）/r/n1、王总：7月前两周到上海参加客户洽谈会，8月的第二周到香港参加一周的产品订货会。/r/n2、刘副总：在8月的每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会。/r/n3、赵副总：每周的周一参加公司的办公会，9月第三周要开一个全公司的分公司销售会议，9月的最后一周安排休假。/r/n情景三（苏经理办公室）/r/n苏经理：（拿起电话）是钟秘书吗，请到我办公室来一下。/r/n钟：（推门而进）苏经理，你找我？/r/n苏：你这份第三季度会议打算表编制得有问题，看不出是哪位领导去开会，第几周去开会，你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出第几周，也不明白是谁去开，领导如何依照那个打算表安排时刻呢？/r/n第三季度会议时刻表/r/n（2006年7月/r/n——/r/n9月）/r/n七月份/r/n八月份/r/n九月份/r/n上海会议/r/n每周的周一参加/r/n公司的办公会/r/n到香港参加一周的产品订货会。/r/n每周的周一参加公司的办公会/r/n每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会/r/n休假/r/n每周的周一参加公司的办公会/r/n（苏经理指着表，会议时刻表的大特写，钟秘书不行意思）/r/n钟：我确实是太忙了，没太认真设计，我回去重新编一下。（转身欲走）/r/n苏：你先等一下，上次关于综合楼项目的会议下发文件什么缘故到现在还没有收齐？/r/n钟：我收的晚了点，有几个经理不明白文件放在哪儿了，一时半会儿找不到。/r/n苏：文件清退必须要及时，否则专门容易造成丢失，这些文件中涉及到项目投标内容，一旦泄露会给公司带来严峻的后果。/r/n钟：（一脸不快乐）我改日一定收齐，要是没不的事，我回去立即编制会议打算表。/r/n苏：那就如此吧！/r/n情景四（钟打电话）/r/n钟：崔经理吗？你前两天跟我讲让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你，你们能够依照那个流程图建立你们相关的文件处理的规定。/r/n发文/r/n登记/r/n用印/r/n审核/r/n撰写/r/n议拟/r/n交拟/r/n/r/n发文/r/n登记/r/n用印/r/n审核/r/n撰写/r/n议拟/r/n交拟/r/n/r/n→/r/n/r/n→/r/n（流程表特写，拨打传真电话开始发传真，传真机卡纸，将原稿抽出重发）/r/n钟：（重新拿起电话）崔经理，传真件收到了吗？收到了，那再见。（推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口）/r/n钟：这是哪个部门的大箱子呀？赶快拿走，不挡在通道上，多碍事呀。（左右看看没有人回应，自言自语）这是谁干的好事，真缺德，放在不人门口如何不放自己门口呀？（将箱子往前用劲推，推离了自己的门口，档在了消防栓前）/r/n参考答案：/r/n1、能够提早10分钟到会议地点检查会议的预备情况。对/r/n2、能够事先预备好与会人员的文件和茶水。对/r/n3、能够做好会议记录前的预备工作，预备好了记录本和录音机、录音磁带。对/r/n4、明白在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。对/r/n5、在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。对/r/n6、在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。错/r/n7、在检查会议地点时注意了温度的操纵，能够指导下属将室温操纵在适度的范围内。对/r/n8、在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手工记录和录音机记录。对/r/n9、情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。错/r/n10、简报的印发日期应写在间隔线的右侧，编印单位应写在与印发日期平行的左侧。错/r/n11、保密会议下发的文件应及时清退。错/r/n12、编制领导会议时刻表时，应注明不同月份的周次。错/r/n13、注明参加会议的领导人名。错/r/n14、缺乏保密意识，在重要的会议文件出现丢失的情况下，不及时加以追回，也未及时汇报。错/r/n15、发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。错/r/n16、在传真文件时，不能正确地使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽。错/r/n17、注意到办公环境的治理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。对/r/n18、在移动箱子时，不记得了安全隐患的治理规定，将箱子挡了消防栓前造成了隐患。