档案数字化技术规范

纸质档案数字化

技术规范介绍

2009年4月丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班

主要内容一、《规程》基本情况二、纸质档案数字化技术规范三、照片档案数字化技术规范四、声像档案数字化技术规范

一、基本情况1、编制的原则和依据2、研究、起草过程3、数字化范围

1、编制原则系统性原则

档案信息是国家信息化建设工作的一个组成部分，档案的数字化也是档案信息管理工作的一个方面，技术规范的制定应符合国家信息化建设有关技术要求，保证可持续性发展。1、编制原则通用性原则

应基本满足国内正在进行的档案数字化工作，对档案数字化的结果数据要给予较明确的指标要求，以保证数据的通用交换能力。1、编制原则先进性原则在制定过程中对目前比较常见的档案数字化技术进行论证评估，同时也要对新出现的技术进行研究。基本思路是肯定成熟技术，探讨新技术发展态势，适当进行指导。1、编制原则实用性原则作为技术规范首先要把握宏观指导原则，对于档案数字化具体实施步骤、方法，应给予较明确的规范要求，以及在加工过程中所需的技术参数给与较明确的指标要求，提高本规范的实用效果。1、编制原则适度性原则就是合理地确定一些需要统一的技术范围和技术指标。范围过大或者过小，指标水平过高或过低，都会对标准的实施效果产生不良影响。编制依据GB/T18894–2002电子文件归档与管理规范DA/T18－1999档案著录规则DA/T22-2000《归档文件整理规则》档发[2001]6号档案管理软件功能要求暂行规定DA/T31—2005纸质档案数字化技术规范2、研究究、起草草过程丹东市档档案馆从从1993年开始始进行档档案的数数字化的的工作，，对纸质质档案、、缩微胶胶片档案案、照片片档案、、工程图图纸、电电影胶片片等多种种载体的的档案进进行了数数字化转转换，有有一定的的实践经经验，有有针对性性的对各各种载体体数字化化的技术术参数进进行了反反复试验验、比较较，取得得了较科科学、合合理的技技术参数数。并参参考了国国家档案案局的相相关标准准和规范范，借鉴鉴了兄弟弟单位的的研究和和实践成成果。3、数字字化范围围纸质档案案纸质档案案包括文文书档案案、专门门档案等等门类。。3、数字字化范围围文书档案案文书档案案数字化化范围包包括永久久和长期期保存的的重要的的文件正正本。3、数字字化范围围文书档案案文书档案案适用涉涉密数据据制作环环境要求求的范围围1密级文文件，包包括绝密密、机密密、秘密密的文件件材料。。2上级机机关颁发发的不易易公开的的文件材材料。3本机关关党组（（或实行行党委制制的党委委）、行行政领导导会议记记录。4本机关关或本机机关汇总总的统计计报表。。5人民来来信、来来访材料料及本单单位处理理人民来来信、来来访形成成的记录录。3、数字化化范围文书档案文书档案适适用涉密数数据制作环环境要求的的范围6本机关党党员、干部部、职工名名册。7涉及司法法、监察、、纪检及组组织人事工工作中对有有关人员违违纪违法的的调查与具具体审理处处理情况形形成的文件件材料。8本机关及及本机关办办理的干部部、工人的的转移工资资、行政、、党、团、、工会组织织介绍信及及存根。9本机关财财产、物资资、档案等等的交接凭凭证、清册册。10下级机机关报送的的不易公开开的文件材材料。3、数字化化范围专门档案本机关形成成的，可以以对社会提提供利用的的、利用率率较高的专专门档案应应数字化。。3、数字化化范围照片档案1本机关召召开的工作作会议、业业务会议、、表彰会议议、代表会会议等形成成的照片。。2上级领导导、社会著著名人物来来本机关检检查、视察察、指导工工作形成的的照片。3本机关历历届领导人人的照片。。4本机关主主办或承办办的重大活活动的照片片。5本机关重重要外事工工作形成的的照片。6本机关获获得的省级级以上各种种荣誉（如如奖状、锦锦旗、奖杯杯等）翻拍拍形成的照照片。