高校学生资助管理系统现状调查及改进措施

高校学生资助信息化现状调查及改进措施北京林业大学100083摘要：随着我国接连出台的教育资助政策，高等教育已建立起了奖助学金、助学贷款等多种资助体系，资助力度也随之上升。当前，我国信息化产业迅猛发展，且各高等院校规模不断扩大，在校生数量不断增加，对于贫困生资助工作的高效性和规范化提出了更高的要求。为了使资助工作公平公正，高效快捷，加快推进资助管理信息化建设成为高校资助工作的重点。本调研报告分析了学生资助管理信息化的必要性和重要性，并以北京林业大学为调查样本，调研目前高校资助工作信息化工程建设中的需求和问题，基于此对资助管理信息化提出了总体建设设计原则，并简述了我校资助管理系统的探索过程。关键词：高校资助管理系统调研家庭经济困难学生资助工作体现了党和国家对经济困难学生的关怀，是关系到我国教育事业可持续发展、关系到高校学生成长成才的大事，同时也是新形势下大学生思想政治教育工作的重要方面。北京林业大学高度重视家庭经济困难学生的资助工作，多年来，我校资助工作逐步形成了秉承资助与育人相结合的核心工作理念，形成了以“奖、助、贷、勤、免、补”为主体，社会资助作补充的“6+1”资助工作格局，我校资助工作通过科学的规划，完备的体系建设，以实际行动兑现了“不让一名家庭经济困难学生因经济困难而辍学”的庄严承诺，实现了促进学生心智成长和能力提升的工作目标。正是由于资助力度的不断加大，涉及的学生数量众多，金额庞大，涉及的面广，政策性强等特点，所以有必要通过信息技术，设计出一套功能完善，易于操作，运作精确的管理信息系统，实效高校资助工作的科学化、规范化、信息化、高效化，使资助政策最大限度地发挥激励和助困作用。一、 现有系统存在的问题和不足课题组分析北京林业大学现有的学生工作管理系统后，发现现有的管理信息系统存在许多问题和不足。主要有以下问题表现：现有系统数据关联性太强，部分数据的错误可能导致整个系统的数据错误。现有系统集成了学生工作的许多功能如迎新管理、宿舍管理、辅导员评价、评价评优

等模块，造成系统过于庞大，维护起来困难。现有系统在用户角色和用户权限设置方面，与学校相关的职能机构不相吻合，造成了系统与实际工作不同步的问题。课题组通过问卷调查的形式，了解学生对现有的学生工作管理系统的使用情况。其中，学生对现有学生工作管理系统存在的缺点统计如图1.林业大学学生工作管理系统存在的缺陷■D:样式古板E：混乱难找林业大学学生工作管理系统存在的缺陷■D:样式古板E：混乱难找・F其它■比不易操作■U速度幔图1:北京林业大学现有学生工作管理系统存在的缺陷调查显示，现有的学生工作管理系统存在不少问题，在用户界面，用户体验和响应速度等方面确实存在缺陷。且系统集成模块太多导致学生使用系统时，不易找到所需要的模块。这些问题直接导致系统利用率下降，失去了使用信息管理系统的优势。图2是对北京林业大学学生使用学工系统频率的调研数据：图2:北京林业大学学生使用现有学工系统的频率此外，学校资助工作部门对学生使用学生资助管理系统的培训工作没有跟进，导致多数学生对现有的学工系统使用和了解方面欠缺，仅通过新生入学时由二级学院相关辅导员深入到班级要求全体学生通过学工系统填写个人信息，此后除了在评奖评优阶段强制使用外，平时学生基本不用学工系统，导致现有学工系统的使用率下降，达不到学工系统本来的目的。图3显示了北京林业大学学生对现有学工系统的认知程度。TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"I 现有学工系统的认知程度 I55图3:北京林业大学学生对现有学工系统的认知程度调查显示，林业大学多数学生对现有学生工作系统的认知仅停留在新生入学时强制使用阶段，对学工系统只是知道其大致用途，并不了解学工系统的真正目的。还有大部分学生对现有学生工作系统表示“不知道”。课题组认为，加强对学生工作管理系统的使用和维护的培训工作，让学生和二级学院资助工作辅导员对学工系统有清晰的认识；并且在日常的管理中，要充分利用学生工作管理系统开展办公，让学生和基层辅导员养成使用学工系统办公的习惯，形成固定的办公模式。这样，既能够提升学工系统的使用效率，也能够提升工作效率。