OA与流程管理课件

OA与流程管理主讲人：黄叙新2009年9月29日=第一章OA概要及实施什么是OA协同管理平台？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么？OA选型与使用的8大误区如何成功实施OA管理平台？协同是什么字面意思引申意思管理思想核心互相配合相互配合的软件互相配合和协作OA是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；OA不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合；OA涵盖了包括信息管理平台、工作流管理、文档档案管理、门户网站管理、即时通讯、邮件、短消息、协作办公、整合平台、自定义平台等载体的一个大型的综合信息应用平台。什么是OA协作与知识管理相结合，借助B/S结构，可以在浏览器下实现知识发布、查询、利用、手写文档、电子认证等功能。

OA的特点内部通讯平台信息发布平台自动化工作流海量文档库分布式办公辅助办公系统集成OA的效用什么是OA协同管理平台？使用OA的10大理由上OA的前提是什么？OA选型与使用的8大误区如何成功实施OA管理平台？

一、您的信息可以迅速传达到所有目标人员

通过在协同管理软件中发布您的通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限，您所要传达的任何信息都能迅速传达到您的全球各地的移动办公的同事、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。不再为以下事情发愁

在协同管理软件中建立制度专栏，只要修改这里面原有的制度并且发布制度更新的通知，任何员工随时可以查到。

发纸质制度？分发成本太高！每个部门组织学习？沟通成本太高！发邮件？新员工无法看到单位之前发的任何文件、员工查询不方便，不方便跟踪大量员工对该制度的查看情况！怎么办？新的财务报销制度出来了，员工常常搞不清新制度老制度，常常在报销抱怨企业管理。怎么解解决？？会议真真多，，又要要开会会了，，这次次开会会有50多多人参参加，，要打打电话话通知知所有有的人人员还还要一一一确确认参参会人人员是是否能能到，，真是是一件件繁锁锁的工工作。。在协同同管理理软件件中建建立会会议通通知，，只要要把会会议通通知往往系统统中一一贴同同时选选择短短信通通知所所有的的参会会人，，参会会人可可以用用手机机回复复，也也可以以上系系统查查看详详细通通知并并回复复，您您可以以在很很快的的时间间内完完成通通知，，并且且查阅阅所有有的短短信回回复或或系统统中的的回复复，未未有任任何回回复的的人员员再配配合电电话通通知,轻松松完成成！您单位位制度度、流流程、、专家家技能能、经经验知知识、、工作作成果果、好好的工工作方方法、、工作作技巧巧全部部有效效的管管理起起来，，随时时随地地全球球员工工都可可以共共享，，它是是您单单位最最宝贵贵的资资产。。协同同管理理软件件提供供的是是一种种工具具，企企业可可以利利用这这个工工具积积累与与沉淀淀企业业的无无形资资产。。二、为公司司积累累了大大量无无形资资产通过在在协同同管理理软件件中管管理各各部门门的工工作结结果，，资料料，使使得部部门内内部、、部门门之间间能够够方便便地共共享信信息，，员工工快速速得到到组织织给予予员工工的帮帮助，，得到到自己己需要要的资资料，，不再再需要要打电电话、、找文文件、、寻找找他人人帮助助、查查找电电子邮邮件等等等，，依靠靠个人人的协协调能能力获获得资资料。。在协同同管理理软件件中按按部门门、按按单位位管理理各部部门的的工作作成果果，并并且按按内容容进行行权限限控制制，任任何需需要的的人通通过搜搜索很很快得得到自自己需需要的的资料料，实实现携携同组组织力力量，，高效效工作作。三、员员工可可以迅迅速找找到所所需的的文档档、资资料使用协协同办办公管管理软软件您您可以以梳理理你单单位的的流程程，把把流程程的各各种规规则固固化下下来，，让每每个人人按规规定的的流程程规则则运转转，每每个参参与流流转的的人无无需要要记忆忆各种种复杂杂的流流转规规则，，减少少用人人脑去去判断断流程程的流流向而而在复复杂的的流程程中不不可避避免的的错误误。