《现代会议组织与服务》第十章现代会议保障服务

现代会议保障服务【定向目标】掌握会议设备使用与维护的内容掌握会议值班工作的内容熟练掌握会议安全保密工作的内容第十章第一节会议设备使用与维护一、空调（一）空调的分类（二）会议场所对空调的要求（三）空调的使用（四）注意事项二、电梯（一）对电梯操作者的要求（二）电梯意外情况处理三、音响设备（一）调音台（二）话筒（三）扩音与调音方法第一节会议设备使用与维护使用麦克风时应注意：1．不要抓在无线麦克风的网头以手掌抓着麦克风网头的使用方式，是严重破坏麦克风音质及指向性的最不良姿态。用手掌抱住网头的结果等于隔绝音头气室周边的音响回路或改变气室的谐振频率，会导致麦克风的正面频率响应特性及指向特性的分离度严重的劣化，而且因手掌的聚音效应造成某一段频率的谐振而增强产生回授声。虽然无线麦克风因为没有联机的缠绊，使用方便安全，但是使用者抓在麦克风的网头上，也会丧失麦克风原有的优越特性，正确的使用姿态是应该握在麦克风的管身上。

2．嘴巴与麦克风要保持合适的距离使用麦克风要注意麦克风与嘴巴距离的远近，距离远近对灵敏度及音质杂音等会有相当明显的变化，特别是因为麦克风的灵敏度与嘴巴距离的平方成反比，所以声喉力道不足者，不能拿麦克风离嘴巴太远，又把扩音机的音量开大，这样就容易导致产生回授声；大声喉者，不必拿麦克风靠嘴巴太近，这样会容易导致产生扩音机的过渡饱和失真，需要不断调试选择最佳距离。第一节会议设备使用与维护四、视频设备

（一）投影仪

使用投影仪可以配合激光笔。激光笔只有一支香烟大小，是利用激光原理制成的，可以发出红色光点，投射到白板、银幕或其他对象物上，起指示作用。它光束集中，投射距离可达100米之远，不遮挡视线，可以替代教鞭，使用者在会议厅移动的范围大且灵活。它需要使用纽扣电池。

（二）幕布幕布摆放时从幕布低端到地板的最小距离为10英尺，人的座位距离幕布最近不少于幕布宽度的1倍，最远不超过幕布宽度的6倍。（三）幻灯机（四）录像机（五）会议同声传译设备（六）电视屏幕墙第二节会议安全保密工作

一、制订会议安全保秘工作方案（一）设立专门的会议安全保秘工作组（二）制发证件，凭证进出会议有关场所证件内容包括：会议名称、会徽、姓名、照片、证件种类、组别或代表团、证件编号会议日期等。二、文件资料安全（一）制定保密制度或规范（二）加强会务人员和与会者的保密意识

建立保密制度并不难，难的是建立保密意识。说者无意，听者有心，要防止在平时日常生活中的无意泄密。相关人员要切实提高自身保密意识，同时还应讲究保密的艺术。

第二节会议安全保密工作

三、会场安全（一）会场内安保（二）会场外安保

制作秘密文件、资料应注明发放范围，制作数量和编排顺序号。涉密计算机在使用前要由有关部门进行专门的安全保密技术检测。不得将手机带入涉密会议场所。四、生活安全

（一）餐饮、住宿等安全（二）交通、娱乐等安全五、设备使用安全第三节会议值班

一、什么是会议值班二、会议值班的作用三、会议值班的任务

值班期间要保障电话或者通讯联络畅通，保证上级的指示精神能够正确及时的传达。必须有人坚守电话，并对电话做好记录，保证来电有人接，有记录有反馈。四、会议值班表的内容（1）具体值班时间（2）值班人员姓名（3）值班地点（4）值班内容（5）注意事项（6）备注五、会议值班的要求

（1）坚守岗位，不脱岗（2）认真负责，不推诿责任（3）做好交接班制度第十章小结

通过对会议保障三个方面的介绍，本章旨在让秘书从业人员掌握正常、顺利进行会议所要准备的