一个懒人的电脑文件夹整理懒办法

-8-一个懒人的电脑文件夹整理懒办法1、把未完成事项、库存文档和参考资料三类文档分开。我之前建议过，最好设置一个文档暂存区，把最近正在用的文件都丢进去，先别着急整理。暂存是为了给整理赢得时间，一段时间之后，暂存区或者说收纳区满了，文件都快漫出桌面的边界了，这时候怎么办?应该如何规划自己的文件系统?我为大家介绍一种办法，你只需随意动动手，就可以快速清理管理电脑文件。首先，大家应当把待整理的文件分为三个大类。1、待处理文件。2、库存文档。3、参考资料。待处理文件。就是最近工作涉及的文件，可能随时会修改变更，也可能随时会有新的议程、讲话、名单等文档进来。这些文件就让他们老实呆在”收纳区’好了，晚点再去管他。我一般就把这类文件直接扔在桌面上，讲究一点的，可以在桌面上建一个”近期文档’的文件夹。文件放在桌面，这样可以随时警告自己，要尽快的处理，留给自己一…1、把未完成事项、库存文档和参考资料三类文档分开。我之前建议过，最好设置一个文档暂存区，把最近正在用的文件都丢进去，先别着急整理。暂存是为了给整理赢得时间，一段时间之后，暂存区或者说收纳区满了，文件都快漫出桌面的边界了，这时候怎么办?应该如何规划自己的文件系统?我为大家介绍一种办法，你只需随意动动手，就可以快速清理管理电脑文件。首先，大家应当把待整理的文件分为三个大类。1、待处理文件。2、库存文档。3、参考资料。待处理文件。就是最近工作涉及的文件，可能随时会修改变更，也可能随时会有新的议程、讲话、名单等文档进来。这些文件就让他们老实呆在”收纳区’好了，晚点再去管他。我一般就把这类文件直接扔在桌面上，讲究一点的，可以在桌面上建一个”近期文档’的文件夹。文件放在桌面，这样可以随时警告自己，要尽快的处理，留给自己一个清洁的桌面，而且经常会脑子里已经把一个事忘了，看到待处理的文件，一个机灵马上又想起来了。如果你和我一样把桌面当成收纳区，从实用性和美观程度考虑，桌面尽可能不要放太多快捷方式，同时建议你将最常浏览的一些文件夹的快捷方式发送到桌面。假如你安装了很多软件，那么软件的快捷方式则应使用桌面整理工具管理，比如”Executor’、”小Q书桌’、牛牛桌面、HDShortcutter之类的另外，最最常用的软件应固定到任务栏，比如浏览器。库存文档。就是一段时间以来，已经结项工作的相关文件。开完的会、定稿的文件等等，一般来讲这些文件不会再更新了，但又有保存的必要，这些文件就可以集中整理到库存文件库中去。参考资料。其实也是已经处理完的文件，但是和库存文件不同的是，库存文档打开的几率不大了，为的是不怕一万就怕万一。而参考资料可能还要频繁调用，最好放在专门的文件夹里，免得在库存资料里翻来翻去耽误时间。比如什么介绍新的模板啦、证明的模板啦、议程的模板啦、通讯录啦、领导基本信息啦、本单位的重要数据统计啦等等，三五天时不时就要打开，那就放到专门的参考资料库里。接下来，三类文件怎么分心里大致有谱了，怎么建文件夹呢?待处理的好说，前面已经提到，让他们躺在桌面上好了;参考资料也好说，单建个参考资料文件夹，按”基本信息’”数据’”文件模版’等丢进去就好;关键是这个库存文档，占了大头，里面细分要花些心思。我提供几种横向纵向划分思路：按部门分。比较适合联系工作面比较广的同志。比如某领导在市里分管农业、畜牧、乡镇企业、水利等工作，那么协助这位领导开展工作的办公室同志，电脑里的库存文件也应该按照领导的分管部门划分，农业局相关文件、水利局相关文件等等，一目了然、互不干扰。按时间分。比较适合做专项工作的同志。比如某位同志在办公室管文字工作，主要任务就是写稿改稿，那么把稿子按类别分其实意义不大，不如就按照时间线来捋，1月、2月、3月等等，逻辑也算清楚。