二、 当前高校资助工作存在的问题课题组以北京林业大学为样本做了调研分析，结果显示近年来，林业大学所进行的学生资助管理工作总形势非常喜人，但也还存在一些基础性的问题。主要表现在以下几个方面：（一）家庭经济困难学生的界定标准还不够科学规范，用于学生资助管理所界定的方法也是还比较单一，绝大多数还是停留在学生个人提供的贫困证明而建立起的静态式贫困生档案信息上，或辅导员班主任根据一些信息主观判断为主的层次上，缺乏规范的评判标准和工作流程。缺乏监督机制下的主观判断、学校良性资助体系构建工作还在研究探索阶段、受助学生的诚信感恩。图4是北京林业大学学生对现行的资助评审模式的判断。资助对象评审方法图4:北京林业大学资助对象评审所采用的方法如图4所示，林业大学多数二级学院都是采用班级民主选举和辅导员根据材料判定的方法来判定资助对象，这种方式缺乏科学性。对于班级民主选举的方式，很容易对一些自尊心较强，不愿让别人知道自身家庭情况的学生得不到资助；对于辅导员通过证明材料判定的方法，也会因为材料造假等原因导致助学资金没有使用在需要的人身上，也存在不公平性和不公开性。（二）资助合理性研究尚是空白。如何分配有效的资助资金以达到最大的资助效用，尚没有一个普遍被接受或使用的办法。二级学院在这方面主观任意的现象还时有发生，而由此也造成了一些反面效应，如在意识淡薄等。（三）作为经济困难学生资助的最主要形式：国家助学贷款工作，目前仍然是手工方式为主，存在非常多的困难。由于贫困生界定和资助合理性研究的空白，助学贷款的资助合理性也同样存在问题。基于以上几点，课题组认为，目前经济困难学生的资助过程中，由于制度安排、个体能动性等主客观方面的局限，使得该项工作在管理模式上出现了问题，从而导致了以上这些因管理模式不当而出现的问题表现。因此，本调研报告拟从完善该项工作的管理模式角度出发，提出解决这一系列问题的一种全新的思考角度和实际可行的方法。并将这些全新的方法通过信息技术实现，达到让信息技术服务于资助工作，服务于广大贫困生和资助工作者。三、 高校资助管理系统需求分析针对现有的资助管理方式存在的不足和缺陷，确定一套高校学生资助信息管理系统十分必要。实现资助管理的信息化、高效化、透明化。通过在网站发布资助信息，学生登录网站，根据资助条件判断是否符合要求，然后在网上填写相关资料进行申报，数据提交后保存在数据库；然后由学院相关人员提取数据库保存的申报数据，进行审核。符合条件的，提交给学校相关部门进行审批，符合的进行公示，并办理相关手续学生可登录网站随时查询审批过程及结果。根据目前高校学生资助工作的实际需要，系统主要应实现以下功能：贫困生管理、勤工助学管理、助学贷款管理、奖助学金管理、系统后台管理五大部分系统总体功能如图5所示。图5:高校资助管理信息系统模块设计（一）贫困生管理贫困生数据库是整套资助管理系统运行的基础，因为助学金助学贷款和勤工助学都是针对贫困生开展的资助项目此功能中的贫困生申请和审核工作是各项资助工作顺利开展和发挥作用的前提所有学生在规定时间内均有权申请进入贫困生库，系统可以实现学生注册登录提交数据，学院及学校分级审核，自动生成学生的贫困等级。（二）勤工助学管理主要包括勤工助学岗位的信息查询申请审核等功能所有贫困生在规定时间内均有权进行勤工助学金申请，提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库，然后学院、学校相关机构及工作人员进行审核，最后会自动生成批准或未获批准的信息，并保存在数据库中。（三）助学贷款管理，主要包括助学贷款的申请与查询审核等功能学生登录后可以进行助学贷款的申请及查询，提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库，然后学院、学校相关机构及工作人员进行审核，最后会自动生成批准或未获批准的信息，并保存在数据库中。（四）奖助学金管理，主要包括奖助学金的申请与查询审核发放等功能学生登录后可以进行奖助学金的申请及查询，提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库，然后学院、学校相关机构及工作人员进行审核，最后会自动生成批准或未获批准的信息，并保存在数据库中。