3、数字化化范围录音录像档档案1本机关召召开的工作作会议、业业务会议、、表彰会议议、代表会会议等形成成的录音、、录像带。。2上级领导导、社会著著名人物来来本机关检检查、视察察、指导工工作形成的的录音、录录像带。3本机关在在职能活动动中主办或或承办的重重大活动的的录音、录录像带。4本机关重重要外事工工作形成的的录音、录录像带。5本机关发发生的重大大事件、事事故形成的的录音、录录像带。6新闻媒体体报道本机机关的信息息、新闻报报道。二、纸质档档案数字化化技技术术规范主要要内容基本原则基本工作流流程基本技术参参数技术实现方方法成果管理二、纸质档档案数字化化技术规范范基本原则是使档案信信息资源准准确方便快快捷地提供供利用;使可以公开开的档案信信息资源得得到共享，，以满足社社会各界对对档案利用用的需求。。二、纸质档档案数字化化技术规范范数字化对象象的确定原原则1）符合国国家法律法法规的原则则：符合国家档档案开放规规定。2）价值性性原则：属于归档范范围且应永永久或长期期保存的、、社会利用用价值高的的。二、纸质档档案数字化化技术规范范基基本环环节档案整理目录建库档案扫描图像处理图像存储数据挂接数据质检和和验收数据备份成果管理二、纸质档档案数字化化技术规范范过过程程管理理1、应加强强纸质档案案数字化各各环节的安全保密密管理机制制，确保档档案原件和和数字化档档案信息的的安全。2、在数字字化工作的的同时建立立起完整、、规范的加加工记录。。即各个环环节均应进进行详细的的登记，并并及时整理理、汇总，，装订成册册（形成加加工档案））。（一）档案整整理1、目录数数据准备2、拆除装装订3、区分扫扫描件和非非扫描件4、页面修修整5、整理登登记6、档案装装订（一）档案整整理1、目录数数据准备按照《档案案著录规则则》(DA/T18)、DA/T22-2000《《归档文件件整理规则则》和《丹丹东市文书书档案目录录数据库结结构和交换换标准（试试行）》等等标准的要要求，规范范档案中的的目录内容容。（一）档案整整理目录数据准准备一是确定档档案目录的的著录项、、字段长度度和内容要要求；二是修改错错误或不规规范的目录录内容，如如案卷名、、文件名、、责任者、、起止页号号和页数；；三是没有目目录的档案案按照原件件内容建立立目录。（一）档案整整理2、拆除装装订不去除装订订物影响扫扫描工作的的档案，应应拆除装订订物。拆除除装订物时时应注意保保护档案不不受损害。。（一）档案整整理3、区分扫扫描件和非非扫描件按要求把同同一案卷中中的扫描件件和非扫描描件区分开开。普发性性文件区分分的原则是是：重份的的文件，有有正式件的的文件可以以不扫描原原稿。（一一））档案案整整理理4、、页页面面修修整整对纸纸张张破破损损严严重重、、无无法法直直接接进进行行扫扫描描的的档档案案，，应应先先进进行行技技术术修修复复。。如如折折皱皱不不平平的的原原件件应应先先进进行行压压平平或或烫烫平平，，再再进进行行扫扫描描。。（一一））档案案整整理理5、、整整理理登登记记详细细记记录录档档案案整整理理后后每每份份文文件件的的起起始始页页号号和和页页数数，，（一一））档案案整整理理6、、档档案案装装订订扫描描工工作作完完成成后后，，拆拆除除过过装装订订物物的的档档案案应应按按档档案案保保管管的的要要求求重重新新装装订订。。恢恢复复装装订订时时，，应应注注意意保保持持卷卷内内档档案案的的完完整整，，档档案案的的排排列列顺顺序序不不变变，，做做到到准准确确、、无无遗遗漏漏。。（二二））档案案扫扫描描1、、扫扫描描方方式式2、、扫扫描描色色彩彩模模式式3、、扫扫描描分分辨辨率率4、、扫扫描描登登记记（二二））档案案扫扫描描1、、扫扫描描方方式式根据据档档案案幅幅面面的的大大小小(A4、、A3、、AO等等)选选择择相相应应规规格格的的扫扫描描仪仪或或专专业业扫扫描描仪仪(如如工工程程图图纸纸可可采采用用0号号图图纸纸扫扫描描仪仪)进进行行扫扫描描。。