复旦校园信息化建设项目

复旦大学校园办公OA系统

用户培训『第十四班』

秘书角色版

主讲人：

吴濛

复旦大学信息办信息中心

Version:4.02006年4月26日

培训目标使各位掌握复旦OA系统的基本操作，能独立完成日常工作的网上处理。预备知识本次培训假设各位已具有以下操作技能：熟悉计算机基本操作会使用MSOfficeWord会使用IE浏览器浏览、查询网上信息日程安排上午8：30－11：30新模块使用讲解/其他模块讲解下午13：30－14：30公文写作讲解14：30－15：00练习&答疑15：15－16：30考试OA系统

之

理性认识篇OA的概念什么是OA？OA(OfficeAutomation)是办公自动化的英文缩写通常所说的OA是对办公自动化软件系统的简称OA系统是做什么用的？提高办公效率主要功能：公文管理个人电子秘书网上协同工作等Word是做什么用的？（一般意义上的办公自动化）提高文字处理的效率主要功能：编辑文档排版对文档进行拼写检查等单轨制的概念校内公文流转使用公务系统

不再使用纸质公文OA系统

之

感性认识篇登录复旦OA系统登录常见问题解答是否可以以其他角色登录？可以，只要有登录密码注意：不同角色看到的内容是不同的。为什么已经登录过了，系统再次提示登录？为了安全起见，用户如果在主页面停留时间过长而没有进行任何操作，系统会自动注销该用户。再次使用需要重新登录。建议：请在不使用本系统时关闭主界面退出系统，以保证您账号的安全性。系统综综述1、、系统统结构构图2、、本系系统的的主要要功能能模块块日常办办公子子系统统公文管管理子子系统统公共服服务子子系统统个人服服务子子系统统事务管管理子子系统统系统管管理子子系统统系统结结构图图新模块块讲解解法律事事务会议管管理日常办办公——法法律事事务用途：：起草草、审审核合合同用户权权限：：各部门门秘书书：拟拟稿、、发文文等各部门门负责责人：：审稿稿、会会签等等法律事事务室室：初初审、、复审审等校领导导：批批示等等合同提提交概要图图部处院院系法律事事务室室部处院院系合合同流流转过过程图图秘书拟稿审稿意意见负责人审稿请求审稿送法律事务室初审人送复审人……合同拟拟稿演演示电子版版的合合同录入入秘书登录系统日常办公法律事务单击【创建】按钮填写基本信息并上载附件单击【发送】按钮选择角色人员单击【确定】按钮发送操操作术术语说说明审稿人人—————显示本本部门门负责责人列列表发送角角色选选择发送具具体人人员选选择请负责责人审审稿步步骤步骤一一：拟拟稿用Word拟稿稿并保保存。。步骤二二：创创建合合同填写合合同主主题、、类型型上传合合同步骤三三：发发送先选角角色再再选具具体人人，并并发送送。注意：：看到““发送送成功功”提提示才才说明明发送送完成成，请请在看看到该该提示示之后后再关关闭窗窗口，，以确确保系系统正正常发发送。。发送操操作术术语说说明初审人人会签人人显示初初审人人名单单显示其其他部部门负负责人人列表表发送角角色选选择发送具具体人人员选选择审稿人人显示本本单位位负责责人列列表送初审审人步步骤步骤一一：查查看审审稿意意见单击查查阅意意见按按钮步骤二二：发发送先选角角色（（初审审人）再选人人员，，并发发送注意：：看到““发送送成功功”提提示才才说明明发送送完成成，请请在看看到该该提示示之后后再关关闭窗窗口，，以确确保系系统正正常发发送。。查看合合同流流转过过程打开合合同单击[查查阅流流转]按钮钮请查看看前面面所发发送合合同的的流转转过程程。查看合合同历历史意意见打开合合同单击[查查阅意意见]按钮钮请查看看前面面所发发送合合同在在流转转过程程中产产生的的历史史意见见。新模块块讲解解法律事事务会议管管理事务管管理———会议管管理会议室室申请请用途：：申请请会议议室，，并按按照日日期查查看会会议室室安排排会议室室使用用用途：：按照照会议议室查查看会会议室室安排排会议室室一览览用途：：查看看所有有会议议室的的详细细信息息申请删删除用途：：删除除未通通过审审核的的会议议室申申请事务管管理———会会议管管理（续））操作演演示：：申请请会议议室用户登录事务管理会议管理申请其他模模块日常办办公公文管管理公共服服务个人服服务日常办办公模模块结结构图图

