秘书-时间管理与日程安排

第二节时间管理与日程安排本节要点三、本节小结二、日程安排一、时间管理四、技能训练时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。案例分析一、时间管理

（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（三）ABC时间管理法

（一）时间管理的陷阱

1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人3、“反正时间还早”——拖延4、文件满桌病5、喋喋不休的“电话粥”6、源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里

没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。2.不好意思拒绝别人

——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延

帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。

4．文件满桌病

安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5．喋喋不不休的“电电话粥”不分优先顺顺序打电话话没有充分准准备就打重重要电话电话的谈话话离题与喜欢的人人打电话，，容易失去去对时间的的控制6．源源不不断的信息息纸张的形式式：邮件、、传真、备备忘录、报报纸、杂志志、期刊、、报告电子的形式式：电子邮邮件、互联联网声音的形式式：面谈、、电视、广广播、电话话（二）跨越越时间陷阱阱（返回）要事第一（ABC法法则，大大石头理论论）以最终的结结果来开始始行动（以以终为始））学会说“NO！”办公桌上的的清理运动动恰当、有效效地使用电电话筛选信息把办公室变变成一个省省时工作站站。对于自自己的办公公场所，要要精心安排排，寻找最最佳布局和和途径。（三）ABC时间管管理分类法法（（重点分类类法）1、分类法法的基本原原理事务80%的价值集集中在20%的组成成部分中，，即表现为为“关键的的少数、次次要的多数数”把80%的的时间用于于20%的的工作中（（柏拉图法法则）2、列表分分析ABC时间管理理分类见见表2-13、确定ABC工作作的先后顺顺序4、判断工工作的有效效性、重要要性、关键键性、创造造性和迫切切性分类比例特征管理要点A重要又紧迫（1）最重要，具有本质上的重要性（2）最迫切具有时间上的迫切性（3）有后果B重要不紧迫（1）重要（2）一般迫切（3）无大的后果C不重要也不紧迫（1）无关紧要（2）不迫切（3）影响小或无后果不管理可以忘掉5、实行ABC时间间管理方法法的步骤A独处。。把应做的的工作列出出清单B归类把把清单单上的工作作分为特殊殊工作和日日常工作C分析三三类D填写分分类表E实施全全力以以赴投入A类，直到到完成或预预计完成再再转入B类类。C类可可以忘掉，，如果有人人追问，把把其纳入B类。F每天坚坚持如上步步骤二、日程安安排（一）日程安排的的内容（二）日程安排的的基本要求求（三）日程安排的的形式（四）日程安排的的注意事项项（五）日志系统１、各种接接待、约会会。２、商务旅旅行活动。。３、参加各各类会议。。４、到车间间进行实地地检查或指指导。５、组织的的各类重大大活动的安安排。６、领导私私人活动的的安排。（一）日程程安排的内内容（二）日程安排的的基本要求求1、统筹兼兼顾2、安排规规范3、效率原原则4、突出重重点(ABCD法则则)5、留有余余地6、适当保保密7、事先同同意（三）日程程安排的形形式1、年预定定表、2、月预定定表、3、周预定定表、4、日预定定表（日程程表）年预定表（（未完））一月5日(星期一)开工典礼8日(星期四)董事长视察二月2日(星期二)常务董事会9日(星期一)公司纪念日25日(星期三)成本会议三月2日(星期一)常务董事会3日(星期二)分行经理会议25日(星期三)成本会议月预预定定表表（未完）1一9：00～9：30林处长来访12：00～16：00周会6六

2二9；00～12：00董事会7日3三15：00～16：00上海起飞→南京8一9：00～17：00分公司会议4四南京9二9：00～12：00销售会议5五10三15：00贝尔公司古经理约见周预定表（未完）22日(一一)～28日(日日)日期星期上午下午备注22一9：30光大银行吴处长来本公司参加金茂画廊酒会*(要与吴处长联系)(1／20光大银行来信)23二8：30～i0：30人事科高科长面谈，第一会议室华灵集团李部长洽谈*1(要准备好人事组织表)*2新产品介绍约45分钟24三

