业务流程整理沟通

业务流程整理沟通2023/1/201业务流程整理概述业务流程图绘制方法业务流程整理注意事项业务流程整理练习问题交流提 纲2023/1/202提 纲业务流程整理概述

培训目标业务流程整理目标业务流程概述业务流程整理成果规范业务流程图绘制方法与业务流程整理注意事项业务流程整理练习问题交流2023/1/203

参与业务流程的设计和绘制培训目标

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学会绘制流程图的方法明确流程整理的原理参与业务调研计划制定完成调研工作底稿参与业务流程设计与绘制对自身工作影响成功也有我一份2023/1/207业务流程概念

业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反映经营情况什么是业务流程2023/1/208业务流程概念

行为

责任

输入

在流程中的关键行为

流程中的关键责任

每一行为的主要输入来源输出

顾客（服务对象）

时间和成本每一行为的关键交付成果

每一行为输出的接受者与每一行为相关的努力/时

（内部和外部）

时间/成本

业务流程构成要素2023/1/209业务流程成果规范

业务流程图

流程描述

岗位职责

按具体业务绘制业务流程图

业务流程图节点的描述相关人员的岗位及职责

内部制度

核算方法

关键点与该业务相关的主要 与该业务相关的该业务的关键控制节点财务内部控制制度 会计核算分录

业务流程成果报告主要内容2023/1/2010提 纲业务流程整理理概述业务流程图绘绘制方法与流程图基本知知识讲解流程图的绘制制流程图交付要要求业务流程整理理注意事项业务流程整理理练习问题交流2023/1/711流程图是一种种工具，可用用来了解、分分析和归档公公司的流程和和活动，帮助助确定改善机机会。一张流程图显显示了将特定定输入转化为为所要求的输输出的一系列列的步骤。什么是流程图图？2023/1/712流程图绘制流程图绘制主主要包括以下下三项内容：：理解流程编制流程图完善流程图2023/1/713流程程图图绘绘制制流程程图图绘绘制制基基础础有明明确确定定义义的的开开端端和和结结束束有输输入入必必有有输输出出在整整个个企企业业组组织织中中““流流动动””不局局限限于于单单一一的的功功能能和和部部门门流程程输入入输出出2023/1/714流程程图图绘绘制制流程程/子子流流程程概述述企企业业活活动动流程程图图直直接接阐阐明明组组织织的的主主要要业业务务/功功能能单单位位（（部部门门级级））的的关关键键目目标标流程程步步骤骤描述述中中级级组组织织单单位位（（部部门门级级））的的任任何何活活动动在一一个个流流程程中中能能得得到到主主要要的的输输入入、、输输出出信信息息任务务描述述个个人人能能完完成成的的活活动动所有有个个人人应应完完成成的的工工作作组组成成他他/她她的的岗岗位位职职责责2023/1/715文件/表表格：该标识文文件，包包括表格格，字母母和报告告。它既既可表示示输入，，又可表表示输出出。可在在该标识识上写下下标题用用以代表表特定的的文件。。系统/数数据库：该标识用用于表明明信息从从现有的的计算机机系统中中流入或或流出。。该计算算机系统统表现为为输入，，处理或或输出。。可在标标识中写写明特定定的系统统名称。。流程图绘绘制标识识一套标准准的符号号能帮助助我们快快速并一一致地沟沟通流程程图。2023/1/716流程操作作：该标识用用于指示示一项需需要人工工处理的的活动，，例如手手工处理理一个文文件（如如手写的的采购单单），或或人工检检查一个个文件。。流程参见见:该标识用用于指示示从一个个流程转转向下一一个流程程。流程图绘绘制标识识数据信息息:该标识用用于指示示输入流流程的数数据和信信息。2023/1/717决定批批复：该菱形形框代代表一一个决决定或或批复复。它它给人人以强强烈的的视觉觉提示示，即即此处处需要要作出出决定定或批批复。。该标标识经经常用用在流流程栏栏中。。其右右方联联接““否””的情情况，，下方方联接接“是是”的的情况况。方向标标记：流向箭箭头代代表任任务执执行时时的次次序，，它们们引导导着流流程。。它们们可以以在所所有三三栏中中使用用。流流向从从左到到右代代表输输入被被接收收并被被处理理；流流向从从上到到下代代表任任务被被完成成。流程图图绘制制标识识2023/1/718存档:该框代代表一一个文文档在在此处处需要要被存存档。。开始/结束束:该框用用以表表示一一个流流程的的开始始和结结束。。流程图绘制制标识2023/1/719流程图连接接标识：该标识用于于流程图中中页和页的的连续或者者用于从一一个决定框框转到另一一页或另一一个流程。。当画到页页底时，可可以在图中中最后一项项内容后使使用连接标标识。连接接标识的画画法：在标标识内以A开始，然后后写上后续续流程所在在的页码。。例如，A/2是指在第2页上寻找找A节点。然后后在合适的的地方画上上对应的流流程连接标标识。在该该标识上写写下相同的的字母以及及被连接的的页码。流程图绘制制标识A继续“是””情况下的的流程是否状况表是否否被批准准?A对状况表作作修改2023/1/720在决定框之前前使用手工操操作标识：如果流程分叉叉为是/否，，则有人作出出决定。用决决定框来表示示。由于所作作的决定和批批复很少无效效，因此在决决定框之前通通常有人工活活动标识。是否有效否？流程图绘制标标识验证统计数数据的有效性性2023/1/721流程图绘制供应应商商数数据据库库存档档框框应应该该尽尽可可能能描描述述系系统统、、数数据据库库、、和和其其它它信信息息的的存存储储数据据/信信息息框框应应当当描描述述行行动动框框中中生生成成的的数数据据和和信信息息表表对错新供供应应商商详细细情情况况供应应商商价价格格清清单单X新供供应应商商详细细情情况况供应应商商价格格清清单单选择择供供应应商商选择择物物料料供供应应商商选择择物物料料供供应应商商选择择供供应应商商2023/1/722流程图绘制主要特征起始点、终止止点和客户应应该清楚和一一致输入和输出应应当尽可能量量化为每一个任务务框标明负责责的人员和部部门为每一个任务务框标明人员员的职务/负负责的范围做到对流程不不熟悉的人，，不需要任何何解释就能轻轻而易举的读读懂流程图详细程度应达达到足以识别别无效率的活活动2023/1/723询问一一个流流程活活动的的问题题包括括：流程图图绘制制流程/任务务生成成什么么？职员怎怎样执执行它它？为什么么要这这样做做？何时、、由谁谁对它它进行行复核核？流程活活动需需要多多少时时间？？流程活动动何时需需要？错误/问问题的种种类，频频率和发发生原因因是什么么？怎样处理理错误/问题/例外？？输出什么么？输出出多少？？输出至哪哪里？流程范围围控制目标标主要控制制点涉及部门门及表格格流程流转转时间特定政策策2023/1/724建议步骤骤:从一个高高层次的的流程开开始,如如有必要要,到下下一层次次的流程程(比如如,子系系统)确定每个个子系统统的开始始和结束束(保持持重点)确定关键键输入和和输出按步骤进进行每个个关键业业务子流流程节约时间间:如如果陷入入困境,休息一一下或跳跳到另一一方面采用标准准的流程程图符号号在过程中中或在每每一子流流程的结结束确认认流程和和技术改改进机会会认定流程程的准确确性流程图绘绘制的技技巧2023/1/725业务流程成成果规范标准业务流流程图样本本报销业务流流程开始业务部门填写报销单单报销单业务部门审批审批是否通过否结束是及时更新数据库信息息财务部门审核审批是否通过审批是否通过否是总经理理审核否是报销单出纳付款并登记2023/1/726业务务流流程程成成果果规规范范标准准业业务务流流程程图图样样本本车辆辆申申请请流流程程开始始业务务部部门门申请请事由由目的的地地车辆辆专专干干审批批审批批是是否否通过过否目的的事事由由派车车登登记记结束束是及时时更更新新数据据库库信信息息2023/1/727业务流流程交交付存存档业务流程编号：