日常办公

待办事宜

通知公告法律事务

信息报送

日常办办公———待办事事宜待办事事宜用途：：显示示有待待当前前用户户处理理的各各项事事宜待办事事宜的的种类类：公文、、通知知等。。已办事事宜处理后后的待待办事事宜将将自动动转到到已办办事宜宜中处理方方法视视事宜宜种类类而定定，如如通知知正文文被浏浏览后后就自自动列列入已已办事事宜，，其他他类事事宜处处理的的具体体方法法将在在后面面分类类讲解解。操作演演示日常办办公———待办事事宜（（续））操作练练习：：查看看您的的待办办事宜宜（《OA培培训公公开通通知》）用户登登录日常办公待办事宜点击事宜标题查看待办事宜日常办办公——通通知公公告通知公公告用途：：用于发发布党党办、、校办办发送送的公公告和和各部部门的的通知知用户权权限：：校办秘秘书：：新增增、修修改、、删除除校办办公告告党办秘秘书：：新增增、修修改、、删除除党办办公告告部门院院系秘秘书：：新增增、修修改、、删除除本部部门通通知一般用用户：：浏览览、查查看公公告、、通知知操作演演示日常办办公—通知知公告告（部部门秘秘书））通知的的类型型公开开：：所有有用户户可浏浏览，，只有有通知知接受受人才才能回回复通通知不公开开：由由通知知发送送人指指定哪哪些用用户可可以看看到该该通知知日常办办公——通通知公公告（（部门门秘书书）通知的的回复复通知接接收人人：通通过待待办事事宜或或通知知页面面查看看、回回复通通知通知发发送人人：通通过通通知页页面查查看接接收人人的回回复用户权权限：：秘书：：新增增、修修改、、删除除、发发送本本部门门通知知操作演演示日常办办公——通通知公公告（（部门门秘书书）注意：：鉴于目目前单单轨制制运行行初期期，每每个部部门（（院系系）账账号数数目有有限，，所以以各位位有义义务将将在本本系统统中看看到的的通知知公告告书面面告知知部门门（院院系））中的的其他他人。。日常办办公——通通知知操操作练练习一一查看公公开通通知请查看看“开开发小小组””发送送的《《OA秘书书培训训通知知》用户登登录日常办公通知公告所有通知（选择时间）点击查看日常办办公——通通知知操作作练习习二作为指指定的的通知接接收人人查看收收到通通知请查看看开发发小组组发送送的““关于参参加2006年年OA系统统培训训的通通知”用户登登录日常办公待办事宜未查看的通知事宜已办事宜已阅过的通知事宜待办事宜日常办办公——通通知知操操作练练习三三作为秘书发送通通知案案例请发送送给OA培培训部部部长长，内容容为““下周一一9：：00在校校办开开会”用户登登录填入通通知主主题、内容日常办公单击【新建通知】通知公告本部门通知公开不公开选择通知名单（公开可以不选）”发送通知”日常办办公——通通知知操操作演演示作为秘书删除本本部门门通知知用户登登录日常办公通知公告本部门通知在要删除的通知标题后打勾出现√表示选中可以一次选择多个单击【删除】问题思思考请操作作后回回答：：在待待办事事宜中中是否否可以以查看看通知知回复复？答案：：否！！待办事事宜显显示的的是待待办公公文、、通知知等主题的快捷捷方式式，故故通知知回复只能到到专门门的通通知页页面查查看。。要发送送一个个所有有人都都可以以看到到的通通知，，但是是要确确认某某些人人的确确是看看到了了该通通知，，请问问如何何操作作？因为发发送者者只可可以看看到通通知名名单中中列出出的人人的阅阅读情情况，，所以以应选选择公开方式并并选定定通知名名单。说明日常办办公模模块中中还有有信息息报送送模块块，此此模块块仅针针对信信息员员开放放。日常办办公模模块回回顾

