费用报销制度及资金审批流程

为规范企业各样开销花费报销及付款程序，增强企业财务管理，控制成本，确实保障企业利益，依据《资本审批制度》和《花费估算制度》，特拟订企业花费报销制度及实行细则。第一部分：对于报销的审批流程及原则一、报销流程1、一般的报销流程（估算范围以内或有经审批的花费）经办人申请一本部门主管审查T分管副总审查T财务负责人审查T总裁审批T出纳支付2、特别的报销流程（估算以外或没有经审批的花费）原则上估算以外或没有经审批的花费是不予以报销支付的，如确属企业正常经营和发展需要而发生的开销，可按以下贱程报批：经办人填制单据并补申请报告T本部门经理（或上司主管）复核T分管副总审查T总裁审批T财务负责人审查T出纳支付二、审批原则花费报销需经办人的主管领导同意，不得自行同意自己的报销花费。不得超越流程，不得未经直接领导及财务人员审批，直接提交企业总裁审批。出纳一定凭署名完好的报销单支付有关花费，一旦发现违规操作，如造成经济损失，由出纳及有关人员担当连带责任。三、报销、审批及审批的责任经办人报销人：因公办理业务时应向对方讨取相应的原始单据，经济业务发生后应实时正确的填写报销单据，对经办的经济业务及供给的原始单据的真切性负有直接责任，并有责任实时向财务人员供给其审查所需的相应文件或资料。部门负责人：对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人供给的原始单据进行审查，对报销业务负有直接审查责任，并有责任辅助财务人员的审查工作。分管副总：对所负责的部门花费进行全面管理，在受权范围内审批所管辖的花费报销。财务人员：审查报销的经济业务能否切合相应的规定，审查报销所供给的原始单据能否切合相应的要求审查报单据中能否按要求填写相应的项目和内容。对不切合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的办理建议。总裁：对花费进行最后审批。第二部分：报销原则估算内的花费方可直接报销。全部的报销均按照“谁支出、谁报销”的原则，禁止假借别人的名义报销自己花费的行为。禁止报销虚假花费的行为。无估算或估算外的花费报销须经总经理同意后方可列支。每办一次业务，应当填写一张报销申请单（差旅费除外）。业务款待花费、物质采买、餐费无论金额大小，一律每发生一次填写一张。抽象地在报销单上写上“X月”的花费的，或多次业务单据分不清的，财务部有权不予受理。全部花费开销，应“先申请、后开销、再报销”的流程，财务人员应依据估算来审查和支付。有关估算外花费在发生花费前，应当先书面恳求总裁，获取同意后才能够发生有关花费，果断根绝“先斩后奏”的现象，预先申请以总裁署名的日期为准。总经理出门时，或自己出差在外遇紧迫状况时，应电话或邮件通知，获取允许后才可进行。过后应实时增补申请表，作为报销的依照。对于报帐时限，上月28往后至当月28日的时期花费一定在当月报销，差旅花费一定在结束后3个工作日内报销。逾期单据，财务部有权不予受理，由此造成的损失，由报销人自己担当。因单据不合要求，被退回按规定能够从头报销的，应在5个工作日内办理，并在报销单的附件上说明“上一次退回从头填列”，以差别在正常报销时限内的单据；被退回不得从头报销的，下次拿回再报销的，一经发现，将严肃办理。特别缓期（如外处出差时间较长），需提出版面报告，经分管领导签订建议后才能够报销。跨年度的花费一定在次年1月25号以前填单报销，年关结算后无论何种原由均不得报销上年度花费。原则上有借支备用金状况的，报销时一定先冲其备用金，多退少补。大额支付款项一定使用支票或其余银行结算方式，超出50元而用现金支付的，报销时一定详尽说明原由，经财务部审查后方可报销。无正当的原由，一律退回。从出纳处领取报销款时，需报销人署名确认。对于领款不方便的，需由别人代领的，自己应当出具书面拜托书，指定代理领款人。由代理人在领款表上署名，无书面拜托书，其余人不得代领，发放人员有权拒绝。出纳把拜托书附于领款表后。财务负责人不按期抽查款项能否照实发放。第三部分：供给原始凭据和报销单填写的要求因公发生经济业务时，经办人员一定向对方讨取原始单据。未获得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销。报销时供给的原始单据一定是由税务部门监制的发票或由财政部门监制的收条，以及估算报告、专项申请等附件。原始单据一定真切、合法，与开销的内容一致。对于标有“顾客（单位）名称”的发票务必由开票人填写相应企业名称，自己增补填写为无效发票，不予受理。无“顾客名称”的发票，不需填写。另报告、申请等附件一定是经权限人员署名同意的纸质件。各样种类的发票应当分开粘贴，并在粘贴单上标出共XX张，金额XX元。单据粘贴杂乱，不注明张数、金额的单据一律退回。原始单据丢失的应尽量获得了出票单位的原单据复印件并盖上出票单位财务专用章或发票专用章，经财务部签订建议后方可报销。报销单上全部内容均需完好填写，禁止用圆珠笔填写报销单、禁止涂改，报销单的“经办人”务必由自己亲笔署名，单据填写不齐备和涂改的，一律不予受理。第四部分：主要花费管理规定花费管理的把关人为财务人员，财务人员应按照《资本审批权限》和《花费估算制度》中的规定对每笔发生花费进行核查，并实时对一些花费进行归集汇总，供给正确的财务数据。