第五章 办公自动化软件OfficeExcel

第六章Excel基本操作与使用目录Excel基本操作与使用§1Excel2003的基本概念和操作§2Excel2003的数据管理和数据统计§3

Excel2003的图表制作§4打印和共享工作表下页节末页结束§1

Excel2003的基本概念和操作一.电子表格

是一种数据处理系统和报表制作软件，只要将数据输入到按规律排列的单元格中，便可依据数据所在的单元格的位置，利用多种公式进行算术运算和逻辑运算，分析汇总各单元格中的数据信息，并可将相关数据用各种统计图的形式直观地表示出来。

电子数据表格功能：方便地建立工作表，输入数据，完成运算和统计分析。

图表功能：方便地建立和编辑图表。

数据清单管理：具有数据库管理的功能，可以排序，筛选，查询，分类汇总等。1.Excel2003的基本功能“开始”“程序”MicrosoftExcel双击桌面快捷图标双击任何一个Excel文档（工作薄）“文件”“退出”单击窗口中的关闭按钮双击窗口中的应用程序图标启动退出2.Excel2003的启动与退出一个Excel文件称为一个“工作薄”，缺省文件名：Book1.xls一个Excel“工作薄”(Book1)由多个工作表组成，缺省表名为：Sheet1……工作界面又称为Excel窗口,它包含两个窗口：一个大窗口常称为Excel窗口一个小窗口称为工作薄窗口二.Excel2003的工作界面工作界面标题栏菜单栏名称框编辑栏工具栏工作簿控制按钮程序控制按钮工作表标签水平和垂直滚动条工作表：每个工作薄默认3个工作表：sheet1,sheet2,sheet3列标：表示列的位置。A,B,…Z,AA,AB,…IV最多256列行号：表示行的位置。1，2，3，……,最多65536行单元格：每个行与列相交的区域。用“列标行号”表示其地址，如A3，B24工作簿名行号，最多65536行列名最多256列工作表名最多255张E3单元格当前单元格工作簿参数工作簿：工作簿是一个Excel文件，由一个或多个工作表组成，相当于帐本。每个工作簿文件最多可有255张工作表。工作表：工作表是一个电子表格，由单元格组成，它相当于帐本中的帐页，每页可有65536行256列。单元格：单元格是工作表的基本组成单位，可操作的是当前工作表的当前单元格。鼠标形状：鼠标的形状随操作不同而变化。3.几个基本概念滚动当前工作表的编辑窗口滚动工作表名到当前窗口设定当前前工作簿簿上的工作表表数目三.组组织当前前工作簿簿1.工工具选项常规设定当前前工作簿簿上工作表数数目设定当前前工作簿簿上工作表数数目为：：5首页上页下页节末页结束2.文件新建工作簿确定得到有五五张工作表的新新工作簿四.工工作簿操作作1.插插入新表Sheet4是插入入的新工作作表且自动设定定为当前工工作表单击“插入”“工作表”2.删删除工工作表首页上页节结束如果只需要要一张工作表，可将将其它工作作表删除，以便便节省内存存。击右键弹出出菜单，将将选定的工作表Sheet5删除右击工作表表标签“删除”“确定”§2用Excel2003完成一份表表格一、向工工作表中输输入数据文字数字日期时间公式工作表中的的数据包括括：在当前单元元格中输入入数据用Enter键下移移一行Tab键或或光标键横横向移动输入文字自自动左对齐齐输入数值自自动右对齐齐输入时以““=”开头头选定当前工工作表公式编辑窗窗口在当前单元元格中输入入数据操作界面输入的内容出现在单元格和公式编辑窗口单元格名称当前字体字号用Enter键下移移一行Tab键或或光标键横横向移动文字操作界面文字自动左左对齐保存文件名名为学生成绩字符超宽被隐藏为什么不隐隐藏？操作界面输入数值时时，数值自自动右对齐齐。当数值宽度度超出列宽宽时，转为为指数形式式3E+05,或显显示######，，调整列宽宽后，可显显示。若将数字作作为字符输输入，例如如电话号码码，邮政编编码，以单单引号开头头。输入分数时时，先输入入“0”和和空格，再再输入分数数。输入负数时时，可以使使用()表示“-”，如(12)为为-12。。输入原则：：输入文字时时，文本自自动左对齐齐。输入字符个个数超出列列宽时，若若右侧单元元格有内容容，则隐藏藏；若无内内容，照常常显示，可可以设置自自动换行。。输入入方方法法数字字数字字自自动动右右对对齐齐数字字超超宽宽提示示自动动换换为为科学学计计数数法法将数数字字当当作作字字符符串串输输入入时，，在在数数字字前前加加单单引引号号。。***1.数数字字输入入调整整列列宽宽该列宽度显示指向向表表头头分分列列线线处拖拖动动鼠鼠标标调整整列列宽宽设置置自自动动换行行自动动换换行行自动动换换行行单击击格式式单元元格格对齐齐自动动换换行行日期期和和时时间间可以以设设置置其其中中任何何一一种种格格式式2.