错/r/n考试题型示例二/r/n（一）单项选择题示例/r/n撰写会议总结应注意B/r/nA、新颖/r/nB、及时/r/nC、效率D、前蟾性/r/n（二）多项选择题示例/r/n会议总结的目的是ABCD/r/nA、检查会议目标实现情况B、检查小组分工执行情况/r/nC、对比分析自我总结与集体总结D、奖惩相关人员/r/n模拟试题三/r/n（一）单项选择题/r/n1、收集会议文件资料的要求有D/r/nA、确定收集内容B、确定收集人员/r/nC、确定是否归档/r/nD、确定收集范围/r/n2、清退会议文件资料时首先应B/r/nA、办理清退手续/r/nB、确定清退文件资料的范围/r/nC、整理清退文件资料D、填写/r/n“/r/n文件清退登记表/r/n”/r/n3、会议决定事项的传达要求是D/r/nA、有用B、审核C、建立催办制度/r/nD、及时到位/r/n（二）多项选择题/r/n1、会议总结的要求是ABC/r/nA、有理有据B、一分为二C、探求办会规律/r/nD、建立规章制度/r/n2、需要收集的会议期间产生的文件有BCD/r/nA、通告/r/nB、决定C、议案D、会议记录/r/n3、对会议主持人评估的要素包括BCD/r/nA、领导能力/r/nB、业务水平C、对会议进程的操纵能力D、对会议时刻的操纵能力/r/n（三）工作实务题/r/n背景讲明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。/r/n便条/r/n便条/r/n钟苗：/r/n为规范公司关于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。/r/n感谢。/r/n行政经理苏明/r/n2007年3月15日/r/n参考答案：/r/n备忘录/r/n备忘录/r/n发自：秘书钟苗/r/n发给：行政经理苏明/r/n日期：2007年3月15日/r/n主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义/r/n内容：/r/n1、收集会议文件资料的要求/r/n（1）确定会议文件资料的收集范围/r/n（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。/r/n（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。/r/n（4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。/r/n（5）收集整理过程中要注意保密。/r/n2、需收集的文件资料/r/n（1）会前预备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考讲明性文件、会务治理性文件。/r/n（2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。/r/n（3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。/r/n3、会议文件的立卷归档/r/n/r/n/r/n会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义要紧有以下四点：/r/n保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。/r/n保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。/r/n爱护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。/r/n保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。/r/n第二章事务治理/r/n考试题型示例一/r/n（一）单项选择题示例/r/n接待规格可分为高规格接待、低规格接待和对等接待，最常用的接待方式是A/r/nA、对等接待/r/nB、低规格接待C、正规接待D、非正规接待/r/n（二）多项选择题示例/r/n制定接待打算时，要了解来访者的差不多情况，如所在单位的全称、姓名、性不、身份、民族（国籍）、宗教信仰与ABCD/r/nA、业务范围B、来访的目的C、进展态势D、来访者人数/r/n（三）案例分析题示例/r/n录像/r/n时刻：上午10点/r/n地点：宏远公司营销部办公室/r/n人物：/r/n秘书钟苗，女/r/n某公司公司王经理/r/n经理兆良，男/r/n营销部文员方小姐/r/n物品：/r/n各类文件夹、电话机、笔、留言纸、样品介绍册、订货单、信封、邮票、印泥盒和印章、灭火器、大纸箱/r/n情景一/r/n宏远公司营销部办公室（特写）/r/n钟苗正在打电话，她把电话夹在肩膀与脖子之间，用手在一堆文件里翻：/r/n“/r/n王经理您好！特不感谢您在上个季度对我们销售工作的支持和关心，我们经理想跟您谈谈今后接着合作的事，您看什么时候方便，咱们一起吃个饭？/r/n”/r/n王经理：/r/n“/r/n对不起，你是哪位？我听不出来。/r/n”/r/n“/r/n啊？我是谁？我是宏远公司的钟苗呀。/r/n”/r/n现在一位女同事走进来，站在钟苗的办公桌，钟看了她一眼，毫无反应，接着打电话：/r/n“/r/n那个周五晚上您方便吗？我们经理在迎宾楼请您。/r/n……/r/n那好，就这么讲定了！周五晚上见。/r/n”/r/n钟苗放下电话后，对同事讲：/r/n“/r/n有事吗，小方？/r/n”/r/n小方：/r/n“/r/n我想领A4的打印纸。印着一半材料没纸了。/r/n”/r/n钟苗：/r/n“/r/n你等等。/r/n”/r/n转身身走到柜子旁边打开柜门看：/r/n“/r/n呀，糟糕！A4的没有了。前天打印了好多订货单，用光了。/r/n”/r/n小方：/r/n“/r/n那如何办？我的材料要在下午的会上用，一人一份。/r/n”/r/n钟苗：/r/n“/r/n不急，我有方法。/r/n”/r/n立即打电话：/r/n“/r/n喂！张民吗？我是宏远公司的钟苗。你能立即给我们送两箱A4的纸吗？急等着用！好，那就感谢了。/r/n”/r/n放下电话，对小方：/r/n“/r/n半个小时内送到，还来得及吧？/r/n”/r/n小方：/r/n“/r/n那就太好了！只是我也不白跑一趟，你给我一瓶胶水、两支签字笔，上次发的快用完了。/r/n”/r/n钟苗：/r/n“/r/n好。/r/n”/r/n打开柜子拿文具，递给小方：/r/n“/r/n给你。