会议管理系统及督查督办系统设计方案

第章会议管理系统设计会议管理模块实现了会议室管理、一般会议管理、常委常务会议管理、大型会议管理、会议纪要管理等一系列全过程管理。功能全面细致，操作简单方便；而且实现了与公文传输系统及其他系统的信息交互和无缝集成，使各系统协同工作，发挥最大的效率，帮助用户方便、安全、快捷地完成业务管理工作。系统概述为进一步完善市体育局的会议系统，需在现有协同办公基础上拓展会议管理功能模块，在各会议室设置投影仪，实现会议投影功能，共4台；并配套10个无线话筒，实现会议扩声功能。会议系统提供会前、会中、会后的一体化会议管理会议系统提供会前、会中、会后的一体化会议管理会议室管理功能概述会议室管理子模块实现对内部会议室基本信息的管理，包括会议室基本资料录入、会议室状态维护等。/41核通过则此督办事项被列为已完成事项。督办立项新建督办的权限可根据实际情况配置。新建督办的情况分为两种，第一种是手动新建一个督办，督办的事项是独立的，由建立督办的用户自由填写。第二种是由收文直接转换成督办，督办的事项就是公文所需要办事的事项。新建督办后，督办人员根据实际需要发送到督办科长、督办科副主任、督办科主任审核，或不需要审核直接发送到被督办单位。手动新建督办督办人员进入督办页面，点击“新建督办”，进入新建督办界面，如下图：J苜页］公文处理I督查督办I公共信息］琮合管1您好:■段天是即道年4月w日<*公文督■办,页次:W口页本页口记录数口一公一督办列表'|:山「种委|重皴|新建督办|待反健已反馈已完成待反情（:协办:已反霭（协办1新建督办时，需要填写的信息包括：督办文号（督办科自定义），督办分类（区政府重点工作、承办市政府重点工作、区长办公会议、区政府常务会议），任务内容（被督办事项的内容摘要），领导批示，相关附件（被督办事项的附件），牵头（负责）单位（可多选），配合（协办）单位（可多选），第一次反馈时限（所有的督办由第一次反馈时限为结束时间，但如果选择了反馈频率，则每次反馈的时限为“第一次反馈时限”+“反馈频率”），反馈频率（下拉框：每周、每月、每半月、每季度、每半年、每年），经办人，经办人电话（被短信催办的对象）。如果是以收文转督办件的方式新建督办，则系统会自动摘取任务内容、相关附件和领导批示等信息。如果手动新建，则以上内容必须手动填写。如下图：

填写完成后点击“发起督办”按钮，可以发起督办。督办信息可随时修改，系统根据修改的情况自动调整督办时限。收文转督办督办人员先通过公文查询功能找到需要转督办的公文，然后点击打开公文，在公文上方的菜单点击“督办”按钮即可对该公文发起督办，如下图：收文转督办件系统会自动把复制收文的相关内容到督办信息里。督办反馈被督办人员在接收到督办事项后至第一次反馈时限前的时间段可以根据督办事项办理情况填写反馈意见并提交。查看督办事项督办人员发起督办后，被督办单位的督办人可以在公文督办的“待反馈”页面找到督办项，所

有需要反馈的督办事项都可以在此页面找到，已经提交反馈且还没到下一阶段反馈时间的督办事项，会在“已反馈”页面显示，如下图：「首页«公文处理］督查督办［无扶信息］券合i您好：今天是E012年4月1T日。位文苜加页次:口/口页本页口记录始公■文瞥办列表'|—业务种卷|莓丁|新隹督疝待反需已反借已完成提交反馈牵头（负责）单位根据实际情况填写结果反馈，并在反馈时限前提交，否则系统自动提交，提交的内容包括：结果反馈和上传附件，如下图所示：I主办办全立息1»I主办办全立息1»办外看名忠I正在推连中反馈时限说明所有督办事项都会有第一次反馈时限和反馈频率（可为空）。当反馈频率不为空时，督办事项会一直在未完成的状态，当被督办人员在第一次反馈时限前提交了反馈意见后，以后的每一次督办时限为第一次反馈时限日期+反馈频率，直到牵头（负责）单位点击“无需继续反馈”按钮。在未超出本阶段的反馈时限前，不能提交下一次反馈意见。在督办反馈时限前被督办人员必须提交反馈意见，否则系统会自动提交空意见（即没有反馈意见）。一旦反馈提交后将不能修改，除非没有通过督办单位审核。