如果您您的单单位管管理比比较规规范，，各种种事务务都用用流程程管理理，首首先每每个员员工都都要牢牢牢记记住跟跟自己己相关关的流流程的的流转转规则则，需需要设设立各各个监监督环环节，，监督督流程程的规规范运运转，，管理理成本本较高高，而而且在在流程程复杂杂时非非常容容易出出现错错误.同时时员工工深陷陷在大大量的的纸张张中深深感繁繁琐四、公公司的的流程程得以以规范范、避避免随随意性性使用协协同办办公管管理软软件您您可以以轻松松实现现远程程和移移动办办公，，解决决时间间和空空间的的问题题，实实现事事务处处理““零响响应””，每每一个个参与与流转转的人人无需需要考考虑时时间与与空间间的问问题，，办理理完毕毕即刻刻进入入下一一办理理人，，实现现流程程在各各个环环节之之间的的零传传递时时间。。五、提提高流流程运运行速速度与与效率率，减减少协协作工工作成成本纸质模模式下下的流流程运运转协同软软件里里的流流程运运转通过协协同办办公管管理系系统您您可以以快速速分析析您单单位哪哪个环环节办办事效效率高高，哪哪个环环节办办事效效率低低，便便于您您快速速把脉脉哪个个部位位流通通不畅畅，作作出治治疗方方案。。六、可可以分分析流流程各各环节节的办办理效效率在办公公系统统中各各种情情况您您可以以随时时随地地查阅阅各种种资料料，查查阅各各种流流程审审批情情况，，查看看下达达的工工作任任务时时展情情况，，办事事人员员也可可以通通过流流程实实时监监控各各环节节办理理情况况和目目前进进展到到什么么情况况，办办理完完毕业业务人人员可可以对对相关关数据据进行行分析析。七、随时掌掌握业业务办办理情情况,实实现实实时管管理监监控您可以以按自自己的的时间间计划划审批批流程程，查查看下下属工工作情情况，，约见见客户户，避避免大大量无无计划划的请请示、、汇报报、电电话询询问等等等。。八、有计计划地安安排时间间，排除除打扰，，不再被被各种请请示、报报告、请请款单打打断您的的作思路路通过协同同办公系系统您可可以打破破组织边边界与地地理位置置边界，，员工可可以通过过邮件、、即时通通迅、论论坛、短短信多种种方式进进行沟通通，并且且以这些些沟通方方式为手手段把信信息推送送给用户户，沟通通形式更更加丰富富，效率率更高。。九、沟通通成本更更低、方方式更丰丰富，效效率大大大提高管客户有有CRM软件，，管财务务有财务务软件，，管生产产、物流流、供应应有ERP，管管人力资资源有人人力资源源软件，，市场上上有很多多专业的的管理软软件管理理专业的的领域，，可是有有时候您您并不需需要专业业的管理理，基础础的管理理就够了了，使用用OA您您可以随随心所欲欲建立多多个基础础的管理理系统，，您可以以建立客客户管理理、资产产管理、、接待管管理等等等任意您您需要的的管理系系统并且且可以随随时调整整这些应应用。十、整合合多个系系统接口口，实现现公司全全面的IT管理理什么是OA协同同管理平平台？使用OA的10大理由由上OA的的必要前前提是什什么？？OA选型型与使用用的8大大误区如何成功功实施OA管理理平台？？上OA软软件的必必要前提提了解自己己的需求求，知道道自己要要什么有规范的的内控流流程，便便于系统统的搭建建坚强的组组织保障障，破除除实施障障碍前提一前提二前提三什么是OA协同同管理平平台？使用OA的10大理由由上OA的的必要前前提是什什么？？OA选型型与使用用的8大大误区如何成功功实施OA管理理平台？？误区大企业的的就好彻底改善善管理一步到位位不需要服服务自己开发发功能越全全越好价格越低低越好符合现有有模式什么是OA协同同管理平平台？使用OA的10大理由由上OA的的必要前前提是什什么？？OA选型型与使用用的8大大误区如何成功功实施OA管理理平台？？好用才是是硬道理理整体规划划分布实施施领导重视视全员参与与重视流程程依靠技术术策略领导技术第二章企企业业流程管管理流程及流流程管理理流程管理理的形式式企业流程程图的设设计流程优化化管理为达到期期望的管管理或业业务目标标，在一一定输入入资源约约束条件件下，通通过明确确的组织织、人员员执行的的一系列列的管理理/业务务活动，，产生特特定的输输出结果果。流程的定定义流程就是是不能靠靠一个岗岗位、一一个人的的技能和和能力完完成的工工作和活活动的集集合。流程与组组织的关关系流程管理理(BPM)的的作用明确、高高效的管管理或业业务流程程可以给给企业带带来巨大大收益。。