过一会儿再来领纸吧。/r/n”/r/n小方接过文具：/r/n“/r/n好吧。纸送过来以后你打个电话告诉我吧。/r/n”/r/n钟苗接着在桌子上找东西：/r/n“/r/n你没看见我这么多情况！依旧你自己想着点儿吧。/r/n”/r/n小方瞥了她一眼，转身走了。/r/n情景二/r/n（周五下午五点）钟苗在打字/r/n经理兆良走进来。/r/n“/r/n钟苗，是不是该走了？约王经理几点到？/r/n”/r/n钟苗看表，/r/n“/r/n跟他约的6点，还有一个小时，来得及吧。/r/n”/r/n兆良：/r/n“/r/n周末容易堵车，依旧早点走吧！/r/n”/r/n钟苗：/r/n“/r/n稍等等。/r/n”/r/n讲着从抽屉里拿出一条丝巾，提起包：/r/n“/r/n我去补补妆，两分钟就好。/r/n”/r/n情景三/r/n饭店前，王经理和马秘书走来。马秘书对饭店领班：/r/n“/r/n宏远公司订的房间。/r/n”/r/n领班：/r/n“/r/n请跟我来。/r/n”/r/n领他们来到一个包间门口。/r/n推开门。王经理和马秘书面面相觑，王经理：/r/n“/r/n如何没人？几点了？/r/n”/r/n马秘书：/r/n“/r/n6点过5分。他们还没到？咱们到里面去等吧。/r/n”/r/n王经理：/r/n“/r/n不，咱们到不处等。/r/n”/r/n两人走出饭店大门。/r/n钟苗与经理兆良匆匆赶来，边走边看表。/r/n稍远处，马秘书看见他们，想迎上前去，被王经理拉住：/r/n“/r/n等会儿再到里面去。/r/n”/r/n过了几分钟，两人走进饭店。/r/n参考答案：/r/n1、钟苗打电话的姿势不对。错/r/n2、钟苗打电话没有先告诉对方自己是谁。错/r/n3、打电话时没向同事点头示意、打招呼。错/r/n4、请客时主人一方应该提早动身，在时刻上留有余地。错/r/n5、钟苗补妆是对客人的尊重。对/r/n6、王经理二人作为客人，稍晚几分钟到。对/r/n7、王经理到不处等候。对/r/n8、钟苗两人迟到。错/r/n9、马秘书想迎上前。错/r/n10、王经理拉住马秘书，让主人可不能为迟到尴尬。对/r/n11、王经理等人稍晚几分钟再进。对/r/n12、钟苗应该提早到达饭店检查餐厅环境、安排座位。错/r/n模拟试题一/r/n（一）单项选择题/r/n把上司和其他同事不愿见的或没有必要见的客人挡在门外，这确实是秘书工作（A）作用的体现。/r/nA、过滤/r/nB、预选C、分流D、预约/r/n（二）多项选择题/r/n在多边性商务活动中，人们经常采纳的礼宾次序是：按来宾所在国或地区的名称的拉丁字母顺序排列ABD/r/nA、按时刻顺序排列B、按来宾身份排列/r/nC、按与东道主的关系远近排列/r/nD、不排列/r/n（三）案例分析题/r/n录像/r/n人物：/r/n宏远公司秘书钟苗/r/n宏远公司王总经理/r/n宏远公司几位同事/r/n昌和公司的周总经理等几位客人/r/n地点：宾馆宴会厅、秘书钟苗办公室/r/n物品：一桌酒席/r/n着装要求：职业装/r/n情景一（秘书钟苗办公室）/r/n钟秘书：/r/n“/r/n红枫宾馆餐厅江经理吗？我是宏远公司秘书钟苗，今天中午12点我们要订/r/n‘/r/n枫韵阁/r/n’/r/n包房，来了几个西北的客人。没问题吧？那好，你问订什么菜？我们王总，你还不明白，爱吃肉呗，什么扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨、烧大肠等等，反正以肉菜为主。就这么讲定了，我12点准时到，到时上菜可得快点。/r/n”/r/n情景二（宾馆宴会厅。楼上正在装修，宴会厅有专门多人在吃饭，不时传来包间的歌声）/r/n钟秘书领着几位客人：/r/n“/r/n这边请。/r/n”/r/n走在客人的左侧引领。客人中有一两个人悄悄相互讲：/r/n“/r/n真够乱的。/r/n”/r/n钟秘书：/r/n“/r/n大伙儿请入座，周总经理您请这边坐。/r/n”/r/n钟秘书帮客人抽出椅子，钟秘书将周总理等客人安排在了包间门口，让客人坐在一起。王总等本公司的人坐在一边。服务小姐沏上茶。/r/n钟秘书讲：/r/n“/r/n今天，我们在那个地点为周总一行接风，真是荣幸之至，咱们新朋旧友能坐在一起，真是缘分。/r/n”/r/n王总咳嗽一声，讲：/r/n“/r/n大伙儿闲话少叙，先端起酒杯，为我们的友谊和合作干杯。/r/n”/r/n大伙儿起身举杯。/r/n情景三/r/n服务员小姐不断端上菜来，报菜名：/r/n“/r/n扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨/r/n……”/r/n钟秘书问周围的男士：/r/n“/r/n钞票先生，您如何不动筷子？/r/n”/r/n钞票先生不行意思：/r/n“/r/n我/r/n……”/r/n旁边周总讲：/r/n“/r/n我忘了介绍，我们钞票副总是回民。/r/n”/r/n王总：/r/n“/r/n真不行意思，我们考虑不周，钟秘书让餐厅的江经理给我们换几个菜。/r/n”/r/n钟秘书：/r/n“/r/n对不起，是我工作不细，我立即去另点几个菜。/r/n”/r/n钞票先生：/r/n“/r/n给你们添苦恼了。/r/n”/r/n情景四/r/n服务员小姐不断端上菜来，报菜名：/r/n“/r/n罐焖牛肉、羊肉萝卜盅/r/n……”/r/n钟秘书用自己的私筷给客人夹菜：/r/n“/r/n周总经现尝尝这道牛肉，/r/n……/r/n钞票先生尝尝这道萝卜盅。/r/n”/r/n过了一会儿，钟秘书开始脱毛背心：/r/n“/r/n这屋里太热。/r/n”/r/n王总：/r/n“/r/n周总，咱们俩既是老同学，又是合作伙伴，咱们俩得干了这杯。/r/n”/r/n两人干完。/r/n钟秘书主动敬酒：/r/n“/r/n各位老总，难得大伙儿有缘相聚，又难得周总和王总有着这么深厚的友谊，我敬周总和各位一杯，愿我们的合作顺利。