8：00早餐：与刘行长10：00惠普公司林经理访问参观*13：30从公司出发；林处长同行（四）日程程安排的注注意事项以记叙、说明明为主要表达达方式。编写要留有余地。。所有日程安安排都要应应按领导的意意思去办。活动与活动动之间要有有一定的间隙时间间。要认真核查查日程表，，以提高高工作效效率。是否已处处理完工工作，一一般都应应注明结果果。（五）日日志系统统1、日志志概述日志是根根据周计划表表写出的一一天时间间内组织织领导活活动计划划。一般分为为两种类类型：纵——以时间为线索;横——以事务为线索。。2、日志志的方法法（1）手手工填写写的工作作日志（一本为上上司用，，另一本本为自己己用）工作日志志通常两两本：上上司使用用；自己己使用使用工作作方法：：1、提前前了解，，当日一一早再次次确定补补充2、在自自己日志志上标明明当日应应完成的的任务3、输入入信息，，先用铅铅笔，确确认后用用水笔正正式标明明，还可可使用不不同色彩彩4、信息息完整（（时间、、地点、、姓名、、联络））5、当日日出现情情况变化化，立即即更新日日志，并并告知上上司出现现的变化化6、上司司日志变变化的同同时，更更改自己己的日志志，做好好更变的的善后工工作7、自己己的日志志要标明明上司活活动的准准备工作作，逐项项落实8、协助助和提醒醒上司执执行日志志计划注意事项项秘书日志志比上司司日志更更为细、、详、准准、繁若有突发发事件，，立即更更改，不不得缓误误，并上上传下达达预有足够够的时间间来安排排会议3、上司司工作日日志的内内容（1）上上司在单单位内部部参加的的会议、、活动（（要记录录清楚时时间、地地点、内内容）（2）内内部接待待的来访访者（要要记录清清楚姓名名、单位位详情、、约会时时间）（3）单单位外部部参加会会议、活活动、约约会（要要记录清清楚时间间、地点点、细节节、联络络方式））（4）个个人的安安排（看看病）（5）私私人的信信息（亲亲属生日日）时间活动内容地点参与人员备注8：30部门经理例会公司会议室各部门经理（张红、李晓、彭丽）9：0010：00总经理面试营销总监总经理办公室面试人员（五位：ABCDE）11：0012：00总经理听取培训经理汇报并共进午餐公司餐厅培训经理许峰13：0014：00总经理与法律顾问会面总经理办公室法律顾问郑直）15：0016：00JB项目团队会议项目主要负责人（F、G、H、J、K）注意事项项所有日程程安排，，均由上上司的意意向决定定，高级级秘书的的任务是是使其规规范化、、系统化化表格化化。每周每日日的工作作活动都都不能排排得太满满，要留留出适当当的空隙隙，以便便安排临临时性工工作，同同时要考考虑上司司的习惯惯，留出出其处理理日常公公务的时时间。两项活动动之间要要留出适适当的间间隔，尤尤其对外外出的活活动，一一定要给给上司留留出足够够的路途途上所需需的时间间。4、秘书书日志内内容包含上司司日志内内容上司各项项工作活活动的准准备事宜宜上司交办办的工作作自己职责责中应作作的工作作（撰写写总结、、值班））工作日志志—总经经理秘书书日志（（表2-3）9月28日（星期五），2001

