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Word文档小组会议的结构

小组会议的结构

会议应当根据议事日程准时开头，任何必要的变动需征得全体小组成员的同意。

为了便于支配议事日程中的优先项目，主持人必需弄清会议的主要目标。主持人必需弄清会议的主要目标。会议的议事日程一旦确定之后，必需严格遵守。那些新消失的不重要的问题可放到下次会议上争论解决。主持人应确保会议按议事日程有效地进行。记时员负责提示小组争论每个项目的时限。

假如没有既定的目标，小组争论将会向各个方向延长，从而铺张珍贵的小组时间，并使那些目的性明确的小组成员感到绝望，他们或者会努力使争论走上正轨，或者会退出会议。因此，每一次会议都应当有一个明确的目标。

主持人应当以一种鼓舞全部的小组成员都参加的方式主持会议。主持人尤其应当要求那些害羞的小组成员谈谈他们对一些问题的看法，同时提示那些发言过多的人应当把时间让给别人。主持人应当向催化剂那样使会议活跃起来。主持人的发言时间不要超过整个会议时间的25%。

作会议记录的任务应当由小组成员轮番担当。一些会议主持人或许认为自己作记录意味着没有人会因抄写全部会议的文件而感到苦恼，并使那些想学习商业写作的小组成员获得了实践机会。

会议记录必需明确争论的要点，已经达成的决议，将要实行的行动以及定下的最终期限，每个小组成员都应当有一份会议记录。

主持人应避开让小组成员进行投票表决。协作小组全都的打算被用来确定方向或优先考虑某些问题。有时，非正规的举手表决也是有益的。特别重要的是，小组应当支持已做出的打算，每个组员在最终的决议达成以前都有足够的机会发表自己的见解。使小组产生分歧以及需要花更多的时间进行讨论的问题可以分组进行争论，然后各个分组把争论结果向全体小组成员汇报。

会议的议事日程以及所争论的问题应当限于小组能够掌握的范围之内，并且影响到小组对外行动。小组成员应当预备好争论议事日程的全部项目时所需的信息。假如小组的问题是由其他部门所造成的，那么主持人应当快速地把这一信息传递给其他部门。

会议应当按时结束。主持人审查小组的行动方案和决议，明确小组如何处理还没有争论的事项。

以下是召开小组会议的关键程序要点：

1、选出会议主持人，过程监察员，计时员以及记录员。

2、阐明并详细制定会议的目标。

3、确定有助于或阻碍协作小组前进的行为。

4、确定一步步的过程以解决主题并掌握时间。

5、争论这一主题。

6、探讨不同的解决方法。

7、总结争论

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