ER流程描述系列培训

流程描述培训湖南用友软件有限公司实施部：吴广2010-8-30流程描述培训的目的和内容了解和掌握流程说明编写的规范了解和掌握流程图绘制的规范了解流程图绘制及流程说明编写的步骤以及要求一致性原则完整性原则具体性原则

流程图绘制的总体原则流程步骤的绘制要符合企业管理现状，现在怎么做就怎么绘制出来，不加入任何个人的想法。打破了经营管理的“部门”的概念，强调业务过程本身的完整性，充分体现该项业务如何发生、处理、记录和报告的自始至终这样一个过程。每个流程步骤应尽量具体，两个不同工作内容的应该拆分成两个工作步骤，不要合并。流程图实例示例流程说明实例示例目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求标题标题填写“流程名称”,字体：宋体，字号：36号。每一个流程说明Word文档对应一个流程图，该文档命名规则与流程图的VISIO文件名相同，存在相同目录下。示例目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求流程说明正文主要内容示例一、流程简介流程内容：描述流程的主要活动、运作原则流程起止点：描述流程的开始和结束活动术语解释：描述特定使用的词汇流程说明正文部分为宋体10号字。示例示例二、流流程涉涉及部部门及及职责责1、在““流程程涉及及部门门及职职责””处，，如果果已经经有现现成的的岗位位职责责及规规定，，在流程程文字字说明明中需需要再再次体体现，，不能能建立立引用用。2、在““流程程参与与部门门及职职责””处，，除““公司司领导导”的的职责责不用用描述外，，其他他涉及及的部部门职职责均均需描描述。。示例三、流流程依依据的的管理理制度度、工工作标标准及及体系系文件件在“制制度””下列列示相相关文文件时时，每每个文文件在在一行行显示示，不要出出现一一行显显示多多个文文件，，每一一行内内必须须标明明文件件编号号。示例四、流流程相相关的的表单单和记记录在“记记录””中列列示的的全部部内容容，要要在流流程图图中清清晰的的绘制，并并且名名称必必须完完全一一致。。且流流程图图中所所有标标识为为的文档档，必必须在在文字字描述述中的的记录录中体体现。。示例五、流流程关关键环环节对本流流程的的绩效效影响响比较较大或或易产产生风风险的的关键键环节节进行行说明明。示例六、流流程存存在的的问题题和改改进建建议问题和和建议议应分分项列列出，，不要要在一一行中中列出出所有有事项项。示例七、信信息系系统的的使用用情况况描述使使用的的信息息系统统名称称，应应用的的主要要功能能。八、、其其它它需需要要说说明明的的事事项项描述述前前面面未未能能叙叙述述到到的的信信息息。。目录录一、、流流程程说说明明规规范范介介绍绍1、流流程程说说明明标标题题2、流流程程说说明明正正文文二、、流流程程绘绘制制规规范范介介绍绍1、流流程程图图背背景景2、流流程程图图主主体体3、流流程程图图形形说说明明三、、流流程程绘绘制制及及说说明明应应准准备备的的资资料料四、、绘绘制制步步骤骤以以及及要要求求流程程图图实实例例示例例流程程图图背背景景LOGO：XYNH+湘钢钢LOGO(企标标)编号号：：部门门+流程程+编码码审核核:审核核人人业务务主主管管部部门门：该该流流程程的的主主要要负负责责部部门门业务务参参与与部部门门：参参与与该该流流程程的的部部门门活动动说说明明：：该流流程程图图起起止止过过程程与与范范围围文文字字说说明明标题题：：该流流程程图图对对应应的的三三级级流流程程编编号号，，如如““XYNH-XS-02-01””。如如果果该该流流程程是是二二级级以以下下的的流流程程此此处处填填写写对对应应的的二二级级流流程程编编号号+本流流程程编编码码。。生效效时时间间：流流程程开开始始使使用用时时间间，，格格式式yyyy-mm-dd版本本：由由项项目目组组统统一一制制定定.(统一一定定为为：：1.0)流程程图图表表头头流程程图图背背景景修修改改说说明明示例例目录录一、、流流程程说说明明规规范范介介绍绍1、流流程程说说明明标标题题2、流流程程说说明明正正文文二、、流流程程绘绘制制规规范范介介绍绍1、流流程程图图背背景景2、流流程程图图主主体体3、流流程程图图形形说说明明三、、流流程程绘绘制制及及说说明明应应准准备备的的资资料料四、、绘绘制制步步骤骤以以及及要要求求流程程图图实实例例流程程图图主主体体示例例流程程图图主主体体说说明明流程程图图顶顶端端标题题<进程程名名称称>栏填填入入流流程程图图的的名名称称，，格格式式也也是是““流流程程编编号号＋＋流流程程名名称称””，，双双击击即即可可填填入入文文字字，，字字体体为为14号宋宋体体加加粗粗，，左左对对齐齐。。每个流程程文件中中绘制一一个流程程图；页页名称与与流程图图名称一一致。为保持流流程图美美观及易易于装订订，流程程图大小小规定如如下：左边界＝＝3格上边界与与背景的的距离<2格右边界>=2格下边界>＝3格图形大小小需占整整体页面面三分之之二以上上目录一、流程程说明规规范介绍绍1、流程说说明标题题2、流程说说明正文文二、流程程绘制规规范介绍绍1、流程图图背景2、流程图图主体3、流程图图形说明明三、流程程绘制及及说明应应准备的的资料四、绘制制步骤以以及要求求编号图形名称编号图形名称1职能带区区7信息系统统/电子存档档2最低一级级工作步步骤8非电子存存档3引用/拆分的流流程图9批注/文字说明明4文件/表单10页码索引引5判断/决策11结束6连接线流程图绘绘制工具具包括11个图形图形1图形名称：职能带区