/r/n”/r/n钟秘书一边给旁边的钞票先生夹菜，一边问：/r/n“/r/n钞票副总，你们公司这两年生意这么火，职员的收入一定不错吧，像部门经理级的月薪都能达到5000以上吧。/r/n”/r/n钞票先生为难地讲：/r/n“/r/n你们的公司做得也专门不错嘛，彼此彼此啦。/r/n”/r/n钟秘书一边听着一边用牙签当人面剔牙。/r/n这时钟秘书的手机响，钟秘书：/r/n“/r/n对不起，我要接个电话。/r/n”/r/n离座出去，在包房不处，钟秘书：/r/n“/r/n你讲什么，一车间出事故了，一个工作的手被轧断了，好，你不要离开，我立即向王总汇报。/r/n”/r/n拿出便签本，在上面写了几句话，到里面去到王总周围递给他，然后退出。王总看完，过了一会儿，讲：/r/n“/r/n我有个电话，对不起，失陪一下。/r/n”/r/n走出来。/r/n钟秘书：/r/n“/r/n刚才公司的值班室来电话讲一车间一名工人把手给轧断了。/r/n”/r/n王总：/r/n“/r/n送医院了么？/r/n”/r/n钟秘书：/r/n“/r/n差不多送了，他们要紧怕工人的家属来闹如何办？/r/n”/r/n王总：/r/n“/r/n我现在一时半会儿也走不开，如此吧，你让在公司留守的马副总经理先处理一下这件事，等送走周总他们，我立即赶回公司处理。/r/n”/r/n然后回到包房。钟秘书接着打电话：/r/n“/r/n马总吗，我是钟秘书，王总让我转告您/r/n……”/r/n过了一会儿，钟秘书回到包房，向王总示意/r/n“/r/nOK/r/n”/r/n的手势。/r/n参考答案：/r/n1、宴请订菜，没有考虑客人的情况和饮食适应。错/r/n2、宴请选择的地点不合适，不够安静。错/r/n3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。对/r/n4、宴请的座次不正确，不应让客人坐在门口，也不应让客人坐在一起，应与主人相间而坐。错/r/n5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。对/r/n6、钟秘书抢在上司前讲话。错/r/n7、发觉有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。对/r/n8、用自己的私筷给客人夹菜，不讲卫生。错/r/n9、当着客人的面脱毛背心，不讲礼貌。错/r/n10、领导敬酒后，能主动敬酒，注意礼仪。对/r/n11、谈论不适宜的话题，如向不人打听收入。错/r/n12、当不人的面剔牙，不文明。错/r/n13、能用礼貌用语，向客人道歉，然后出去接电话。处理方式正确。对/r/n14、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的情况。对/r/n15、能按上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。对/r/n16、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。对/r/n考试题型示例二/r/n（一）单项选择题示例/r/n弹性工作模式的优点突出表现在B/r/nA、减少了总部的费用支出/r/nB、职员能自我操纵上下班的时刻/r/nC、能有效发挥团队协作精神D、监督、治理职员更加便利/r/n（二）多项选择题示例/r/n企业中能够采纳开放式办公室布局的部门通常有BD/r/nA、财务部/r/nB、公关部/r/nC、经理室/r/nD、销售部/r/n（三）案例分析题示例/r/n时刻：某日上午/r/n地点：公司经理办公室/r/n人物：四达公司经理秘书初萌，女；维达公司张经理，男/r/n物品：电脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、手机、暖瓶、茶杯/r/n情景一/r/n初萌身着圆领无袖衫，下身穿牛仔裤，脚上穿着旅游鞋，走进办公室。/r/n办公室桌椅整齐，时钟特写：7：50。初萌打开窗户，调整好百叶窗的光线。然后坐在办公桌前开电脑。（动作特写：先开主机，后开显示器。）桌面上专门零乱地堆放着文件。初萌一一归入办公桌上的文件夹中。文件夹特写，有/r/n“/r/n急件/r/n”/r/n、/r/n“/r/n要件/r/n”/r/n、/r/n“/r/n密件/r/n”/r/n等字样。/r/n这时，电话铃响了（电话的位置位于初萌的左手边）。初萌迅速拿起听筒。初萌：/r/n“/r/n你好！四达公司。/r/n”/r/n初萌：/r/n“/r/n哦，王经理，您有什么指示？/r/n”/r/n边讲边从电话旁拿起纸笔。/r/n初萌：/r/n“/r/n好的，我记一下。/r/n”/r/n边讲边记，/r/n“/r/n后天上午九点，在公司第二会议室，开关于新产品研发的会。好的。我会通知各部门负责人到场的。/r/n”/r/n（画面淡出）/r/n情景二/r/n初萌正坐在电脑前打一份文件。闪过标题：新产品开发打算书。她的手机放在显示器旁。这时，有人敲门。/r/n初萌：/r/n“/r/n请进。/r/n”/r/n客人推门而进，同时初萌起身迎接。初萌：/r/n“/r/n您好，我是秘书初萌。/r/n”/r/n初萌边讲边伸出手。双方握手。客人：/r/n“/r/n您好，我是维达公司的。/r/n”/r/n迷讲边递过名片。初萌双手接过名片，边看边念：/r/n“/r/n噢！维达公司的张经理。您快请坐。/r/n”/r/n讲完，拿起暖瓶给客人沏茶。特写：茶水较满。/r/n客人：/r/n“/r/n感谢！/r/n”/r/n边喝茶边看着电脑屏幕。（屏幕正对着客人）/r/n初萌：/r/n“/r/n不客气！请您慢用！/r/n”/r/n讲完，坐回到办公桌前。客人：/r/n“/r/n这次来是想和王经理商讨一些情况的。/r/n”/r/n初萌：/r/n“/r/n您没有预约吧？