纸张张状状况况较较差差，，以以及及过过薄薄、、过过软软或或超超厚厚的的档档案案，，应应采采用用平平板板扫扫描描仪仪进进行行扫扫描描；；纸纸张张状状况况好好的的档档案案可可采采用用高高速速扫扫描描已已进进行行扫扫描描，，以以提提高高工工作作效效率率。。（二二））档案案扫扫描描2、、扫描描色色彩彩模模式式黑白白二二值值----页页面面为为黑黑白白两两色色，，并并且且字字迹迹清清晰晰、、不不带带插插图图的的档档案案，，可可采采用用黑黑白白二二值值模模式式进进行行扫扫描描。。灰度度模模式式----页页面面为为黑黑白白两两色色，，但但字字迹迹清清晰晰度度差差或或带带有有插插图图的的档档案案，，以以及及页页面面为为多多色色文文字字的的档档案案，，可可采采用用灰灰度度模模式式扫扫描描。。彩色色模模式式----页页面面中中有有红红头头、、印印章章或或插插有有黑黑白白照照片片、、彩彩色色照照片片、、彩彩色色插插图图的的档档案案，，可可视视需需要要采采用用彩彩色色模模式式进进行行扫扫描描。。（二）档案案扫扫描描3、扫描描分辨率率采用黑白白二值、、灰度、、彩色几几种模式式进行扫扫描时，，其分辨辨率一般般建议选选择≥200dpi。。特殊情情况下，，如文字字偏小、、密集、、清晰度度较差等等，可适适当提高高分辨率率。（二）档案案扫扫描描4、扫描描登记认真填写写相关登记表单单，登记记扫描的的页数，，核对每每份文件件的实际际扫描页页数与档档案整理理时填写写的文件件页数是是否一致致，不一一致时应应注明具具体原因因和处理理方法。。（三）图图像像处处理理1、图像像数据质质量检验验2、补扫扫3、纠偏偏4、去污污5、图像像拼接6、裁边边7、图像像处理登登记（三）图图像像处处理理1、图像像质量检检验对档案漏漏扫、图图像偏斜斜度、清清晰度、、失真度度等进行行检查。。发现不不符合质质量要求求时，应应对图像像进行相相应的处处理。发现扫描描图像的的排列顺顺序与档档案原件件不一致致时，应应及时进进行调整整。（三）图图像像处处理理2、（补补扫）对操作不不当，造造成扫描描的图像像文件不不完整或或无法清清晰识别别时，应应重新进进行扫描描。发现文件件漏扫时时，应及及时补扫扫并将图图像插入入正确位位置。（三）图图像像处处理理3、纠偏偏对出现偏偏斜的图图像应进进行纠偏偏处理，，以达到到视觉上上基本不不感觉偏偏斜为准准。对方方向不正正确的图图像应进进行旋转转还原，，以符合合阅读习习惯。（三）图图像像处处理理4、去污污对图像中中出现的的影响图图像质量量的杂质质如黑点点、黑线线、黑框框、黑边边等应进进行去污污处理。。处理过过程中应应遵循在在不影响响可懂度度的前提提下展现现档案原原貌的原原则。（三）图图像像处处理理5、图像像拼接对大幅面面档案进进行分幅幅区扫描描形成的的多幅图图像，应应进行拼拼接处理理，合并并为一个个完整的的图像，，以保证证档案数数字化图图像的完完整。（三）图图像像处处理理6、裁边边处理对采用彩彩色模式式扫描的的图像应应进行裁裁边处理理，去除除多余的的白边，，以有效效缩小图图像文件件的容量量，节省省存储空空间。（三）图图像像处处理理7、图像像处理登登记记录质检检结果和和处理意意见。(四)图图像像存储储1、存储格式式2、图像像文件的的命名(四)图图像像存储储1、存储储格式1）采采用用黑白二二值模式式扫描的的图像文文件，用用TIFF(G4)格格式存储储。采用用灰度模模式和彩彩色模式式扫描的的文件，，用JPEG格格式存储储。存储储时的压压缩率的的选择，，应保证证图像清清晰可读读，尽量量减小存存储容量量为准则则。(四)图图像像存储储TIFF格式（TagImageFileFormat标标记图像像文件格格式）通常用来来描述产产生于扫扫描仪的的数据，，被用于于专门存存储灰度度值、二二值的标标准格式式。