图形作用：在增加职能部门时使用

使用说明和标准：每个流程参与部门占一列，若某一流程主要在某一部门内完成，可以将部门下的班组作为一列，班组名称应放在第二行公司领导单独占一列，统一称作“公司领导”。在流程步骤中写明高层的职务，如“总经理”等，但不能出现“财务经理”、“生产经理”的职能带。职能带中业务主导部门在左边，参与部门在右边，其中，“公司领导”在最左边。流程图形形讲解——职能带区区图形1图形名称：职能带区

图形作用：在增加部门时使用

使用说明和标准：部门名称应使用正式全称，不能用简称。字体为默认12号宋体加粗，若第二行有班组，班组字体为10号宋体加粗。选中职能带，在顶部横向推动，可以改变职能带的横向宽度。在“业务参与部门”中，列出具体业务参与部门；参与部门如果很多并且的活动完全一致，可归结写为如”生产各部门”。流程图形形讲解——职能带区区(续)图形2图形名称：最低一级的操作步骤

图形作用：在描述一个流程时使用操作步骤描述工作过程使用说明和标准：上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15个字。字体为默认8号宋体。每个步骤都要加上顺序的编号。图形必须放在职能栏内，不能跨越两个职能栏，即不能跨越竖线。使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。负责岗位位07工作内容容流程图形形讲解——最低一级级的操作作步骤图形3图形名称：引用/拆分的流程图

图形作用：在流程图中，当需用引用别的流程图时使用；或流程图中某一环节较复杂，可以进一步拆分成子流程图时使用使用说明和标准：填入所引用/拆分的流程图编号和名称，它是流程图中的一个步骤，也有步骤编号。当使用这一图形时，我们默认所引用/拆分的流程图已经完成相应的操作步骤。引用时，必须跟所引用流程图的主管部门沟通确认引用的流程图已经存在，并且所引用流程图的内容已经包括了相应的工作步骤。使用默认图形大小，若需要改变图形大小，图形横向宽度度不可以改变，纵向高度可以加高。引用/拆分的流程图不用单建一个职能栏。字体为默认8号宋体。流程图形形讲解——引用/拆分的流流程图图形4图形名称：文件/表单

