风能新能源企业检测评估技术档案管理办法

1范围 12规范性引用文件 13术语与定义 14职责与权限 14.1运营部总经理 14.2检测评估中心负责人 14.3检测评估中心 15管理内容与方法 25.1检测评估技术档案归档原则 25.2检测评估技术档案归档质量要求 25.3检测评估前技术档案收集整理范围 25.4检测评估在役的技术档案收集整理范围 25.5检测评估技术档案归档要求 25.6检测评估技术档案的借阅 35.7档案鉴定与销毁 35.8检测评估技术存放保管要求 45.9检测评估技术档案管理操作 46检查与考核 47报告与记录 4附录A（规范性附录）表格形式 5附录B（资料性附录）检测评估技术档案管理指引卡 10检测评估技术档案管理办法范围本标准规定了检测评估技术档案管理办法的职责和权限、管理内容与方法、检查与考核、报告和记录要求。本标准适用于XX新能源控股有限公司（简称“公司”，下同）检测评估中心技术档案管理。规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T22-2000归档文件整理规则术语与定义下列术语和定义适用于本标准。技术档案指科研、生产活动中形成的，有具体事物的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等。档案管理人员是指检测评估中心的档案管理员。职责与权限运营部总经理负责批准档案销毁。检测评估中心负责人组织制定中心的技术档案管理制度并监督落实。负责批准档案借阅、复印。检测评估中心负责检测评估中心的检测评估技术档案移交工作。为数据库管理提供技术档案和数据支持。管理内容与方法检测评估技术档案归档原则检测评估技术档案归档整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则。检测评估技术档案归档质量要求检测评估技术档案归档文件应收集齐全完整，应准确反映风电机组、电气设备的真实情况。检测评估技术档案应经分类整理，组成符合要求的案卷。归档检测评估技术档案文件材料载体和书写材料应符合耐久性，凡破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档检测评估技术档案字迹清楚、图样清晰、签字手续完备，具有有效性。归档检测评估技术档案应为原件，如无原件，应在复印件注明原件存放单位，并经检测评估中心负责人签字。整理归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料及装具等应符合档案保护的要求。检测评估前技术档案收集整理范围为了保证检测评估有效性、准确性，应收集检测评估前技术档案，包括以下内容：风电机组、电气设备制造厂家使用说明书；风电机组、电气设备出厂试验记录；风电机组设备安装交接有关资料；风电设备的改进、定检记录及报告；风电设备定期预防性试验报告；风电机组、电气设备事故、障碍及运行分析专题报告；风电机组、电气设备发生的严重缺陷、设备变动情况及改进记录等。检测评估在役的技术档案收集整理范围检测评估完成，应将检测评估技术档案进行归档,包括以下内容：对风电场风电机组、电气检测评估具体方案；检测各项设备检测报告,包括：机组在役检测范围：叶片动平衡、传动链振动、传动链对中、油品检测、电能质量、机组效率；风电场在役电气试验范围：超低频耐压试验、在线局放试验、重要电气保护装置定期检验。风电场机组、电气设备检测评估报告；出质保风电场现场综合检测评估；技术改造或升级实施效果评估。检测评估技术档案归档要求每次检测评估项目完成后10个工作日内，项目负责人应对检测评估的各类文件、记录、报告等进行整理，向档案管理人员移交。档案管理人员对项目人员移交的文件应填写“档案交接登记表”（见附录A表A.1），并依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》进行分类整理。档案管理员将每份档案进行登记。依据GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行分类进行案卷管理。档案管理员将卷内资料由上至下按卷内目录、资料序号、备考表的顺序进行装盒，粘贴脊背。档案管理员应对所有档案资料进行纸质版、电子版双重保存，并建立目录。