提高质量量改善客户户服务缩减时滞滞减少成本本减少纸面面作业空间需求求最小化化压缩管理理层提高应变变能力提高员工工士气……流程及流流程管理理流程管理理的形式式企业流程程图的设设计企业流程程优化管管理流程图为了清晰晰的描述述出企业业的流程程组成，，往往利利用流程程图的方方式将各各种流程程固化下下来，从从而成为为企业管管理活动动中的行行为准则则。示例图流程责任人时间成果ABC内容任务13天文件1任务22天文件2任务33天文件3流程图的的作用明确完成成流程所所需的步步骤找出流程程中的关关键决策策点明确与流流程相关关的文档档记录明确相关关任务的的责任人人实现现有有制度的的可视化化将复杂问问题分解解为简单单步骤流程及流流程管理理流程管理理的形式式企业流程程图的设设计企业流程程优化管管理流程的层层次企业的各各种流程程的集合合是一个个多层级级的流程程体系。。行动1第三/四四级流程程一级流程行动1行动1行动1行动1行动1行动2行动2行动2行动2行动2行动2行动3行动3行动3行动3行动3行动3行动4行动4行动5行动6二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程举例：一一级流程程图流程责任人/部门成果总经理人资部财务部采购部市场部销售部内容战略规划战略规划书年度计划年度计划资金预算财务报表材料采购采购报告审批成本管理财务报表市场调研调研报告审批成本管理财务报表产品销售销售额资金管理财务报表年度总结年终报告举例：二二级流程程图（以以财务部部为例））流程责任人/部门时间成果总经理财务部经理会计出纳采购部市场部销售部内容资金预算7天预算申请单审批材料采购采购报告成本核算2天报账签审单审批付款1天财务报表出单市场调研调研报告审批产品销售销售额资金管理7天年终财务报表审核流程设计计目的业务流程程设计的的目的是是：风险险、成本本、速度度和质量量的优化化和控制制。缩短业务务处理时时间，增增加业务务机会，，超越客客户需求求，降低低成本，，提高质质量（如如,缩缩短付款款单据处处理时间间及服务务和交付付时间））。降低资源源消耗，，争取竞竞争机遇遇。使成本大大幅度下下降，其其幅度会会远远超超出传统统削减成成本的做做法。质量成本时间风险用适当的的业务控控制，提提高质量量，满足足并超越越客户的的服务期期望通过适当当的关键键控制点点的设立立来降低低营运风风险。流程及流流程管理理流程管理理的形式式企业流程程图的设设计企业流程程优化管管理速度效益成本质量满足客户户企业运作作中流程程的缺陷陷使企业业认识到到流程改改善的重重要性，，流程再造造以追求求效益、、质量、、速度和和成本为为目的。。业务流程程再造（（BPR)的目目的使决策点点尽可能能在靠近近需进行行决策的的地点做做出部门之间间的沟通通应在直直接参与与作业的的层面进进行尽可能使使同一个个人完成成一项完完整的工工作剔除不增增值的活活动在工作的的过程当当中设置置质量检检查机制制在工作过过程中建建立绩效效考核机机制尽可能将将组织的的目标分分解到基基层减少工作作过程中中的非工工作时间间明确职责责、相互互关系和和工作的的协作关关系流程优化化的原则则五脏俱全全、各自自为政、、等级森森严、逐逐级上报报1.审审核核2.取取货货3.发发货货企业营销总部部省级营销销中心市级营销销中心销售的传传统模式式用户急需需市级营销销中心省级营销销中心（1天））申请1.收收货货2.上上架架3.取取货货4.包包装装（5天））（5天））用户急需需市级营销销中心省级营销销中心（1天））1.包包装装2.发发运运3.结结算算（1天））邻市营销销中心急调（1天）共需11天共需2天天时间虽短短，但运费骤骤增等级森严严、逐级级上报，，同一地地区人为为划为两两个部门门，导致致不能为为顾客创创造满意意的价值值！久而久之之，在市市级站中中会自发发产生一一个为其其他市级级站处理理紧急业业务的流流程，实实属无奈奈，但总总比通过过省中心心好！在某些省会里里，省级中心心往往与市级级中心在同一一个办公区域域，然而当出出现情况时，，会出现以下下两种应付方方式：典型案例常见的流程缺缺陷一以短期利益为为中心、牺牲牲长远利益两个平行业务务部门互不干干涉、各自为为各自的经济济着想，导致致全局受损！！A机场B机场AB出现故障，请请求增援工程程师，争取当当晚修好时候已晚，不不如明早再去去，可省住宿宿费几百美圆圆推迟一天派出出工程师飞机停运一天天，损失数十十万美元！！！同属一个管理理机关的：典型案例常见的流程