多次反馈的意见最终会汇总在一起，如下图所示：牵头（负责）单位办理信息自力理信志!|偏■办外理1ft息I斑逑情况正在推进中批示诒政多次反馈的意见最终会汇总在一起，如下图所示：牵头（负责）单位办理信息自力理信志!|偏■办外理1ft息I斑逑情况正在推进中批示诒政4售滋正嚏市廷甲厂目前正由府前苏花粕一委底音招溟直加输巾谑更前丽露节。螳亚居也.鳌】割1碎的玉汩1国制I提交友馈正在推避中•自的正由市域裔科和珞委鞋群头超荷何端过属包装的政府矍索.，枚登格租债与市法初办开来相关调用J推朝用用亚醛轲IS府母章与快出食.”哈雷）司3,再041后：笛无需维虢度慎反馈审核牵头（负责）单位或配合（协办）单位提交反馈后，将不能作出修改，反馈意见由督办单位进行审核，如果审核不通过，可以在反馈期限前退回反馈单位，如果在超出反馈时期仍未对反馈意见进行审核，系统会自动默认为审核通过。审核通过的反馈会更新到督办事项的结果反馈汇总。如图督办事项的显示

督办事项会根据督办人处理情况自动显示在不同的督办列表中。其中主办跟协办分开显示，即督办事项（主办）列表分为有“未反馈”、“已反馈”和“已完成”，同样督办事项（协办）也一样（同公文的待办跟待阅），如下表：督办事项处理情况督办人员列表被督办人员列表公文督办列表未反馈已反馈口也已完成公文督办列表未反馈已反馈待审核口也已完成新建督办••••未提交反馈意见••••已提交反馈意见••••审核通过••••审核不通过••••进入下一个反馈周期••••无需反馈••督办列表显示字段督办事项列表显示的字段包括：督办分类、任务内容、督办文号、任务来源、分管领导、紧急程度、牵头（负责）单位、配合（协办）单位、第一次反馈时间、反馈频率、催办、接收情况。其中接收情况可以点击弹出查看页面，显示所有单位（主办和协办）的接收情况。领导批示督办领导可随时查看督办事项，并对督办事项进行批示，如下图：

督办信息］主办办理信息协办办理信息1任务内容牵头（负责）单位配合（协办）单位第一次反馈时间选择领导批示批示语放大编辑请尽快办理。智能提醒和催办系统可根据督查事项的任务汇报间隔，通过系统消息、手机短信自动发送工作汇报提醒，提醒主办部门环节和会办部门环节完成相关督办事项。系统可根据督查事项的紧急程度、任务汇报间隔（如果没有设置任务汇报间隔，就是要求完成时间）等条件设置及完成情况，通过手机短信/系统消息自动发送催办通知，并记录催办次数系统自动催办新建督办事项后，如果牵头（负责）单位在反馈时限过了一半时间还没反馈，系统会自动发短信到经（督）办人进行催办，如果牵头（负责）单位在限时前三天还没有反馈，系统会自动发短信到经（督）办人进行催办。手动催办发起督办单位可以对牵头（负责）单位进行手动催办，跟公文催办类似，可以通过系统催办，也可以通过短信催办。选择需要发起催办的公文，进入催办界面，输入催办信息后选择系统催办或