（五）系统管理，系统管理的功能较多，包括学生信息管理、资助学生信息管理、角色及权限管理、用户管理信息审核及发布数据统计分析等，是保障系统正常运行，实现学生信息管理用户管理权限分配资助项目发布数据安全等的重要管理模块其中，学生信息管理主要进行在校学生信息导入添加修改删除等功能，形成资助管理系统的初始数据。系统用户主要有：（1）学生（贫困生），可以查看资助通知，申请资助项目，查看申请状态等；（2）班主任，可以查看本班贫困生信息，对提交申请的学生资助项目进行审核，查看审核历史数据等；（3）学院审核人员，可以查看贫困生信息，对辅导员审核通过的学生资助申请项目进行复审，查看审核历史数据等；（4）学校审核人员，可以查看审核学院审核通过的学生资助申请项目及贫困生信息，查看资助项目审核历史数据等；（5）管理人员，可以对系统初始数据进行处理，审核发布资助信息，分析统计资助信息并生成报表，对系统用户及权限进行管理等。四、 对现有系统改良后的高校资助管理系统设计根据高校资助管理的政策规定，结合当前传统管理方式的运作过程，通过系统分析，理清了高校资助管理系统的基本要求，在现有学生工作管理系统的基础上，可以确定系统的总体结构和数据库的概念模型。贫困生管理子系统。学生提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库辅导员登录系统后进入贫困生审核页面，系统自动将该辅导员管辖范围内的所有学生申请信息显示给辅导员，辅导员审核学生填写信息和上交的证明文件是否相符，若信息不属实或不符合条件则返回未批准通知；若确定信息真实有效且符合贫困生条件，审核修改系统判定的贫困等级，然后点击确定按钮将审核信息提交至数据库辅导员审核工作结束后，依次由学院审核人员和学校审核人员对贫困生认定申请进行复核和终审，批准则将贫困生信息保存至数据库；不批准则返回未批准通知。勤工助学管理子系统。首先由学院相关人员录入岗位信息，再由学校系统管理人员审核后发布接下来，贫困生在规定时间内登录系统，选择勤工助学管理，进入勤工助学申请页面，按要求填写相关信息并将申请表提交，系统自动将申请信息保存至数据库辅导员登录后进入勤工助学审核页面，系统自动将该辅导员管辖范围内的所有学生申请信息显示给辅导员，辅导员审核学生的申请信息，若不批准则返回未批准通知，若批准则将审核信息提交至数据库辅导员审核结束后，由学院或学校审核人员登录系统，系统自动将辅导员审核通过的学生的申请信息按照院校级别显示给学院或学校审核人员，若批准申请则将勤工助学信息保存至数据库，并返回工作通知，对于不符合要求的申请则返回未批准通知。助学贷款管理子系统。贫困生在规定时间内登录系统后，选择助学贷款申请，进入助学贷款申请页面，按要求填写相关信息并将申请表提交，系统自动将申请信息保存至数据库辅导员登录系统后进入助学贷款审核页面，系统自动将该辅导员管辖范围内的所有学生申请显示给辅导员，辅导员审核学生的申请信息，若不批准则返回未批准通知，若批准则将审核信息提交至数据库辅导员的审核工作结束后，由学院审核人员进行复审，最后由学校审

核人员进行终审，若批准申请则将助学贷款信息保存至数据库同时发送给相关银行系统，对于不符合要求的申请则返回未批准通知。奖助学金管理子系统。贫困生提交申请后系统自动将申请信息保存至数据库辅导员登录系统后进入助学金审核页面，系统自动将该辅导员管辖范围内的所有学生申请信息显示给辅导员，辅导员依次进行审核，若不批准则返回未批准通知，若批准则将审核信息提交至数据库辅导员审核结束后，由学院或学校审核人员登录系统，系统自动将辅导员审核通过的学生的申请信息按照院校级别显示给学院或学校审核人员，若批准申请则将奖助学金信息保存至数据库，对于不符合要求的申请则返回未批准通知。系统管理子系统。管理员登录后，通过学生信息管理导入学生数据；通过用户管理可以实现系统角色的管理及权限分配，对用户信息进行添加查询修改和删除等操作；通过信息审核与发布，可以在指定的时间内，向所有用户发布相关的资助信息，以便贫困生申请，同时控制审核工作的及时进行；通过数据统计与分析可以对资助项目资助学生资助金额等进行汇总统计，跟踪执行结果，及时发现问题其他用户