日常办公

待办事宜

通知公告法律事务

信息报送

秘书必必备操操作日常办办公公文管管理公共服服务个人服服务公文管管理公文管理行文管理收文管理文件查询公文管管理——行行文管管理用途：：起草草、传传递公公文网上公公文流流转的的主要要优点点：流转过过程的的透明明化便于移移动办办公的的实现现便于流流程的的规范范化提高流流转效效率，，缩短短公文文流转转时间间便于历历史公公文查查询用户权权限：：各部门门秘书书：拟拟稿、、发文文等各部门门负责责人：：审稿稿、会会签等等校领导导：签签发等等院系公公文流流转过过程图图院系秘秘书拟稿审稿意意见院系负责人审稿请求审稿主送单位机关秘书机关处理送校办……发文拟拟稿演演示用校办办规定定的word公公文模模板起草公公文并保存存秘书登录系统公文管理行文管理单击【创建】按钮填写基本信息并上载word文档单击【发送】按钮选择角色人员单击【确定】按钮发送操操作术术语说说明审稿人人—————显示本本部门门负责责人列列表发送角角色选选择发送具具体人人员选选择请负责责人审审稿步步骤步骤一一：拟拟稿用Word拟稿稿并保保存。。步骤二二：创创建公公文填写公公文主主题、、类型型上传Word正正文步骤三三：发发送先选角角色再再选具具体人人，并并发送送。注意：：看到““发送送成功功”提提示才才说明明发送送完成成，请请在看看到该该提示示之后后再关关闭窗窗口，，以确确保系系统正正常发发送。。发送操操作术术语说说明部门秘秘书审稿人人会签人人校秘书书显示本本部门门秘书书列表表显示本本部门门负责责人名名称显示其其他部部门负负责人人列表表显示所所有校校秘书书列表表发送角角色选选择发送具具体人人员选选择部处秘秘书显示单单位秘秘书列列表送主送送单位位秘书书步骤骤步骤一一：查查看审审稿意意见单击查查阅意意见按按钮步骤二二：发发送先选角角色（（部处单单位秘秘书））再选具具体人人员，，并发发送注意：：看到““发送送成功功”提提示才才说明明发送送完成成，请请在看看到该该提示示之后后再关关闭窗窗口，，以确确保系系统正正常发发送。。查看公公文流流转过过程打开公公文单击[查查阅流流转]按钮钮请查看看前面面所发发送公公文的的流转转过程程。查看公公文历历史意意见打开公公文单击[查查阅意意见]按钮钮请查看看前面面所发发送公公文在在流转转过程程中产产生的的历史史意见见。行文管理理常见问问题解答答首次使用用行文管管理时，，提示““是否要要下载AXNOTES控件””？是！首次使用用行文管管理功能能必须先先安装该该控件。。部门秘书书是否可可以删除除公文？？答案：是是！但是是只能删删除自己己拟稿的的公文。。但是删除除后，流流转中的的相关人人员也将将无法看看到此公公文，相相当于该该公文遗遗失，所所有操作作必须重重来，所所以请慎慎重操作作。秘书送本本部门负负责人审审稿练习习要求如下下：拟稿标题题：角色色名称＋＋您的名名字＋的的送稿测测试公文类型型：请示示稿件正文文：自拟拟审稿人：：由工作作人员担担当文件查询询文件查询询用途：查查找历史史公文。