短信催办，是否知会上级等，然后点击发起催办。催办可以选择对督办员或经办人催办。手动催办支持批量催办功能。用户只要选择多个督办事项，点击“催办”按钮，即可同时对多个督办事项进行催办。三雌短信惭来信来访件此出恬况应蹄f20DQ0E3公文圜朗巾天工事局农班文您律一份监昔件《来信来访1斗处理脩况反愦表「加凶工..;联用馆以半，病息尽归姓里.比！-I于造美改告关栏理期消息:三雌短信惭来信来访件此出恬况应蹄f20DQ0E3公文圜朗巾天工事局农班文您律一份监昔件《来信来访1斗处理脩况反愦表「加凶工..;联用馆以半，病息尽归姓里.比！-I于造美改告关栏理期消息:I@助对里：工务局/龙女口22!'是否知套上桀：匚知会队素人口知总领导办理中人理卬打，理中人理中办理中H■件中办理中「可外理中能亦3一•T-理中能力查询统计和导出查询针对所有不同类型的督办事项，系统提供一套统一、快捷的查询方式，提供给领导、督查人员进行快捷查询及督办，针对领导、文秘部门、处领导、承办人员、会办人员等，应当具有不同的查询权限，领导可以看到所有的督办件，普通人员只能看到与他相关的督办件。具有局级督办权的用户，可以看到所有督办件；具有处级督办权的用户，只能看到所有本部门或本处的督办件；普通用户只能看到与他相关的督办件。查询条件若包括公文标题、督办级别、督办件状态、完成时间、被督办部门等五项。督办统计要求督办事项可以用时间、期限、类型等等进行查询统计，统计结果可以形成报表或图表。如下图表：2015年6月督办完成情况列表

单位/科室名称需反馈数量按时反馈数量按时反馈率电子政务科1010100%匚I单位/科室名称需反馈数量按时反馈数量按时反馈率电子政务科1010100%匚I正在办理□逾期未反馈领导批示匚I已完成会议纪要正在办理逾期未反馈已完成重大事项报表自定义用户可以自定义报表，自定义报表时可以从系统字段中选择需要统计的内容，并定义公式，从而形成自定义报表格式督办件情况一览表统计事项名称、领导批示、分管领导、主办部门、最后一次汇报时间及内容等内容。督办件完成情况一览表分部门统计按时完成、延时完成、正在办理、按时汇报、延时汇报、催办次数等信息。督办件一览表统计事项名称、分管领导、主办部门、领导批示、完成情况、当前问题、下一步计划等信息。重大事项汇报形成历史一览表针对重大事项的汇报历史进行统计分析。重大事项完成历史一览表针对重大事项完成的过程进行统计分析。部门催办数量统计报表按时间、部门统计被催办次数。导出通过统计功能过滤出来的列表可以进行导出，导出格式为word或excel。具体格式由督办科提供。系统配置督办联系人管理每个单位或者科室都会有固定的督办人，负责人和督办领导，当发起催办时可以直接对这些人员发送短信催办。具体每个单位或者科室的督办人，负责人和督办领导可以由部门管理员进行调整。但每个人员的联系电话还是由系统统一管理。流程配置为了规范督查及汇报工作，需要按照系统定义好的流程来开展工作，采用体育局目前已建成的OA系统中提供的流程定制工具实现。表单开发督查业务分为督查表单及工作汇报表单两大类，需要根据业务进行开发。采用体育局目前已建成的OA系统中提供的表单定制工具实现。权限、角色设置督查系统角色分为领导、办公室领导、部门领导、部门人员等、办公室督查人员等5类，权限也根据角色进行相应配置。权限、角色依托体育局目前已经建成的OA系统中的用户管理、权限管理实现。基本功能事项管理：实现事项的创建以及动态维护。任务管理：任务是最小工作单元，实现任务的创建以及动态维护。撤销回收：实现事项、任务的撤销、回收。归知识库：督办事项相关表单归入任务系统，作为参考资料。提醒催办：自动提醒即将到期或已逾期的任务，或手工催促反馈人。流转监控：可视化任务流转环节、相关处理人以及任务进展情况。耗时预警：可视化任务流转时长，及时警告超时未处理的任务。综合查询：按照人员角色、任务来源、机构设置等综合条件查询。工作流管理：衔接OA系统的工作流功能，实现任务引入、办结的审批。报表统计：按照