时间地点活动内容备注09：00办公室工作人员会议日程09：30会议室会议开始进行带A文件10：30办公室会议结束，整理信函10：45办公室信函分类处理，文件经理签字11：00办公室打字机维修工维修打字机11：30办公室约会提醒：王总会见贝尔先生12：00银行汇款：人民币、美元14：30办公室工作人员会议记录15：00区邮政局邮寄公司信函17：00大森林酒店18：00开始的招待会，提醒总经理5、日志志的变更更原定结束束时间延延长超时时追加紧急急的或新新添的项项目项目的时时间调整整、变更更项目的终终止或取取消注：应尽尽量想办办法将日日程安排排的变更更限制在在最小的的范围针对变更更，秘书书应注意意1、安排排活动之之间要留留10-15分分钟左右右的时间间间隙2、项目目调整，，应遵循循先急重重后轻缓缓的原则则3、变更更后，做做好通知知、说明明原由，，防止误误解4、检查查变更后后的日志志，不要要漏记和和不作修修改注意事项项1、确保保上司日日志信息息的保密密，只给给上司授授权的人人查阅2、保持持两本工工作日志志的一致致和准确确3、应熟熟悉上司司工作习习惯和约约会时间间的长短短，每天天最早和和最晚可可安排约约会的时时间，以以便安排排的约会会符合要要求4、熟悉悉上司用用餐和休休息的时时间，以以便避开开上司的的休息秘书和上上司的时时间管理理非常重重要，秘秘书要学学会判断断事情的的重要程程度并据据此安排排上司和和自己的的时间。。本节小结结技能训练练技能训练练一技能训练练二技能训练练三2006年6月月5日日（下周周三）公公司总部部副总裁裁王明一一行五人人将来我我公司视视察。视视察内容容包括：：听本公公司领导导叙职（（上午9：00-11：00在公司司主楼第第二会议议室）中中午11：30-12：30在公司司宾馆餐餐厅海王王星厅就就餐，我我公司陪陪同人员员有我公公司经理理、副总总经理（（共二人人）、办办公室主主任、公公关部部部长，经经理秘书书纪颖，，共6人人；出席席本公司司科技人人员获国国家科技技奖表彰彰大会（（15：：20——16：：20在在本公司司礼堂举举行，下下午13：30—15：00）；检检查实验验大楼的的建设情情况（15：20—16：20在工工地现场场）；晚晚餐在17：00—19：00举行行（地点点同中午午）。请请列出工工作日志志。技能训练练一一时间工作内容9：00部门会议，4楼412室，带相关文件资料10：0011：00确认所订的上司与客户的午餐12：00午餐前，将3位应聘人的资料分关有关人员13：00确认面试地点在315房，摆桌椅，准备相关资料14：00-15：00面试人员，每人用时30分钟16：00面试小组讨论17：00检查准备上司第二天参加会议的资料工作日志志2005年4月15日星星期三技能训练练二：请你帮助助天地公公司的秘秘书钟苗苗,为她她的上司司制定一一份会议议时间表表天地公司司销售部部经理第第三季度度会议较较多,七月的前前两周要要在上海海开会;八月的第第二周要要去香港港参加5天会议议;每月的最最后一个个星期五五上午是是销售部部固定的的部门会会议;八月最后后一个星星期三要要参加公公司的办办公会议议,七月的第第三周星星期二要要在公司司开销售售会议,传达上上海会议议精神,八月第一一周的星星期一还还要面试试三个营营销员;九月的前前两周希希望安排排休假第二季度度会议时时间表（2005.7——9）月份周次七八九一上海会议周一上午:面试3位营销员(小会议室)休假二上海会议香港会议休假三周二：销售会议,传达上海会精神(大会议室四周五(上午)部门会议周三:办公会议(大会议室)周五上午:部门会议周五上午:部门会议你的上司司明天要要完成以以下工作作：上午午八点半半参加公公司中层层以上管管理干部部会议；；从外地地来的老老客户朱朱先生要要求与上上司见面面，并已已经订好好明天下下午5点点半回去去的火车车票，有有几份文文件需要要他亲自自批阅，，他的老老上司明明天将约约几位老老部下聚聚餐，地地点是荣荣华富贵贵，其他他还有一一些日常常性的工工作也需需要他处处理。你的上司司到A市市考察经经济开发发取的建建设情况况，明天天上午九九点的飞飞机，你你需要安安排司机机罗师傅傅送一下下飞机，，正点到到达A市市机场的的时间是是上午11点10分，，需要通通知A是是经济开开发区办办公室接接一下机机。下午午去经开开区贸易易办了解解当地商商业连锁锁企业的的分布情情况。另另外，你你的上司司是北方方人，不不习惯麻麻辣食物物，另外外，他还还在发烧烧需要在在当地医医院打一一下点滴滴。技能训练练三：制制订一周周工作时时间规划划训练任务务与要求求：1.根据据背景资资料提供供的事件件清单中中各种事事件划分分不同的的优先级级，按优优先级重重新排序序。2.根据据这些事事件的重重新排序序，制定定一周的的时间表表，并将将表制作作成WORD文文档。