日日期期和和时时间间输入入日期期:05-12-12时间间:8:12:35首页页上页页下页页节末页页结束束输入入方方法法：：1.选选定定单单元元格格；；2.单单击击““格格式式”””单单元元格格”””数数字字””“日期期/时时间间”日期期和和时时间间输入入方方法法内容容：：相同同数数据据的的填填充充；；序列列数数据据的的填填充充；；自动动创创建建填填充充序序列列（（自自定定义义序序列列））。。3.自自动动填填充充数数据据(1)相相同同数数据据的的填填充充对字字符符日期期和和时时间间：：按按住住Ctrl，拖拖动动填充充柄柄。。对数数字字：直直接接拖拖动动填充充柄柄。。(2)序序列列数数据据的的填填充充对数数字字：按按住住Ctrl，拖拖动动填充充句句柄柄。。对已已定定义义序列列数数据据：先先输输入入第第一一个个定义义序列列数数据据，再再拖拖动动填充充句句柄柄。。已定定义义序列列数数据据有有：Sun,Sunday,Jan,January,日，星期日，，一月，第一一季，正月，，甲，子。(3)自自动创建填充充序列单击“工具”“选项”“自定义序列”在“输入序列”中输入序列数据“添加”“确定”。输入第一个数数字后用Ctrl+拖动则自动填充有序数列自动填充录入数据后的的表格二、表格内容容的编辑1.选选取单元格格(1)选选取一个单元元格：单击该该单元格；(2)(3)选取若干不相邻区域：按住Ctrl，分别选取各个区域；(4)选取整个工作表：单击“全选”按钮(在行号1的上方和列号A的左上方)。2.编编辑操操作编辑块块编辑行行可插入入其它对对象3.编编辑行行插入数数据后后的表表格插入的的列插入的的行当前单单元格格名称称插入的的单元元格编辑单单元格格在单元元格处处双击鼠鼠标，，激活插入入点即即可修改改编辑单单元格格拼写检检查快捷工工具菜单方方式拼写检检查查找替替换查找替替换行列移移动英语与与数学学交换1号与与3号号交换方法：：插入空空行或或空列列，剪切（（复制制）、、粘贴贴或直接接拖动动行列移移动添加批批注：：选中单单元格格，选选“插插入””→“批批注””命令令，在在选定定的单单元格格旁出出现批批注框框。隐藏批批注：：“工具具”→“选选项””→→“视视图””编辑和和删除除批注注右击单单元格格，弹弹出的的快捷捷菜单单中选选择““编辑辑批注注”或或“删删除批批注””。三.完完成后后的表表格OK！！§3表格的格式式化§3表格的格式式化货币格式小数格式字符格式底纹格式边框格式色彩一、数据据格式列宽不够二、标题格格式跨列居中选中表宽垂直居中使用按钮跨列居中调整列宽调整行高调整行高列列宽三、行、、列格式精确调整精确调整四、对齐齐格式只对选中的的部分完成相应的的处理五、字符格格式六、边框格格式工具栏七、底纹格格式底纹OK！表格漂亮亮了！完成一个个漂亮的的表格§4公式和函函数的应应用§4公公式和和函数的的应用一、用用等号做做计算单击按钮存公式本次所用用函数在目标单单元格中输入公公式1.复制公式式相对地址址该公式复复制到第第五行时时自动改为为：=（D5+E5+F5+G5）/4绝对地址址表示：：$D$4半绝对地地址表示示：$D42.数据改变变时计算算结果自自动改变变二、函数数Excel提供供了数百个个函数可做工程程运算等求平均值值结果地址址函数工具具选函数保存公式式复制公式式三、排序选排序关键键字选排序函数数单击关键字字段名(如如数学)(2)单单击排序按按钮“降序序”或“升升序”即可可2.用菜单命令令排序选定数据范范围(2)单单击“数据据”-“排排序”(3)在在对话框中中选择排序序条件:主主要与次要要关键字段段名及“降降序”或““升序”(4)单单击“确定定”1.用排序按钮钮排序3.填名名次录入第一名名向下填充4.求单单科科平平均均成成绩绩四、、数数据据筛筛选选选出英语语成绩在在70分分以上的的学生复原数据显示英语语所有数据据选定数据据范围(2)单单击““数据””-“筛筛选”-“自动动筛选””(3)单单击有有关字字段(如数数学)的下下拉按按钮▼▼,选选定数数据即即可2.自定义义条件件筛选选选定数数据范范围(2)单单击““数据据”-“筛筛选””-““自动动筛选选”(3)单单击有关字字段(如数数学)的下下拉按钮▼▼,选择““自定义””(4)在在对话框中中选择筛选选条件-单单击“确定定”1.自动动筛选筛选结果分类汇总求每个班的的平均分先对“班号号”排序单击“数据据”“分类汇总总”即可§5制作图表§5制作图表一、图表表的概念将表中数据据以图形的形式