/r/n”/r/n边讲边从文件夹中抽出/r/n“/r/n秘书工作日志/r/n”/r/n翻看。/r/n客人：/r/n“/r/n是的，我顺路通过那个地点。/r/n”/r/n初萌：/r/n“/r/n您看真不巧，我们王经理到工地去了。您看后天上午行吗，十点钟，王经理会在办公室。/r/n”/r/n客人：/r/n“/r/n好的，我后天再来。再见！/r/n”/r/n客人起身。/r/n初萌：/r/n“/r/n再见！/r/n”/r/n在秘书工作日志上写下：10：00，会见维达公司张经理。接着又抽出上司工作日志写下什么。客人自己拉开门走了。/r/n参考答案：/r/n1、着装不符合职业要求。错/r/n2、能够提早到办公室做好工作预备。对/r/n3、办公室通风、光线良好。对/r/n4、电脑开机顺序错误。错/r/n5、下班前没有整理办公桌。错/r/n6、能够将文件进行分类。对/r/n7、保密文件应锁入文件柜中。错/r/n8、电话放置位置正确。对/r/n9、能够及时接听电话。对/r/n10、电话应答语正确。对/r/n11、电话旁能事先预备好纸和笔，方便记录。对/r/n12、能够做电话记录。对/r/n13、手机不应放在显示器旁。错/r/n14、握手礼仪正确。对/r/n15、接名片礼仪正确。对/r/n16、茶水斟得过满。错/r/n17、保密工作没有做好，电脑不应放在客人能够看到屏幕内容的地点。错/r/n18、能够使用工作日志进行时刻治理。对/r/n19、日程有变化时能够及时改动工作日志。对/r/n20、送客礼仪不正确。错/r/n（四）工作实务题示例/r/n背景讲明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。/r/n

/r/n便条/r/n便条/r/n高叶：/r/n为开源节流，发挥职员的最大能力，公司预备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。/r/n总经理苏明/r/n2007年3月5日/r/n参考答案：/r/n1、在家工作模式优缺点/r/n（1）在家工作模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在在的工作时数，而增加在家里的工作时数。/r/n（2）优点：节约办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时刻用在工作上；有更大的灵活性安排治理自己的时刻，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。/r/n（3）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、治理和操纵工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。/r/n2、其他工作模式/r/n（1）弹性时刻工作模式：在灵活的体制下同意职员对一天工作起止时刻弹性化并积存计算总工作时刻的一种方法。/r/n（2）远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具在异地同意指令完成组织交给的工作的方法。这些人员能够在家工作，也能够在当地的工作间工作，还能够组成本地团队，设立主管与总部保持联系。/r/n（3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，治理者也在虚拟环境下对职员的工作进行治理的一种工作模式。/r/n（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。/r/n（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同时确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。有的还采纳承包一项特定任务的形式。/r/n（6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时刻，但必须有段重叠的工作时刻以交换信息，商量工作进度，共同完成工作。/r/n（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时刻工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车内，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。/r/n模拟试题二/r/n（一）单项选择题/r/n1、如秘书办公室中办公设备的噪音过强，下列做法中，比较合适的是B/r/nA、将办公室搬到离上司办公室远一些的地点/r/nB、铺上地毯/r/nC、将设备全部更新/r/nD、尽量减少利用率/r/n2、下列办公模式中，比较适宜于某些研发部门科技人员的是B/r/nA、交替工作模式B、在家工作模式/r/nC、虚拟办公模式D、定期合同制工作模式/r/n（二）多项选择题/r/n1、秘书一般能够在自己的办公区内ABD/r/nA、张贴公司的logoB、张贴公司通讯录/r/nC、张贴自己喜爱的明星照片D、摆放绿色植物/r/n2、下列关于办公室环境的表述，正确的是ACD/r/nA、秘书应依照工作需要而不仅仅是级不来为不同工作人员分配办公空间/r/nB、假如空间同意，工作人员个人的日常生活用具能够放置在办公室内/r/nC、办公照明中应尽量采纳自然光源/r/nD、销售人员所处的区域应位于门口附近/r/n（三）工作实务题/r/n背景讲明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。