用户权限限：各部部门秘书书，各部部门负责责人，校校领导导公文管理理模块回回顾公文管理行文管理收文管理文件查询院系秘书书必备操操作日常办公公公文管理理公共服务务个人服务务公共服务务部门简报报规章制度度电子论坛坛公共服务务-----部门门简报部门简报报模块说明明：各院系能能够公开开发布本本院系的的部门简简报，所所有用户户可以浏浏览各部部门简报报用户类型型：秘书：新新建、修修改、删删除本院院系部门门简报一般用户户：分类类浏览、、查看所所有部门门简报公共服务务-----部门门简报演示案例例发布简报报（院系系秘书)删除本院院系的部部门简报报(院系系秘书)公共服务务-----部门门简报演演示案例例演示案例例：发布布简报(院系秘秘书)院系秘书登录公共服务务部门简报报选择左侧侧“本部门门”点击右侧侧上方“新建文文档”填入必要要简报信信息,保存存关闭公共服务务-----部门门简报演演示案例例演示案例例：删除除本院系系的部门门简报(院系系秘书)院系秘书登录公共服务务部门简报报选择左侧侧“本部门门”点选待删删除的本部门简简报,出出现勾表示示选中点击上方方“删除”按钮钮,删除除被选中的部部门简报报公共服务务-----规章章制度规章制度度模块说明明：各院系能能够公开开发布本本院系的的规章制制度，规规章制度度类别由由规章制制度权限限组中的的成员统统一维护护；所有有用户可可以浏览览所有院院系规章章制度用户类型型：秘书：新新建、修修改、删删除本院院系规章章制度规章制度度管理者者：管理理规章制制度类型型一般用户户：分类类浏览、、查看所所有规章章制度公共服务务-----规章章制度演示案例例发布规章章制度（（院系秘秘书）删除本院院系规章章制度（（院系秘秘书）公共服务务-----规章章制度演演示案例例演示案例例：查看看规章制制度用户登录录公共服务务规章制度度选择左侧侧某一分类类双击某条条记录,查查看该规章制制度公共服务务-----规章章制度演演示案例例演示案例例：发布布规章制制度(院院系秘书书)院系秘书书登录公共服务务规章制度度点击“新新建文档档”输入内容容保存关闭闭公共服务务-----规章章制度演演示案例例演示案例例：删除除本院系系规章制制度(院系秘秘书)院系秘书书登录公共服务务规章制度度选择左侧侧“本院系系”点选待删删除的本本院系规章章制度,出现勾表表示选中中点击右侧侧上方““删除”按钮钮,删除除被选中的规规章制度度公共服务务-----电子子论坛电子论坛坛模块说明明：所有用户户能够发发布主题题供大家家讨论，，所有用用户可以以修改、、删除本本人发布布的主题题，可以以回复所所有人的的主题；；电子论论坛权限限组中的的成员可可以管理理主题类类别，也也可以删删除所有有主题。。用户类型型：电子论坛坛管理者者：删除除主题，，管理主主题类别别一般用户户：新建建、修改改、删除除本人主主题，回回复所有有主题公共服务务-----电子子论坛演示案例例查看讨论论主题创建新主主题回复主题题公共服务务-----电子子论坛演演示案例例演示案例例：查看看讨论主主题登录公共服务电子论坛选择左侧某一分类双击某条主题,查看该主题公共服务务-----电子子论坛演演示案例例演示案例例：发表表文章登录公共服务务电子论坛坛点击右侧侧上方“发表文文章”输入主题题及内容容选择文章章版面分分类保存关闭闭公共服务务-----电子子论坛演演示案例例演示案例例：回复复主题登录公共服务务电子论坛坛点击某条条主题,查看该该主题点击查看看页面的的【回复】】按钮在新窗口口中输入适当当的主题题回复信息，，保存关关闭公共服务务模块回回顾部门简报报规章制度度电子论坛坛院系秘书书必备操操作日常办公公公文管