按工作内容分。比较适合工作事项杂，或者是做综合工作的同志。我在综合部门的时候，常常要联络全单位80多个部门，文件夹按部门分那绝对是不可能完成的任务;按月份，也不现实，文件类型杂七杂八，有议程、有讲话、有通讯录，有调研、有大会、有会见，放到一起相当于没整理。这时最好就根据自身分工的实际，按工作的条块来规划文件系统，分为对外联络、大型活动、重要会议、调研活动、来访接待等等。2、层级太多是在给自己挖坑。很显然，文件系统建立起来后，其实总是处在动态的变化中的。每过一段时间，总会有大量原本在”收纳区’的文件排队被分配到各个文件夹。当一个子目录中的文件过多时，你就应该继续往下建立子目录，因为，一个文件夹中如果文件超过100个的话，查找会比较费劲，还是得依靠文件检索工具，这样就有违分类的初衷，必须得往下分类。但这里有一个悖论，分类的细化就意味着层级增多。层级越多，浏览的效率就会越低，所以整个结构最好控制在三级以内。所以应对的办法就是脑子里应该有根弦，宁愿多增加一些横向的文件夹，也要尽量控制纵向的层级数。还需注意，越常用的类别文件，级别就应该越高，原因很明显，层级高意味着可以更快的访问，你可以选择将目录的层级上调，或者发送这个目录的快捷方式到桌面。正如设立”收纳区’的原理一样，分类整理是必须的，但分的太细太多绝对不是一件好事，所以我建议任何大目录下建议都建立一个名为”其他’的文件夹，这个文件夹存放两类文件：一是实在不好分类的文件;二是只有一两个文件，不值得再建立新的子目录保存，所以暂时存放在”其他’里。3、习惯才是最重要的。我上面说的都是”想’这个层面的事，但每个人内心都知道，整理的关键其实不在于怎么安排规划，而在于是否能够持之以恒的落实和执行之前设计的规划，想的再好，即使用”中图法’去分类文件夹，做不到也是屁用没有。我小时候是这方面的典型负面案例。小我有一个很大的书柜，我爸很爱给我买书，书柜里很快都塞满了我自己的书，各种童话大王、各种漫画、各种百科，很快这个书柜就成了家里的卫生死角。我怀着对图书档案学的朦胧好感，饱含雄心壮志打算把书柜整理成环境优美、秩序井然、分类科学、取用便捷的家中典范。第一步，先把所有书籍统统推到地上，把书架空出来;第二步，对已有书籍进行分类，文学、科学、教材、工具等等十几个门类;第三步，初略统计每一门类书籍的大致数量;第四步，根据书籍门类和数量对书柜进行分区，确定每个格子书籍类别;第五步，制作一批小纸条，认认真真的在上面写上文学、科学、教材等字眼;第六步，把小纸条贴在相应的书柜格子上;第七步，把地上的书按类别上架。经过这一系列对六七岁的我来说绝对算得上浩大的工程之后，果然一个环境优美、秩序井然、分类科学、取用便捷的书柜诞生了。故事并没有完，现实的残酷在于，大概每过半年，书柜又一次成为家中的卫生死角，这样的浩大工程只能重新来过。很快，小我对这样没有尽头的工作就失去了耐心，书柜的环境从此一蹶不振。小我的问题在哪?当然不在于文件系统的谋划和分类，他已经做到了他所能达到的最高境界。问题在于，文件系统建立后，他没有定期整理的习惯和意识，指望毕其功于一役，那肯定是行不通的，文件系统只能定期走向崩溃。所以我的建议是，一定要形成自己固定整理文件的周期，这个周期最好不要超过一个月。比如办公室经常会值夜班，我所在单位大概两周一次夜班，这个夜班就是我自己的整理时间。利用夜深人静的时候，把积攒了两周文件的”收纳区’来一个大扫除，该处理的尽快处理，该删除的果断删除，该归档的按类别归档，目标是恢复一个空空荡荡的”归纳区’。要强调的是，和纸质文件一样，电子文档也需遵循”断舍离’的原则。对于资料来说，最重要的是了解你存储的资料对你是否有用。如若不能吸收转化为知识能力，资料再多也不能体现其价值，而且会让你的文件过