检测评估技术档案的借阅借阅要求运营部人员借阅需借用档案时，应填写“档案借阅登记”（见附录A表A.2），需经档案管理员同意后方可借出，借出时间不超过一周。需复制档案时，应填写“档案复印申请表”（见附录A表A.3），手续办理完毕后方可复印。外部人员借阅非本部门员工，经过检测评估中心负责人批准，方可查阅本检测评估技术档案。查阅有关检测评估技术档案资料，应由本单位对口部门人员陪同查阅，如需要外借（仅限XX公司范围内），应经检测评估中心负责人批准。借阅检测评估技术档案的保管检测评估技术档案保管，包括以下规定要求：保持档案的整洁、完整,不泄密,不准在档案上剪贴、涂改、引注、圈点画道、折皱、污损；严禁撕毁、拆散和私自复印，不得私自转借；对检测评估技术档案的原件禁止借阅，只能复印借出，复印件必须定期归还。档案的归还检测评估技术档案归还，包括以下规定要求：档案管理员当面清点、核实归还档案是否齐全，核对无误后注销借阅记录；对档案丢失或损坏的，上报公司有关部门进行考核。档案鉴定与销毁技术档案销毁前要求包括以下规定要求：档案管理员在鉴定销毁前10日内对档案进行清查，对确无保存价值、超过保管期限、保管期限不明确的档案，填写“销毁鉴定报告”(见附录A表B.4)，检测评估中心负责人审核；检测评估中心负责人根据档案的性质，审核是否销毁，报运营部总经理；运营部总经理批准需要销毁的技术档案。技术档案销毁包括以下规定要求：经批准销毁的档案，档案管理员应按“销毁鉴定报告”清点核实后，与有关人员共同销毁；销毁档案时应有两名销毁人和两名及以上的监销人，在档案未完全销毁前不得擅自离开现场。检测评估技术存放保管要求检测评估技术档案存放保管实行专人管理，非档案管理员，未经允许严禁入内。档案存放地应做好防盗、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光、防高温、防有害气体等安全和保护措施。检测评估技术档案存放地配备除湿机、温度计、遮光窗帘、消防及空调设备等，在任何条件下避免阳光直射。对档案柜、架内投放防虫、防霉药剂，每半年更换一次。档案用毕及时归位，并每周对档案存放地清洁一次。离开档案存放地时，要关、锁好门窗，做好防盗工作；档案存地区域严禁存放易燃易爆物品，禁止吸烟、使用明火等；下班前及节假日无人办公时，须切断档案存放区域的电源；档案存放区域安装火警装置。档案管理员对档案存放地经常进行检查，发现问题应及时报告，并采取措施予以处理。检测评估技术档案管理操作公司根据上述的要求，建立了《检测评估技术档案管理指引卡》（见附录表B），供培训与过程控制时参考。检查与考核表1给出检查与考核的要求，相关部门应执行。检查与考核内容序号考核指标考核要求执行部门监督部门1文件材料移交每年初检查一次文件材料是否按规定要求办理移交手续。责任部门档案管理员2档案借阅、归还每季度检查一次档案借阅、归还情况，以及手续是否齐全。档案管理员检测评估中心主任报告与记录表2给出了执行本标准形成的报告和记录。报告和记录序号编号名称填写人保存地点保存期1Q/CRNE204.015JL01-2013档案交接登记表移交人员档案室长期2Q/CRNE204.015JL02-2013档案借阅登记表借阅人档案室长期3Q/CRNE204.015JL03-2013档案复印申请表档案管理员档案室长期4Q/CRNE204.015JL04-2013销毁鉴定报告档案管理员档案室长期

（规范性附录）

表格形式表A.1档案交接登记表序号文件编号文件名称材料来源份数移交人接收人归档编号备注表A.2档案借阅申请表申请人借阅日期名称计划归还日期档号图号规格数量张档案室经办人批准人意见归还登记归还人签名：档案管理员签名：年月日表A.3档案复印申请表申请人日期名称档号图号规格数量张经办人批准人意见备注年月日表A.4销毁鉴定报告序号档案名称主要内容销毁原因鉴定人意见年月日批准意见年月日

（资料性附录）

检测评估技术档案管理指引卡序号项目指引内容确认结果确认人档案归档是否在项目评估完成后10个工作日内对相关文件、记录及报告进行整理，并向档案管理人员移交是□否□档案管理员是否填写“档案交接登记表”是□否□档案管理员是否按《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行分类整理是□否□档案管理员是否对所有档案资料进行双重保存是□否□档案管理员运营部人员借阅是否填写“档案借阅登记”是□否□