一、公关费凡因企业发展需要而发生的公关费（包含餐费及赠予礼物花费），一定事先提出专项申请，依据资本权限一览表的规定由有关人员审批。报销时一定供给已经审批的申请报告（10元以内除外，报部门负责人存案即可），财务人员查对报销内容能否与申请报告内容一致，假如是赠予礼物，需供给礼物清单。二、会议费此会议费仅指分企业内部会议场所租用费、交通费、物件费、餐费等花费。内部会议详细指月度总结、月中会议、经理交流会议等。经办人在报销会议花费时一定按照真切完好的原则，在报销单中需注明以下信息：开会主题、会议地址、物件清单，会议花费应按场租、餐费、物件花费、交通费、住宿平分类汇总，直接写会议花费XX元的不予报销。在会议同时发生的活动费，奖赏花费应独自填写报销单，按活动花费和奖赏花费规定报销。超估算或无估算举办会议，一律不予报销。会议结束后一周内，会议主办方应实时办理报销手续并办理相应的还款手续。三、活动费、款待费及奖赏花费有发生款待费支出的人员，请提早填写＜＜款待费申请单＞＞，写明款待地址、时间、人数、款待事由等，报分管副总或总经理同意后方予款待;经办人在报销款待花费时应注明以下信息：款待时间，款待目的，款待人员，陪伴人员，款待地址。经办人报销活动经费时应按照真切完好的原则，在报销单中需注明以下信息：活动内容，参加人员（附参加条件），活动日期，活动地址，活动花费应按场租、餐费、物件花费、交通费、住宿费平分类汇总，直接写活动花费XX元的不予报销。经办人在报销奖赏花费时应注明以下信息：奖赏条件，奖赏内容，奖赏人员，并附奖赏签收清单，供给不完好的一律不予受理。活动、款待或奖赏花费发生一周内，经办人应实时办理报销手续并办理相应的还款手续。以上（二）至（三）的花费一致控制在估算内。四、市内交通费倡导节约，出门做事，应尽量乘坐公交车或地铁，严格控制出租车资，若有特别状况需乘坐的士，应预先获取副总经理同意。发生花费后，应立刻填写报销单，屡次出门的能够一周报帐一次。对于出租车票，一定获得税控出租车票，手撕发票一律不予以报销，报销人在车票的反面写上起止地址并署名。连号的出租车票，无论何种原由都不得报销。对于长距离（如跨城市）的出租车票，对比长途车的票价予以报销，多出不报，若有特别状况，需总裁署名认同。五、差旅费差旅费指有关人员为达成企业指派的任务组织，企业会议或培训等活动而发生的交通费、住宿费等。经办人报销时此类差旅费应附《出差申请单》，并注明出差人数及交通工具，财务人员依据《差旅费报销制度》规定的标准审查。六、文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由综合部一致采买，其余职工不得擅自采买；原则上每个月集中采买、集中报销一次，由各部门填写办公用品计划表，综合部依据各部计划表一致填写《物质采买申请单》，经分管副总同意后进行集中采买；七、报销时附正式发票、《物质采买申请单》、＜＜办公用品发放清单＞（或由领用人在物质采买申请单上署名确认）及电脑小票、供给商送货单等，详尽列明所购商品的明细，并做好各部门的领用存登记，未领用的物件由综合部保存，并做好存量登记。八、汽车车辆花费1.报销车辆花费一定使用车辆有关花费单据（如汽油票、过经过桥票、泊车票等），不得以其余单据取代；全部车辆花费（过经过桥费、加油费等）报销一定附与车辆有关的发票，油票后注明加油时里程数，而且附上出车记录表（出车日期、事由、随车人员、抵达地址、行程公里里程数等），注明用车的起讫时间点。假如推行加油卡管理，每次加油后在票后记录公里数，加油卡只好用于指定的企业车辆使用，不得用于其余或个人车辆使用。对企业的车辆维修花费，由司机填写《车辆维修养护申请单》，注明维修和存在的问题。车辆养护、维修推行定点管理，一致结算，车辆维修须经综合部负责人审查（审批），并在维修明细单上署名确认方可报销，改换的旧件交综合部负责人查收，并注明改换旧件已查收，设施已维修合格无车时本条暂不履行）。第五部分单据粘贴要求从左部及顶部对齐，按从左到右翻阅次序使用胶水或浆糊粘贴；幅度大小不要超出报销凭据，数目过多、且不一致时附带衬页铺底；注意不得使用订书钉装订，以防零落或抽换；粘贴后每张凭据均能查阅，粘贴坚固、不易零落，整份凭据厚度平均。特别商定：为便于审查，实报实销的单据（如汽车路桥费单据），需按日期次序粘贴。第六部分：附则本制度自公布之日起奏效。本制度解说权归企业财务部。遇不适应业务展开的条款，经企业开会议论，总裁署名后可予以修改。附表：《资本审批流程及权限一览表》资本审批流程及权限一览表分类支付项目说明金额申请审查审查审查④审批⑤审批⑥审批⑦薪资奖金行政薪资奖金福利全部薪酬制度内项目无论金额会计财务经理总经理总裁福利各项业务提成依据'业务制度无论金额会计财务经理总经理总裁5元（含）以下经办人部门主管会计财务经理花费除款待费外的所差旅费办公费车辆5-10元（含）经办人部门主管会计财务经理分管副总有花费项费宣传'费等10-50元（含）经办人部门主管会计财务经理分管副总总经理——50元以上经办人部门主管会计财务经理分管副总总经理总裁5元以下经办人部门主管会计财务经理分管副总公关费、业务款待费餐