业务名称：编制：XXX

日期：

审核：XXX

日期：序号处理说明相关部门1

2

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4

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6

标准业业务流流程图图描述述样本本责任人人2023/1/728业务流流程交交付要要求流程编号：

流程名称：制度编号：

制度名称：编制：XXX

日期：

审核：XXX

日期：编号

内部控制制度描述解释部门

内部控控制制制度样样本2023/1/729起始点点、终终止点点和对对象必必须清清晰输入和和输出出应当当明确确应当在在合适适的地地方标标出估估计时时间（（流程程时间间）为每一一个任任务框框标明明人员员的职职务/负责责的范范围做到对对流程程不熟熟悉的的人，，不需需要任任何解解释就就能轻轻而易易举的的读懂懂流程程图详细程程度应应达到到足以以识别别无效效率的的活动动业务流流程图图交付付要求求2023/1/730提纲纲业务流程程整理概概述业务流程程图绘制制方法与与业务流程程整理注注意事项项注意事项项流程改进进业务流程程整理练练习问题交流流2023/1/731需要按实际情情况绘制制流程需要在整个组组织内思思考流程程需要与流程牵牵涉的人人员交流流需要在开始前前确认流流程的起起点和结结束需要高层次的的流程图图需要提问不能按照你自自己的想想当然绘绘制流程程不能把流程图图局限在在你自己己的部门门不能在真空中中工作不能在确认起起点和结结束点前前试图绘绘制流程不能陷入太多多的细节节不能单独努力力流程绘制制应注意意的要点点2023/1/732流程问题题技术和信信息系统统问题短期可解解决的问问题或当当务之急急在流程绘绘制过程程中,我我们应不不仅理解解现有的的流程,而是更更要确认认改进的的方面,比如:流程改进进2023/1/733关键步骤缺缺少重复劳动(一个流程内内或是跨部部门)