图形作用：工作步骤中直接用到的文件/表单，或工作步骤中产生的文件/表单

使用说明和标准：填入文件/表单的名称，包括纸张的或是电子的，应使用正式的全称。此形状不是单独的工作步骤，必须与“最低一级操作步骤”或“引用/拆分的流程图”一起使用，一般紧贴在以上两个图形的下方。使用默认的图形大小，横向宽度与所属工作步骤的图形一样，纵向可以加高。每一个文件/表单独占一行流程图形形讲解——文件/表单图形5图形名称：判断/决策

图形作用：在出现情况判断或进行审核审批时使用

使用说明和标准：此图形也作为工作步骤之一，内容填入具体的判断事项，并应加以编号。如本步骤为审核，应直接使用判断框，而非在“最低一级操作步骤”图形下再加判断框。判断结果统一使用“是”与“否”；不能使用“YES””NO”。使用此图形，必须而且只能出现两种决策/判断结果；应该只有一个信息入口，两个信息出口。流程图形形讲解——判断/决策图形6图形名称：连线

图形作用：连接两个图形之间的关系，箭头表示流程进行的方向。使用说明和标准：线条与图形的连接点只能是同一个业务方向，同一点上不能同时出现信息流入和信息流出，可以有多个信息流入或多个信息流出。两个图形之间选择连接点时，应该遵循“最少曲折”原则。选择连线并双击，可以在连线上加上文字。连线应该连到图上的连接点，不应连到另一条线上。流程图形形讲解——连线图形7图形名称：信息系统/

电子存档

图形作用：一个工作步骤需要借助信息系统完成时，或是完成的工作表单以电子文档的形式存储时使用

使用说明和标准：此图形不能单独作为独立的工作步骤使用。若是借助信息系统完成工作的，应附属在“操作步骤”图形侧下面，并用连线将其与所属“操作步骤”图形连接。在此图形中填入信息系统的名称，比如“新中大系统”。若是电子存档，应附属在“文件/表单”图形侧下面，并用连线将其与所属“文件/表单”图形连接。流程图形形讲解——信息系统统/电子存档档图形8图形名称：非电子文档存储

图形作用：产生的结果需要以非电子形式进行存档时使用使用说明和标准：此图形不是独立的工作步骤，必须附属在“文件/表单”侧下面，用连线将此图与所属“文件/表单”图形连接。流程图形形讲解——非电子文文档存储储图形9图形名称：批注/文字说明

图形作用：需要对工作步骤进行补充说明时使用

使用说明和标准：此图不是独立的工作步骤，必须附属在其他图形上。字体使用默认8号宋体。此图可以跨越两个职能栏，可以与所附属的图形不在同一个职能栏。流程图形形讲解——批注/文字说明明图形10图形名称：页码索引

图形作用：当流程图较长，没法在一页中绘制出来，需要多页绘制时使用

使用说明和标准：拖动此图出来后，选择所要连接的页码，在所连接的页码右上角出现同样的图形，就是页码之间的连接关系。此图为第一个页码的结尾图，是所连接页码的开始图，用连线与其他图形连接。流程图形形讲解——页码索引引图形11图形名称：流程结束

图形作用：一个流程图结束时使用，表明此流程图到此结束。使用说明和标准：在图形中填入“结束”两字，使用默认8号字体。注意，流程开始时不需要用此图形来说明流程开始，流程图的第一个步骤视为流程开始。在经过判断后结束的，需要出现“结束”图形；如果流程有肯定的结果，则不需要出现“结束”。“结束”在流程图中不需要标注步骤号。流程图形形讲解——流程结束束目录一、流程程说明规规范介绍绍1、流程说说明标题题2、流程说说明正文文二、流程程绘制规规范介绍绍1、流程图图背景2、流程图图主体3、流程图图形说明明三、流程程绘制及及说明应应准备的的资料四、绘制制步骤以以及要求求绘制流程程图考虑虑的内容容表单或文文件的种种类、内内容、频频度、张张数有关联的的部门，，有关联联