3.编好好时间表表后，回回答下列列问题哪些事件件最优先先，为什什么？哪些事情情放弃不不做，为为什么？？假设现在在是周日日晚，你你要计划划未来五五天的日日程，面面前是这这五天要要做的事事情：1.你从从昨天早早晨开始始牙疼，，想去看看医生。。2.周六六是一个个好朋友友的生日日，你还还没有买买礼物和和生日卡卡。3.你有有好几个个月没有有回家，，也没没有打电电话或写写信。4.有一一份夜间间兼职不不错，但但你必须须在周二二或周三三晚上去去面试（（19点点以前）），估计计要花1小时。。back5.明晚晚8点有有个一小小时长的的电视节节目，与与你的工工作有密密切关系系。6.明晚晚有一场场演唱会会。7.你在在单位图图书馆借借的书明明天到期期。8.外地地一个朋朋友邀请请你周末末去玩，，你需要要整理行行李。9.你要在周周五交计划书书，之前要把把它复印一份份。back10.明天下下午2点到4点有一个会会议。back11.你欠某某人200元元钱，他明天天也将参加那那个会议。12.你明天天早上从九点点到十一点要要听一场讲座座。13.你的上上级留下一张张便条，要你你尽快与他见见面。14.你没有有干净的内衣衣，一大堆脏脏衣服没有洗洗。15.你想好好好洗个澡。。16.你的老老板负责的项项目小组将在在明天下午六六点整开会，，预计一小时时，你需要参参加。17.你身上上只有20块块钱，需要取取钱。18.大家明明天晚上聚餐餐。19.你错过过了周五的例例会，要在周周五之前复印印一份会议记记录。20.这个星星期有些材料料没有整理完完，要在下周周一之前整理理好，需要2小时。back21.你收到到一个朋友的的来邮一个月月了，没有回回信，也没有有打电话给他他。22.周一早早上要作一个个简报，预计计准备简报要要花费15个个小时时间，，而且只能用用业余时间。。23.你邀请请恋人后天晚晚上来你家烛烛光晚餐，但但家里什么吃吃的都没有。。24.下周二二，你要参加加一次业务考考试。注：你每天上上班时间为8点到18点点，含往来交交通时间，中中午有一小时时休息时间。。（back）9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。20:30:5420:30:5420:3012/25/20228:30:54PM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2220:30:5420:30Dec-2225-Dec-2212、故人江海别别，几度隔山山川。。20:30:5420:30:5420:30Sunday,December25,202213、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。12月月-2212月月-2220:30:5420:30:54December25,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。25十十二二月20228:30:54下下午20:30:5412月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。。十二二月月228:30下下午午12月月-2220:30December25,202216、行动出出成果，，工作出出财富。。。2022/12/2520:30:5420:30:5425December202217、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。8:30:54下午午8:30下午午20:30:5412月-229、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。20:30:5420:30:5420:3012/25/20228:30:54PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2220:30:5420:30Dec-2225-Dec-2212、世间成事，，不求其绝对对圆满，留一一份不足，可可得无限完美美。。20:30:5420:30:5420:30Sunday,December25,202213、不知香积积寺，数里里入云峰。。。12月-2212月-2220:30:5420:30:54December25,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。25十二月月20228:30:54下午20:30:5412月-2215、楚塞三湘接接，荆门九派派通。。。十二月228:30下下午12月-2220