(四)图图像像存储储JPEG格式（JointPhotographicExpertGroup联合合图像专专家组））是一种““有损””压缩的的文件格格式，已已经成为为非专业业数字照照像和在在互联网网上应用用的标准准格式。。(四)图图像像存储储2）提供供网络查查询的扫扫描图像像，也可可存储为为CEB、PDF或其其他格式式。(四)图图像像存储储2、图像像文件的的命名1）纸质质档案目目录数据据库中的的每一份份文件，，都有一一个与之之相对应应的唯一一档号，，以该档档号为这这份文件件扫描后后的图像像文件命命名。如：72-1-101-12）多页页文件可可用该档档号建立立相应文文件夹，，按页码码顺序对对图像文文件命名名。（五）目目录建建库库1、数据据格式选选择2、档案案著录3、目录录数据质质量检查查（五）目目录建建库库1、数据据格式选选择目录建库库应选择择通用的的数据格格式。所所选定的的数据格格式应符符合《丹东市文文书档案案目录数数据库结结构和交交换标准准（试行行）》的的要求。。（五）目目录建建库库2、档案案著录按照《档档案著录录规则》》(DA/T18)和DA/T22-2000《归档档文件整整理规则则》和《《丹东市文文书档案案目录数数据库结结构和交交换标准准（试行行）》的要求进进行著录录，建立档档案目录录数据库库。（五）目目录建建库库3、目录录数据质质量检查查采用人工工校对或或软件自自动校对对的方式式，对目目录数据据库的质质量进行行检查。。核对著著录项目目是否完完整、著著录内容容是否规规范、准准确，发发现不合合格的数数据应进进行修改改或重录录。（六）数数据挂挂接接1、数据据汇总2、数据据关联3、数据据挂接4、数据据挂接质质量检查查5、核对对登记（六）数数据挂挂接接1、数据据汇总将已形成成的目录录数据与与图像数数据，通通过进一一步核实实数据，，检查文文件名、、页数、、文件数数、档号号的唯一一性等，，及时进进行汇总总。（六）数数据挂挂接接2、数据据关联要认真核核查每一一份图像像文件的的名称与档案目目录数据据库中该该份文件件的档号号是否相相同，图图像文件件的页数与档案目目录数据据库中该该份文件件的页数数是否一一致，图图像文件件的总数与目录数数据库中中文件的的总数是是否相同同。（六）数数据挂挂接接3、数据据挂接通过编制制程序或或借助相相应软件件，实现现目录数数据与相相关联的的图像的的自动挂挂接。（六）数数据挂挂接接4、数据据挂接质质量检查查对图像文文件与目目录数据据的挂接接质量进进行检查查，核对对目录与与图像文文件对应应是否准准确，发发现不合合格的应应及时进进行修改改。（六）数数据挂挂接接5、核对对登记填写相关关登记表表单，记记录数据据关联后后的页数数，核对对每一份份文件关关联后的的页数与与档案整整理、扫扫描时填填写的页页数是否否一致，，不一致致时应注注明具体体原因和和处理办办法。（七）数数据验验收收1、数据抽检检2、验收收指标3、验收收审核4、验收收登记（七）数数据验验收收1、数据据抽检1）以以抽检的的方式检检查已完完成数字字化转换换的所有有数据，，包括目目录数据据库、图图像文件件及数据据挂接的的总体质质量。2）一一个全宗宗的档案案，数据据验收时时抽检的的比率不不得低于于5%。。（七）数数据验验收收2、验收收指标1）目目录数据据与图像像文件挂挂接错误误，或目目录数据据、图像像文件出出现不完完整、不不清晰、、有错误误等问题题时，质质量标记记为“不不合格””。2）一一个全宗宗的档案案，数字字化转换换质量抽抽检的合合格率达达到95%以上上（含95%））时，给给予以验验收“通通过”。。合格率=抽抽检合格格的文件件数/抽检检文件总总数××100%（七）数数据验验收收3、验收收审核验收“通通过”的的结论，，必须经经分管领领导审核核、签字字后方有有效。（七）数数据验验收收4、验收收登记填写纸质质档案数数字化验验收登记记表单（八）数数据备备份份1、备份份范围2、备份份方式3、数据据检验4、备份份标签5、备份份登记（八）数数据备