/r/n便条/r/n便条/r/n钟苗：/r/n公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。请你向我讲明如何完成这项工作。/r/n行政经理苏明/r/n2007年3月5日/r/n参考答案/r/n布置办公室的程序如下：/r/n1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各职员间的关系，以此为依据确定每位职员的工作位置。/r/n2、列表将各部门的工作人员及其工作分不记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。/r/n3、依照工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分不详细记载。/r/n4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。/r/n5、对设备的安放提出合理建议。/r/n考试题型示例三/r/n（一）单项选择题示例/r/n企业刻制印章，应到（C）指定单位刻制。/r/nA、工商局B、税务局C、公安局D、版权局/r/n（二）多项选择题示例/r/n秘书制定工作打算表时应包括ABCD/r/nA、人员分工B、具体目标C、工作职责D、专项工作负责人/r/n（三）案例分析题示例/r/n人物：秘书钟苗、同事周伟、张总（声音）、李经理（声音）/r/n物品：印章、带存根的介绍信、用印申请单、电话/r/n场景：秘书办公室/r/n情景一/r/n秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室，环境整洁，但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。/r/n电话铃响下，钟苗及时拿起听筒：/r/n“/r/n你好！伟南公司。/r/n”/r/n听筒中传来同事周伟的声音：/r/n“/r/n钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。/r/n”“/r/n好的。/r/n”/r/n钟苗答道，/r/n“/r/n不忘了填张用印申请单。/r/n”/r/n周伟：/r/n“/r/n好的。/r/n”/r/n电话铃又响了，钟苗及时拿起听筒：/r/n“/r/n你好！伟南公司。/r/n”/r/n听筒中传来张总的声音：/r/n“/r/n钟苗，今天下行我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议挪到改日下午吧，时刻地点不变，你安排一下。/r/n”/r/n钟苗：/r/n“/r/n好的。我立即安排。/r/n”/r/n放下电话，钟苗从文件夹中抽出/r/n“/r/n上司工作日志/r/n”/r/n，在上面做了修订；又抽出/r/n“/r/n个人工作日志/r/n”/r/n做了修改。/r/n钟苗拿起电话，拨号。钟苗：/r/n“/r/n后勤吗？我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。会议改在改日下午进行，我预订一下会议室。时刻还下午两点钟。/r/n”/r/n“/r/n好的，感谢啊！/r/n”/r/n钟苗放下话筒。/r/n“/r/n得抓紧通知各位经理。/r/n”/r/n钟苗自语道。她接着拨电话：/r/n“/r/n销售部吗？请问赵经理在吗？赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在改日下午进行/r/n……”/r/n（画面淡出）/r/n情景二/r/n钟苗接着整理文件。周伟推门进来，把用印申请单递细钟苗。/r/n周伟：/r/n“/r/n这是用印申请单。/r/n”/r/n（特写）/r/n伟南公司用印申请单/r/n文件标题/r/n介绍信/r/n发往单位/r/n天地公司/r/n份数/r/n1/r/n用印日期/r/n2006年10月22日/r/n用印申请人/r/n周伟/r/n批准人/r/n备注/r/n钟苗接过来看了看，讲：/r/n“/r/n哟，你们部李经理没有签字，我不能给你盖章。/r/n”/r/n周伟有些着急，/r/n“/r/n我差不多跟李经理讲过了，他同意了。/r/n”“/r/n不急，我问一下。/r/n”/r/n钟苗讲着拨通了李经理的电话。/r/n钟苗：/r/n“/r/n李经理，周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请表上签字，您看如何办？/r/n”/r/n李经理：/r/n“/r/n噢，这事我明白。我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签字。/r/n”/r/n钟苗：/r/n“/r/n好的。/r/n”/r/n钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信，填好相关内容，然后从抽屉里拿出印章。（特定：章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了。）/r/n钟苗将介绍信撕下递给周伟：/r/n“/r/n给。/r/n”“/r/n感谢！/r/n”/r/n周伟接过来看了看，/r/n“/r/n钟苗，能不能给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太苦恼了！/r/n”/r/n钟苗一边在文件夹中找/r/n“/r/n用印登记本/r/n”/r/n，一边回答：/r/n“/r/n这可能不行，你用的时候再来开确实是了。/r/n”“/r/n那好吧。/r/n”/r/n周伟无奈地讲，/r/n“/r/n我走了啊！再见！/r/n”/r/n钟苗：/r/n“/r/n再见。