办公自动化第章2

第四章

办公中的表格与图表处理

4.1电子表格与数据图表的相关知识

4.1.1电子表格的类型划分和软件选取类型详细分类举例文字表格规则的文字表格课程表、作息时间表、值班表等复杂的文字表格个人简历表、项目申报表等数字表格数字不参与运算出货单、发货单等数据统计报表产品出库统计表、损益表等数据库格式表格学生成绩表、公司销售表等数据关联表格由各个月份数据表格组成的年度考勤表电子表格制作的软件选取原则1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作。4.1.2数据图表的类型划分

和软件选取

使用较多的图表有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图。4.2利用Word制作文字表格4.2.1规则表格的制作用“插入表格”方法。以制作“日程安排表”为例。

创建表格填充内容制作斜线表头创建表格创建表格的方法表格中的各种标记表格中常用的选定方法：选定表格、行、列、单元格。在表格中增删行、列格式设置：

表格属性——表格大小、对齐方式；行高，跨页断行，标题行重复；列宽；单元格。4.2.2复杂表格的制作

需要使用“绘制表格”、“擦除”、“合并单元格”和“拆分单元格”等工具手动进行绘制。以“报名表”为例。绘制“报名表”框架(1)绘制“报名表”表格(2)添加行——拆分单元格(3)处理跨行的单元格——合并单元格(4)添加列2.对表格进行精确调整

使用“表格属性”。

（1）对整个表格：居中。（2）行的设置：行高。（3）单元格的设置：对齐、适应文字、方向。

（4）边框设置。

4.3利用Excel制作数字表格和图表以“上半年销售统计”为例。1.数据表格的创建2.用函数计算数据SUM,AVERAGE,MAX,MIN.单元格的三种引用方式：（1）相对引用：B3,代表参数的单元格需要变化（2）绝对引用：$B$3，不需要变化（3）混合引用：B$3，$B3，只有列或行变化3.表表格的格格式化设置置4.制制作图表表（1）制作作嵌入式图图表（柱形形图）（2）制作作单独的三三维柱状图图表（3）制作作不连续数数据区域的的图表4.4制制作Excel关联表格格Excel的关联表表格，是指指在一个或或多个工作作簿中有一一定关联关关系的工作作表的总称称。在办公中制制作表格时时，有些数数据的存放放和计算需需要使用多多个工作表表，并且相相互之间需需要引用和和参照。这这就需要使使用Excel的关关联表格操操作来实现现数据的处处理。以“歌手大大奖赛计分分”为例计分分规规则则:每一一个个参参加加决决赛赛选选手手的的得得分分满满分分为为100分，，包包括括以以下下三三大大部部分分：：歌唱唱得得分分、、素素质质得得分分、、声声乐乐得得分分以上上三三项项分分数数之之和和为为该该选选手手的的总总得得分分，，按按照照该该成成绩绩的的名名次次确确定定最最终终的的获获奖奖等等级级。。参加加决决赛赛的的选选手手共共20人，，比比赛赛前前通通过过抽抽签签确确定定出出场场顺顺序序，，比比赛赛结结束束需需要要确确定定综综合合成成绩绩一一等等奖奖1人，，二二等等奖奖3人，，三三等等奖奖5人，，其其余余为为优优秀秀奖奖。。现在在需需要要制制作作一一套套用用来来计计算算选选手手分分数数的的表表格格，，以以便便在在比比赛赛现现场场能能够够很很快快算算出出分分数数。。基本本步步骤骤工作作表表的的添添加加和和更更名名“主主界界面面””工工作作表表的的制制作作:网格格线线：：工工具具——选选项项——视视图图超链链接接：：右右键键——超超链链接接——本本文文档档中中的的位位置置“计计分分规规则则””工工作作表表的的制制作作重点点：：大大块块文文字字在在Excel中中的的输输入入————文文本本框框。。4.““选选手手情情况况””工工作作表表的的制制作作5.““歌歌唱唱得得分分””、、““素素质质得得分分””、、““声声乐乐得得分分””、、““综综合合得得分分””、、““评评奖奖结结果果””工工作作表表的的制制作作：：重点点：：函函数数的的应应用用。。函数数的的应应用用垂直直查查找找函函数数VLOOKUPVLOOKUP（（需需要要在在数数据据表表第第一一列列查查找找的的值值，，要要在在其其中中查查找找的的数数据据区区域域，，待待返返回回的的匹匹配配值值的的列列序序号号））VLOOKUP（（C3,选选手手情情况况！！$A$3:$B$18,2））跨工工作作表表、、跨跨工工作作簿簿的的单单元元格格引引用用。。跨工工作作表表:工工作作表表名名!单单元元格格地地址址跨工工作作簿簿:[工工作作簿簿名名]工工作作表表名名!单单元元格格地地址址如:[计计算算机机成成绩绩.xls]上上机机成成绩绩！！B4利用用IF函函数数避避免免““＃＃N／／A””错错误误。。错误误提提示示信信息息:####：输输入入单单元元格格的的数数值值太太长长；；#N/A：函函数数或或公公式式中中没没有有可可用用的的数数值值；；#REF!：单单元元格格引引用用无无效效．．IF(条条件件，，表表达达式式１１，，表表达达式式２２））IF（（C3=““””,““””,VLOOKUP（（C3,选选手手情情况况！！$A$3:$B$18,2））））本章章小小结结重点点：电子子表表格格和和图图表表的的类类型型划划分分和和软软件件的的选选取取。。用Word熟熟练练制制作作和和编编