/r/n”/r/n钟苗翻开/r/n“/r/n用印登记本/r/n”/r/n，依照/r/n“/r/n用印申请表/r/n”/r/n在上面进行登记。/r/n（画面淡出）/r/n参考答案/r/n1、秘书着装正确。对/r/n2、电源线裸露，存在安全隐患。错/r/n3、放置灭火器，有安全意识。对/r/n4、接听电话及时。对/r/n5、电话应答语正确。对/r/n6、明白用印需要填定申请单。对/r/n7、能够对工作日志及时进行修改。对/r/n8、能够治理上司工作日志。对/r/n9、能够及时预订会议室。对/r/n10、能够及时将会议变动信息通知相关人员。对/r/n11、用印申请表上必须要有负责人签字。错/r/n12、碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。对/r/n13、介绍信应放在加锁的抽屉里，随用随开。错/r/n14、印章必须要加锁保管。错/r/n15、文末落款位置正确，骑年盖月。对/r/n16、文末章盖倒了。错/r/n17、没有盖骑缝章。错/r/n18、不能开空白介绍信。对/r/n19、用印后能够进行用印登记。对/r/n（四）工作实务题示例/r/n背景讲明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。/r/n便条/r/n便条/r/n高叶：/r/n从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部治理，我拟组织一次部门要紧负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。感谢。/r/n1、提高团队士气的方法。/r/n2、团队任务的分配方法。/r/n3、上级治理部门与团队之间的信息沟通交流途径。/r/n总经理：苏明/r/n2007年2月12日/r/n参考答案：/r/n备忘录/r/n备忘录/r/n发给：苏明/r/n发自：高叶/r/n日期：2007年2月12日/r/n主题：关于团队工作/r/n1、提高团队士气的方法/r/n（1）有一个良好的工作环境/r/n（2）让队员了解团队的使命/r/n（3）努力的目标相同/r/n（4）记住每个队员是独立的个体/r/n（5）创立团队识不系统/r/n（6）分享成果/r/n（7）确保团队正面气氛/r/n2、团队任务的分配方法/r/n2、团队任务的分配方法/r/n认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的时期点、打算时刻表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。公平分配每个成职员作。分配工作时，应考虑下列因素：/r/n（1）团队成职员作经验的多少/r/n（2）每人承担的工作总量/r/n（3）尽可能变化着平均分配任务/r/n（4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性/r/n（5）组织团队会议，公开化讨论/r/n（6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务/r/n3、上级治理部门与团队之间的信息沟通交流途径/r/n（1）定期向上级主管部门提交书面报告/r/n（2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触/r/n（3）上级治理部门的领导亲自参加团队的有关会议/r/n（4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现治理部门和团队之间的沟通/r/n治理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合。/r/n模拟试题三/r/n（一）单项选择题/r/n1、秘书在协调会议室使用过程中，假如内部会议室使用紧张，应C/r/nA、保证先订一方的使用B、使参会人数多的一方中意/r/nC、按轻重缓急安排D、使主管中意/r/n2、ABCD法则是秘书常用的时刻治理方法，其中的C项指的是B/r/nA、重而又急B、急而不重C、不急不重D、重而不急/r/n3、如发生炸弹威胁等恐惧活动，应立即启动疏散程序，疏散时，所有窗户和门B/r/nA、应保持原状，不必管它B、应该完全打开/r/nC、应该完全关闭D、应该按规定关好/r/n（二）多项选择题/r/n1、盖印章是秘书的日常工作，盖印章时要做到ACD/r/nA、印记端正、清晰B、盖在署名下面/r/nC、用力均匀平稳D、骑年盖月/r/n2、下列关于承办期限制度的讲法，正确的是AC/r/nA、承办期限制度是针对时效性制订的规则/r/nB、同一任务在不同的情况下承办期限是相同的/r/nC、承办期限制度能够提高企业的形象和效率/r/nD、行政治理的所有行为都应确定承办期限/r/n3、提高团队士气的要紧方法有BCD/r/nA、监督团队成员的行动B、团队努力的目标相同/r/nC、让队员了解团队使命D、创立团队识不系统/r/n（三）案例分析题/r/n录像/r/n时刻：上午9点/r/n地点：秘书办公室/r/n人物：业务部秘书初萌业务部经理冯建客户王佳/r/n必备物品：计算机、电话、分类的文件夹、记录纸、笔、杂乱物品（报纸等）/r/n情景一（初萌办公室）/r/n初萌身究职业装端坐在电脑前打字，办公桌上物品摆凌乱。/r/n经理冯建推门进来：/r/n“/r/n初萌，下星期的会议通知你预备好了吗？/r/n”/r/n初萌起身：/r/n“/r/n哦，冯经理，都整理好了。/r/n”/r/n初萌在乱放的文件堆里找来找去：/r/n“/r/n您稍等啊，哪去了？哦，在这儿！给您。/r/n”/r/n拿出一张纸身递给了冯经理。/r/n冯经理：/r/n“/r/n你的工作适应该改改了！对了，一会儿你先给我印盒名片，要总经理那种的。还有，改日香港的孙老总到京，你再落实一下宾馆。/r/n”/r/n初萌：/r/n“/r/n好的。冯经理，下周您在上海的会要没有变化的话，我就订房间了。/r/n”/r/n冯经理：/r/n“/r/n嗯，你去订吧。我现在有个急事要立即出去，一会儿我有个客人要来，你先帮我接待一下。/r/n”/r/n初萌：/r/n“/r/n好的，您放心吧。/r/n”/r/n冯经理走出房间。/r/n情景二/r/n初萌翻找出大上海宾馆电话。/r/n初萌：/r/n“/r/n你好！是大上海宾馆吗？/r/n”/r/n宾馆前台：/r/n“/r/n您好，我是大上海宾馆，情愿为您服务。/r/n”/r/n初萌：/r/n“/r/n我是宏远公司。5月19号我公司订了一个套房，我们下周五到。请问房间都预备好了吗？/r/n”/r/n宾馆：/r/n“/r/n请稍等，我立即查一下。对！没问题，在1508房间。我们恭候客人的到来。/r/n”/r/n初萌：/r/n“/r/n1508房间，感谢，再见。/r/n”/r/n边讲边记下来。/r/n宾馆：/r/n“/r/n再见！/r/n”/r/n情景三/r/n初萌正打算关电脑，有人敲门。/r/n初萌：/r/n“/r/n谁呀？进来！/r/n”/r/n王佳推门而入：/r/n“/r/n你好！请问这是业务部吗？/r/n”/r/n初萌坐在那儿，抬眼看着来人：/r/n“/r/n那个地点确实是。你找谁？/r/n”/r/n王佳：/r/n“/r/n冯经理在吗？我跟你们冯经理约好了。/r/n”/r/n王佳讲着掏出名片，双手递给初萌。初萌用左手接过名片，随手放在桌上，同时立即变得热情起来，招呼道：/r/n“/r/n啊，刚才冯经理还等您呐。只是这会儿他有点急事要办，让您稍等会儿，他立即就回来。您先坐。/r/n”/r/n初萌让王佳坐下，转身倒水，用纸杯招待客人（特写）。/r/n“/r/n您是适应喝茶依旧开水？/r/n”/r/n客人：/r/n“/r/n不客气，都能够。/r/n”/r/n这时，电话铃响起，铃响四遍后，初萌拿起电话：/r/n“/r/n谁呀，打错了。/r/n”/r/n挂断。/r/n初萌坐下后开始与客人交谈。初萌：/r/n“/r/n我在报上经常看到对您公司宣传，我想买你们那个新的产品，能够优惠吗？/r/n”/r/n王佳犹豫着：/r/n“……/r/n我回去给你想想方法。/r/n”/r/n初萌：/r/n“/r/n您明白吗？我们公司刚刚研制出的WEC产品，立即就要投入市场了。这回，我们能大赚一笔。哎，你们公司待遇如何样啊？/r/n……”/r/n（淡出）/r/n参考答案：/r/n1、着装符合要求。对/r/n2、环境不整洁，办公用品摆放凌乱。错/r/n3、能够提早预备会议通知。对/r/n4、能熟练操作办公室事务，提醒上司的工作安排。对/r/n5、能够用电话确订为上司订客房。对/r/n6、订房间没有事先查对标准。错/r/n7、电话语言规范正确，认真记录。对/r/n8、没有做到热情迎客，语言动作均不礼貌。错/r/n9、对待客人不能一视同仁，前后态度反差太大。错/r/n10、接名片动作不规范。错/r/n11、接过名片后没有认真阅读，随手丢在桌上，对客人不礼貌。错/r/n12、送饮品能征得客人意愿。对/r/n13、没有遵循接电话/r/n“/r/n响铃只是三/r/n”/r/n的原则，电话接应不及时。错/r/n14、对待错打过来的电话，语言、态度不符合要求。错/r/n15、不明白得与客人沟通时的语言禁忌，为个人谋私利。错/r/n16、没有保密意识，将公司新产品秘密泄露出去。错/r/n17、随便问客人公司的待遇情况。错/r/n（四）工作实务题/r/n背景讲明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。/r/n便条/r/n便条/r/n钟苗：/r/n以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动：/r/n上午如开董事会议，所有的经理都参加；/r/n上午给参加职员培训课的新职员讲话；/r/n中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；/r/n下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原；/r/n下午会见丽康公司销售部经理张建。/r/n请你抓紧时刻为我作一合理安排并将其填入工作日志中。/r/n感谢/r/n行政经理：苏明/r/n2007年3月15日/r/n参考答案：/r/n苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：/r/n经理工作日志/r/n2007/3/19星期一/r/n时刻/r/n内容/r/n地点/r/n9：00~10：00/r/n处理日常事务：如阅读文件、处理信件等/r/n办公室/r/n10：15~11：15/r/n经理主管会议/r/n董事会会议室/r/n11：30~12：00/r/n给参加职员培训课的职员讲话/r/n职员培训中心/r/n12：30/r/n与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐/r/n王朝酒店2楼西域厅/r/n14：00~15：00/r/n下行会见丽康公司的销售部经理张建/r/n会客室/r/n15：45/r/n下午前往阳光公司/r/n拜会市场开发部的经理高原/r/n阳光公司/r/n考试题型示例四/r/n（一）单项选择题示例/r/n1、下列型号的扫描仪中，扫描效果最好，但价格较高的是C扫描仪。/r/nA/r/n、手持式/r/nB/r/n、平台式/r/nC/r/n、滚筒式/r/nD/r/n、立扫式/r/n2、制定采购预算方案首先要C/r/nA/r/n、确定采购产品的种类及型号价格/r/nB